Управление персоналом организации (стр. 13 )

· ответственность работников за выполнение своих должностных обязанностей;

· согласование прав и ответственности;

· разделение труда в соответствии с должностными обязанностями и целями, поставленными перед каждым работником;

· делегирование полномочий.

Эффективность формирования деловых отношений зависит от следования ряду рабочих правил:

1. обоснованно сочетать в деловых отношениях нормативно предписанные действия и самоорганизацию работников;

2. обеспечивать личностно-профессиональное развитие работников с учетом перспектив их деятельности и жизни в коллективе;

3. стимулировать заинтересованность работников в организационной деятельности и повышении профессионализма;

4. учитывать степень психол. совместимости при организационной расстановке кадров;

5. принимать во внимание психол. уровень развития профессионального коллектива;

6. обеспечивать приоритет общеорганизационных целей перед целями отдельных работников;

7. при нормировании труда, определении объема обязанностей работника ориентироваться на его психологические и физические возможности, уровень профессиональной подготовки.

9.2. Общие закономерности межличностных отношений. Этика деловых отношений.

Современный бизнес представляет собой не только товарно-денежные отношения. Если отодвинуть на второй план экономическую составляющую, то можно заметить что немалую роль в заключение прибыльных сделок, карьерном росте или успешном руководстве компанией играют деловые отношения.

Этика деловых отношений – это важнейший элемент в формировании профессионализма. Цивилизованный мир вынуждает любого делового человека знать элементарные правила хорошего тона. Заключая сделки на международном уровне и выходя рамками приличия, деловой человек рискует потерять деловые связи и как минимум лишиться репутации у заграничных коллег. Поэтому культура и этика деловых отношений является основным фактором успешной деятельности после экономической составляющей.

От отношений, которые установлены внутри организации, во многом зависит ее дальнейшая деятельность и успешность развития. Для того, чтобы осуществлять эту деятельность на должном уровне каждый сотрудник вне зависимости от того какую должность он занимает, обязан соблюдать основные принципы этики деловых отношений. Этичным считается такое поведение сотрудника или всей компании, когда оно способствует развитию, не нарушая каких-либо этических норм. То есть, поведение каждого сотрудника это образ всей организации в целом, и от его умения строить общение будет зависеть отношение к организации деловых партнеров, клиентов и окружающих.

Этика деловых отношений в организации строится на ряде принципов:

· сотрудник обязан терпимо относиться к моральным устоям, существующим в других странах и регионах;

· в работе сотрудника при принятии решений должны разумно сочетаться индивидуальное и коллективное начала;

· поскольку соблюдение этических норм базируется на социально-психологических методах, то для получения нужного результата необходимо их длительное применение.

Также этика деловых отношений предусматривает наличие принципов личности и профессионализма. К первому виду принципов относятся положения о том, что честь дороже прибыли, насилие и угрозы не являются способами достижения деловых целей, а основа отношений – это уважение участников общего дела и самоуважение.

К принципам профессионализма относятся ведение дела сообразно средствам, оправдание доверия клиентов и партнеров, стремление завоевать надежную репутацию и достойная конкуренция.

Этика деловых отношений, как и любая часть культуры, предполагает наличие определенных норм и правил:

1. Будьте пунктуальны. Любое опоздание сотрудника мешает работе всей организации и характеризует его как личность, на которую нельзя положиться. Рассчитывать время на выполнение определенной задачи, а также выделять запас времени на случай возникновения проблем, крайне важно для делового человека.

2. Не стоит говорить лишнего. У каждой организации есть свои секреты. Многие сотрудники при приеме на работу подписывают договор о неразглашении тайн компании. Этого же правила стоит придерживаться в вопросах личной жизни коллег по работе.

3. Учитывайте интересы третьих лиц. Успех ведения дел заключается в учете мнения партнеров, клиентов и коллег. В работе нельзя зацикливаться лишь на своих интересах и необходимо терпимо относится к тем, кто мыслит иначе.

4. Одежда должна соответствовать дресс-коду компании. В любой организации необходимо выделяться не одеждой, а трудоспособностью. Речь должна быть грамотной. Умение говорить влияет на его образ в глазах окружающих. Деловые люди обязаны владеть искусством риторики и уметь убеждать своих собеседников.

Этика деловых отношений должна соблюдаться всеми сотрудниками организаций. Для успешной и плодотворной деятельности компании, руководители должны установить позитивные отношения с подчиненными и внедрить правила этики, основанные на истинных человеческих ценностях, которые будут соблюдаться внутри организации. В конечном итоге организация должна стать единым организмом, идущем к общей цели, а соблюдение этики бизнеса и деловых отношений будет прекрасной помощью в формировании команды единомышленников и профессионалов своего дела.

Общение – это процесс, при котором устанавливаются и развиваются контакты между его участниками.

Общение бывает двух видов – повседневное бытовое и официальное деловое общение. И, конечно же, каждому из них присуща своя культура.

Бытовым называют общение, связанное с нашей жизнью, с обиходом, ежедневными делами. Деловое же общение подстраивается под определённые потребности делового характера, например обсуждение рабочих моментов, ведение переговоров и т. д.

Различают два вида делового общения: вербальное и невербальное. Вербальное общение – это коммуникация при помощи слов. А вот невербальное общение подразумевает передачу информации не словами, а внешним видом, позами, мимикой, жестами, интонацией и т. д.

Культура делового общения в первую очередь начинается с внешнего вида. Соответствие деловой одежды и аксессуаров ситуации – это, своего рода, ваша визитная карточка. Впечатление от внешнего вида делового человека формируется на основании мелочей: костюма, аксессуаров, манеры поведения, грамотности речи, умения поддерживать разговор. Любая неподходящая деталь с головой выдаёт неподготовленного человека, характеризуя его как непрофессионала.

Коммуникативная культура делового общения – своего рода этикет, принятый в деловом мире. Это не только особая форма поведения, соответствующая ситуации, но и система, заключающая в себе речевую, логическую, невербальную, психологическую составляющие. Деловая культура также подразумевает под собою психологию общения. Ведь деловая беседа и коммерческие переговоры ведутся по разным сценариям, равно как и служебный телефонный разговор, деловые совещания, общение с сослуживцами, подчинёнными или руководителями.

Корпоративная культура делового общения

Существует насколько видов корпоративной культуры делового общения:

1. Менторский – способ коммуникации в назидательном ключе. Как правило, поучительный монолог.

2. Мотивационный – общение, преследующее цель «поднять боевой дух» собеседника, вселить в человека веру в свои силы, качества и возможности.

3. Конфронтационный – способ коммуникации, провоцирующий у людей желание возражать, не соглашаться.

4. Информационный – простое донесение слушателям определённой информации, сведений.

Этика и культура делового общения диктует чёткие рекомендации. Например, следует избегать брутальной формы менторского общения. В беседе ли, на совещании или на переговорах необходимо исключить поучающее общение из форм коммуникации с собеседником. Следует избавиться от любой формы демонстрации своего превосходства над людьми, будь то интеллектуальное, социальное, возрастное. Также нельзя игнорировать их реакций на излагаемый материал. Иначе ваш оппонент будет думать не о том, что вы хотите ему донести, а о том, насколько он ничтожен перед масштабом вашей личности. В итоге результат от такого общения останется нулевым.

Мотивационное общение – хороший показатель высокой культуры личности. Психологические исследования говорят о том, что гораздо эффективнее использовать мотивационный вид культуры делового общения вместо поучающей формы. Коммуникация, в процессе которой люди получают уверенность в своих силах, положительный заряд, даёт лучшие результаты.

К информационному виду делового общения человек относится достаточно сдержанно. От такого общения собеседник ожидает просто обмена информацией, мыслями, идеями. В большинстве случаев деловое общение при помощи средств связи относится именно к информационному. Принятая культура делового общения по телефону подразумевает психологически спокойный разговор с акцентом на ключевых моментах. Следует помнить, передача информации по телефону на девяносто процентов менее эффективна, чем разговор «вживую».

Конфронтационное общение в ряде случаев просто необходимо. Встречаются достаточно инертные, пассивные аудитории, или же не в меру искушённые слушатели, которых ничем не удивить. Тогда конфронтационный способ коммуникации используется для активизации их внимания. Однако, даже при таком провокационном методе, этикет и культура делового общения должны соблюдаться неукоснительно. Помните, втягивая в обсуждение проблемы, подталкивая к дискуссии, вы не можете переходить неких «границ». Нельзя позволить себе личных оскорблений в адрес собеседника по поводу его внешнего вида, способностей, умственных или физических, его вероисповедания, его пола или возраста, состояния здоровья, его финансового положения. То же самое касается близких, друзей и родственников вашего собеседника. Иначе, вместо конфронтационного общения вы получите элементарную ссору и навсегда потеряете как результаты общения, так и самого собеседника или аудиторию.

Только соблюдая правила коммуникативной культуры, принятой в деловом общении, вы можете рассчитывать на положительные результаты в сфере вашей деятельности.

К вопросам этики деловых отношений относятся и правила деловой переписки[22]. Переписка - это важнейшая составляющая делового этикета. Основным правилам ведения деловой переписки люди обучаются на специальных курсах. Этот навык у сотрудников компании способствует увеличению оборота предприятия, установлению прочных связей с партнерами и потребителями, улучшению взаимосвязи между различными службами и т. д. Попробуем обозначить некоторые наиболее значимые моменты этого дела.

Виды деловой переписки

В основе деловой переписке лежит классификация корреспонденции предприятия.

Специалисты выделяют:

· торговые соглашения;

· письма с благодарностью;

· извинения;

· поздравления;

· запросы и требования;

· соболезнования.

Все они имеют свои нюансы, однако, есть и общие правила ведения деловой электронной переписки.

Особенности ведения деловой переписки по интернету

1. Файл с письмом необходимо всегда подписывать, чтобы было понятно, кто отправитель.

2. Указывайте обязательно тему письма, в противном случае оно может попасть в спам, и адресат его не получит.

3. Если прикрепляете файл, то в самом письме следует хотя бы коротко указать, в чем заключается суть послания.

4. Начинайте текст с приветствия, а в конце не забудьте попрощаться, указать свои контактные данные. Обращение к адресату может начинаться со слов «Дорогой... (имя и отчество или только имя)», «Уважаемый... фамилия (имя, отчество)» - в зависимости от степени близости корреспондентов. Слова «уважаемый», «госпожа», «господин», «заместитель директора», и т. д. сокращать крайне не рекомендуется. В противном случае получатель сможет подумать, что вы не очень-то уважаете его на самом деле. Заканчивать деловое письмо следует, в нескольких словах поблагодарив человека за внимание или сотрудничество. И далее ставится выражение: «Искренне Ваш...» или «С уважением, …» и т. д.

5. Если вы пишете письмо, не прикрепляя дополнительных файлов, его структура должна быть такова: вступление, текст письма, формула вежливости («с уважением», «с наилучшими пожеланиями», «ваш покорный слуга» и т. д.), подпись, контактные данные (они во многих электронных почтовых системах выставляются автоматически), приложения.

6. Если письмо очень важное, можно дополнительно сообщить адресату, что вы его отправили - по ICQ или скайпу, СМС или телефонным звонком.

7. Если долго нет ответа, допускается напоминание о себе адресату повторным письмом, телефонным звонком, СМС или иным способом.

Основы деловой переписки

Правилами оформления деловой переписки не приветствуется использование жаргонов, просторечий и диалектных выражений. Возможно использование профессиональных терминов, если известно, что адресат обладает теми же профессиональными знаниями, что и вы.

Хороший литературный язык, корректный тон, недвусмысленность, минимум воды, быстрый переход к сути вопроса - на этом и строятся основы деловой переписки.

В неформальной деловой переписке нередко используются односложные слова и сокращения: таким образом достигается впечатление теплоты, близкого знакомства и взаимной симпатии. Прилагательные «добросердечный», «отзывчивый», «прекрасный», «изумительный» и т. д. вполне допустимы. Они демонстрируют тот факт, насколько автор письма объективен или субъективен.

Правила ведения деловой переписки не предполагают обращения на «ты», даже если мейл готовится для ближайшего знакомого.

В зависимости от того, знаете ли вы, как правильно вести деловую переписку, во многом зависит судьба сделок организации и возможность ее дальнейшего развития. Поэтому данным навыком обязательно должен овладеть каждый профессиональный сотрудник компании.

9.3. Деловые качества и внешний облик делового человека.

Почему работодатели такое большое внимание уделяют деловым качествам соискателей? Потому что профессионализм в деловой сфере решает все: будет ли работа выполнена в должном качестве и завершена в срок, появятся ли у организации новые клиенты и партнеры, и т. д.

Деловые и нравственные качества каждого человека, работающего в компании, - это важнейшее условие роста и развития любого предприятия[23].

Что представляют собой деловые качества? Это синтез профессиональных знаний, навыков и умений, помноженный на самодисциплину. Так, например, профессиональное умение организовывать людей будет мало эффективным, если вы не научитесь организовывать самих себя и приходить вовремя на встречи или станете забывать о запланированных делах.

Перечень деловых качеств личности достаточно велик. Однако, он включает в себя такие пункты, которые могут пригодиться одной категории работников и быть совершенно ненужными для другой. Так, например, руководителю пригодятся хорошие ораторские способности для того, чтобы мотивировать рядовых сотрудников на новые свершения или увлекать партнеров и инвесторов своими идеями. Зато системному администратору подобный вид деловых качеств, скорее всего, не пригодится.

В целом, если говорить о наиболее популярных видах деловых качеств, список будет таким:

· умение работать в команде;

· организаторские способности;

· навыки самостоятельной работы, без контроля со стороны;

· умение четко излагать свои мысли устно и письменно;

· умение убеждать;

· умение выступать перед аудиторией;

· умение находить язык с другими людьми;

· профессиональная честность;

· аккуратность в работе с документацией;

· быстрота реакции;

· умение вести деловую переписку;

· умение планировать рабочий день, выделять главные и второстепенные задачи;

· умение принимать решение;

· умение четко выполнять инструкции;

· вежливость и тактичность;

· максимализм.

Понятно, что профессионалами не рождаются. Развитие деловых качеств происходит у работников в ходе трудовой деятельности, но и не только. Владельцы крупных компаний вкладывают сегодня гигантское количество средств в образование своих сотрудников. Тренинги делового общения, коммуникативной компетенции, креативности, уверенности в себе и т. д. - все это помогает работникам компании развить положительные деловые качества и стать профессионалами. Любой компании нужны именно такие люди, поэтому в некоторых организациях даже вводится в штат должность бизнес-тренера — человека, который будет «подтягивать» руководителя и других работников в плане развития деловых качеств.

Деловые качества человека напрямую влияют на его карьеру. Добиться повышения, не имея определенных профессиональных знаний и навыков управления, сегодня практически невозможно. Именно поэтому для деловых людей так важно учиться, посещать специализированные тренинги, читать профильные книги и развивать деловые качества.

Характеристика ваших деловых качеств - неотъемлемая часть любого резюме. Решив попробоваться на должность в той или иной компании, не забудьте составить список своих сильных профессиональных сторон и описать их в резюме. При этом решив включить в документ даже самые стандартные: «обучаемость», «исполнительность», «ответственность» и т. д., не забудьте, что все это придется продемонстрировать работодателю, когда вас примут на работу.

Имидж в наши дни решает если не все, то очень многое.

Под этим термином понимается не только облик, но и манеры, поведение, различные аксессуары и даже прическа. Образ делового человека должен быть продуман до мелочей. Именно поэтому каждую такую «мелочь» стоит рассмотреть подробнее.

Фраза о том, что встречают по одежке, давно стала банальной и неинтересной. Тем не менее, внешний вид человека всегда был и будет его визитной карточкой. Впрочем, также актуальной остается и проблема тех, кто не знает что такое деловой вид одежды. Строгий костюм не всегда приходится к месту на встречах «без галстуков», а летние сорочки будут по вкусу окружающим не на каждом деловом совещании. Какой же он, вид делового человека? Ответ на этот вопрос поможет решить множество проблем.

Деловой внешний вид

Прежде всего, деловых людей, с которыми хотят взаимодействовать окружающие, отличают от остальных такие черты характера как аккуратность, организованность, целеустремленность и умение ценить свое и чужое время. Причем проявление внутреннего стержня, всегда отражается в одежде. Опрятность и аккуратность – именно такой внешний вид делового человека является залогом хорошего впечатления. В то же время неопрятная, мятая, а то и вовсе грязная одежда сразу ассоциируется с забывчивостью, лишней суетой и ненадежностью. Чтобы не стать объектом из второй категории, стоит запомнить, какие виды делового стиля существуют на сегодняшний день.

Вне зависимости от половой принадлежности нюансы, которые касаются деловой одежды, едины для всех. Каждая компания или фирма диктует свои правила дресс-кода в рабочее время. Однако, в природе существует всего два типа:

1. Консервативный дресс-код. Этот стиль характеризуется единством правил для всех сотрудников компании и не приемлет исключений. Костюмы, блузки, носки и даже пуговицы должны строго соответствовать допустимым цветам. Этот стиль обязателен для тех, кто проводит переговоры вне офиса, а расцветка в большинстве случаев является корпоративной.

2. Контактный дресс-код. Такой стиль больше подходит для встреч с коллегами в нерабочее время. Например, на торжественных вечерах и прочих не формальных мероприятиях. Главный принцип – соблюдение рамок приличия и элегантности. Строгие костюмы и рубашки можно заменить на свободные брюки с блузками без пиджака. Женщинам можно сделать более яркий макияж и добавить к своему образу различные аксессуары.

В деловой среде стоит придерживаться правил консервативного дресс-кода. Для представителей разных полов требования естественно будут разными.

Как должен выглядеть деловой мужчина?

Самым приемлемым атрибутом одежды современного бизнесмена является костюм. Эта классическая форма одежды всегда будет актуальной. Однако, есть и такие мелкие детали мужского гардероба как жилет, ремень и носки. Как правильно их сочетать, чтобы создать образ делового человека:

· длина брюк должна быть такой, чтобы слегка спускаться на обувь спереди и доходить до начала каблука туфель сзади;

· наиболее предпочтительный вид пиджака – «английский», т. е. классический. Он имеет две шлицы сзади и придает элегантности в любой позе, независимо стоит мужчина или сидит;

· если мужчина надевает жилет, то стоит помнить, что он не может быть слишком коротким. Рубашка и ремень не должны быть видны;

· нейлоновые и трикотажные рубашки в деловом гардеробе крайне не рекомендуются. Также нельзя под пиджак надевать рубашку с коротким рукавом;

· воротник рубашки должен быть на один или полтора сантиметра выше вороника пиджака;

· ремень никак не сочетается с подтяжками. Надевать следует что-то одно;

· носки независимо от вида костюма должны быть в тон. Белые и слишком длинные недопустимы.

Еще несколько советов для различных ситуаций: светлые костюмы лучше надевать днем, а темные вечером. На любой официальной встрече пиджак лучше носить застегнутым. Расстегивать пуговицы можно на торжественном банкете или в театре. Также в арсенале любого мужчины должно быть два носовых платка. Один – в кармане брюк, а другой – во внутреннем кармане пиджака.

Вид деловой женщины

А сейчас мы поговорим о том, как должна выглядеть деловая женщина. Представительницы прекрасной половины имеют больше выбора в фасонах и видах материала для одежды. Главное – это соответствие образа обстановке, в которой находится дама. Итак, несколько слов о том, каким должен быть вид деловой женщины:

· если речь идет о деловом костюме, стоит помнить, что сюда относится пиджак с юбкой или брюками. К оттенкам делового цвета относятся черный, серый, синий, бежевый, сине-зеленый и оливковый. Как дополнение допускается галстук, шейный платок или шарф;

· блузки должны быть постельных тонов, а водолазки и пуловеры – однотонными. Второй тип одежды лучше всего сочетается с жилетом.

· деловые платья хорошо сочетаются с жакетом. Цветовая гамма та же, что и у деловых костюмов;

· туфли должны быть из матовой кожи, а каблук не выше среднего. При этом носы практически всегда должны быть закрыты;

· неизменные атрибуты делового стиля женщины – макияж и прическа. Волосы должны быть в идеальном состоянии, прибраны таким образом, чтобы убрать недостатки и подчеркнуть достоинство лица. Макияж должен быть аккуратным и неброским. Приемлемо использование тональных средств, пудры, контура для глаз и мягких теней. Цвет помады особого значения не имеет.

Внешний вид делового мужчины зависит не только от одежды. Немаловажно и то, как человек преподносит себя окружающим. Истинного элегантного джентльмена можно заметить по следующим признакам:

· мягкая и легкая походка;

· спортивный и подтянутый вид;

· расправленные плечи и прямая спина;