Методические указания для практических занятий и самостоятельной работы студентов по дисциплине «Экологический менеджмент и аудит» (стр. 18 )

Каждый разработанный документ регистрируется в соответствующем перечне, разрабатываемом по каждому виду документации, например, по стандартам предприятия.

Пример формы перечня документов, действующих в организации приведен в приложении 7.

Идентификация документации осуществляется путем указания номера экземпляра на титульном или первом листе документа, а также надписью (штампом) "Контрольный" на подлиннике документа, полученном от разработчика.

Изъятие устаревших (отмененных) документов обеспечивается путем предоставления последних ответственному за управление документацией. Документация, предназначенная для изъятия, уничтожается ответственным за управление отдельными видами документов. "Контрольный" экземпляр, оставленный для юридических или справочных целей, идентифицируется надписью "Аннулирован".

Процедуры управления различными видами документации строятся на общих принципах, установленных в Руководстве по экологическому менеджменту предприятия в соответствии с ГОСТ Р ИСО 14001, и конкретизируются в соответствии с их спецификой для каждого вида документации.

Процедура управления внешними документами в основном соответствует управлению внутренними документами, но имеет некоторую специфику, определяемую происхождением этих документов и их видом.

Получаемые стандарты копируются в необходимом количестве экземпляров, маркируются штампом "Учтенный экземпляр N _______" с указанием номера копии и выдаются подразделениям под расписку в журнале регистрации.

Экземпляры стандартов, маркированные штампом "Контрольный экземпляр", помещают в специальные папки. При получении информации об изменениях в стандартах представитель экологической службы в 5-дневный срок изымает из обращения все учтенные копии документов, проводит изменения и возвращает их пользователям. Внесение изменений в стандарты до получения новой версии может производиться путем вклейки извещения об изменении в документ или на отдельный лист, прилагаемый к документу. Все изменения, внесенные в стандарты, регистрируются в специальном журнале.

Формы Извещений об изменении и Журнала учета изменений представлены в приложениях 8, 9.

Внешние документы методического характера включают методические рекомендации, инструкции и методики, относящиеся к различным аспектам природоохранной деятельности и разрабатываемые различными государственными органами, ответственными за охрану окружающей среды.

Регистрацию, формирование фонда и обеспечение методическими документами всех заинтересованных в них подразделений осуществляет экологическая служба предприятия.

Ответственность за управление внешней документацией на предприятии в целом возлагается на специального представителя, в подразделениях - на их руководителей.

Процедуры управления внешними и внутренними распорядительными документами устанавливает ответственность, например, секретаря или делопроизводителя за учет, хранение, рассылку и контроль сроков исполнения.

Все приказы и распоряжения регистрируются в Журнале приказов и распоряжений секретарем или делопроизводителем. Вариант формы такого журнала представлен в приложении 10.

Копии внутренних распорядительных документов регистрируются в Журнале входящей информации и хранятся в подразделениях, где работают лица, назначенные руководителем предприятия для их исполнения ( приложение 11).

Планы, графики, программы, предусматривающие взаимодействие структурных подразделений, перечни документации разрабатываются и согласовываются руководителями, на которых возложена ответственность за подготовку данных документов, утверждаются руководителем предприятия.

Ответственный за управление документацией в подразделении-разработчике делает копии документов, необходимые для обеспечения всех подразделений, которым поручено выполнение пунктов планов, графиков, программ. Каждому экземпляру документа ответственный за управление документацией присваивает свой номер. Он же направляет учтенные экземпляры вместе с листом регистрации изменений руководителям служб и подразделений предприятия согласно ведомости рассылки.

Обеспечение персонала подразделений нормативной и технической документацией осуществляется по заявкам подразделений. Вариант формы заявки на документацию показан в приложении 12.

Результаты проверки регистрируются в Журнале проверки документации, вариант формы такого журнала приведен в приложении 13.

Места хранения основных документов указаны в таблице 7.

Таблица 7 Места расположения основных документов СУОС

N пп	Обозначение	Наименование	Подразделение хранения контрольного экземпляра	Примечание
1	2	3	4	5
1		Руководство по СУОС	Экологическая служба
2		Документированные процедуры (Приложение 26)	Экологическая служба	По принадлежности
3	Приложение 1	Отчет по результатам предварительной оценки	Экологическая служба
4	Приложение 2	Экологическая политика	Все подразделения
5	Приложение 3	Реестр законодательных актов и основных нормативно-правовых и распорядительных документов, действующих в СУОС (внешние документы)	Экологическая служба
6	Приложение 4	Реестр экологических аспектов и их показателей	Экологическая служба	В подразделениях по принадлежности
7		Реестр важных экологических аспектов и их показателей	Экологическая служба	В подразделениях по принадлежности
8	Приложение 5	Целевые экологические показатели на год	Экологическая служба	В подразделениях по принадлежности
9	Приложение 6	Программа экологического менеджмента	Экологическая служба
10	Приложение 7	План достижения целевых экологических показателей	Экологическая служба	В подразделениях
11	Приложение 8	План работы Координационного Совета на год	Секретарь КС
12	Приложение 9	Перечень документов и записей работы Координационного Совета	Секретарь КС
13		Протоколы заседаний координационного Совета	Секретарь КС
14	Приложение 10	Матрица распределения ответственности и взаимодействия в СУОС	В руководстве по СУОС
15	Приложение 11	План обучения, подготовки и повышения квалификации персонала на год	Служба кадров
16	Приложение 12	Журнал учета обучения и повышения квалификации	Служба кадров
17	Приложение 13	Перечень документации СУОС	Экологическая служба­Делопроизводство
18	Приложение 14	Извещение об изменении в документе	Делопроизводство
19	Приложение 15	Журнал учета изменений	Делопроизводство
20	Приложение 16	Журнал приказов и распоряжений	Делопроизводство	В подразделениях
21	Приложение 17	Журнал входящей информации	Делопроизводство	В подразделениях
22	Приложение 18	Заявки на документацию	Делопроизводство, подразделения
23	Приложение 19	Журнал проверки документации	Экологическая служба­Делопроизводство
24	Приложение 20	Перечень зарегистрированных данных	Экологическая служба	В соответствующих подразделениях
25	Приложение 21	Программа аудитов СУОС на год	Экологическая служба
26	Приложение 22	Планы аудитов СУОС	Экологическая служба
27	Приложение 23	Лист регистрации несоответствий	Экологическая служба	В подразделениях
28	Приложение 24	Отчеты о результатах аудитов СУОС	Экологическая служба
29	Приложение 25	План ликвидации последствий аварийных ситуаций	Отдел охраны труда и промышленной безопасности	В подразделениях
30		Положение об аудиторской группе	Аудиторская группа
31		Приказы и распоряжения (Приложение 26)	Делопроизводство и по принадлежности

10. Мониторинг и измерения

Организация должна устанавливать и поддерживать в рабочем состоянии документированные процедуры регулярного мониторинга и измерения характеристик видов деятельности, которые могут существенно воздействовать на окружающую среду.

Процедуры регулярного мониторинга и измерений основных характеристик операций и видов деятельности, оказывающих значительное воздействие на ОС, включают:

- мониторинг информации, поученной в процессе осуществления производственного экологического контроля природоохранной деятельности организации;