Контроль и ревизия (стр. 4 )

- «Принятые бюджетные обязательства текущего года» – предназначен для учета получателями средств бюджета принятых бюджетных обязательств по соответствующим счетам Плана счетов бюджетного учета. Аналитический учет принятых бюджетных обязательств ведется в Журнале регистрации бюджетных обязательств (ф. 0504064);

- «Бюджетные ассигнования» – предназначен для учета главными распорядителями бюджетных средств утвержденных бюджетных ассигнований по соответствующим счетам Плана счетов бюджетного учета.

Учреждениями, как получателями бюджетных средств, в основном, используются следующие счета учета лимитов бюджетных обязательств:

- «Лимиты бюджетных обязательств получателей бюджетных средств» – предназначен для учета получателями бюджетных средств (в том числе главными распорядителями и распорядителями как получателями), доведенных до них главными распорядителями (распорядителями) бюджетных средств сумм лимитов бюджетных обязательств, а также внесенные изменения (суммы увеличения со знаком «плюс», суммы уменьшения со знаком «минус»), на основании Уведомлений о лимитах бюджетных обязательств (ф.0504822) по соответствующим счетам Плана счетов бюджетного учета;

- «Полученные лимиты бюджетных обязательств» – предназначен для учета распорядителями бюджетных средств, получателями бюджетных средств, сумм лимитов бюджетных обязательств, также внесенные изменения (суммы увеличения со знаком «плюс», суммы уменьшения со знаком «минус»), полученных в соответствии с Уведомлением о лимитах бюджетных обязательств (ф. 0504822) главного распорядителя, распорядителя бюджетных средств по соответствующим счетам Плана счетов бюджетного учета.

Счета ведутся в течение финансового (бюджетного) года. Остатки по завершении финансового (бюджетного) года по счетам санкционирования расходов на следующий год не переходят.

Все первичные документы (расходные расписания, сметы, лимиты и др.), подтверждающие получение лимитов бюджетных обязательств и их принятие, подлежат брошюровке вместе с журналом по прочим операциям ежемесячно.

Обязательно проверке должны быть подвергнуты следующие действия бухгалтерских служб учреждений:

- составление сметы (по бюджетным и внебюджетным средствам);

- расчет (обоснование) составляющих сметы;

- внесение изменений в смету (должно быть обоснованным);

- своевременное утверждение сметы;

- ведение бюджетного учета лимитов бюджетных обязательств;

- исполнение сметы.

Последний вопрос пересекается со всеми остальными поставленными вопросами при проведении финансово-хозяйственной деятельности учреждения. Как правило, исполнение сметы отражается в акте в виде анализа произведенных расходов со сметными назначениями и финансированием.

6. Характерные ошибки и нарушения:

1. Отсутствие сметы доходов и расходов. Встречается довольно часто, так как многие бухгалтеры полагают, что лимиты бюджетных обязательств заменяют сметы.

2. Отсутствие расчетов и обоснований к сметам.

3. Нарушение сроков утверждения смет (не позднее 1 сентября для главных распорядителей и распорядителей и 15 ноября – для получателей бюджетных средств).

4. Отсутствие ведения бюджетного учета полученных и принятых бюджетных обязательств.

5. Отсутствие ведения регистров аналитического и синтетического учета. Требования по оформлению журналов операций, их брошюровки прописаны в Инструкции по бюджетному учету. Все данные журнала по прочим операциям должны быть подтверждены первичными документами, подшитыми к журналу.

6. Несвоевременная брошюровка первичных документов.

7. Превышение утвержденных бюджетных ассигнований над лимитами бюджетных обязательств (в соответствии со ст. 289 БК РФ является нецелевым использованием средств федерального бюджета);

8. Превышение объемов финансирования над лимитами бюджетных обязательств (финансирование расходов сверх утвержденных лимитов является ненадлежащим исполнением бюджетного процесса, и в соответствии со статьей 297 БК РФ подлежит изъятию в бесспорном порядке сумм выделенных бюджетных средств).

9. Превышение расходов над лимитами бюджетных обязательств при условии 100% финансирования (в соответствии со ст. 289 БК РФ является нецелевым использованием средств федерального бюджета);

10. Превышение расходов над лимитами бюджетных обязательств (в соответствии со ст. 161 БК проверяющий может сделать вывод о целесообразности произведенных расходов);

11. Превышение расходов над финансированием (согласно ст. 289 БК РФ является нецелевым использованием средств федерального бюджета);

12. Осуществление внебюджетных расходов возможно только в том случае, если они предусмотрены внебюджетной сметой, утвержденной или скорректированной в установленном порядке. Внебюджетные расходы в целом и по отдельным направлениям не должны превышать сметных показателей.

13. Нецелевое расходование бюджетных и внебюджетных средств, т. е. использование выделенных средств не по назначению в организациях, чья деятельность полностью или частично финансируется за счет средств бюджета, приобретает свои, присущие финансированию, формы. К нему можно отнести использование средств на цели, не предусмотренные сметой расходов, а также расходование средств не по коду экономической бюджетной классификации, по которому было произведено финансирование.

3.2. Проверка кассовых операций

1.Законодательные и нормативные акты:

- Федеральный закон -ФЗ «О бухгалтерском учете»;

- «Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации», утв. Советом Директоров ЦБ РФ ;

- Положение «О правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации», утв. Советом директоров ЦБ РФ -П;

- Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утв. Приказом Министерства финансов РФ ;

- «Указания о порядке применения бюджетной классификации Российской Федерации», утвержденные приказом Министерства финансов Российской Федерации н[1].

- Инструкция по бюджетному учету, утв. Приказом Министерства финансов РФ н и др.

2. Задачи проверки кассовых операций заключается в необходимости удостоверения в:

- наличии в кассе денежных средств, денежных документов, отраженных в учете;

- полноте и правильности оформления приходных и расходных кассовых ордеров, кассовой книги, платежных ведомостей и т. д.;

- соблюдении порядка поступления и выдачи денег из кассы;

- соблюдении установленного лимита хранения наличных денег в кассе;

- соблюдении установленного порядка и лимита наличных расчетов с юридическими лицами;

- наличии договора о полной материальной ответственности с кассиром учреждения;

- правильности отражения в учете и бухгалтерской отчетности кассовых операций;

- наличии в организации действующей системы проведения инвентаризаций кассы.

3. Источники информации при проверке кассовых операций:

Основными документами, которые необходимо подвергнуть изучению при проверке кассовых операций, являются:

- журнал операций по счету «Касса»;

- баланс исполнения бюджета ф. 0503130;

- отчет о финансовых результатах деятельности ф. 0503121;

- анализ счета «Касса»;

- кассовая книга ф. 0504514;

- отчеты кассира;

- журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма КО-3 (0310003));

- приходные кассовые ордера (форма КО-1 (0310001));

- расходные кассовые ордера (форма КО-2 (0310002));

- инвентаризационные описи наличных денежных средств (форма 0504088);

- ведомость на выдачу денежных средств из кассы под отчет (форма 0504501);

- платежные ведомости;

- оправдательные документы к кассовым документам;

- авансовые отчеты.

4. Процедуры, которые могут быть использованы при проверке кассовых операций:

- инвентаризация кассы;

- осмотр (обследование) помещения кассы;

- просмотр документов;

- сравнение документов;

- инспектирование. Инспектирование представляет собой проверку записей, документов или материальных активов. В ходе инспектирования записей и документов ревизор получает доказательства различной степени надежности в зависимости от их характера и источника, а также от эффективности средств внутреннего контроля за процессом обработки;

- наблюдение. Наблюдение представляет собой отслеживания ревизором процесса или процедуры, выполняемой другими лицами;

- запрос и опрос. Запрос представляет собой поиск информации у осведомленных лиц в пределах или за пределами проверяемого лица. Запрос может быть как официальным письменным запросом, адресованным третьим лицам, так и неформальным устным вопросом, адресованным работникам учреждения.

- подтверждение. Подтверждение представляет собой ответ на запрос об информации, содержащейся в бухгалтерских записях;

- пересчет. Пересчет представляет собой проверку точности арифметических расчетов в первичных документах и бухгалтерских записях либо выполнения ревизором самостоятельных расчетов;

- аналитические процедуры. Аналитические процедуры представляют собой анализ и оценку полученной ревизором информации, исследование важнейших финансовых и экономических показателей проверяемого учреждения с целью выявления необычных и (или) неправильно отраженных в бюджетном учете хозяйственных операций, выявление причин таких искажений. Результатом выполнения аналитических процедур является выявление ревизором наличия или отсутствия необычных отклонений показателей бухгалтерской отчетности.

Для выявления каждого из возможных нарушений или злоупотреблений разработан определенный набор контрольных процедур.

Все процедуры построены по единой схеме: наименование, цель процедуры; средства, необходимые для выполнения процедуры; техника исполнения процедуры; оформление результатов.

Предлагаем вашему вниманию возможный набор процедур:

для выявления хищения денежных средств:

- инвентаризация кассовой наличности;

- проверки наличия на приходных расходных кассовых ордерах подписи главного бухгалтера или уполномоченного лица;

- проверки наличия на расходных кассовых документах подписей руководителя учреждения или уполномоченного лица;

- проверки наличия на расходных кассовых документах расписок получателей денег;

- устный опрос лиц, получивших деньги по расходным кассовым ордерам, но не подтвердившим этот факт своей распиской;

для выявления случаев неоприходования и присвоения поступивших денежных сумм и, в частности, неоприходования и присвоения поступивших денежных сумм из банка:

- проверки чековой книжки учреждения на полноту;

- проверки полноты оприходования денежных средств в кассу учреждения, полученных из банка по чеку;

для выявления случаев неоприходования и присвоения денежных сумм, поступивших от различных физических и юридических лиц по приходным ордерам:

- проверки своевременности расчетов сотрудников учреждения по командировочным расходам;

- проверки своевременности расчетов сотрудников по средствам, выданным на хозяйственные нужды;

- проверки соответствия приходных кассовых ордеров записям в журнале регистрации приходных кассовых ордеров;

- проверки одновременности оформления кассовых ордеров и движения денег по ним;

для выявления случаев неоприходования и присвоения поступивших денежных сумм от различных юридических лиц по доверенностям:

- проверки журнала учета выданных доверенностей;

- проверка правильности оприходования сумм по доверенностям;

для выявления излишнего списания денег по кассе путем повторного использования одних и тех же документов:

- проверки полноты первичных приходных и расходных кассовых документов, сброшюрованных с журналом операций по счету «Касса»;

- проверка правильности и своевременности гашения приложений;

для выявления излишнего списания денег по кассе неправильным подсчетом итогов в кассовых документах;

- проверки совпадения входящего остатка по кассе на каждый день с конечным остатком по кассе за предыдущий день;

- проверки итогов кассовых отчетов;

для выявления излишнего списания денег по кассе без оснований или по подложным документам применяются процедуры:

- проверки совпадения кассовых ордеров с информацией о них, содержащейся в журнале регистрации расходных кассовых ордеров;

- проверки доброкачественности первичных документов;

- проверки обоснованности включения лиц в расчетно-платежные ведомости;

для выявления излишнего списания денег по кассе путем подлога в законнооформленных документах с увеличением сумм списаний:

- проверки полноты регистрации платежных ведомостей в журнале регистрации платежных ведомостей;

- проверки соответствия данных аналитического и синтетического учета по расчетам с персоналом;

для выявления случаев присвоения сумм, законно начисленных разным лицам и организациям, в частности, депонированной заработной платы и средств, начисленных по другим основаниям:

- проверки соответствия платежных ведомостей реестрам депонированных сумм;

- проверки полноты и своевременности сдачи в банк депонированных сумм;

- проверки полноты оприходования депонированных сумм на расчетный счет в банке;

- проверки соответствия выписанных расходных кассовых ордеров журналу регистрации депонентов;

- проверки соответствия данных синтетического и аналитического учета денежных сумм;

для выявления случаев присвоения сумм, причитающихся другим организациям:

- проверки достоверности доверенностей от других предприятий на получение денег;

для выявления случаев нарушений при расчетах суммами наличных денежных средств, превышающими предельную величину, с другими юридическими лицами:

- проверки осуществления расчетов наличными деньгами с другими юридическими лицами суммами, превышающими установленную предельную величину;

- проверки соблюдения установленного банком лимита остатка кассы;

- проверки соблюдения учреждением предельных сумм расчетов между юридическими лицами наличными денежными средствами, поступающими в кассу;

для выявления случаев нарушений при расчетах с населением наличными денежными средствами за готовую продукцию, товары, выполненные работы и оказанные услуги с применением контрольно-кассовой техники:

- проверки правильности ведения книг кассира-операциониста;

- проверки полноты оприходования в кассу учреждения выручки контрольно-кассовых машин;

- проверки своевременности постановки на учет контрольно-кассовых машин в налоговом органе;

- проверки своевременности снятия с учета в налоговом органе контрольно-кассовой техники;

некорректного отражения кассовых операций в регистрах синтетического учета

- проверки соответствия контировки, проставленной на первичных кассовых документах, записям в Журнале операций по счету «Касса».

В условиях автоматизированного составления отчета кассира и ведения кассовой книги необходимость в проведении многих из указанных процедур отпадает.

5. Основные моменты, которые необходимо учитывать ревизору при проведении проверки

Ревизор проверяет полноту и своевременность оприходования денег, полученных по каждому чеку из банка, путем сверки сумм, записанных в корешках чеков, и выписок банка (по шифру, соответствующему получению наличных денег). Чековые книжки, корешки использованных чеков, неиспользованные чеки хранятся у главного бухгалтера учреждения в условиях, исключающих возможность их утери, испорченные чеки погашаются надписью «аннулировано» и хранятся подклеенными к корешкам чеков.

В случае осуществления бюджетным учреждением внебюджетной деятельности ревизор тщательно проверяет полноту оприходования выручки от реализации продукции основного производства, общественного питания, услуг вспомогательных и обслуживающих производств, жилищно-коммунального хозяйства, если данные хозяйства имеют место в исследуемом учреждении. При этом сверяются записи в кассовой книге, приходных кассовых ордерах с отчетами, накладными и счетами (счетами-фактурами) по реализации продукции (работ, услуг).

В ходе проверки ревизор должен выявить случаи превышения расчета наличными средствами между организациями и своевременно информировать руководителя о возможных санкциях. Расчеты наличными деньгами между юридическими лицами ограничены –рублей по одной сделке (Указание ЦБ РФ № 000). Сумма штрафа, налагаемого на организацию, от 400 до 500 МРОТ, а на руководителя учреждения в размере от 40 до 50 МРОТ. Штрафные санкции применяются в одностороннем порядке к юридическому лицу, производящему платеж в адрес другого юридического лица.

Ревизор проверяет расходование наличных денег из кассы. Кроме того, необходимо проверить целевое расходование бюджетных средств из кассы в соответствии с требованиями бюджетной классификации.

При проверке расходования денежных средств подотчетными лицами также необходимо руководствоваться порядком ведения кассовых операций. Ревизор выясняет, своевременно ли в организации закрывают подотчетные суммы. Если данное требование не выполняется, ревизору нужно получить письменные объяснения от соответствующих должностных лиц.

Ревизор проверяет соблюдение порядка применения контрольно-кассовой техники. Необходимо учитывать, что при денежных расчетах с покупателями должны применяться модели (типы) контрольно-кассовых машин, допускаемые к использованию на территории России и внесенные в Государственный реестр контрольно-кассовой техники.

В случае если учреждение использует бланки строгой отчетности, то необходимо удостовериться в правильности их оформления, хранения, выдачи и учета.

Инвентаризация кассы

Инвентаризация кассы производится в соответствии с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации и Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств.

Целью инвентаризации является проверка правил хранения наличных денег, оформления первичной и вторичной учетной документации, соответствие остатка в кассовой книге фактическому остатку в кассе.

Остаток денег в кассе сверяется с данными учета по кассовой книге. Для проведения ревизии кассы приказом руководителя учреждения назначается комиссия. По результатам проверки составляется инвентаризационная опись наличных денежных средств по ф. 0504088[2]. В случае установления расхождений данных бюджетного учета с фактическим наличием денежных средств в кассе составляется Ведомость расхождений по результатам инвентаризации ф. 0504092.

До начала инвентаризации от каждого материально-ответственного лица или группы лиц, отвечающих за сохранность денежных средств, берется расписка. Расписка включена в заголовочную часть инвентаризационной описи.

При обнаружении ревизией недостачи или излишка ценностей в кассе в актах указываются их сумма и обстоятельства возникновения. Выявленная недостача денег взыскивается с кассира, излишки – приходуются в кассу.

Кроме того, проверяется техническая укрепленность касс, обеспечение условий сохранности денег и ценностей в учреждении.

Учет операций по кассе ведется на счете бюджетного учета «Касса».

Счет предназначен для учета движения наличных денежных средств в валюте РФ и в иностранной валюте в кассе учреждения.

Прием в кассу наличных денежных средств от физических лиц производится по бланкам строгой отчетности – Квитанциям (ф. 0504510) и Приходным кассовым ордерам (ф. 0310001). В случае приема наличных денежных средств уполномоченными лицами последние ежедневно сдают в кассу учреждения денежные средства, оформленные Реестром сдачи документов, с приложением квитанций (копий).

При выдаче наличных денежных средств из кассы в подотчет нескольким лицам взамен индивидуальных Расходных кассовых ордеров (ф. 0310002) применяется Ведомость на выдачу денег из кассы подотчетным лицам (ф. 0504501).

Учет кассовых операций в учреждениях, как в валюте РФ, так и в иностранных валютах, ведется в Кассовой книге (ф. 0504514).

Учет операций по движению наличных денежных средств на счете «Касса» ведется в Журнале операций по счету «Касса» на основании кассовых отчетов.

6. Характерные ошибки и нарушения при совершении кассовых операций:

- недостача или излишек денег в кассе;

- несвоевременное оприходование поступивших в кассу наличных денежных сумм;

- хищение денежных средств;

- ненадлежащее заполнение кассовых документов;

- отсутствие первичных кассовых документов;

- превышение лимита остатка денежной наличности в кассе;

- непроведение инвентаризации кассы;

- наличные расчеты с юридическими лицами сверх установленного предела;

- выдача денег посторонним лицам без оформления доверенностей;

- отсутствие договора о полной материальной ответственности с кассиром учреждения;

- использование денежных средств не в соответствии с бюджетной классификацией;

- некорректное отражение кассовых операций в учетных регистрах;

- арифметические ошибки при подсчете оборотов и остатков;

- излишнее списание денежных средств по кассе при повторном использовании одних и тех же документов либо в результате неправильного подсчета итогов в кассовых документах и отчетах либо в результате списания сумм без оснований или по подложным документам;

- неправильные корреспонденции счетов;

- осуществление расчетов с населением наличными за готовую продукцию, товары, выполненные работы и оказанные услуги без применения контрольно-кассовых машин либо без регистрации контрольно-кассовой техники в налоговых органах;

- нарушения при расходовании средств из кассы;

- отсутствие или недостаточный внутренний контроль за движением денежных средств в кассе (отсутствие в учреждении налаженной системы проведения внезапных ревизий кассы, отсутствие приказа руководителя, устанавливающего периодичность проверок, наличие признаков формального проведения ревизий кассы, предоставление права подписи приходных и расходных кассовых ордеров другим лицам, помимо главного бухгалтера и руководителя учреждения, отсутствие договоров о полной материальной ответственности с кассиром и др.).

3.3. Проверка достоверности и законности ведения банковских операций

1. Законодательные и нормативные акты:

- Бюджетный кодекс Российской Федерации;

- Федеральный закон -ФЗ «О бухгалтерском учете»;

- Положение «О безналичных расчетах в Российской Федерации», утв. Советом Директоров ЦБ РФ -П;

- «Указания о порядке применения бюджетной классификации Российской Федерации», утвержденные приказом Министерства финансов Российской Федерации н;

- Инструкция по бюджетному учету, утв. Приказом Министерства финансов РФ н.

2. Задачи проверки банковских операций – удостоверение в:

- полноте выписок банка и казначейства, первичных денежно-расчетных и платежных документов;

- осуществлении денежно-расчетных операций по платежным документам, оформленным надлежащим образом в соответствии с требованиями законодательных и нормативных актов;

- соответствии денежно-расчетных документов (платежных поручений) платежным документам (счетам, счетам-фактурам);

- правильности отражения в учете и бухгалтерской отчетности банковских операций;

- правильности расходования бюджетных средств в соответствии с действующей бюджетной классификацией;

- наличие разрешительных подписей руководства на оплату платежных документов.

Для проверки операций данного сегмента учреждением должны быть представлены выписки банков, в которых у него открыты счета; а также денежно-расчетные документы (платежные поручения, платежные требования, инкассовые поручения, иные денежно-расчетные документы с отметкой банка); платежные документы (счета от поставщиков на оплату, счета-фактуры). Выписки банков должны присутствовать за каждый день, в котором производились операции по счету, денежно-расчетные и платежные документы – по каждой операции.

Платежные документы (счета, счета-фактуры) должны быть надлежащим образом оформлены. Данные в них (плательщик, поставщик, содержание операции, сумма) должны соответствовать данным, указанным в денежно-расчетном документе (платежном поручении).

Разрешительные подписи руководства в документах на оплату являются одним из элементов системы внутреннего контроля в организации. Поэтому в ходе решения данной задачи ревизор может проверить оценку системы внутреннего контроля, полученную в ходе планирования.