Источники информации:
- журнал операций расчетов с поставщиками и подрядчиками;
- журнал операций расчетов с дебиторами и кредиторами;
- анализ счетов «Расчеты по выданным авансам за коммунальные услуги», «Расчеты по выданным авансам за услуги по содержанию имущества»;
- договоры оказания услуг, выполнения работ;
- счета, счета-фактуры;
- акты выполненных работ, оказанных услуг, накладные;
- акты инвентаризации (сверок) расчетов.
Процедуры, которые могут быть использованы при проверке: просмотр документов, сравнение документов, опрос, подтверждение (например, третьих лиц о фактическом размере задолженности).
Проверка расходования средств на оплату коммунальных услуг, техническое обслуживание, хозяйственное содержание помещений проводится в том же порядке, что и проверка расчетов с поставщиками и подрядчиками. Особенности проверки заключаются в специфике проверяемого участка.
Во-первых, статья 223 «Коммунальные услуги» является так называемой «защищенной» статьей и подлежит учету в органах казначейства.
Например, по расчетам за коммунальные услуги ревизору необходимо проверить правильность применения тарифов. Тарифы на электроэнергию и тепловую энергию устанавливает Региональная энергетическая комиссия, на природный газ – Федеральная энергетическая комиссия, на воду – органы местного самоуправления.
Потребление коммунальных услуг производится в пределах лимитов бюджетных обязательств по бюджетному тарифу, все, что сверх – оплачивается за счет внебюджетных средств по тарифу коммерческому, либо если нет внебюджетных средств – после внесения изменений в смету доходов и расходов учреждения.
При оплате коммунальных услуг для бюджетных учреждений не допускается предоплата, то есть оплата должна производиться только по истечении месяца.
При наличии задолженности за коммунальные платежи, либо для подтверждения каких-либо фактов, и др. необходимо сделать встречную проверку в организацию, оказывающую данные услуги.
Кроме того, ревизор должен проверить принятую в учреждении систему инвентаризации (сверки расчетов), соответствует ли проведение инвентаризации действующему законодательству, своевременно ли она проводится.
При рассмотрении данного вопроса также необходимо проверить, как осуществляется охрана учреждения: по договорам с охранными организациями, штатными сотрудниками или по гражданским договорам. При этом должно соблюдаться трудовое законодательство.
Характерные ошибки и нарушения:
- непроведение инвентаризации (сверки) расчетов;
- несоответствие ГК РФ договоров с энергоснабжающими организациями;
- погашение дебиторской и кредиторской задолженности за потребленные коммунальные услуги сверх утвержденной сметы;
- нереальность имеющейся в организации задолженности за потребленные коммунальные услуги;
- недостоверность данных о дебиторской и кредиторской задолженности в бухгалтерской отчетности;
- оплата за коммунальные услуги сверх установленных законодательством тарифов;
- оплата за счет средств федерального бюджета коммунальных услуг, которые должны быть оплачены за счет внебюджетных средств;
- оплата коммунальных услуг будущих периодов (авансирование).
Проверка аренды помещений
Законодательные и нормативные акты:
- Бюджетный кодекс Российской Федерации;
- Гражданский Кодекс РФ;
- «Указания о порядке применения бюджетной классификации Российской Федерации», утвержденные приказом Министерства финансов Российской Федерации н;
- Инструкция по бюджетному учету, утвержденная приказом Минфина России н;
- Указ Президента РФ «О регулировании арендных отношений и приватизации имущества гос. и муниципальных предприятий, сданного в аренду»;
- Письмо Минимущества России от 01.01.2001 № НГ-30/16725;
- Методика определения арендной платы за пользование объектами нежилого фонда государственной собственности;
- Распоряжение Мингосимущества РФ -р «О порядке расчета арендной платы за пользование федеральным недвижимым имуществом»;
- Постановление Правительства «О делегировании полномочий правительства Российской Федерации по управлению и распоряжению объектами федеральной собственности» и др.
Задача проверки аренды помещений:
- наличие договоров на сдачу в аренду помещений организации;
- возмещение арендаторами расходов по аренде, хозяйственному обслуживанию и содержанию помещений или оплаты по заниженным расценкам;
- полнота внесения арендной платы в соответствующие бюджеты.
Источники информации:
- журнал операций расчетов с поставщиками и подрядчиками;
- журнал операций расчетов с дебиторами и кредиторами;
- анализ счетов аналитического учета счетов «Расчеты по авансам выданным», «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»;
- договора купли-продажи, оказания услуг, выполнения работ;
- счета, счета-фактуры;
- договора на сдачу в аренду помещений организации;
- договора на хозяйственное обслуживание помещений и коммунальные услуги;
- акты выполненных работ, оказанных услуг, накладные;
- акты инвентаризации (сверок) расчетов.
Процедуры, которые могут быть использованы при проверке аренды помещений: просмотр документов, сравнение документов, опрос, подтверждение (встречная проверка).
Характерные ошибки и нарушения:
- сдача имущества в аренду без разрешения государства (территориальных органов Росимущества и Минимущества субъектов и муниципальных образований РФ);
- арендная плата не вносилась в доход федерального бюджета или вносилась не в полном объеме;
- ставки арендной платы занижены;
- невозмещение арендаторами расходов на содержание помещений и коммунальные, эксплуатационные услуги.
Необходимо отметить, что все договоры с поставщиками и подрядчиками должны заключаться в соответствии с требованиями законодательства в области осуществления закупок для государственных нужд. Размещение заказов на поставки товаров, выполнение работ и оказания услуг для государственных нужд на сумму, превышающую установленного Центральным банком РФ предельного размера расчетов наличными деньгами в РФ между юридическими лицами по одной сделке, то есть болееШестидесяти тысяч) руб. производится исключительно на основе государственных контрактов в соответствии со ст. 71, 72 Бюджетного кодекса РФ и п. 2 ст.1 Федерального закона -ФЗ.
Закупка товаров, работ, услуг и размещение заказов на поставку товаров, работ, услуг для государственных нужд (нужд учреждения), производимых за счет бюджетных и внебюджетных источников, должна осуществляться по итогам открытого конкурса, аукционов (в том числе открытых и в электронном виде); запроса котировок, закупки на товарных биржах, закрытого конкурса; закупок на сумму, не превышающую установленного ЦБ РФ предельного размера расчетов наличными деньгами в РФ между юридическими лицами руб.) в соответствии с законодательством РФ без размещения заказа.
3.8. Проверка расчетов с подотчетными лицами
1. Законодательные и нормативные акты:
- Бюджетный кодекс РФ:
- Трудовой Кодекс РФ:
- Федеральный закон -ФЗ «О бухгалтерском учете»;
- Постановление Правительства РФ «О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета»;
- «Указания о порядке применения бюджетной классификации Российской Федерации», утвержденные приказом Минфина РФ н;
- Инструкция Минфина СССР, Госкомтруда СССР, ВЦСПС «О служебных командировках в пределах СССР»;
- Приказ Минфина РФ н «Об изменении норм возмещения командировочных расходов на территории РФ»;
- «Инструкция по бюджетному учету», утв. Приказом Минфина РФ н;
- «Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации», утв. Советом директоров ЦБ РФ ;
- Постановление Госкомстата России от 01.01.2001 №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» и др.
2. Задачи проверки расчетов с подотчетными лицами заключаются в необходимости удостоверения в:
- наличии оснований для выдачи денежных сумм под отчет (приказы руководителя, заявления работников с разрешительной подписью);
- отсутствии выдачи подотчетных сумм лицам, не отчитавшимся за ранее выданные под отчет суммы;
- правильности оформления авансовых отчетов и своевременности предоставления их в бухгалтерию;
- полноте приложенных к авансовым отчетам первичных документов и соответствии их нормативным требованиям;
- в наличии командировочного удостоверения с отметками прибытия-убытия и правильности его оформления;
- правильности возмещения командировочных расходов (суточных, проезда, проживания);
- полноте, своевременности и правильности возврата в кассу неизрасходованных подотчетных сумм;
- ведении аналитического учета в разрезе каждого подотчетного лица;
- правильности отражения в бухгалтерской отчетности задолженности по расчетам с подотчетными лицами;
- правильности отражения операций с подотчетными лицами в бюджетном учете и применения бюджетной классификации.
3. Источники информации
Основными документами, которые необходимо подвергнуть изучению при проверке расчетов с подотчетными лицами, являются:
- приказ об учетной политике;
- список лиц, которым разрешено получение наличных денег из кассы;
- заявления на выдачу денег из кассы;
- анализ счетов аналитического учета счета «Расчеты с подотчетными лицами;
- авансовые отчеты (ф. 0504049) с приложенными к ним первичными документами (кассовыми и товарными чеками, квитанциями к приходным ордерам и т. д.);
- командировочные удостоверения ф. Т-10;
- приказы о направлении в командировку ф. Т-9, Т-9а, выдачи денежных средств под отчет;
- служебные задания ф. Т-10а и др.;
- журнал регистрации авансовых отчетов;
- сметы представительских расходов;
- приказы об утверждении смет представительских расходов;
- Журнал учета работников, выбывающих в командировки;
- Журнал учета работников, прибывающих в командировки;
- Журнал операций расчетов с подотчетными лицами;
- Журнал операций по счету «Касса»;
- Главная книга;
- Баланс исполнения бюджета главного распорядителя (распорядителя), получателя средств бюджета (ф. 0503130);
- Отчет о финансовых результатах деятельности (ф. 0503121);
- Приказы о проведении инвентаризации расчетов с подотчетными лицами;
- Данные проведенных инвентаризаций и др.
Взаимосвязь между регистрами бюджетного учета и проверяемыми первичными документами устанавливается следующим образом.
1. Проверяется соответствие сумм, выданных подотчетным лицам из кассы учреждения, путем сличения данных Журнала операций расчетов с подотчетными лицами и Журнала операций по счету «Касса» за каждый месяц.
2. Проверяется соответствие сальдо по счету «Расчеты с подотчетными лицами» и данных Главной книги за каждый месяц.
3. Сопоставляется месячный оборот по возврату подотчетных сумм в кассу по Журналу операций по счету «Касса» с соответствующим итогом по данным Журнала операций расчетов с подотчетными лицами.
4. Проверяется соответствие данных, отраженных в журналах операций с данными отчетов: баланса исполнения бюджета ф. 0503130 и отчета о финансовых результатах деятельности ф. 0503121 за отчетный период.
5. Сопоставляются месячные обороты по кредиту счета «Расчеты с подотчетными лицами», отражающие расходы, отнесенные в дебет счетов аналитического учета счета «Нефинансовые активы», с записями в главной книге по дебету соответствующих счетов.
6. Проверяется соответствие сумм в представленных оправдательных документах суммам, отраженным в авансовых отчетах.
7. Проверяется соответствие аналитических данных журнала операций расчетов с подотчетными лицами (в разрезе подотчетных лиц) с представленными проверке авансовыми отчетами за конкретный период.
Ревизору следует ознакомиться с материалами инвентаризации, которая проводится учреждением в установленные учетной политикой (или иным приказом) сроки в соответствии с приказом Минфина России .
Для оформления инвентаризации применяются формы первичной учетной документации по инвентаризации имущества и финансовых обязательств согласно Приказа МФ РФ н.
Инвентаризация расчетов с подотчетными лицами заключается в проверке обоснованности сумм, числящихся на счетах бухгалтерского учета.
4. Контрольные процедуры, которые могут быть использованы при проверке расчетов с подотчетными лицами:
– проверка соответствия лиц, получающих наличные деньги из кассы на хозяйственные расходы, списку лиц, имеющих на это право, утвержденному руководителем учреждения;
– проверка получения под отчет сумм денежных средств лицами, не отчитавшимися по ранее полученным авансам;
– проверка целевого расходования подотчетных сумм, т. е. соответствия фактического расхода подотчетных сумм целям, на которые они были выданы;
– проверка наличия подотчетных лиц в штате учреждения;
– проверка правильности списания подотчетных сумм на расходы учреждения;
– проверка полноты оправдательных документов – по командировкам, приложенных к авансовым отчетам. Все приложения к авансовым отчетам во избежание их повторного использования должны быть погашены;
– проверка наличия приказов о направлении работников в командировку;
– проверка наличия в командировочных удостоверениях отметок в местах пребывания в командировке;
– проверка правильности возмещения командировочных расходов;
– проверка правильности ведения учета командировочных расходов в пределах и сверх норм;
– проверка удержания налога на доходы физических лиц с сумм превышения командировочных расходов сверх установленных норм;
– проверка правильности отражения в учете налога на добавленную стоимость по приобретенным подотчетными лицами материальным ценностям (за счет внебюджетных средств);
– проверка соответствия фактических размеров представительских расходов сметам;
– проверка правильности ведения аналитического учета представительских расходов в пределах и сверх норм;
– проверка правильности выведения остатков на конец отчетных периодов по расчетам с подотчетными лицами. Задолженность подотчетных лиц учреждению и, наоборот, учреждения подотчетным лицам должна быть показана в регистрах учета развернуто;
– проверка соответствия записей в авансовых отчетах и журнале операций расчетов с подотчетными лицами и Главной книге.
5. Общие положения учета расчетов с подотчетными лицами
Подотчетными суммами называются денежные авансы, выдаваемые работникам учреждения из кассы на мелкие административно-хозяйственные и операционные расходы, которые не могут быть произведены безналичными расчетами, а также на расходы по командировкам.
Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически в каждом учреждении и весьма разнообразны:
- приобретение запасных частей, материалов, топлива за наличный расчет, канцелярских товаров;
- оплата мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств;
- расходы на командировки по территории РФ и за границу;
- представительские расходы.
При проверке расчетов и определении порядка выдачи под отчет работникам организации денежных средств следует руководствоваться правилами, установленными Порядком ведения кассовых операций.
Порядок выдачи денежных средств под отчет и предоставления отчетности по использованию подотчетных сумм устанавливается приказом руководителя организации, в котором должно быть установлено следующее:
- перечень лиц, которым могут выдаваться под отчет денежные средства;
- сроки, на которые выдаются денежные средства;
- целевое назначение выдаваемых под отчет денежных средств;
- размер выдаваемых денежных средств;
- выдача наличных денег под отчет производится из кассы учреждения или перечислением со счета, открытого в органах казначейства.
При расчетах с подотчетными лицами должны соблюдаться следующие требования:
1) деньги под отчет выдаются только лицам, список которых утвержден приказом руководителя учреждения. Передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается;
2) подотчетные суммы выдаются на строго определенные цели. Основанием для выдачи денежных средств может явиться приказ руководителя учреждения, заявление работника (с визой руководителя), командировочное удостоверение. На заявлении о выдаче сумм под отчет работником бухгалтерии проставляется соответствующий счет аналитического учета счета «Расчеты с подотчетными лицами» и делается отметка об отсутствии за подотчетным лицом задолженности по предыдущим авансам. В расходном кассовом ордере, которым оформляется выдача денежных средств, по строке «Основание» должно быть указано целевое назначение выдаваемой под отчет суммы. Расходование подотчетных средств на иные цели не допускается. Если на заявлении работника на выдачу денежных средств отсутствует виза руководителя, то его подпись обязательна на расходном кассовом ордере, которым оформляется выдача денег из кассы под отчет;
3) средства должны выдаваться в определенном размере, например, сумма денежных средств, выданная на общехозяйственные расходы не должна превышать указанной в приказе максимальной величины. Выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели;
4) авансовые отчеты об израсходованных подотчетных суммах должны сдаваться своевременно;
5) выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу.
В приказе должен быть указан срок, на который выдаются подотчетные средства по различным видам операций. Указание срока необходимо для того, чтобы обосновать нахождение средств у подотчетного лица определенное время, так как согласно п. 11 Порядка ведения кассовых операций лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на которые они выданы, или со дня их возвращения из командировки, предъявить в бухгалтерию учреждения отчет об израсходованных суммах (авансовый отчет) и произвести окончательный расчет по ним.
Остаток неиспользованного аванса сдается в кассу организации по приходному кассовому ордеру, а перерасход по авансовому отчету выдается работнику по расходному ордеру.
Если работник через 3 рабочих дня после истечения срока, на который были выданы деньги под отчет, не отчитался перед бухгалтерией об израсходованных суммах, то учреждение может:
- либо предложить работнику внести наличные денежные средства обратно в кассу;
- либо удержать ранее выданную сумму под отчет из заработной платы работника, в течение одного месяца. Если же размер задолженности превышает средний месячный заработок и работник согласен погасить свою задолженность, то в этом случае руководитель должен принять решение о взыскании с работника суммы задолженности не позднее одного месяца со дня окончательного установления размера задолженности. При этом нужно помнить, что при каждой выплате работнику заработной платы размер удерживаемой задолженности с учетом других удержаний не должен превышать средний месячный заработок (ст. 248 ТК РФ);
- либо обратиться в суд, если размер превышает средний месячный заработок работника и работник не согласен погасить свою задолженность добровольно.
Согласно п. 2 Инструкции № 62 направление работников организаций в командировку производится руководителями этих организаций и оформляется приказом о направлении работника в командировку (форма Т-9) с выдачей работнику командировочного удостоверения (форма Т-10) и служебного задания для направления в командировку (форма Т-10а). Формы всех названных документов утверждены Постановлением Госкомстата России .
Согласно ст. 167-168 ТК РФ и п. 10 Инструкции № 62 командированному работнику помимо выплаты средней заработной платы за время нахождения в командировке возмещаются расходы по найму жилого помещения и проезд к месту командировки и обратно к месту постоянной работы, а также выплачиваются суточные. Кроме того, работнику возмещаются все иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.
Суточные выплачиваются командированному работнику согласно п. 14 Инструкции № 62 за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и праздничные дни, а также дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути. При командировках в пределах Российской Федерации суточные выплачиваются по нормам, установленным Постановлением Правительства РФ (на 2007 год – 100 рублей за каждый день нахождения в командировке).
Расходы по найму жилого помещения в месте командировки возмещаются командированному работнику со дня его прибытия и по день выезда согласно документам, подтверждающим расходы.
Расчеты с подотчетными лицами по выдаваемым им авансам в бюджетном учете учитываются на счете «Расчеты с подотчетными лицами». Аналитический учет расчетов с подотчетными лицами ведется в Журнале операций расчетов с подотчетными лицами или в Карточке учета средств и расчетов.
6. Характерные ошибки и нарушения при расчетах с подотчетными лицами:
1. Нарушения порядка выдачи подотчетных сумм:
- выдача денежных средств лицам, не указанным в списке лиц, которым в соответствии с приказом руководителя учреждения могут быть выданы деньги на хозяйственные расходы;
- выдача денежных сумм из кассы под отчет лицам, не являющимся работниками учреждения;
- выдача денег под отчет лицам, не отчитавшимся в срок по ранее полученным авансам;
- несоответствие фактического расхода подотчетных сумм целям, на которые они были выданы;
- выдача подотчетных сумм без оснований;
- систематическая выдача сумм под отчет без необходимости с последующим возвратом их в кассу;
- неистребование денежных сумм с подотчетных лиц, не отчитавшихся в установленный срок;
- списание подотчетных сумм при отсутствии первичных документов.
2. Нарушения при оформлении командировочных расходов:
- отсутствие приказов (распоряжений) о направлении работников в командировку;
- отсутствие командировочных удостоверений или ненадлежащее их заполнение;
- неполное заполнение реквизитов командировочного удостоверения (отсутствие печатей в пунктах назначения, отметок) ;
- несоблюдение установленных норм командировочных расходов. Возмещение командировочных расходов сверх установленных законодательством норм без основания;
|
Из за большого объема этот материал размещен на нескольких страницах:
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 |
