Инструкция по делопроизводству в Территориальной избирательной комиссии города Губкинского (стр. 6 )

1. Текст документов на бланках формата А4 и А5 печатают через один межстрочный интервал шрифтом Times New Roman Cyr размером 12 пунктов.

Тексты документов, подготовляемых к типографскому изданию, следует печатать через два межстрочных интервала.

2. Название вида документа (протокол, решение и др.) печатается прописными буквами, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру печатного листа.

3. Заголовок к тексту отделяется от предыдущего реквизита двумя межстрочными интервалами, печатается строчными буквами через один межстрочный интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру печатного листа.

Если заголовок к тексту превышает 150 знаков (5 строк), его допускается продлевать до границы правого поля. Точка в конце заголовка не ставится.

4. Преамбула в решениях ТИК завершается словом «РЕШИЛА», которое печатается прописными буквами.

5. Подпись отделяется от текста тремя межстрочными интервалами, расшифровка подписи печатается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией у правого поля.

6. Все изменения и дополнения, вносимые в ранее принятый документ, должны соответствовать структуре основного нормативного акта. При наличии приложений к документу в тексте на них обязательно делается ссылка.

7. Приложения к документам оформляются на отдельных листах бумаги. Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов документов. В приложениях помещаются положения, порядки, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др. Все составные части реквизита «Приложение» печатаются на первой странице приложения в правом верхнем углу и центрируются относительно самой длинной строки, длина которой не должна превышать 8 см и ограничивается правым полем документа.

Заголовок к тексту приложения печатается центрированным способом. Наименование вида приложения (первое слово заголовка приложения) выделяется прописными буквами, полужирным шрифтом и может быть напечатано в разрядку. Межстрочный интервал между первой строкой заголовка и последующими строками может быть увеличен на пол интервала. Заголовок отделяется от текста приложения 2-3 межстрочными интервалами.

При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются центрированным способом (относительно границ текста). Точка в конце заголовка не ставится, допускается выделять заголовки разделов полужирным шрифтом.

Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы (строки) должны иметь заголовки. Если таблица печатается более чем на одной странице, заголовочная часть таблицы (наименование граф) повторяются на каждой странице.

Листы приложения нумеруются самостоятельно, начиная со второго листа.

9. Размеры полей должны иметь следующие параметры:

-  верхнее 20 мм;

-  нижнее 20 мм;

-  левое 20 мм;

-  правое 10 мм.

От края до колонтитула:

-  верхнего 1,25 мм;

-  нижнего 1,25 мм.

10. При изготовлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа.

11. Для написания римских цифр должны использоваться заглавные буквы латинского алфавита (I, V, X). Использование для этой цели русских букв и арабских цифр не допускается.

12. Ввод, форматирование и вывод на печать документов производится на компьютерах с использованием текстового процессора MS Word 97, 2000 и др.

13. При форматировании документов обязательно работать с включенной клавишей ¶, чтобы видеть на экране все служебные символы.

14.  При подготовке документов используют следующие виды реквизитов:

-  Адресат

-  Заголовок к тексту

-  Текст документа

-  Подпись

-  Отметка о наличии приложения

-  Фамилия исполнителя

-  Гриф утверждения

-  Гриф согласования

-  Дата документа

-  Отметка о заверении копии

-  Печать

-  Отметка об исполнении документа и направлении его в дело

-  Идентификатор электронной копии документа.

15. Реквизиты (кроме текста документа), состоящие из нескольких строк, печатают с использованием стиля «Адресат» со следующими параметрами:

Шрифт		Times New Roman Cyr
Размер		12 пунктов
Отступ слева		7 см
справа		0
Интервал		перед 6 пунктов
		после 0 пунктов
Межстрочный интервал		одинарный
Отступ первой строки		нет

Если составные части реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения», «Гриф согласования», «Отметка о наличии приложения» не умещаются на одной строке, разрыв строки в нужном месте производится с помощью символа «Разрыв строки» (¿ - комбинация клавиш Shift – Enter), например:

СОГЛАСОВАНО

Генеральный директор НПО
«Химавтоматика»

подпись

29 января 2007 года

16.  Для выявления и исправления возможных ошибок в правописании в сформированных файлах рекомендуется осуществлять проверку документов, используя системы проверки правописания.

17.  Каждый документ со всеми приложениями к нему помещается в отдельный файл. Внутри файла сам документ и каждое приложение помещаются в отдельные разделы.

18.  Все реквизиты документа отделяются друг от друга одной пустой строкой, образуемой символом абзаца (¶ - клавиша Enter). В тексте не должно встречаться более двух символов абзаца подряд.

19.  Не допускается писать слова с разрядкой, вставляя пробелы между буквами в словах. Не допускается использование пробелов для образования абзацного отступа (красной строки) или пустых строк. В тексте не должно встречаться подряд более одного символа пробела.

20.  Не допускается включать в текст документа разделительные линии, составленные из цепочек символов (*, =, -, ­– и других).

21.  Не допускается использование в русских словах сходных
по начертанию латинских букв (A, a, B, C, c, E, e, H, K, M, O, o, P, p, r,
T, X, x, y).

22.  Не допускается использование символа табуляции (®) для образования абзацного отступа (красной строки) или пустых строк. Абзацный отступ устанавливается в меню Формат/Абзац или с помощью верхнего движка на горизонтальной линейке.

23.  Не допускается использование символа «-« для обозначения переноса. Вместо него следует использовать символ мягкого переноса (комбинация клавиш Ctrl – «-«).

24.  Для написания римских цифр должны использоваться заглавные буквы латинского алфавита (I, V, X, C, D, L, M). Использование для этой цели русских букв и арабских цифр не допускается.

25.  Вместо буквы «Ё» должна употребляться буква «Е».

26.  Реквизиты «Вид документа» и «Наименование документа» должны быть выровнены по центру и каждый из них должен представлять собой один абзац, то есть внутри текста каждого реквизита не должно быть символа абзаца. Не допускается использование символа абзаца для прерывания строки в произвольном месте, для этого следует использовать символ разрыва строки (¿ - комбинация клавиш Shift – Enter).

	Приложение 20 к п. 13.1.1.
	к Инструкции по делопроизводству в Территориальной избирательной комиссии города Губкинского

ТЕРРИТОРИАЛЬНАЯ ИЗБИРАТЕЛЬНАЯ КОМИССИЯ ГОРОДА ГУБКИНСКОГО

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ		УТВЕРЖДАЮ
на 20___ год		Председатель Территориальной избирательной комиссии города Губкинского
		Личная подпись	Инициалы, фамилия
		Дата

Индекс дела	Заголовок дела (тома, части)	Кол-во дел (томов, частей)	Срок хранения дела (тома, части)и № статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5
Наименование раздела

Секретарь Территориальной избирательной комиссии города Губкинского		Личная подпись		инициалы, фамилия
Дата

СОГЛАСОВАНО		СОГЛАСОВАНО
Протокол Экспертной комиссии Территориальной избирательной комиссии города Губкинского		Протокол Экспертно-проверочной комиссии Управления по делам архивов администрации автономного округа
от _________________ № ____________		от __________________ № ___________

Итоговая запись о категориях и кол-ве заведенных в 20__ году дел,

в Территориальной избирательной комиссии города Губкинского

По срокам хранения	Всего	В том числе:
переходящих	с отметкой «ЭПК»
1	2	3	4
Постоянного
Временного (до 10 лет включительно)
Временного (свыше 10 лет)
ИТОГО:
Приложение 21 к п. 13.3.8.
к Инструкции по делопроизводству в Территориальной избирательной комиссии города Губкинского

Территориальная избирательная комиссия города Губкинского А КТ	УТВЕРЖДАЮ
____________________ № ____________	Председатель Территориальной избирательной комиссии города Губкинского
(место составления)	Подпись		Расшифровка подписи
О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению	Дата

№ п/п	Заголовок дела или групповой заголовок дел	Дата дела или крайние даты дела	Индекс дела (тома) по номенклатуре или № дела по описи	Кол-во дел (томов)	Сроки хранения и номера статей по перечню (тома, части)	Приме-чание
1	2	3	4	5	6	7

Итого		ед. хр. за		годы
	(цифрами и прописью)
Описи дел постоянного хранения за _____________________ годы утверждены Экспертно-проверочной комиссией
(наименование архивного учреждения)

(протокол от ____________________________ № _____________________).

Должность лица, проводившего экспертизу		Подпись	Инициалы, фамилия
Дата

СОГЛАСОВАНО
Протокол Экспертной комиссии Территориальной избирательной комиссии города Губкинского
от __________________ № _________________

Документы в количестве
	(цифрами и прописью)

на переработку по приемо-сдаточной накладной от ________________________ № _________

Наименование должности работника, сдавшего документы		Подпись		Расшифровка подписи
Дата

Изменения в учетные документы внесены.

Наименование должности работника, внесшего в учетные документы		Подпись		Расшифровка подписи
Дата

При сжигании документов, содержащих конфиденциальную информацию, присутствовали: