Контроль и ревизия (стр. 5 )

3. Источники информации при проверке банковских операций:

- приказ об учетной политике учреждения;

- журнал операций с безналичными денежными средствами;

- анализ счетов «Денежные средства учреждения на банковских счетах», «Расчеты по платежам из бюджета с органами, организующими исполнение бюджета»;

- банковские выписки со счетов, открытых в органах федерального казначейства;

- первичные денежно-расчетные документы (поручения и т. д.);

- первичные платежные документы (счета, акты выполненных работ и оказанных услуг, накладные, счета-фактуры);

- первичные кассовые документы (приходные и расходные кассовые ордера);

- чековые книжки;

- Баланс исполнения бюджета (ф. 0503130);

- Отчет о финансовых результатах деятельности (ф. 0503121);

- Главная книга и др.

4. Процедуры, которые могут быть использованы при проверке банковских операций: просмотр документов, сравнение документов, опрос, подтверждение (справка Казначейства (банка) об остатке денежных средств на счете).

Перед проведением проверки составляется примерный перечень процедур:

- получить полный список используемых лицевых счетов;

- получить список размещенных депозитов с указанием сумм начисляемых процентов, сроков размещения и начисленных процентов на дату составления баланса;

- выверить остатки по счетам на дату составления отчетов и провести анализ выявленных расхождений;

- разослать в казначейство или банки письма с просьбой о подтверждении размера остатков на счетах;

- проверить соответствие сумм по выпискам банка суммам, указанным в приложенных к ним первичных документах (выборка);

- проверить правильность и полноту зачисления денежных средств, сданных в казначейство (банк) наличными.

5. Общие моменты, на которые ревизору следует обратить внимание, при проведении проверки

Проверка банковских операций начинается с того, что ревизор знакомится со сведениями о лицевых счетах и счетах в иностранной валюте в банках. При этом он устанавливает количество и номера этих счетов, наименования банков. Эти данные нужны для проверки наличия банковских выписок по всем счетам и регистров синтетического учета по каждому счету.

Операции по зачислению и списанию денежных средств с банковских счетов оформляются первичными документами, формы и порядок заполнения которых установлены инструктивными указаниями Центрального банка РФ. К таким документам относятся:

- выписки банка с приложенными утвержденными банком формами расчетно-платежных документов: платежное поручение, платежное требование, платежное требование-поручение, платежный ордер, инкассовое поручение (распоряжение), заявление на взнос наличных денег на лицевой счет, бланк денежного чека на снятие наличных денег со счета;

- первичные документы, прилагаемые к расчетным банковским документам и обосновывающие правомерность совершаемых операций.

Ревизор проверяет правильность оформления документов, проводит арифметическую проверку документов и проверку на законность совершаемых по банковским счетам хозяйственных операций.

Для подтверждения достоверности бухгалтерской отчетности нужно проверить соответствие ее показателей данным синтетического и аналитического учета и выпискам банка. Данная процедура проверки по счетам оформляется рабочими документами ревизора. При выявлении расхождений необходимо показать сумму отклонений и выявить их причины.

Проверка полноты и правильности синтетического учета операций по лицевому счету проводится по каждому счету. Следует обратить внимание на корреспонденцию счетов по записям, отражающим операции на банковских счетах.

Кроме того ревизор также проверяет:

- порядок ведения учетных регистров;

- ведутся ли регистры синтетического учета по каждому счету, открытому в банке, составляется ли сводный регистр;

- своевременность отражения в регистрах синтетического учета операций по движению денежных средств на лицевом счете; производятся ли записи в учетные регистры по каждой выписке банка;

- тождественность записей в учетных регистрах и в выписке банка.

При проведении проверки законности списания денежных средств с лицевого счета ревизор выполняет следующие действия. Перечисление денежных средств с расчетного счета в погашение задолженности поставщикам следует анализировать в разделе ревизора расчетов с поставщиками и подрядчиками, чтобы установить, насколько реально и обоснованно они использованы.

Пересекающейся процедурой проверки банковских операций является проверка списания денежных средств со счета и полноты оприходования наличных денег в кассу. Ревизор должен проверить приложена ли к выписке банка по операции снятия наличных денег квитанция к приходному кассовому ордеру; а также тождественность записей в регистрах синтетического учета по банковским счетам и счетам учета кассовых операций.

Бюджетный учет

На счете «Денежные средства учреждения на банковских счетах» учитываются операции по движению денежных средств учреждения в случае проведения указанных операций не через органы, осуществляющие кассовое обслуживание исполнения бюджетов. Также на счете учитываются операции со средствами, полученными от деятельности, приносящей доход.

Учет операций по движению средств на счете ведется в Журнале операций с безналичными денежными средствами на основании документов, приложенных к выпискам со счетов.

Счет «Расчеты по платежам из бюджета с органами, организующими исполнение бюджетов» предназначен для учета учреждением расчетов по платежам из бюджета с органами, организующими исполнение бюджетов.

Платежи из бюджета учитываются на основании документов, приложенных к выписке со счета бюджета, предоставляемой органом, организующим исполнение бюджета, соответствующим главным распорядителям (распорядителям) получателями средств бюджета.

Следующим моментом, на который следует обратить внимание ревизору, – это осуществление авансов. Размер допустимого аванса устанавливается постановлением Правительства РФ на каждый финансовый год при условии его отражения в государственном контракте (договоре) на поставку товаров, оказание услуг или выполнение работ.

При проверке банковских операций следует учитывать требования бюджетной классификации, поскольку одним из основных моментов, который должен быть проверен – это правильность применения кодов классификации доходов, функциональной и экономической классификаций расходов, а также источников внутреннего финансирования расходов бюджета.

При выявлении осуществления учреждением расходов не в соответствии с бюджетной классификацией, может быть сделан вывод о нецелевом расходовании средств бюджета в соответствии со ст. 289 Бюджетного кодекса.

При выявлении каких-либо нарушений ревизору необходимо сделать копии документов, подтверждающих данные нарушения, и приложить их к акту проверки.

6. Характерные ошибки и нарушения при совершении банковских операций:

- отсутствие выписок банка;

- отсутствие денежно-расчетных документов;

- отсутствие платежных документов;

- отсутствие разрешений руководства на оплату платежных документов;

- осуществление денежно-расчетных операций по платежным документам, оформленным с нарушением установленного порядка (оплата счета-фактуры несоответствующей формы, оплата счета, выписанного на другое лицо, авансирование сверх установленного законодательством размера: для средств федерального бюджета и др.);

- направление средств на депозитные счета;

- финансовая поддержка коммерческих структур;

- использование денежных средств не в соответствии с бюджетной классификацией;

- случаи подписи руководителем организации и главным бухгалтером незаполненных чеков;

- не производится регистрация банковских платежных документов в журналах;

- суммы по выпискам в банке не соответствуют указанным в приложенных к ним первичных документах;

- несоответствие записей, указанных в выписках банка, записям в журнале операций с безналичными денежными средствами и др.

3.4. Проверка расходования средств на заработную плату

1. Законодательные и нормативные акты:

- Бюджетный кодекс Российской Федерации;

- Трудовой кодекс Российской Федерации;

- Налоговый кодекс Российской Федерации (ч. 1 и 2);

- Федеральный закон -ФЗ «О бухгалтерском учете»;

- «Указания о порядке применения бюджетной классификации Российской Федерации», утвержденные приказом Министерства финансов Российской Федерации н;

- Инструкция по бюджетному учету, утв. Приказом Министерства финансов РФ н;

- Положение об условиях работы по совместительству, утв. Постановлением Госкомтруда СССР, Минюста СССР, ВЦСПС /604-К-3/6-84;

- Постановление Правительства РФ «О трудовых книжках»;

- Приказ Минфина РФ от 22.12.03 № 000н «О трудовых книжках»;

- Постановление Правительства РФ «Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы»;

- Федеральный закон от 01.01.2001 №32 «Об упорядочении оплаты труда работников организаций бюджетной сферы»;

- Постановление Совета Министров РФ «О дифференциации в уровнях оплаты труда работников бюджетной сферы на основе единой тарифной сетки» и др.

2. Задачи проверки расчетов по оплате труда:

- соблюдение требований законодательных и нормативных актов о труде при расчетах с работниками;

- наличие системных документов, связанных с оплатой труда (положение по оплате труда, положение по премированию, трудовые договоры, штатное расписание, приказы, личные карточки, табели учета рабочего времени, лицевые счета и т. д.), и их соответствие установленным требованиям;

- соответствие штатного расписания, утвержденного вышестоящим органом, предельной численности работников и соответствие фактической численности работников штатному расписанию;

- своевременность и полнота внесения изменений и дополнений в штатное расписание;

- правильность определения разрядов, коэффициентов, ставок, установления окладов в соответствии с отраслевыми приказами или Постановлениями Правительства РФ;

- правильность начислений по оплате труда (в том числе законодательно установленных доплат и выплат – за работу в ночное время, праздничные дни, сверхурочно, за простой и т. д.) и соответствие их законодательным и нормативным актам, а также системным документам;

- правильность исчисления удержаний из заработной платы (алименты, возмещение материального ущерба и т. д.);

- своевременность осуществления выплат по оплате труда и депонирования не выплаченных в срок сумм, соответствие выплаты премий, надбавок и доплат отраслевым приказам и положению о премировании;

- правильность оплаты за совместительство и совмещение профессий;

- ведение аналитического учета расчетов по оплате труда по каждому работнику;

- правильность отражения в отчетности задолженности по оплате труда и др.

3. Источники информации при проверке оплаты труда:

- журнал операций расчетов по оплате труда;

- анализ счетов «Расчеты по выданным авансам на заработную плату», «Расчеты по выданным авансам на прочие выплаты», «Расчеты по выданным авансам на начисления на оплату труда», «Расчеты с подотчетными лицами по заработной плате», «Расчеты с подотчетными лицами по прочим выплатам», «Расчеты с подотчетными лицами по начислениям на оплату труда», «Расчеты по заработной плате»; «Расчеты по прочим выплатам», «Расчеты по начислениям на оплату труда», «Расчеты по платежам в бюджет», «Расчеты с депонентами», «Расчеты по удержаниям на оплаты труда»;

- расчетные, расчетно-платежные и платежные ведомости;

- лицевые счета работников;

- табели учета использования рабочего времени и расчета заработной платы;

- трудовые договоры, трудовые контракты;

- трудовые книжки;

- приказы о приеме на работу, о предоставлении отпуска, о присвоении разрядов и т. д.;

- штатное расписание;

- положения о премировании, об установлении надбавок и доплаты, о материальном стимулировании и т. д.;

- личные карточки;

- иные системные документы и др.

4. Процедуры, которые могут быть использованы при проверке расчетов по оплате труда: аналитические процедуры, просмотр документов, сравнение документов, опрос.

5. Основные моменты, на которые следует обратить внимание при проведении проверки.

Проверка расходования средств на выплату заработной платы начинается с отработки расчетно-платежных ведомостей по каждому источнику выплат. В данном случае проверяется наличие подписей получателей и правильность отражения по учету сумм проверенных итогов начислений и удержаний по графам в соответствующих счетах и регистрах аналитического учета.

После проверки ведомостей проверяются выплаченные суммы по лицевым счетам с изучением оправдательных документов. При этом необходима обязательная сверка всех сумм ведомостей с суммами, начисленными в лицевых счетах за соответствующие месяцы.

В ходе проверки ревизор сопоставляет оправдательные документы, фактически послужившие основаниями для начисления заработной платы, с расчетами причитающихся сумм и анализирует содержание приказов, являющихся основанием для начисления заработной платы. Кроме того, проверяются расчеты причитающихся сумм при отклонении фактически отработанного времени от нормативного, за работу в ночное время и др. Для этого используются табели учета использования рабочего времени, графики сменности, листки временной нетрудоспособности, приказы по учреждению.

Одновременно проверяется правильность определения продолжительности оплачиваемых отпусков персонала и расчета среднего заработка за отпуск. При этом используются личные карточки работников (форма № Т-2), документы, подтверждающие право на дополнительные и удлиненные отпуска, приказы по учреждению, лицевые счета каждого работника, записки-расчеты о предоставлении отпуска (форма № 000). Особое внимание обращается на правильность определения количества отработанных в последнем рабочем году полных месяцев для выплаты компенсаций за неиспользованные отпуска при увольнении работников.

Одновременно с проверкой расчетов заработной платы проверяется ряд вопросов:

- правильность оформления приказов в учреждении на прием на работу и увольнение персонала. Используются ли трудовые книжки, личные дела и аттестационные материалы, которые сопоставляются с квалификационными требованиями. При проверке используется Трудовой кодекс РФ;

- соответствие расчетно-платежных ведомостей на выплату заработной платы штатным расписаниям. Применяется метод обхода рабочих мест, анализ профессиональной специализации по трудовым книжкам, документам об образовании, квалификационным материалам, актам приема и сдачи должностей (материальных ценностей, документов), а также установление фактических исполнителей по текущей документации, оформляемой в подразделениях бюджетного учреждения (выполняемые функции сопоставляются с должностными обязанностями по занимаемой должности);

- своевременность выплаты заработной платы с учетом выделенных бюджетных средств на эти цели, обеспечение строго целевого использования, денежных средств, выделенных на заработную плату, своевременность и полнота расчетов с подлежащими увольнению работниками из числа персонала;

- правильность итогов, выведенных в расчетно-платежных ведомостях;

- наличие фактов двойных выплат заработной платы;

- полнота удержания авансов при выплатах заработной платы за каждый отработанный месяц;

- правильность взимания установленных налогов, алиментов и других установленных законодательством сумм; а также законность предоставления работникам льгот по налогам и другим платежам;

- правильность и своевременность разрешения жалоб и заявлений работников по вопросам заработной платы, причины возникновения жалоб и меры по их предупреждению;

Кроме вышеперечисленного в бюджетных учреждений проверяются:

- наличие утвержденного вышестоящей организацией годового фонда заработной платы; правильность включения в фонд заработной платы размеров тарифных ставок (должностных окладов), в том числе по вакантным должностям, повышений, сумм надбавок и доплат к тарифным ставкам, своевременность и правильность корректировки в течение года утвержденного фонда заработной платы, законность использования экономии по фонду заработной платы, установление максимальных размеров оплаты труда высококвалифицированным работникам, установление доплат за фактическое совмещение профессий и другие предусмотренные выплаты за счет экономии фонда заработной платы; наличие перерасходов фонда заработной платы за истекший год, причины и виновные в этом должностные лица;

- правильность расчета и наличие утвержденного руководителем учреждения фонда материального стимулирования; наличие разработанного и утвержденного коллективного договора, положения о премировании и др.; организация материального стимулирования работников учреждения (соблюдение показателей и условий выплаты премий, надбавок стимулирующего характера и материальной помощи).

Ревизор должен обратить внимание на:

- правильность оформления и своевременность представления в бухгалтерию табелей учета использования рабочего времени персонала;

- наличие трудовых книжек работников и их соответствие лицам, числящимся в ведомостях;

- своевременность и правильность проведения аттестации руководителей и специалистов, присвоение квалификационных разрядов работникам;

- правильность приема, оформления и оплаты фактически выполненных работ на условиях совместительства и при совмещении профессий;

- законность и правильность выплат за работу в праздничные дни и среднего заработка за период отпусков или компенсации за отпуск, а также выходные пособия при увольнении персонала;

- правильность подсчета стажа работы работников проверяемого учреждения и наличие протоколов комиссий по его установлению;

- наличие и законность разработанных и утвержденных системными документами (коллективным договором, положениями и др.) перечней и списков на предоставление работникам установленных действующим законодательством льгот и компенсаций, предоставление дополнительных оплачиваемых отпусков.

Размер выявленных в ходе ревизии переплат и неположенных выплат заработной платы определяется за вычетом начисленной суммы налога. Суммы переплат и неположенных выплат по каждому случаю отражаются в акте ревизии или приложении к акту, а общая сумма, кроме того, – в справке о выявленных в ходе ревизии нарушениях с денежными и материальными средствами.

Из Фонда социального страхования РФ работники получают пособия по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, ежемесячное пособие на период отпуска по уходу за ребенком до достижения им возраста полутора лет работающим матерям, по случаю рождения ребенка и ряд других.

Пособие по временной нетрудоспособности является наиболее распространенным из всех видов пособий, выплачиваемых за счет Фонда социального страхования.

Ревизор должен проверить правильность определения заработка, из которого исчисляются пособия, в связи с этим необходимо установить:

- систему оплаты труда, действующую в организации;

- виды оплаты труда, включенные в сумму заработка для исчисления пособия;

- виды заработной платы, которые в соответствии с законодательством РФ не включаются в сумму заработка для исчисления пособий;

- правильность определения периода, за который исчисляется средний заработок;

- правильность определения среднедневного заработка.

Проверяющий должен установить за проверяемый период соответствие общей суммы начисленных пособий по данным счета «Расчеты по единому социальному налогу и страховым взносам на обязательное пенсионное страхование в Российской Федерации» отчетным данным, указанным в расчетной ведомости по средствам Фонда.

Выборочно (за отчетный период) проверить соответствие сумм, выплаченных по листкам нетрудоспособности, данным бухгалтерского учета и отчетным данным, указанным в расчетной ведомости по средствам Фонда.

Проверка может быть проведена сплошным методом (при незначительном объеме) или выборочным (как правило).

Бюджетный учет

На счете «Расчеты по выданным авансам» учитываются расчеты по авансам, перечисленным учреждениями (кроме авансов, выданных подотчетным лицам).

Для отражения в бюджетном учете выданных авансов, связанных с оплатой труда, прочими выплатами и начислениями на заработную плату, используются следующие счета аналитического учета:

- «Расчеты по выданным авансам на заработную плату»;

- «Расчеты по выданным авансам на прочие выплаты»;

- «Расчеты по выданным авансам на начисления на оплату труда».

На счете «Расчеты с подотчетными лицами» учитываются расчеты с подотчетными лицами по выдаваемым им авансам.

Авансы под отчет выдаются по распоряжению руководителя учреждения. Об израсходовании авансовых сумм подотчетные лица представляют Авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы.

Учет расчетов с подотчетными лицами по оплате труда ведется в соответствии с Классификацией операций сектора государственного управления на следующих счетах:

- «Расчеты с подотчетными лицами по оплате труда»;

- «Расчеты с подотчетными лицами по прочим выплатам»;

- «Расчеты с подотчетными лицами по начислениям на оплату труда».

На счете «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» учитываются окончательные расчеты учреждения по оплате труда и начислениям на нее, а именно, начисление и выплата сумм заработной платы, денежного довольствия и стипендий, а также оплаты пенсий, пособий и иных социальных выплат.

Аналитический учет расчетов по оплате труда и стипендиям ведется в Журнале операций расчетов по оплате труда.

Для отражения оплаты труда и начислений на нее используются следующие счета:

- «Расчеты по заработной плате»;

- «Расчеты по прочим выплатам»;

- «Расчеты по начислениям на оплату труда».

На счете «Расчеты по платежам в бюджеты» учитываются расчеты с бюджетом по удержанным налогам из оплаты труда.

Аналитический учет по счету ведется в разрезе видов расчетов в Многографной карточке или в Карточке учета средств и расчетов, с отражением в Журнале по прочим операциям.

Учет расчетов по платежам в бюджет на следующих счетах:

- «Расчеты по налогу на доходы физических лиц»;

- «Расчеты по единому социальному налогу и страховым взносам на обязательное пенсионное страхование в РФ»;

- «Расчеты по прочим платежам в бюджет»;

- «Расчеты по обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний».

Учет расчетов с прочими кредиторами применительно к расчетам по оплате труда ведется на следующих счетах аналитического учета счета «Прочие расчеты с кредиторами»:

- «Расчеты с депонентами». На счете учитываются суммы оплаты труда и стипендий, не полученные в установленный срок. Учет депонированных сумм по оплате труда и стипендиям ведется в Книге аналитического учета депонированной оплаты труда, денежного довольствия военнослужащих и стипендий;

- «Расчеты по удержаниям из оплаты труда». На счете учитываются расчеты по удержаниям из заработной платы и денежного довольствия, стипендий; безналичным перечислениям на счета во вклады сотрудников учреждения; взносам по договорам добровольного страхования; взносам на пенсионное страхование; суммам членских профсоюзных взносов; исполнительным листам и другим документам. Удержания производятся на основании соответствующих документов: письменных заявлений работников, договоров добровольного страхования, исполнительных листов и других документов.