Инструкция по делопроизводству в Территориальной избирательной комиссии города Губкинского (стр. 1 )

УТВЕРЖДЕНА решением Территориальной избирательной комиссии города Губкинского

от 01 декабря 2010 года № 1/4

ИНСТРУКЦИЯ
по делопроизводству в Территориальной избирательной

комиссии города Губкинского

1.  Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству в территориальной избирательной комиссии (далее - Инструкция) разработана в соответствии с Федеральным законом «Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации» от 01.01.2001 года , ГОСТом Р , Основными положениями Государственной системы документационного обеспечения управления, постановлениями и другими нормативными актами ЦИК России, Избирательной комиссии Ямало-Ненецкого автономного округа.

1.2. Правила и порядок работы с документами, предусмотренные Инструкцией, обязательны для членов территориальной избирательной комиссии и работников ее аппарата.

1.3. При работе с документами территориальной избирательной комиссии не допускается вносить в них изменения, а также работать с ними вне служебных помещений.

1.4. Передача документов или их копий сотрудникам сторонних организаций, а также представителям средств массовой информации, может производиться только с согласия председателя комиссии.

1.5. Делопроизводство в территориальной избирательной комиссии (далее - ТИК) ведется с использованием автоматизированной системы делопроизводства, на карточках или в журналах.

1.6. Ответственность за организационно-техническое и документационное обеспечение заседаний территориальной избирательной комиссии, оформление принятых решений и протоколов заседаний, за организацию делопроизводства, обеспечение сохранности документов территориальной избирательной комиссии и передачу их в вышестоящую избирательную комиссию или в архив, а также контроль над соблюдением требований Инструкции возлагается на председателя территориальной избирательной комиссии.

1.7. В настоящей Инструкции используются следующие термины:

архив ТИК - дела, подлежащие временному сроку хранения в ТИК;

Архив - государственный архив Ямало-Ненецкого автономного округа;

бланк документа - лист бумаги с постоянными реквизитами, идентифицирующими автора официального письменного документа;

внутренний документ - документ, подготовленный в ТИК, не выходящий за пределы ТИК;

поступающий документ - документ, поступивший в ТИК;

дата регистрации отправляемого документа - дата подписания документа руководителем;

дело - совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности и помещенных в отдельную обложку, или один такой документ;

делопроизводство, документационное обеспечение (управления) - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами в ТИК;

документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать;

документирование - запись информации на различных носителях по установленным правилам;

документооборот - движение документов в ТИК с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки;

дубликат документа - повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу;

заверенная копия - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляются необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;

индивидуальный срок исполнения - срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом или резолюцией;

информация - сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах, представленные в любой форме;

исполнитель - лицо, готовящее документ и ответы на поступающие документы;

отправляемый документ - официальный документ, отправляемый ТИК за подписью уполномоченного на то должностного лица;

контроль исполнения документов - совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов;

копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или их часть и не имеющий юридической силы;

номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в ТИК, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке;

нормативные документы - совокупность инструктивных материалов, рассчитанных на постоянное или многократное действие и содержащих какие-либо нормы, правила, предписания;

организация работы с документами - организация документооборота, хранения и использования документов в деятельности ТИК;

ответственный за исполнение – должностное лицо, работник Аппарата, указанный в резолюции председателя ТИК;

официальный документ - документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке;

письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, служащих средством общения между организациями, гражданами;

повторное обращение - обращение, поступившее от одного и того же лица по одному и тому же вопросу или в связи с тем, что заявитель не был удовлетворен ответом, данным на первое обращение;

подлинник документа (оригинал) - первый или единственный экземпляр официального документа, обладающий юридической силой;

регистрация документа - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения;

резолюция (документа) - реквизит, состоящий из надписи на документе или отдельном листе, приложенном к документу, сделанной должностным лицом и содержащей принятое им решение;

реквизит документа - обязательный элемент оформления официального документа;

срок исполнения документа - срок, установленный нормативным, правовым или иным актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией;

типовой срок исполнения - срок исполнения, установленный нормативно-правовым актом;

формирование дела - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела;

учет документов - фиксация факта получения документов без проставления на них регистрационных штампов.

1.8. Председатель ТИК может возложить на работника аппарата Избирательной комиссии или члена ТИК с правом решающего голоса ответственность за ведение делопроизводства в части учета и прохождения документов.

1.9. При уходе в отпуск, выбытии в командировку, болезни, увольнения исполнителя документов, Председатель (заместитель Председателя, секретарь) ТИК дает указание ответственному за делопроизводство передать контролируемые документы другому исполнителю.

2.  Прием, регистрация и прохождение поступающей корреспонденции

2.1. Доставка документов в ТИК осуществляется почтовой, специальной (фельдъегерской) связью, по телеграфу, по электронной почте, факсимильной связью, нарочным. Прием, первоначальная обработка, распределение и регистрация поступающей в ТИК корреспонденции производятся секретарем ТИК.

2.2. При вскрытии конвертов, поступающих фельдсвязью или по почте, проверяется правильность адресования, комплектность и целостность документов, наличие приложений, сверяется соответствие их номеров учетным номерам, указанным на конвертах. Неправильно адресованные и ошибочно вложенные документы пересылаются по назначению или возвращаются отправителю.

2.3. Если при вскрытии конверта обнаружено отсутствие документов или их отдельных листов, приложений, повреждение документов или несоответствие номеров документов номерам, указанным на конверте, секретарем составляется акт в двух экземплярах (Приложение 1). Один экземпляр акта посылается отправителю, другой приобщается к принятым документам.

На оборотной стороне последнего листа поврежденного документа в правом нижнем углу делается отметка "Документ получен в поврежденном виде".

2.4. Конверты от поступивших документов не уничтожаются, если только по ним можно установить адрес отправителя, дату отправки и получения документов.

2.5. Пакеты с пометкой "Лично" учитываются по пакетному журналу и передаются адресатам в закрытом виде под расписку.

2.6. Прием адресованных в ТИК документов по электронной почте ГАС "Выборы" осуществляется через почтовый ящик, являющийся официальным почтовым ящиком ТИК.

2.7. Прием адресованных в ТИК факсограмм, поступающих на официальный номер факсимильного аппарата, осуществляется в общем порядке.

Факсограммы, поступающие в ТИК как необходимая для работы оперативная информация, не регистрируются.

2.8. Поступившие документы подразделяются на регистрируемые и нерегистрируемые (приложение 2). Регистрируемые документы подлежат регистрации в журнале или АСД (приложение 3).

2.9. При регистрации поступившего документа обязательно заносятся (вводятся) следующие реквизиты: вид документа, его исходящий номер и дата, данные о корреспонденте (фамилия, имя, отчество физического лица или название организации, местонахождение отправителя), а также краткое содержание документа, количество листов основного документа и листов приложения, количество экземпляров.

На внешней стороне первого листа зарегистрированного документа проставляется регистрационный штамп с указанием входящего номера, даты и времени регистрации, а также количество листов основного документа и количество листов приложения. На приложении проставляется входящий номер документа, к которому оно относится.

К повторным документам прикладывается информация о ранее поступивших документах и результатах их исполнения.

2.10. После регистрации документов все поступающие документы передаются председателю ТИК для внесения резолюции, а затем передаются исполнителям согласно резолюции.

При необходимости по указанию председателя ТИК оформленные документы переадресовываются.

2.11. После вынесения резолюции председателя текст резолюции заносится в журнал или АСД.

2.12. Если в резолюции председателя ТИК указаны члены ТИК, то работу по исполнению документа координирует член ТИК, указанный в резолюции первым, - координатор исполнения. Координатору исполнения передается копия документа. Ответственный за исполнение организует исполнение документа в установленный срок. Соисполнители по поручению ответственного за исполнение представляют все необходимые материалы. Соисполнители несут равную ответственность за своевременную и качественную подготовку документов.

2.13. Документы, поступившие после окончания рабочего дня и в выходные дни, регистрируются на следующий день.

2.14. Учет количества документов за определенный период времени (год, месяц) проводится секретарем ТИК.

Результаты учета количества документов обобщаются и представляются председателю ТИК.

За единицу учета количества документов принимается сам документ, с учетом размноженных экземпляров.

Поступающие и создающиеся документы подсчитываются отдельно.

Итоговые данные подсчета представляются в табличной форме (приложение 4). По каждой группе учитывается количество документов и отдельно их тираж (цифры проставляются через косую черту или в отдельных графах).

3. Прием и передача служебной информации

по электронной почте и по каналам факсимильной связи

3.1. Прием документов, адресованных ТИК (официальная почта) по электронной почте, осуществляется через официальный почтовый ящик, находящийся у системного администратора.

3.2. Документы, полученные по электронной почте, регистрируются в таком же порядке, как и иные входящие документы.

3.3. Для передачи по электронной почте отправляемого документа, подписанного председателем ТИК (заместителем председателя, секретарем), зарегистрированное отправляемое письмо вместе с машиночитаемой копией передается системному администратору для отправки. Средства факсимильной связи предназначаются для оперативной передачи и приема текстов документов.

3.4. Средства факсимильной связи предназначаются для оперативной передачи и приема текстов документов.

3.5. Факсимильный аппарат, как правило, устанавливается у секретаря ТИК.

3.6. В случае передачи документов, подписанных председателем ТИК, по каналам факсимильной связи они должны быть зарегистрированы.

3.7. Секретарь передает документы по каналам факсимильной связи только по поручению председателя ТИК.

Запрещается передавать по каналам факсимильной связи документы с грифами "Для служебного пользования" и "Не для печати". Подлинник документа, переданного по каналам факсимильной связи, направляется затем адресату.

3.8. Факсограммы, поступившие в ТИК, регистрируются в установленном порядке.

3.9. При необходимости включения факсограмм в дело с них снимается ксерокопия, которая подшивается в дело в соответствии с номенклатурой дел. Подлинник факсограммы уничтожается с проставлением отметки об уничтожении на обороте копии документа.

4. Основные требования к подготовке и оформлению документов

4.1. Бланк документа - это состав реквизитов, идентифицирующих автора письменного документа.

4.2. При разработке бланков документов используются реквизиты, установленные ГОСТом Р 6.30-2003.

4.3. На бланке ТИК использованы следующие реквизиты:

02	-  герб субъекта Российской Федерации;
05	-  основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
06	-  идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
08	-  наименование организации;
09	-  справочные данные об организации;
10	-  наименование вида документа;
11	-  дата документа;
12	-  регистрационный номер документа;
13	-  ссылка на регистрационный номер и дату документа;
14	-  место составления или издания документа;
15	-  адресат;
16	-  гриф утверждения документа;
17	-  резолюция;
18	-  заголовок к тексту;
19	-  отметка о контроле;
20	-  текст документа;
21	-  отметка о наличии приложения;
22	-  подпись;
23	-  гриф согласования документа;
24	-  визы согласования документа;
25	-  оттиск печати;
26	-  отметка о заверении копии;
27	-  отметка об исполнителе;
28	-  отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
29	-  отметка о поступлении документа в организацию;
30	-  идентификатор электронной копии документа.

4.4.Бланки документов Избирательной комиссии изготавливаются компьютерным способом.

4.5.  Для бланков должна применяться бумага формата А4 (210х297) и А5 (148х210) белого цвета. Бланки документов постоянного срока хранения следует изготавливать на бумаге высших сортов.

4.6.  На бланках документов левое поле должно быть не менее 20 мм, правое – не менее 10 мм, верхнее – не менее 20 мм, нижнее – не менее 20 мм.

4.7.  Документы печатаются на бланках установленной формы (приложение 5).

В ТИК установлены следующие виды бланков:

бланк протокола заседания;

бланк решения;

бланк выписки из протокола заседания;

бланк распоряжения;

общий бланк;

бланк протокола заседания Рабочей группы по рассмотрению жалоб (заявлений), поступающих в ТИК;

бланк протокола заседания Контрольно-ревизионной службы при ТИК;

бланк решения Контрольно-ревизионной службы при ТИК;

общий бланк Контрольно-ревизионной службы при ТИК;

бланк протокола заседания Рабочей группы по информационным спорам и иным вопросам информационного обеспечения выборов, референдумов;

бланк протокола заседания Рабочей группы по взаимодействию с общественными организациями инвалидов.

4.8. Бланки изготавливаются в черно-белом исполнении.

4.9.  Бланки изготавливаются на основе продольного расположения реквизитов. При продольном расположении реквизитов их границы продлеваются до границы правого поля бланка.

4.10.  При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.

4.11. При подготовке и оформлении документов члены ТИК и работники Аппарата должны соблюдать правила оформления реквизитов, установленные ГОСТом Р 6.30-2003 (Приложение 6).

4.12. Реквизит "Адресат". Этот реквизит располагают в правом верхнем углу.

Документы адресуют в организации, их структурные подразделения, должностным лицам или гражданам при ответе на их обращения. Наименование организации и структурного подразделения указывается в именительном падеже, например (здесь и далее примеры наименований организаций, их справочные данные и др. являются условными):

Аппарат Губернатора

Ямало-Ненецкого автономного округа,

Правовое управление

Если документ адресуется должностному лицу, наименование организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном. При этом инициалы указываются перед фамилией. Например:

Институт законодательства и сравнительного

правоведения при Правительстве

Российской Федерации

Заведующему отделом

Если документ адресуется руководителю организации или его заместителю, наименование организации должно входить в наименование должности адресата, например:

Директору Всероссийского

научно-исследовательского института

документоведения и архивного дела

Если документ адресуется организации, сначала указывается ее наименование, затем почтовый адрес, например:

Центральная избирательная комиссия

Российской Федерации

Б. Черкасский пер., д. 9, Москва, 109012

Допускается центрировать каждую строку реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке.

В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Порядок написания почтового адреса следующий (в соответствии с «Правилами оказания услуг почтовой связи», утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 01.01.01 г. № 000):

- наименование адресата (наименование организации – юридического лица или фамилия, имя, отчество для физических лиц);

- наименование улицы, номер дома, номер квартиры;

- наименование населенного пункта (города, поселка и т. д.);

- название района;

- название республики, края, области, автономного округа (области), республики;

- название страны (для международных почтовых отправлений);

- почтовый индекс.

На документах, адресованных федеральным государственным органам, органам государственной власти Ямало-Ненецкого автономного округа и других субъектов Российской Федерации, избирательным комиссиям субъектов Российской Федерации, другим территориальным избирательным комиссиям адрес не указывается.

Если документ отправляется в несколько однородных государственных органов или организаций, их следует указывать обобщенно, например:

Председателям территориальных избирательных комиссий

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатом не пишется.

При направлении документа более чем в четыре адреса секретарь составляется список рассылки, а на каждом экземпляре документа указывается только один адрес.

При адресовании документа физическому лицу вначале указываются инициалы и фамилия получателя, затем почтовый адрес, например:

ул. Полярная, дом 45, кв. 5, Салехард

629003

4.13. Реквизит "Дата документа". Датой документа является дата его подписания, утверждения. Датой протокола является дата заседания, а акта - дата события.

Документы, изданные совместно двумя и более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в следующей последовательности: число, месяц, год. Число и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, а год - четырьмя арабскими цифрами, например: 07.11.2007.

Цифровой способ датирования используется при визировании, оформлении резолюций, учетных карточек, проставлении отметок об исполнении и т. п.

Словесно-цифровой способ используется при датировании нормативных и распорядительных документов, финансовых документов, справок, а также в их текстах, например: 7 ноября 2007 г.

4.14. Реквизит "Ссылка на регистрационный номер и дату документа" используется только при оформлении писем, включается в бланк, дополняется проставлением даты и индекса того документа, на который дается ответ. Наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания регистрационного номера и даты поступившего документа в тексте письма.

4.15. Реквизит "Гриф утверждения документа". Документ может утверждаться должностным лицом или специально издаваемым документом.

Если документ утверждается конкретным должностным лицом, то реквизит "Гриф утверждения документа" состоит из следующих элементов: слово "УТВЕРЖДАЮ" (без кавычек и прописными буквами), наименование должности, подпись, инициалы и фамилия лица, утвердившего документ, и дата утверждения, например:

УТВЕРЖДАЮ

Председатель территориальной

избирательной комиссии

личная подпись инициалы, фамилия

Дата

При утверждении документа постановлением, решением, распоряжением, протоколом гриф утверждения состоит из слова "УТВЕРЖДЕН" (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера, например:

УТВЕРЖДЕН

Решением территориальной избирательной комиссии

от 7 сентября 2011 г. 10/56

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа. Допускается в реквизите "Гриф утверждения документа" центрировать элементы относительно самой длинной строки.

4.16. Реквизит "Резолюция", как правило, оформляется на отдельном листе формата А5 (приложение 7), приложенном к документу, или на документе. Резолюция включает фамилии и инициалы исполнителей, при необходимости - содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату. Например:

Прошу подготовить проект письма

к 21.02.2011

личная подпись

дата

4.17. Реквизит "Заголовок к тексту". Заголовок к тексту должен кратко и точно раскрывать содержание документа и быть согласован с наименованием вида документа. Заголовок может отвечать на вопросы: "о чем (о ком)?", например:

Распоряжение

О создании аттестационной комиссии

"чего (кого)?", например:

Должностной регламент

ведущего специалиста

Документы, оформленные на бланках формата А5, поручения председателя ТИК, телеграммы не озаглавливаются.

Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через один межстрочный интервал, точка в конце заголовка не ставится. Заголовок располагается на первом листе над текстом документа по центру.

4.18. Реквизит "Текст документа". Текст документа должен, как правило, состоять из двух частей. В первой части указываются причины, основания, цели составления документа, во второй - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

Текст документа может содержать только заключительную часть (например, распоряжение - распорядительную часть без констатирующей, письмо, заявление - просьбу без пояснения).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, обязательно указываются их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату, регистрационный номер и заголовок к тексту документа.

Тексты документов большого объема могут делиться на разделы, подразделы и пункты, которые пишутся арабскими цифрами, например:

1. Раздел

1.1. Подраздел

1.1.1. Пункт

Абзацы внутри пунктов не нумеруются.

В письмах используют следующие формы изложения:

от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение");

от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить");

от третьего лица единственного числа ("ТИК считает возможным").

4.19. Реквизит "Отметка о наличии приложений". Этот реквизит располагается от границы левого поля после текста перед подписью.

Если документ имеет приложения, названные в тексте, отметка о наличии приложений оформляется по следующей форме:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если документ имеет приложения, не названные в тексте, их наименования необходимо перечислить после текста документа перед подписью с указанием количества листов в каждом приложении и количества экземпляров, при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение: 1. Положение об Экспертной комиссии на 13 л. в 1 экз.

2. Примерная номенклатура дел на 4 л. в 1 экз.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.

Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметка о наличии приложения оформляется по следующей форме:

Приложение: на 6 л. в 2 экз. только в первый адрес.

Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:

Приложение: письмо территориальной избирательной комиссии от 01.01.2001 №01-13/435 и приложение к нему, всего на 8 л.

В решениях и распоряжениях сведения о наличии приложений указываются в тексте. Например:

"Разработать и представить проект плана по форме, указанной в приложении 1"

Если в документе, к которому относится приложение, оно не утверждается, а просто содержится ссылка на него, то в правом верхнем углу указывается, к какому постановлению (распоряжению) приложение относится:

Приложение

к решению территориальной избирательной комиссии

от 29 октября 2011 г. № 38/346

Приложение

к распоряжению председателя территориальной избирательной комиссии

от 01.01.01 г.

При наличии нескольких приложений они нумеруются. Например, приложение 1, приложение 2 и так далее.

Слово "Приложение" можно также печатать прописными буквами и центрировать.

4.20. Реквизит "Подпись". На каждом документе ставится подпись и указывается должность, инициалы и фамилия подписавшего его лица.

В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписывающего документ, его личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

Если документ оформляется на бланке ТИК, то реквизит "Подпись" включает сокращенное наименование должности лица, подписывающего документ, его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилию). Например:

Заместитель председателя личная подпись инициалы, фамилия

Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица. Не допускается ставить предлог "за", надпись от руки "Зам." или косую черту перед наименованием должности.

Если письмо оформляется не на бланке, то реквизит "Подпись" содержит полное наименование должности лица, подписавшего документ, его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилию). Например:

Секретарь Избирательной комиссии

Ямало-Ненецкого автономного округа личная подпись инициалы, фамилия

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, если документ оформлен на бланке, например:

Председатель комиссии личная подпись инициалы, фамилия

Главный бухгалтер личная подпись инициалы, фамилия

При подписании документа несколькими лицами, занимающими равные должности, их подписи располагают на одном уровне. Например:

Начальник Правового управления Начальник Международного

управления

личная подпись инициалы, фамилия личная подпись инициалы, фамилия

В документе, подготовленном комиссией, созданной для решения того или иного вопроса, подписи располагаются одна под другой. Первым указывается председатель комиссии, а фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке. Например:

Председатель комиссии личная подпись инициалы, фамилия

Члены комиссии личная подпись инициалы, фамилия

личная подпись инициалы, фамилия

личная подпись инициалы, фамилия

4.21. Реквизит "Гриф согласования документа" состоит из слова "Согласовано" (без кавычек и прописными буквами), наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы, фамилия) и даты согласования. Например:

СОГЛАСОВАНО

Председатель

территориальной избирательной комиссии

личная подпись инициалы, фамилия

Дата

Если согласование осуществляется протоколом, письмом или другим документом, то гриф согласования оформляется следующим образом:

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания

территориальной избирательной комиссии

от 01.01.01 г. №36

Гриф согласования располагается ниже подписи слева.

Внутреннее согласование проекта документа оформляется визой. Виза включает подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату; при необходимости может быть указана должность визирующего. Например:

Начальник Правового управления

Личная подпись инициалы, фамилия

Дата

При наличии замечаний по документу виза оформляется следующим образом:

Замечания прилагаются

Личная подпись инициалы, фамилия

Дата

Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу.

Для документа, подлинник которого остается в ТИК, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Для документа, подлинник которого отправляют из ТИК, визы проставляются в нижней части лицевой стороны последнего листа копии отправляемого документа.

4.22. Реквизит "Печать". Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих предусмотренные правовыми актами полномочия должностных лиц или фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

Оттиск печати проставляется на специально отведенном месте или таким образом, чтобы оттиск проставляемой печати и личная подпись были хорошо читаемы.

4.23. Реквизит "Отметка о заверении копии". При заверении копии документа ниже реквизита "Подпись" проставляется заверительная надпись "Верно", наименование должности лица, заверившего копию, его личная подпись, ее расшифровка и дата заверения, например: