Инструкция по делопроизводству в Территориальной избирательной комиссии города Губкинского (стр. 3 )

13.1.1.  Делопроизводство в ТИК ведется в соответствии с номенклатурой дел.

Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в ТИК, с указанием сроков их хранения (приложение 20).

Номенклатура дел предназначена для формирования исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (10 лет и более) хранения.

В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы ТИК, в том числе справочные и учетные картотеки, а также другие учетные формы.

Заголовок дела должен четко отражать основное содержание и состав документов. Не допускается употребление неконкретных формулировок, вводных слов и сложных оборотов.

Срок хранения дела указывается в номенклатуре дел со ссылкой на «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения». Срок хранения документов, не указанных в перечне устанавливается ТИК по согласованию с Избирательной комиссией Ямало-Ненецкого автономного округа и Управлением по делам архивов Администрации Ямало-Ненецкого автономного округа. При определении сроков хранения по вопросам, связанным с проведением муниципальных выборов, местного референдума и отзыва должностного лица местного самоуправления не указанных в Перечне, следует руководствоваться постановлениями Избирательной комиссией Ямало-Ненецкого автономного округа, определяющими сроки хранения избирательной документации.

13.1.2.  Исчисление сроков хранения документов, законченных делопроизводством в текущем году, начинается с 1 января следующего года.

13.1.3.  Номенклатура дел ТИК на предстоящий год разрабатывается и подписывается секретарем ТИК в последнем квартале текущего года, рассматривается на заседании Экспертной комиссии ТИК, согласовывается с Экспертно-проверочной комиссией Управления по делам архивов Администрации Ямало-Ненецкого автономного округа, утверждается председателем ТИК и вводится в действие с 1 января следующего года. При составлении номенклатуры учитывается характер выборов, проводимых на территории муниципального образования в предстоящем году.

13.1.4.  В случае возникновения в течение текущего года новых дел они по согласованию с секретарем ТИК дополнительно вносятся в утвержденную номенклатуру дел.

13.1.5.  Резервные номера дел в сводной номенклатуре дел ТИК не предусматриваются.

13.2.  Формирование дел в территориальной избирательной комиссии

13.2.1.  Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.

13.2.2.  Законченные делопроизводством документы оформляются в соответствии с требованиями Инструкции и направляются исполнителем в дело. При этом в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа документа на свободном от текста месте ставится отметка о его исполнении, расшифровывается подпись исполнителя, указывается номер дела по номенклатуре дел и дата списания. При необходимости отметка об исполнении может быть сделана на оборотной стороне первого листа документа.

13.2.3.  Исполненные документы формируются в дела работником, ответственным за ведение делопроизводства ТИК, в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

13.2.4.  При формировании дела проверяются правильность отнесения документов в данное дело, качество оформления и комплектность документов, наличие подписей, виз, учетных (регистрационных) номеров, справок или отметок об исполнении, о списании в дело и других. Неправильно оформленные документы должны быть дооформлены, а затем помещены в дело.

Не допускается помещение в дело документов, содержание которых не соответствует заголовку дела.

13.2.5.  При формировании дел соблюдаются следующие требования:

документы постоянного и временного сроков хранения формируются в дела раздельно;

подлинные (первые) экземпляры документов подшиваются отдельно от их копий;

в дело включаются только правильно оформленные исполненные документы в соответствии с заголовками дел в номенклатуре дел;

все документы, относящиеся к решению одного вопроса, формируются в одно дело;

в дело помещается только один экземпляр документа, черновики и варианты проектов документов в дело не подшиваются (за исключением тех, на которых имеются визы, резолюции и другие отметки, дополняющие первый экземпляр);

в дело включаются, как правило, документы одного календарного года (исключение составляют переходящие дела);

каждое дело не должно превышать 250 листов; при большем объеме документов в деле формируется несколько томов (частей).

13.2.6.  В случае необходимости документы по одному и тому же вопросу, но с различным сроком хранения, могут находиться в одном деле до конца текущего года или до завершения исполнения документа, а затем переформировываются в дела постоянного и временного хранения.

13.2.7.  В дело включаются все документы по конкретному вопросу вместе с приложениями, указанными в тексте документа. При отсутствии приложений, указанных в тексте документа, необходимо сделать на документе запись об их местонахождении.

13.2.8.  Документы внутри дела располагаются по хронологии или по вопросно-логическому принципу, допускается сочетание этих принципов.

Нормативные и организационно-распорядительные документы, а также приложения к ним группируются в дела по видам документов и по их хронологии.

Протоколы заседаний ТИК располагаются в деле по хронологии в порядке возрастания номеров. Документы к заседанию ТИК, в том числе подлинные решения ТИК вместе с относящимися к ним приложениями, помещаются после соответствующего протокола.

В дело включаются документы, объединенные одним заседанием, а именно: протокол заседания ТИК, список приглашенных, прилагаемые к протоколу подлинные экземпляры постановлений с соответствующими приложениями, выписки из протокола и приложения к ним; документы, послужившие основанием для рассмотрения вопроса на заседании ТИК, расшифрованная диктофонная запись заседания (при ее наличии), списки рассылки постановлений и выписок из протоколов.

Распоряжения председателя по личному составу вместе с относящимися к ним приложениями и документами группируются в дело отдельно от других распоряжений.

Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Плановая и отчетная документация, независимо от даты ее составления, включается в дело того года, к которому она относится.

В дело «Переписка» документы помещаются по дате их исполнения, при этом исходящий (ответный) документ находится после входящего (инициативного). При возобновлении переписки по вопросу, начавшемуся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года, и указывается индекс того дела по номенклатуре дел предыдущего года, в котором находятся предшествующие документы по этому вопросу.

Обращения граждан и документы по их рассмотрению формируются в отдельные дела. Каждое обращение и все документы по его рассмотрению составляют в деле самостоятельную группу и располагаются в алфавитном порядке по первым буквам фамилий авторов обращений.

Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления.

Лицевые счета работников аппарата ТИК формируются в самостоятельные дела и располагаются в них в алфавитном порядке.

13.2.9.  В делах, находящихся в делопроизводстве, документы текущего года располагаются по хронологии снизу вверх по мере поступления. При подготовке к сдаче в архив дела с документами постоянного и временного (10 лет и более) сроков хранения переформировываются в обратном порядке: документ, поступивший в календарном году последним, должен быть внизу дела, а первый документ календарного года - вверху, первым.

13.2.10.  Если к письмам или к каким-либо иным видам документов приложены документы с пометкой "Для служебного пользования", то все документы по данному вопросу формируются в дело с пометкой "Для служебного пользования".

13.2.11.  Порядок хранения, передачи в архивы и уничтожения документов, связанных с подготовкой и проведением выборов, референдума утверждают Центральная избирательная комиссия Российской Федерации, избирательная комиссия Ямало-Ненецкого автономного округа по согласованию с соответствующими государственными архивными органами.

Документы ТИК передаются в вышестоящие избирательные комиссии по актам или сдаточным описям в папках и связках.

13.3.  Экспертиза ценности документов

13.3.1.  Для установления научной, исторической и практической значимости документов, образующихся в процессе деятельности ТИК, и отбора их для дальнейшего хранения проводится экспертиза ценности документов.

Экспертиза ценности документов – это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на государственное хранение.

В процессе экспертизы ценности документов решаются две основные задачи: отбор документов для постоянного и длительного (свыше 10 лет) хранения и выделение к уничтожению документов с истекшими сроками хранения, а также малоценных материалов, утративших практическое и справочное значение. Для проведения экспертизы ценности документов необходимо пользоваться критериями ценности документов, в частности: происхождение, содержание, внешние особенности документа, время и место создания документа, подлинность и юридическая сила документа.

13.3.2.  Экспертиза ценности документов проводится: при составлении номенклатуры дел, в процессе формирования дел и проверки правильности отнесения документов к делам, при подготовке дел к передаче в архив.

13.3.3.  Для рассмотрения проектов нормативно-методических документов по вопросам делопроизводства и архивного дела, описей дел постоянного и временного (до 10 лет и более) хранения и актов на уничтожение дел и документов, не имеющих научной ценности и практического значения, распоряжением председателя ТИК создана постоянно действующая экспертная комиссия ТИК по определению исторической, научной и практической ценности документов (ЭК). В ее функции входит также рассмотрение и одобрение сводной номенклатуры дел ТИК.

13.3.4.  Экспертиза ценности документов осуществляется ЭК ТИК, секретарем.

13.3.5.  При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в Архив; отбор дел с временными сроками хранения и с пометкой "До минования надобности", подлежащих хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. При этом одновременно проверяются качество и полнота номенклатуры дел, правильность определения сроков хранения дел.

13.3.6. Экспертиза ценности документов осуществляется путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения или к уничтожению только на основании заголовков дел.

13.3.7.  Документы, утратившие практическое значение и не имеющие исторической или научной ценности, по истечении установленных сроков хранения подлежат уничтожению.

13.3.8.  Результаты отбора документов к уничтожению, сроки хранения которых истекли, за соответствующий период времени оформляются актом о выделении дел и документов к уничтожению (приложение 21). Уничтожение дел и документов до утверждения актов запрещается. Документы, подлежащие уничтожению, должны измельчаться или сжигаться.

13.3.9.  Дела включаются в акт, если установленный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт (например, законченные в 2004 году дела с 3-летним сроком хранения могут быть включены в акт, составленный не ранее 1 января 2008 г.).

13.3.10.  Отбор документов к уничтожению и составление акта о выделении документов к уничтожению производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период (описи и акты рассматриваются на заседании экспертной комиссии одновременно).

13.3.11.  По результатам экспертизы ценности документов секретарем составляются описи на дела постоянного и временного (до 10 лет и более) хранения (приложения 12, 13) и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению. На дела временного (до 5 лет) хранения описи не составляются.

Согласованные экспертной комиссией описи дел постоянного и временного (до 10 лет и более) хранения, а также акты о выделении к уничтожению этих дел и документов утверждаются председателем ТИК.

13.3.12. Черновики и рукописи подготавливаемых документов, копии информационных и других материалов, не подлежащих включению в номенклатуру дел, по минованию в них надобности могут уничтожаться без составления акта.

13.3.13. Брошюровка дел производится только после проведения экспертизы ценности документов.

13.4.  Оформление дел

13.4.1. Дела, подлежащие передаче на хранение в Архив, должны быть оформлены соответствующим образом.

Оформление дела включает в себя описание дела на обложке, нумерацию листов, составление заверительной надписи и внутренней описи, подшивку или переплет.

13.4.2. Перед подшивкой проверяется правильность оформления документов, наличие необходимых подписей, виз, отметок о регистрации и исполнении, приложений.

Документы подшиваются таким образом, чтобы можно было свободно прочитать текст каждого документа, визы и резолюции.

13.4.3. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Дела постоянного хранения подлежат полному оформлению. Полное оформление дела предусматривает оформление реквизитов обложки, нумерацию листов, составление листа-заверителя дела, составление внутренней описи документов дела, подшивку или переплет.

Дела временного (до 10 лет) срока хранения подлежат частичному оформлению. При этом при подшивке документов используется прямой или обратный порядок их расположения, листы не нумеруются, заверительные надписи не делаются, документы хранятся в папках (скоросшивателях) различного типа.

Дела временного (более 10 лет) срока хранения перекладываются по хронологии сверху вниз, нумеруются и подшиваются, внутренняя опись не составляется.

Перед брошюрованием проверяется правильность оформления документов, наличие необходимых подписей, виз, отметок о регистрации и исполнении, приложений.

Документы брошюруются по четыре прокола в твердую обложку из картона, при подготовке к брошюрованию металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов изымаются.

Документы брошюруются таким образом, чтобы можно было свободно прочитать текст каждого документа, визы и резолюции.

13.4.4. Обложка дела оформляется по установленной форме (приложение 22). Сведения на обложку переносятся из номенклатуры дел с уточнениями, отражающими фактический состав помещенных в дело документов.

На корешке дела указываются индекс дела по номенклатуре, год и срок хранения.

Все надписи на обложке делаются разборчиво, без сокращений.

Обязательными реквизитами обложки дела являются количество листов в деле и срок хранения дела.

13.4.5. Даты на обложке дела называются крайними датами и соответствуют году заведения и окончания дела. Начальная дата - это дата самого раннего, а конечная дата - дата самого позднего документа в деле. При этом учитываются даты поступивших и отправляемых документов (в случае их отсутствия - даты регистрации документов), и не учитываются даты списания документов в дело и сдачи дела в Архив, резолюций, отметок исполнителя (за исключением случаев, когда на документах не имеется других дат, кроме перечисленных).

При написании крайних дат на обложках дел постоянного хранения число и год проставляются арабскими цифрами, а название месяца пишется прописью без сокращения. На обложках дел временного хранения указывается только год.

На обложках дел, состоящих из нескольких томов (частей), проставляются крайние даты каждого тома (части).

Обложка дела надписывается черными светостойкими чернилами.

13.4.6. Листы нумеруются карандашом с черным графитом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа. Нумерация цветными карандашами, чернилами и нумераторами не допускается.

Лист большого формата (А2, А3), подшитый за один край, нумеруется в правом верхнем углу как один лист; лист, сложенный и подшитый за середину, нумеруется как два листа. Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке.

Если в деле есть конверт с вложениями, то сначала нумеруется конверт, а затем - вложения. Фотографии и другие иллюстративные материалы нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Лист с наглухо наклеенными документами (вырезками, фотографиями и др.) нумеруется как один лист. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы и т. п.), то каждый лист нумеруется отдельно.

Приложение к делу, составляющее отдельный том, нумеруется отдельно.

13.4.7.  В делах постоянного хранения для учета и поиска документов в начале дела помещается внутренняя опись (приложение 23).

Листы внутренней описи нумеруются отдельно римскими цифрами.

13.4.8. Каждое дело заканчивается листом-заверителем установленной формы (приложение 24).

Лист-заверитель составляется секретарем. В листе-заверителе дела постоянного хранения цифрами и прописью указывается фактическое количество листов в данном деле, а также наличие литерных и пропущенных номеров листов, количество листов внутренней описи и наличие среди документов газет, книг, брошюр, чертежей, фотографий, рисунков и так далее, ставится дата и подпись секретаря, инициалы и фамилия. Если количество листов в деле изменяется, заверительная надпись составляется вновь.

Остальные реквизиты листа-заверителя заполняются в Архиве.

В листах-заверителях дел временного хранения указываются количество листов в деле, должность, инициалы и фамилия работника, сформировавшего дело.

13.5.  Хранение документов и дел

13.5.1. Дела с момента их заведения и до передачи в муниципальный архив хранятся в ТИК.

За сохранность документов и дел несет ответственность секретарь ТИК.

Дела находятся в специально отведенном для этой цели помещении и хранятся в металлических шкафах, оборудованных запорными устройствами, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.

В целях обеспечения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел ТИК.

13.5.2.  Изъятие документов из дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения допускается в исключительных случаях и только с разрешения председателя ТИК, при этом в деле обязательно остается заверенная копия документа и акт об изъятии подлинника.

13.5.3.  Допуск в помещение, где хранятся документы, имеет председатель и секретарь ТИК.

13.6.  Составление и оформление описей дел.

Передача дел в Архив

13.6.1.  Законченные делопроизводством дела в течение одного года хранятся в ТИК. Затем дела временного (до 10 лет и более) хранения оформляются в архив ТИК по графику, утвержденному секретарем ТИК.

13.6.2.  Дела со сроками хранения до 10 лет и с пометкой "До минования надобности" хранятся до истечения сроков их хранения и уничтожаются в установленном порядке.

13.6.3.  По результатам экспертизы ценности документов секретарем ТИК ежегодно составляются описи дел постоянного хранения (приложение 25), дел по личному составу (приложение 26).

13.6.4.  Описи дел составляются по отдельности на дела постоянного срока хранения (в четырех экземплярах) и дела по личному составу (в трех экземплярах).

13.6.5.  При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

- дела включаются в опись дел в соответствии с порядком их расположения в номенклатуре дел.;

- каждое дело вносится в опись дел под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть имеет самостоятельный номер).

- порядок нумерации дел в описи валовый;

- графа описи заполняется в точном соответствии с теми сведениям, которые вынесены на обложку дела;

-  описательная статья описи дел включает в себя следующие элементы: порядковый номер дела (тома, части) по описи; индекс дела (тома, части); заголовок дела (тома, части), полностью соответствующий его заголовку на обложке дела; даты дела (тома, части); количество листов в деле (томе, части); срок хранения дела.

-  перед итоговой записью о количестве дел, включенных в опись, помещаются сведения о делах «переходящих», внесенных в предыдущие годовые разделы описи;

-  при внесении в опись подряд нескольких дел с одинаковыми заголовками пишется заголовок первого дела, на остальных делах (томах) пишется «То же», при этом другие реквизиты указываются полностью, а в описи дел на каждом новом листе заголовок этих дел воспроизводится полностью.

-  в конце описи вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, первый и последний номера по описи дел, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (наличие литерных и пропущенных номеров).

В описи дел графа "Примечание" используется для проставления отметок о приеме дел, об особенностях их физического состояния, о наличии копий и так далее.

13.6.6.  Передача дел осуществляется по описям дел, которые подписывает секретарь ТИК. Один экземпляр описи хранится в ТИК, а три - в муниципальном архиве.

13.6.7.  При передаче дел составляется акт приема – передачи в 2-х экземплярах.

13.6.8. При передаче дел в архив ТИК, Архив по описи на обоих экземплярах описи дел против каждого включенного в нее дела ставится отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи дел указываются цифрами и прописью количество фактически принятых (переданных) дел, номера отсутствующих дел, инициалы и фамилия секретаря, ставятся их подписи и дата.

13.6.9. Дела постоянного хранения по истечении установленного срока передаются ответственным за формирование и ведение архива на государственное хранение в Архив Ямало-Ненецкого автономного округа по отдельной инструкции.

14.  Формирование, ведение и хранение личных дел

14.1. Личные дела председателя, секретаря и бухгалтера ТИК ведутся секретарем ТИК. Личное дело состоит из следующих документов:

копия распоряжения о приеме на работу на постоянной (штатной) основе с подписью принятого лица, подтверждающей ознакомление, личные заявления о приеме на работу;

сведения, сообщенные гражданином о себе при назначении по установленной форме (анкета утвержденного образца, автобиография);

сведения, сообщенные председателем, секретарем, главным бухгалтером ТИК об изменениях в анкетных данных (дополнение к анкете);

копии документов, подтверждающих профессиональное образование, повышение квалификации, наличие ученой степени или ученого звания, если таковые имеются;

декларация о доходах гражданина и об имуществе, принадлежащем ему на праве собственности, с отметкой о подаче ее в налоговый орган по месту жительства;

справка о соблюдении ограничений, связанных с замещением соответствующей должности;

медицинское заключение о состоянии здоровья с указанием отсутствия противопоказаний для замещения соответствующей должности;

копия трудовой книжки или документа, подтверждающего прохождение военной или иной службы;

копия военного билета или приписного свидетельства (для военнообязанных);

документы, связанные с оформлением допуска к сведениям, составляющим государственную тайну, если исполнение обязанностей по занимаемой должности ЯНАО вязано с использованием таких сведений;

копии наградных документов, если таковые имеются;

копии распоряжений об установлении надбавок за выслугу лет;

копии распоряжений об изменении условий оплаты труда;

копии распоряжений о поощрениях, а также копии распоряжений о наложении дисциплинарных взысканий (последние хранятся в деле до снятия или отмены взыскания);

копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе;

копия страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;

копия документов об изменении семейного положения;

копии свидетельств о рождении детей;

личное заявление об увольнении, копия распоряжения об увольнении.

14.2. Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления. При подготовке к сдаче дел в Архив документы переформировываются: документ, имеющий самую позднюю дату, должен быть помещен в конец дела, а документ, имеющий самую раннюю дату, - в начало дела, первым.

14.3. В случае смерти лица, на которое заведено личное дело, конечной датой является дата, указанная в документе, извещающем о его кончине. В личное дело помещается копия распоряжения председателя избирательной комиссии о прекращении государственной службы в связи со смертью.

14.4. Документы, включенные в личное дело, вкладываются в обложку установленной формы, страницы нумеруются в верхнем правом углу карандашом с черным графитом и брошюруются. В конце дела помещается заверительный лист.

На документы личного дела составляется внутренняя опись, которая нумеруется римскими цифрами и помещается в начале дела.

На личные дела составляется опись в двух экземплярах в алфавитном порядке с указанием количества листов и крайних дат дела. В конце описи делается итоговая запись о количестве сданных в Архив дел. Опись дел подписывается секретарем ТИК и работником Архива.

15. Оформление протоколов заседаний рабочих групп ТИК

15.1. Протоколы заседаний рабочих групп оформляются на бланке установленной формы. Текст протокола печатается через 1 межстрочных интервала.

15.2. Текст протокола заседания рабочей группы состоит из двух частей: вводной и основной.

В вводной части протокола указываются фамилии и инициалы председателя и секретаря заседания.

С новой строки после слова "Присутствовали" перечисляются инициалы и фамилии членов рабочей группы, приглашенных на заседание членов ТИК, не являющихся членами рабочей группы, иных приглашенных. При перечислении приглашенных обязательно указывается наименование их должностей.

Допускается оформление присутствующих отдельным списком с указанием инициалов, фамилий и должностей. Список прилагается к протоколу заседания.

15.3. Повестка дня включается в вводную часть протокола. Она состоит из перечисления вопросов, которые обсуждаются на заседании, и закрепляет последовательность их обсуждения и фамилии выступающих (докладчиков).

Каждый вопрос повестки дня нумеруется арабской цифрой, его наименование формулируют с предлога "О" или "Об". По каждому пункту указывается докладчик и форма представления вопроса (доклад, отчет, сообщение, информация).

15.4. Основная часть протокола содержит столько разделов, сколько пунктов включено в повестку дня. В соответствии с ней разделы нумеруются.

Каждый раздел состоит из трех частей: "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "РЕШИЛИ", которые печатаются от границы левого поля прописными буквами.

В части "СЛУШАЛИ" кратко излагается текст доклада. Инициалы и фамилию докладчика печатают с красной строки в именительном падеже. Запись доклада излагается от третьего лица единственного числа и отделяется от фамилии дефисом.

Если текст доклада прилагается к протоколу, то используется ссылка "Текст доклада прилагается".

В части "ВЫСТУПИЛИ" перечисляются выступающие и авторы вопросов. Инициалы и фамилию выступающего печатают с красной строки в именительном падеже. Краткая запись выступления по существу рассматриваемого вопроса (по решению председательствующего либо по решению рабочей группы) излагается от третьего лица единственного числа.

Если текст выступления прилагается к протоколу, то используется ссылка "Текст выступления прилагается".

В части "РЕШИЛИ" отражается принятое решение по обсуждаемому вопросу. Текст постановляющей части печатается полностью. Если решение по одному вопросу повестки дня состоит из нескольких пунктов, то пункты нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками: 1.1 - первый пункт решения по первому вопросу повестки дня, 1.2 - второй пункт решения по первому вопросу повестки дня и т. д.

Тексты пунктов решения излагаются с использованием неопределенной формы глагола: возложить, поручить, организовать и т. д.

Если один из пунктов содержит решение об утверждении обсуждавшегося на заседании документа, этот документ становится приложением к протоколу и на нем оформляется ссылка на номер и дату протокола. Приложение оформляется на отдельном листе. При наличии нескольких приложений они нумеруются.

15.5. Протокол заседания рабочей группы подписывается председателем и секретарем заседания. Подписи отделяют от текста 3 межстрочными интервалами. Наименование должности печатается от границы левого поля, последняя буква в фамилии ограничивается правым полем.

15.6. Протоколы заседаний рабочей группы нумеруются в хронологической последовательности.

15.7. Протоколы совместных заседаний нескольких рабочих групп оформляются на стандартных листах бумаги (не на бланках) с соблюдением реквизитов протокола. В реквизите "Председатель" указываются фамилия и инициалы лица (инициалы и фамилии лиц), председательствовавшего (председательствовавших) на заседании. В реквизите "Подпись" наименования должностей располагаются на одном уровне.

15.8. Протоколы заседаний рабочей группы включаются в номенклатуру дел отдела правовой и организационно-методической работы.

15.9. Подлинные экземпляры протоколов заседаний рабочих групп вместе с приложенными к ним документами после окончания деятельности рабочей группы передаются в архив ТИК.

Приложение 1 к п. 2.3

к Инструкции по делопроизводству в Территориальной избирательной комиссии города Губкинского

АКТ

Мы, нижеподписавшиеся члены Территориальной избирательной комиссии города Губкинского

__________________________________________________________________________

(Ф. И.О.)

составили настоящий акт о том, что ___________________ 20 __ года при вскрытии конверта (пакета) __________________________________________________________________________

в нем не оказалось _________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

Настоящий акт составлен в трех экземплярах.

Подписи _________________________

	Приложение 2 к п. 2.8
	к Инструкции по делопроизводству в Территориальной избирательной комиссии города Губкинского

ПЕРЕЧЕНЬ документов, не подлежащих регистрации

1. Сообщения о заседаниях, совещаниях и повестках дня.

2. Учебные программы, планы.

3. Рекламные извещения, плакаты.

4. Поздравительные письма.

5. Пригласительные билеты.

6. Бухгалтерские документы (учитываются в бухгалтерии).

7. Печатные издания (учитываются в библиотеке).

8. Сообщения, поступившие по сети Интернет, содержащие запросы информационно-справочного характера, предложения и замечания по программному обеспечению Интернет-сайта ТИК.

9. Сообщения электронной почты из массовых рассылок («спам»).

10. Материалы, поступившие от средств массовой информации с просьбой об интервью, перечень вопросов для интервью, тексты материалов, готовящихся к опубликованию в средствах массовой информации, и т. п.

	Приложение 3 к п. 2.8
	к Инструкции по делопроизводству в Территориальной избирательной комиссии города Губкинского

Карточка регистрации поступающих документов

Регистрационный номер	Дата поступления	Корреспондент	Номер и дата поступившего документа	Краткое содержание документа	Резолюция руководства	Исполнитель	Контроль, срок исполнения	Отметка об исполнении	Номер дела, в которое помещен исполненный документ
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10

Приложение 4 к п. 2.14

к Инструкции по делопроизводству в Территориальной избирательной комиссии города Губкинского

Формат А5 (148 x 210 мм)