Контроль и ревизия (стр. 6 )

6. Характерные ошибки и нарушения в учете оплаты труда:

- отсутствие системных документов (положений об оплате труда, о премировании, о материальном стимулировании, о надбавках и доплатах, коллективного договора, приказов руководителя и т. д.);

- несоблюдение требований трудового законодательства;

- начисление заработной платы работникам по завышенным разрядам;

- необоснованное установление надбавок и доплат;

- установление и оплата должности, не предусмотренной штатным расписанием;

- наличие подставных лиц;

- несвоевременное внесение записей в трудовые книжки, личные карточки, лицевые счета и другие документы;

- отсутствие подписей работников, подтверждающих ознакомление с приказами и иными документами по оплате труда (например, в личных карточках и трудовых книжках);

- отсутствие аналитического учета по каждому работнику;

- некорректное ведение бюджетного учета расчетов по оплате труда (в том числе по начислениям на оплату труда, удержаниям и др.).

3.5. Проверка расходования средств, выделенных на приобретение нефинансовых активов и их рационального использования

1. Законодательные и нормативные акты:

- Бюджетный кодекс Российской Федерации;

- Гражданский кодекс Российской Федерации;

- Федеральный закон -ФЗ «О бухгалтерском учете»;

- «Указания о порядке применения бюджетной классификации Российской Федерации», утвержденные приказом Министерства финансов Российской Федерации н;

- Инструкция по бюджетному учету, утв. Приказом Министерства финансов РФ н;

- «Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств», утв. приказом Министерства финансов РФ .

2. Задачи проверки расходования средств на ТМЦ заключаются в необходимости удостоверения в:

- наличии основных средств, нематериальных активов и непроизведенных активов, отраженных в учете;

- правильности оформления и отражения в учете операций по поступлению и выбытию ТМЦ;

- ведении аналитического учета по отдельным инвентарным объектам;

- своевременности проведения инвентаризаций ТМЦ;

- проведении конкурсов при закупках товаров, работ и услуг в соответствии с требованиями законодательства РФ;

- разрешении вышестоящей организации и Федерального агентства по управлению федеральным имуществом при федеральной собственности, Министерства имущественных отношений по субъекту РФ при собственности субъекта РФ, Комитета по управлению муниципальным имуществом при муниципальной собственности – в случае списания основных средств и их реализации;

- наличии неиспользуемого оборудования, его состояния, условиях хранения, а также излишнего оборудования;

3. Источники информации, используемые при проверке нефинансовых активов, зависят от принятой учреждением учетной политики. Это выражается в перечне применяемых регистров, их построении, последовательности и способах записей в них. Но следует помнить, что операции с нефинансовыми активами должны оформляться унифицированными межведомственными формами первичной учетной документации.

- совокупность инвентарных объектов, фактически находящихся в организации в качестве ТМЦ;

- анализ счетов «Основные средства», «Нематериальные активы», «Непроизведенные активы», «Амортизация», «Материальные запасы», «Вложения в нефинансовые активы», «Нефинансовые активы в пути»;

- инвентарные карточки учета основных средств (ф. 0504031);

- инвентарные карточки группового учета основных средств (ф. 0504032);

- акты приемки-передачи основных средств (ф. 0301006);

- накладные;

- акты о списании основных средств (формы 0 0 0306004);

- инвентаризационные описи по объектам нефинансовых активов (ф. 0504087);

- договоры, связанные с операциями поступления и выбытия ТМЦ;

- журнал операций по выбытию и перемещению нефинансовых активов;

- Баланс исполнения бюджета (ф. 0503130);

- Отчет о финансовых результатах деятельности (ф. 0503121);

- Главная книга и др.

4. Процедуры, которые могут быть использованы при проверке расходования средств на ТМЦ: проверка арифметических расчетов (пересчет), инвентаризация, просмотр документов, сравнение документов (встречные проверки), опрос, подтверждение, аналитические процедуры.

5. Основные моменты, которые необходимо учитывать при проведении проверки.

Основные направления проверки учета нефинансовых активов должны обеспечить:

- контроль за наличием и сохранностью нефинансовых активов;

- правильность отнесения предметов нефинансовых активов;

- правильность оценки нефинансовых активов в учете;

- правильность оформления и отражения в учете операций по поступлению и выбытию нефинансовых активов;

- правильность начисления и отражения в учете износа и ремонта нефинансовых активов;

- правильность отражения данных о наличии и движении нефинансовых активов в бюджетном учете и отчетности.

Классификация основных средств

В бюджетных учреждениях применяется единая типовая классификация основных средств, в соответствии с которой основные средства группируют по следующим признакам: видам, принадлежности и использованию.

По видам основные средства подразделяются на следующие типы: здания, сооружения, передаточные устройства, рабочие и силовые машины, оборудо-вание, измерительные и регулирующие приборы и устройства, вычислительная и оргтехника, транспортные средства, инструмент, производственный и хозяйственный инвентарь, рабочий и продуктивный скот, многолетние насаждения, внутрихозяйственные дороги и прочие основные средства.

К основным средствам также относятся капитальные вложения на улучшение земли (мелиоративные, осушительные, ирригационные и другие работы) и в арендованные здания, сооружения, оборудование и другие объекты, относящиеся к основным средствам.

В зависимости от имеющихся прав на объекты основные средства подразделяются на:

- объекты основных средств, принадлежащие организации на праве собственности (в том числе сданные в аренду);

- объекты основных средств, находящиеся у организации в оперативном управлении или хозяйственном ведении;

- объекты основных средств, полученные организацией в аренду.

По степени использования основные средства различаются на находящиеся:

- в эксплуатации;

- в запасе (резерве);

- в стадии достройки, дооборудования, реконструкции и частичной ликвидации;

- на консервации.

К нефинансовым активам в соответствии с требованиями Инструкции № 25н относятся: основные средства, нематериальные активы, непроизведенные активы, материальные запасы, а также амортизация, капитальные вложения и нефинансовые активы в пути. Учет нефинансовых активов осуществляется на счетах аналитического учета счета «Нефинансовые активы».

Бюджетный учет

Счет «Основные средства» предназначен для учета объектов основных средств. К основным средствам относятся материальные объекты, используемые в процессе деятельности учреждения при выполнении работ или оказании услуг либо для управленческих нужд учреждения, находящиеся в эксплуатации, запасе, на консервации, сданные в аренду, независимо от стоимости объектов основных средств со сроком полезного использования более 12 месяцев.

Основные средства принимаются к бухгалтерскому учету по их первоначальной стоимости, а именно, в сумме фактических вложений учреждения в приобретение, сооружение и изготовление объектов основных средств с учетом сумм налога на добавленную стоимость, предъявленных учреждению поставщиками и подрядчиками (кроме их приобретения, сооружения и изготовления в рамках деятельности, приносящей доход, облагаемой НДС).

Изменение первоначальной стоимости объектов основных средств производится лишь в случаях достройки, дооборудования, реконструкции, модернизации, частичной ликвидации и переоценки объектов основных средств.

Балансовой стоимостью основных средств является их первоначальная стоимость с учетом указанных изменений.

Учреждения проводят переоценку стоимости объектов основных средств по состоянию на начало отчетного года путем пересчета их балансовой стоимости и начисленной суммы амортизации. Сроки и порядок переоценки устанавливаются Правительством РФ. Результаты проведенной по состоянию на первое число отчетного года переоценки объектов основных средств подлежат отражению в бухгалтерском учете обособленно. Результаты переоценки не включаются в данные бухгалтерской отчетности предыдущего отчетного года и принимаются при формировании данных бухгалтерского баланса на начало отчетного года.

Единицей бюджетного учета основных средств является инвентарный объект. Инвентарным объектом основных средств является объект со всеми приспособлениями и принадлежностями, или отдельный конструктивно обособленный предмет, предназначенный для выполнения определенных самостоятельных функций, или же обособленный комплекс конструктивно-сочлененных предметов, представляющих собой единое целое, и предназначенный для выполнения определенной работы.

В случае наличия у одного объекта нескольких частей, имеющих разный срок полезного использования, каждая такая часть учитывается как самостоятельный инвентарный объект.

Каждому объекту, кроме объектов стоимостью до 1000 рублей включительно, а также библиотечного фонда, драгоценностей и ювелирных изделий независимо от стоимости, независимо от того, находится ли он в эксплуатации, в запасе или на консервации, присваивается уникальный инвентарный порядковый номер.

Присвоенный объекту инвентарный номер должен быть обозначен материально-ответственным лицом в присутствии руководителя учреждения или его заместителя и работника бухгалтерии путем прикрепления жетона, нанесения краской или иным способом, обеспечивающим сохранность маркировки.

Инвентарный номер, присвоенный объекту основных средств, сохраняется за ним на весь период его нахождения в данном учреждении. Инвентарные номера списанных с бюджетного учета объектов основных средств не присваиваются вновь принятым к бюджетному учету объектам.

Арендованные основные средства учитываются у арендаторов на балансовом счете 01 «Арендованные основные средства» под инвентарными номерами, присвоенными им арендодателем, кроме финансовой аренды (если объект основных средств находится на балансе лизингополучателя).

Аналитический учет основных средств ведется на инвентарных карточках:

- инвентарная карточка учета основных средств (открывается на каждый объект основных средств);

- инвентарная карточка группового учета основных средств (открывается на группу объектов основных средств и предназначена для учета объектов библиотечных фондов, производственного и хозяйственного инвентаря).

Инвентарные карточки регистрируются в Описи инвентарных карточек по учету основных средств.

Лица, ответственные за хранение основных средств, ведут Инвентарные списки нефинансовых активов.

Поступление и внутреннее перемещение основных средств оформляются следующими первичными документами:

- Акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений) (ф. 0306001), кроме объектов основных средств стоимостью до 1000 рублей и библиотечного фонда, драгоценностей и ювелирных изделий независимо от стоимости;

- Акт о приеме-передаче здания (сооружения) (ф. 0306030), с приложением документов, подтверждающих государственную регистрацию объектов недвижимости в установленных законодательством случаях;

- Акт о приеме-передаче групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений) (ф. 0306031);

- Накладная на внутреннее перемещение объектов основных средств (ф. 0306032);

- Акт о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных, модернизированных объектов основных средств (ф. 0306002);

- Требование-накладная (ф. 0315006);

- Ведомость выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф. 0504210).

Выдача основных средств в эксплуатацию оформляется следующими документами:

- стоимостью до 1000 рублей включительно – на основании Ведомости выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф. 0504210);

- стоимостью свыше 1000 рублей, а также библиотечного фонда, независимо от стоимости, - на основании Требований-накладных (ф. 0315006).

Выбытие основных средств оформляется следующими первичными документами:

- Акт о списании объекта основных средств (кроме автотранспортных средств) (ф. 0306003);

- Акт о списании групп объектов основных средств (кроме автотранспортных средств) (ф. 0306033);

- Акт о списании автотранспортных средств (ф. 0306004);

- Акт о списании мягкого и хозяйственного инвентаря (ф. 0504143). Применяется для списания однородных предметов хозяйственного инвентаря;

- Акт о списании исключенной из библиотеки литературы (ф. 0504144) с приложением списков исключенной литературы.

Разборка и демонтаж основных средств до утверждения актов об их списании не допускается.

Группировка основных средств осуществляется в соответствии с ОКОФ на следующих счетах Плана счетов бюджетного учета: «Жилые помещения»; «Нежилые помещения»; «Сооружения»; «Машины и оборудование»; «Транспортные средства»; «Производственный и хозяйственный инвентарь»; «Библиотечный фонд»; «Драгоценности и ювелирные изделия»; «Прочие основные средства».

Учет операций по выбытию и перемещению объектов нефинансовых активов ведется в Журнале операций по выбытию и перемещению нефинансовых активов. Для контроля соответствия учетных данных по объектам основных средств у материально-ответственных лиц и данных по соответствующим счетам аналитического учета счета «Основные средства» составляется Оборотная ведомость по нефинансовым активам.

Проверка сохранности, технического состояния и использования основных средств

Ревизия, используя документально-методические приемы и соответствую-щие им контрольно-ревизионные процедуры, по данным счета «Основные средства» и регистрам аналитического учета определяет наличие основных средств по классификационным группам. По инвентарным карточкам проверяют объекты основных средств, находящиеся в эксплуатации, ремонте. На машины, оборудование, транспортные средства должны быть технические паспорта, номера которых указывают в пообъектном учете. В паспортах отмечают информацию о реконструкции, модернизации и капитальном ремонте объектов основных средств, о прохождении технического осмотра и другие данные, необходимые для контроля технического состояния, обеспечения безаварийной работы, планирования профилактических ремонтов и т. п. На основании исследования этих данных ревизия выявляет оборудование, техни-чески неисправное или длительное время находящееся в ремонте, или прежде-временно вышедшее из эксплуатации вследствие несоблюдения графиков технического обслуживания, нарушения техники безопасности, возникновения аварий. Ревизия устанавливает ответственных лиц за допущенные недостатки.

Также по данным бухгалтерского и оперативно-технического учета регист-рируют неустановленные машины и оборудование, излишние и ненужные организации, длительное время находящиеся в запасе объекты основных средств.

Важное условие обеспечения сохранности основных средств – качественное проведение инвентаризации.

До начала инвентаризации рекомендуется проверить:

- наличие и состояние инвентарных карточек, описей и других регистров аналитического учета, а также технических паспортов или другой технической документации;

- наличие документов на основные средства, сданные или принятые организацией в аренду и на хранение. При отсутствии документов необходимо обеспечить их получение или оформление.

При обнаружении расхождений и неточностей в регистрах бухгалтерского учета или технической документации должны быть внесены соответствующие исправления и уточнения.

При инвентаризации основных средств комиссия проводит осмотр объектов и заносит в инвентаризационные описи ф. 0504087 полное их наименование, назначение, инвентарные номера и основные технические или эксплуатационные показатели.

При инвентаризации зданий, сооружений и другой недвижимости комис-сия проверяет наличие документов, подтверждающих нахождение объектов в оперативном управлении, хозяйственном ведении учреждения или на иных правах.

При выявлении объектов, не принятых на учет, а также объектов, по которым в регистрах бухгалтерского учета отсутствуют или указаны непра-вильные данные, характеризующие их, комиссия должна включить в опись правильные сведения и технические показатели по этим объектам.

Оценка выявленных инвентаризацией неучтенных объектов (излишек) должна быть произведена с учетом рыночных цен, а износ определен по действительному техническому состоянию объектов с оформлением сведений об оценке и износе соответствующими актами.

На не подлежащие восстановлению основные средства инвентаризацион-ная комиссия составляет отдельную опись с указанием времени ввода в эксплуатацию и причин, приведших эти объекты к непригодности (порча, полный износ и т. п.).

Одновременно с инвентаризацией собственных основных средств проверяются основные средства, находящиеся на ответственном хранении и арендованные.

По указанным объектам составляется отдельная опись, в которой дается ссылка на документы, подтверждающие принятие этих объектов на ответственное хранение или в аренду.

Счет «Нематериальные активы» предназначен для учета нематериальных активов, которые соответствуют одновременно следующим условиям:

- отсутствие материально-вещественной (физической) структуры;

- возможность идентификации (выделения, отделения) от другого имущества;

- использование в производстве продукции, при выполнении работ или оказании услуг либо для управленческих нужд учреждения;

- использование в течение длительного времени, т. е. срока полезного использования, продолжительностью свыше 12 месяцев или обычного операционного цикла, если он превышает 12 месяцев;

- не предполагается последующая перепродажа данного имущества;

- наличие надлежаще оформленных документов, подтверждающих существование самого актива и исключительного права у учреждения на результаты интеллектуальной деятельности (патенты, свидетельства, другие охранные документы, договор уступки (приобретения) патента, товарного знака и т. п.) или права учреждения на результаты научно-технической деятельности, охраняемые в режиме коммерческой тайны, включая потенциально патентоспособные технические решения и секреты производства (ноу-хау).

В состав объектов нематериальных активов не включаются:

- не давшие положительного результата научно-исследовательские, опытно-конструкторские и технологические работы;

- незаконченные и не оформленные в установленном законодательством порядке научно-исследовательские, опытно-конструкторские и технологические работы;

- материальные объекты (материальные носители), в которых выражены произведения науки, литературы, искусства.

Объекты нематериальных активов принимаются к бюджетному учету по первоначальной стоимости, т. е. по стоимости фактических вложений на их приобретение (изготовление), с учетом сумм налога на добавленную стоимость, предъявленных учреждению поставщиками и подрядчиками (кроме их приобретения (изготовления) в рамках деятельности, приносящей доход, облагаемой НДС, если иное не предусмотрено налоговым законодательством РФ).

Изменение первоначальной стоимости объектов нематериальных активов допускается лишь в случаях модернизации, частичной ликвидации и переоценки объектов нематериальных активов.

Каждому объекту присваивается уникальный инвентарный порядковый номер, который используется в регистрах бюджетного учета и не обозначается на объектах.

Аналитический учет объектов нематериальных активов ведется в Инвентарной карточке учета основных средств. Учет операций по выбытию и перемещению объектов нематериальных активов ведется в Журнале операций по выбытию и перемещению нефинансовых активов.

Поступление нематериальных активов, внутреннее перемещение оформляются следующими первичными документами: Акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений) (ф. 0306001); Акт о приеме-передаче групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений) (ф. 0306031); Накладная на внутреннее перемещение объектов основных средств (ф. 0306032); Требование-накладная (ф. 0315006).

Выбытие нематериальных активов оформляется Актом о списании объекта основных средств (кроме автотранспортных средств) (ф. 0306003), Актом о списании групп объектов основных средств (кроме автотранспортных средств) (ф. 0306033).

Проверка правильности начисления амортизации

Задачей проверки правильности начисления амортизации является контроль соблюдения утвержденных норм амортизационных отчислений по объектам основных средств. Одновременно проверяется износ объектов основных средств, который исчисляется по нормам амортизации на полное восстановление. По основным фондам, сданным в аренду, амортизация начисляется арендодателем.

Расчет годовой суммы начисления амортизации основных средств и нематериальных активов производится линейным способом, исходя из балансовой стоимости объектов основных средств и нематериальных активов и нормы амортизации, исчисленной исходя из срока полезного использования этих объектов.

В течение отчетного года амортизация на основные средства и нематериальные активы начисляется ежемесячно в размере 1/12 годовой суммы.

В течение срока полезного использования объекта основных средств начисление амортизации не приостанавливается, кроме случаев перевода его на консервацию на срок более трех месяцев, а также в период восстановления объекта, продолжительность которого превышает 12 месяцев.

Срок полезного использования объектов основных средств определяется при принятии объектов к бюджетному учету в соответствии с классификацией объектов основных средств, включаемых в амортизационные группы, установленной Правительством РФ. Для тех видов основных средств, которые не указаны в амортизационных группах, срок полезного использования устанавливается учреждением в соответствии с техническими условиями или рекомендациями организаций-изготовителей.

Срок полезного использования объектов нематериальных активов определяется учреждением, исходя из срока действия патента, свидетельства и других ограничений сроков использования объектов интеллектуальной собственности согласно законодательству РФ, ожидаемого срока использования этого объекта.

По нематериальным активам, по которым невозможно определить срок полезного использования, нормы амортизации устанавливаются в расчете на двадцать лет (но не более срока деятельности учреждения).

Начисление амортизации на объекты основных средств и нематериальных активов начинается с первого числа месяца, следующего за месяцем принятия этого объекта к бухгалтерскому учету, и производится до полного погашения стоимости этого объекта либо списания этого объекта с бухгалтерского учета или его выбытия в связи с уступкой (утратой) учреждением исключительных прав на результаты интеллектуальной деятельности (для объектов нематериальных активов).

Начисление амортизации не может производиться свыше 100% стоимости объектов основных средств и нематериальных активов.

Начисление амортизации на объекты основных средств и нематериальных активов прекращается с первого числа месяца, следующего за месяцем полного погашения стоимости объекта или списания этого объекта с бухгалтерского учета.

Начисленная амортизация в размере 100% стоимости на объекты, которые пригодны для дальнейшей эксплуатации, не может служить основанием для списания их по причине полной амортизации.