Контроль и ревизия (стр. 8 )

Предметы мягкого инвентаря маркируются материально-ответственным лицом в присутствии руководителя учреждения или его заместителя и работника бухгалтерии специальным штампом несмываемой краской без порчи внешнего вида предмета, с указанием наименования учреждения, а при выдаче предметов в эксплуатацию производится дополнительная маркировка с указанием года и месяца выдачи их со склада. Маркировочные штампы должны храниться у руководителя учреждения или его заместителя.

Учет операций по расходу материальных запасов, их выбытию из эксплуатации, перемещению внутри учреждения ведется в Журнале операций по выбытию и перемещению нефинансовых активов.

Оприходование материальных запасов отражается в регистрах бюджетного учета на основании первичных учетных документов (накладных и др.).

В тех случаях, когда имеются расхождения с данными документов поставщика, составляется Акт о приемке материалов (ф. 0315004).

Отражение в учете операций по перемещению материальных запасов внутри учреждения, передаче их в эксплуатацию осуществляется в регистрах аналитического учета материальных запасов путем изменения материально-ответственного лица на основании следующих документов:

- Требование-накладная (ф. 0315006);

- Меню-требование на выдачу продуктов питания (ф. 0504202);

- Ведомость на выдачу кормов и фуража (ф. 0504203);

- Ведомость выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф. 0504210).

Списание материалов и продуктов питания производится на основании следующих документов:

- Меню-требование на выдачу продуктов питания (ф. 0504202);

- Ведомость на выдачу кормов и фуража (ф. 0504203);

- Ведомость выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф. 0504210);

- Путевой лист (ф. 0 0 0 0 0 0345007) применяется для списания в расход всех видов топлива;

- Акт о списании материальных запасов (ф. 0504230);

- Акт о списании мягкого и хозяйственного инвентаря (ф. 0504143). Применяется для списания мягкого инвентаря и посуды. При этом списание посуды производится на основании данных Книги регистрации боя посуды (ф. 0504044).

Учет материальных запасов ведется по группам: «Медикаменты и перевязочные средства»; «Продукты питания»; «Горюче-смазочные материалы»; «Строительные материалы»; «Мягкий инвентарь»; «Прочие материальные запасы», «Готовая продукция».

6. Основные ошибки и нарушения

- отсутствие материальных запасов, отраженных в учете;

- отсутствие оправдательных документов или неправильное оформление первичных документов;

- материальная ответственность организуется лишь в отношении собственных материальных запасов, учитываемых на счетах аналитического учета балансового счета «Материальные запасы»;

- оприходование материальных запасов не по цене их приобретения;

- хищение нефинансовых активов (основной тип мошенничества).

3.7. Проверка расчетов с дебиторами и кредиторами

1. Основные законодательные и нормативные акты:

- Бюджетный кодекс Российской Федерации;

- Гражданский кодекс Российской Федерации;

- Федеральный закон -ФЗ «О бухгалтерском учете»;

- «Указания о порядке применения бюджетной классификации Российской Федерации», утвержденные приказом Министерства финансов Российской Федерации н;

- Инструкция по бюджетному учету, утвержденная Приказом Министерства финансов РФ н;

- «Инструкция о порядке составления и представления годовой, квартальной и месячной отчетности об исполнении бюджетов бюджетной системы Российской Федерации», утвержденная приказом Минфина РФ н;

- «Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств», утвержденные приказом Министерства финансов РФ и др.

2. Задачи проверки расчетов с поставщиками и подрядчиками, дебиторами и кредиторами заключаются в необходимости удостоверения в:

- наличии договоров купли-продажи товаров, подряда, оказания услуг, соответствии их содержания и оформления требованиям Гражданского кодекса РФ;

- своевременности списания дебиторской задолженности, невозможной по взысканию; дебиторской и кредиторской задолженностей с истекшим сроком исковой давности; задолженностей при совпадении дебитора и кредитора в одном лице;

- своевременности и полноте проведения инвентаризации расчетов с дебиторами и кредиторами (сверка расчетов);

- ведении аналитического учета по каждому дебитору и кредитору;

- правильности отражения информации о расчетах с дебиторами и кредиторами в бухгалтерской отчетности;

- реальности задолженности.

3. Источники информации для проведения проверки:

- журнал операций расчетов с поставщиками и подрядчиками;

- журнал операций расчетов с дебиторами и кредиторами;

- анализ счетов аналитического учета счетов «Расчеты по авансам выданным», «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»;

- договоры купли-продажи, оказания услуг, выполнения работ;

- счета, счета-фактуры;

- акты выполненных работ, оказанных услуг, накладные;

- акты инвентаризации (сверок) расчетов.

4. Контрольные процедуры, которые могут быть использованы при проверке расчетов с поставщиками и подрядчиками, дебиторами и кредиторами: просмотр документов, сравнение документов, опрос, подтверждение (например, третьих лиц о фактическом размере задолженности) и др.

5. Основные моменты проведения проверки операций с поставщикми и подрядчиками.

Проверку состояния расчетов рекомендуется начинать с анализа материалов инвентаризации расчетов. Инвентаризация расчетов заключается в выявлении по соответствующим документам остатков и тщательной проверке обоснованности сумм, числящихся на счетах. Учитывая, что сами учреждения в большинстве случаев проводят инвентаризацию расчетов с низким качеством (либо вообще не проводят), ревизор должен установить сроки возникновения задолженности по счетам дебиторов и кредиторов, ее реальность и лиц, виновных в пропуске сроков исковой давности (согласно п. 196 ГК РФ срок исковой давности установлен 3 года).

Инвентаризация расчетов проводится в сроки, установленные приказом руководителя (или учетной политикой), но в обязательном порядке перед составлением годовой бюджетной отчетности (п.5 Инструкции о годовой, квартальной и месячной бухгалтерской отчетности бюджетных учреждений и иных организаций, получающих финансирование из бюджета в соответствии с бюджетной росписью, утвержденной приказом МФ РФ н).

При проверке состояния расчетов следует обратить особое внимание на:

- правильность оплаты или получения сумм за принятые или отгруженные материальные ценности;

- наличие оправдательных документов при совершении этих операций и правильность их оформления;

- полноту оприходования и правильность списания полученных ценностей.

Следующий момент – это исследование системы первичного учета, которое строится по следующей схеме.

1. Определяется степень воздействия на организацию первичного учета различных внутренних (организационная структура, политика управления и стиль работы руководителей, методы распределения полномочий и ответственности, информационное и кадровое обеспечение, техническая оснащенность) и внешних (требования законодательства, принадлежность организации, специфика отрасли, размеры деятельности, местоположение, используемые ресурсы) факторов.

2. Проводится проверка достоверности (полноты и точности) фактов оприходования материальных ценностей, принятия к учету работ, услуг. На данном этапе достигается уверенность в том, что в организации присутствует вся первичная документация по всем поступившим ценностям и всем оказанным услугам за отчетный период. В зависимости от масштаба деятельности учреждения проверка данных операций проводится сплошным методом или выборочным. Выборку на данном участке целесообразно осуществлять следующим образом: по операциям по поступлению ТМЦ путем выборки с помощью случайного или систематического отбора, по операциям по приобретению работ, услуг путем непредставительной выборки в зависимости от предмета договоров, их стоимости и прочих факторов. Проверяя полноту отражения приобретенных работ, услуг, ревизор может использовать информацию о типичном «наборе» услуг, предоставляемых проверяемой организацией за определенный период, полученную, например, в результате устного опроса или просмотра учетных регистров за предыдущие периоды. При этом проверяющему надлежит сверить данные первичных приходных документов с договорами и на поставку с тем или иным поставщиком. Затем необходимо проверить наличие счетов-фактур от поставщиков по каждой конкретной сделке по журналу регистрации счетов–фактур или Журнала операций расчетов с поставщиками и подрядчиками или Карточке учета средств и расчетов. После этого необходимо сверить полученные данные с данными складского учета или с информацией от бухгалтерии о принятых к учету работах, услугах.

3. При проведении проверки оперативности регистрации фактов поступления материалов, оказания услуг, выполнения работ ревизор должен установить причины расхождений (если таковые есть) между датами совершения хозяйственных операций и сроками их регистрации в учете, а также выяснить, разовый или систематический характер носят такие факты. Полезно также ознакомиться с перечнем постоянных и разовых контрагентов предприятия, причем документам последних уделить особое внимание. По каждому нарушению необходимо взять объяснение либо главного бухгалтера, либо бухгалтера, ответственного за ведение участка, по которому найдено нарушение.

4. Цель проведения проверки законности первичной учетной документации, оформляющей операции по расчетам с поставщиками и подрядчиками - получение достаточного количества доказательств того, что весь массив первичной учетной документации имеет юридическую силу (т. е. соблюдены все требования к оформлению документации). Ревизор полистно просматривает те документы, которые были отобраны им для проверки ранее (в соответствии с выбранными критериями). К проверке документации, оформляющей операции, по которым были обнаружены расхождения, следует подойти с особой тщательностью. По результатам проведения данной процедуры проверяющий должен выявить общий уровень соблюдения правил оформления документов по данному участку и, выявив нарушения, отразить их в акте проверки. Информация по тем операциям, где документов нет, либо они оформлены неверно (отдельные реквизиты отсутствуют либо в документах есть исправления), обязательно должна быть учтена при дальнейшей проверке отражения этих операций на счетах учета.

5. Проверка соблюдения графика документооборота устанавливает наличие или отсутствие графика документооборота по операциям с поставщиками и подрядчиками, на все ли первичные документы он составлен, а также работает ли этот график в действительности. При необходимости ревизор может также лично проследить за движением конкретного документа и исполнением сроков его создания и обработки. Если графиков документооборота нет или они подготовлены формально, то появляется риск того, что некоторые первичные документы могут отсутствовать или быть утеряны, будут приняты к учету (т. е. проверены и обработаны) несвоевременно, например, в следующем отчетном периоде, а также риск приписок и прочих злоупотреблений.

6. В результате осуществления проверки полноты и точности регистрации документа в учетных регистрах проверяющий получает достаточное количество доказательств того, что при принятии документов к учету соблюдены шесть основных принципов:

- было достаточно оснований для регистрации каждого документа;

- все документы, оформляющие проверяемые операции, зарегистрированы полностью;

- все документы отражены в соответствии с экономической сущностью операции и по всем документам произведен точный количественный и качественный перенос данных в систему учета;

- все документы зарегистрированы своевременно;

- все документы зарегистрированы в соответствующих данной хозяйственной операции учетных регистрах;

- каждый документ принят к учету единожды.

Выборка документов, проверяемых в рамках данного этапа, должна производиться с учетом результатов предшествующих этапов. Особое внимание следует уделить документам, на которые не составлены графики документооборота, и операциям, по которым первичные документы отсутствуют либо в них отсутствуют определенные реквизиты.

7. Проверка организации хранения документов и организации доступа к первичной учетной документации – следующий этап проведения проверки. Если в организации нет четко установленного порядка хранения документации в период исполнения документов и в период хранения уже исполненных документов в архиве, то присутствует большой риск несанкционированного доступа к первичным документам. Это может привести как к утере документов, так и к различного рода злоупотреблениям с первичной учетной документацией (приписки, исправления в документах, уничтожение или подлог документов и т. п.). Организации обязаны хранить первичную учетную документацию не менее пяти лет согласно ст.17 Федерального закона -ФЗ «О бухгалтерском учете». Соблюдение этого срока также надлежит проверить в ходе проведения данного этапа. Источниками информации ревизору могут служить графики документооборота, содержащие сроки сдачи документов в архив, оформленные к передаче в архив и уже хранящиеся в архиве дела, акты о выделении документов к уничтожению. В ходе проверки может быть использована информация о наличии или отсутствии в организации системы паролей доступа к автоматизированным рабочим местам, на которых осуществляются создание и обработка документов данного раздела учета.

8. Проверка реальности дебиторской и кредиторской задолженности. Цель этого этапа – достижение уверенности в том, что задолженности контрагентов и задолженности перед контрагентами числятся на счетах учета в реальных значениях. Данный этап – один из важнейших при осуществлении контроля расчетов с поставщиками и подрядчиками, так как операции с кредиторской задолженностью и погашением ее наличными денежными средствами представляют возможность для мошенничества, растрат и искажений финансовой отчетности. Проверяющему необходимо знать типичные способы совершения и сокрытия подобных действий. Наиболее значительных размеров мошенничество может достигать при осуществлении закупочных операций. Нарушения при закупках сырья могут быть как простыми (например, предъявление в качестве оправдательных документов накладных и счетов фиктивных фирм, что легко выявляется в ходе инвентаризации и сверок расчетов), так и очень сложными, которые почти невозможно вскрыть при помощи проверки, когда мошенничество осуществляется по взаимной договоренности должностных лиц обеих сторон сделки в целях обеспечения неверных кассовых выплат. Ревизору следует убедиться также в том, что за проверяемый период не было случаев перекрытия кредиторской задолженности перед одним контрагентом дебиторской задолженностью другого. Кроме того, суммы кредиторской задолженности с истекшим сроком исковой давности должны быть своевременно списаны с баланса учреждения.

9. Проверка расчетов по поставкам. На этом этапе проверяется отражение на счетах учета операций по получению товаров (работ, услуг) от сторонних организаций, не подтвержденных в течение определенного срока первичными документами. Отсутствие подтверждающих документов выявляется в ходе проведения проверки системы первичного учета по данному разделу. Ревизору надлежит убедиться в том, что истребование документов по поставкам производится в организации в разумные сроки.

10. Проверка правильности списания дебиторской задолженности. В ходе этого этапа ревизору необходимо выяснить, были ли в течение проверяемого периода случаи списания дебиторской задолженности с истекшим сроком исковой давности либо нереальной к взысканию. Данная задолженность списывается с баланса учреждения по истечении трех лет с момента последнего подтверждения данной задолженности на забалансовый счет 04 «Списанная задолженность неплатежеспособных дебиторов», где учитывается в течение пяти лет с момента ее списания с баланса для наблюдения за возможностью ее взыскания в случае изменения имущественного положения должников. Суммы, полученные в погашение этой задолженности, списываются с этого счета и подлежат перечислению в доход соответствующего бюджета. Аналитический учет по счету 04 ведется в Карточке учета средств и расчетов с указанием фамилии, имени и отчества должника или реквизитов юридических лиц.

Бюджетный учет

На счете «Расчеты по выданным авансам» учитываются расчеты по авансам, перечисленным учреждениями (кроме авансов, выданных подотчетным лицам).

На счет «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» учитываются расчеты учреждения с поставщиками за поставленные материальные ценности и оказанные услуги, с подрядчиками за выполненные работы

Аналитический учет расчетов с поставщиками как за выданные авансы, так и за поставленные материальные ценности, оказанные услуги ведется в Журнале операций по расчетам с поставщиками и подрядчиками или Карточке учета средств и расчетов.

6. Характерные ошибки и нарушения при проверке расчетов с дебиторами и кредиторами:

- несвоевременное списание задолженности с истекшим сроком исковой давности;

- непроведение инвентаризации (сверки) расчетов;

- несоответствие ГК РФ договоров с дебиторами и кредиторами;

- погашение дебиторской и кредиторской задолженности сверх утвержденной сметы, (в соответствии со ст. 161, 289 БК РФ – нецелевое использование средств федерального бюджета);

- нереальность имеющейся в организации задолженности;

- недостоверность данных о дебиторской и кредиторской задолженности в бухгалтерской отчетности.

Проверка расходования средств, выделенных на ремонтно-строительные работы

Поскольку расчеты с организациями по выполнению ремонтно-строительных работ являются одной из операций по расчетам с поставщиками и подрядчиками, то предлагаем вам моменты осуществления проверки расходования средств, выделенных на ремонтно-строительные работы.

Основные законодательные и нормативные акты предлагаем те же, что и по вопросам проведения проверки расчетов с поставщиками и подрядчиками, а также специфические документы, регламентирующие проведение ремонтно-строительных работ (перечень большой, поэтому не приводится).

Основными задачами проверки расходования средств на ремонтно-строительные работы являются:

- определение наличия финансирования на ремонтно-строительные работы и вид строительных работ;

- определение способа строительства или ремонтных работ – подрядный или хозяйственный;

- ведение учета договоров по строительству или ремонту;

- проведение мероприятий по осуществлению подрядных торгов;

- проведение независимой экспертизы проектов и смет;

- проверка оформления договоров;

- наличие полного комплекта договорной документации (копий лицензий подрядных организаций, сметной документации, расчетов и документов, подтверждающих стоимость работ в существующих ценах);

- определение вида договорной цены (твердая – установленная неизменно на весь период работ, или текущая – изменяющаяся под воздействием экономических факторов);

- определения метода определения стоимости работ (базисно-индексный, базисно-компенсационный, ресурсный);

- правильность применения индексов удорожания на базе фактических затрат (рыночного коэффициента) по данным регионального центра по ценообразованию;

- при расчете базисной цены проверка правильности применения расценок;

- наличие и проверка исполнительной документации (актов приемки выполненных работ формы №КС-2 и справки о стоимости выполненных работ формы № КС-3);

- наличие ежегодных актов сверки дебиторской и кредиторской задолженности между заказчиком и подрядчиком.

Источники информации:

- журнал операций расчетов с поставщиками и подрядчиками;

- журнал операций расчетов с дебиторами и кредиторами;

- анализ счетов аналитического учета «Расчеты по авансам выданным», «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»;

- договоры на выполнение ремонтно-строительных работ;

- счета, счета-фактуры;

- акты выполненных работ, справки о выполнении работ и др.;

- акты инвентаризации (сверок) расчетов;

- сметная и исполнительная документация.

Процедуры, которые могут быть использованы при проверке ремонтно-строительных работ: просмотр документов, сравнение документов, опрос, подтверждение (встречная проверка), контрольный обмер.

Ревизия операций по текущему и капитальному ремонту

Восстановление работоспособного состояния основных средств осуществ-ляется путем проведения текущих и капитальных ремонтов. Ревизия проверяет планирование ремонтов по периодам, величину затрат, обеспеченность финан-сированием, материальными и трудовыми ресурсами, обоснованность расчетов потребности оборудования, требующего и не требующего монтажа, и т. п.

Текущий ремонт в учреждениях может выполняться собственными силами – ремонтно-строительными бригадами. Ревизия проверяет соответствие объе-мов работ, указанных в сметной документации и в нарядах на оплату выпол-ненных работ, т. е. устанавливается, не было ли допущено завышение объемов работ. Одновременно проверяется правильность применения расценок по опла-те труда, норм расхода материалов, топливно-энергетических ресурсов. Для этого используются данные бухгалтерского учета и планово-нормативная доку-ментация, регулирующая операции по ремонту основных средств. Также воз-можно проведение работ по текущему ремонту с помощью подрядной организации.

Капитальный ремонт основных средств выполняется подрядными организациями по договорам со строительными организациями. Производится он в соответствии с годовыми планами. Титульные списки утверждаются на год вышестоящей организацией по заявкам, направленным учреждением. В пределах плана финансирования капитального ремонта годовые и квартальные планы объемов работ по отдельным объектам утверждаются руководителем учреждения. Основанием для этого является сметно-техническая документация, составленная согласно актам технического осмотра объектов, подлежащих ремонту, и установленному объему работ.

Стоимость ремонта определяется по дефектным ведомостям. Счета поставщиков материалов, запасных частей и агрегатов для капитального ремонта принимаются к оплате, если в них сделана ссылка на прейскурант, на основании которого применены данные цены. Сметная стоимость капитального ремонта уменьшается учреждением на стоимость полученных при разборке материалов, запасных частей и агрегатов по ценам возможного использования. Обоснованность затрат по капитальному ремонту основных средств, выполненных подрядным способом, ревизия проверяет по счетам подрядчиков, предъявленным учреждению, согласно утвержденному прейскуранту на ремонт машин и оборудования или сметно-технической документации по другим объектам основных средств.

Ревизия затрат по капитальному ремонту основных средств, выполняемому хозяйственным способом, производится по данным бухгалтерского учета с использованием методических приемов информационного моделирования, нормативно-юридического обоснования, камеральных проверок, экспертизы проектов, документального контроля.

Характерные ошибки и нарушения:

- несоответствие набора работ и расценок сметной документации, наличие объемов работ, не предусмотренных сметой;

- выполнение и оплата работ, не предусмотренных сметой;

- применение завышенных расценок;

- выполнение работ подрядчиком не в полном объеме;

- фактическая стоимость приобретенных материалов не подтверждена соответствующим расчетом с приложением необходимых счетов-фактур, накладных и товарных чеков на полный объем выполненных работ.

Проверка расходования средств, выделенных на хозяйственное содержание помещений, обоснованность затрат по оплате коммунальных услуг

Также предлагаем вашему вниманию основные моменты проведения проверки расходования средств, выделенных на хозяйственные расходы и содержание помещений, обоснованность затрат по оплате коммунальных услуг.

Основными задачами проверки являются необходимость удостоверения:

- в наличии лимитов потребления топливно-энергетических ресурсов;

- в наличии договоров подряда, оказания услуг, соответствии их содержания и оформления требованиям Гражданского кодекса РФ;

- в своевременности и полноте проведения инвентаризации расчетов с энергоснабжающими и обслуживающими организациями (сверка расчетов);

- в ведении аналитического учета по каждому поставщику и подрядной организации;

- в правильности отражения информации в бухгалтерской отчетности;

- в реальности задолженности;

- в правильности установленных тарифов на предоставление коммунальных услуг;

- в оплате за счет средств федерального бюджета коммунальных услуг в пределах лимитов бюджетных обязательств и за фактически потребленный объем.