Краткий конспект лекций «Контроллинг в системе управления финансами» (стр. 9 )

 

Виды управленческой отчетности

Классификационный признак	Вид отчетности
1. По объему информации	– частная; – общая
2. По периоду отчетности	– периодическая; – годовая
3. В зависимости от целей составления	– внешняя; – внутренняя

Формальные требования, предъявляемые к управленческой отчетности

Вид требования	Его характеристика
1. Целесообразность	Обобщаемая во внутренних отчетах информация должна отвечать цели, ради которой она была подготовлена
2 Объективность и точность	Внутренние отчеты не должны содержать субъективного мнения и предвзятых оценок; степень погрешности в отчетах не должна препятствовать принятию обоснованных решений
3. Оперативность	Отчетность должна представляться к установленному сроку
4. Краткость	В отчетности не должно быть излишней, избыточной информации: чем меньше объем отчета, тем более оперативно можно осмыслить его содержание и принять нужное решение
5. Сопоставимость	Возможность использовать отчетную информацию для работы разных центров ответственности; отчетность должна быть сопоставима также с планами и сметами
6. Адресность	Внутренняя отчетность должна попасть к ответственному руководителю и другим заинтересованным лицам, но при условии соблюдения степени конфиденциальности, установленной в организации
7. Эффективность	Издержки на составление внутренней отчетности должны быть сопоставимы с выгодами от полученной управленческой информации

Специальные требования, предъявляемые к управленческой отчетности

Вид требования	Его характеристика
1. Гибкая, но единообразная структура	Отчетность должна оперативно реагировать на изменяющиеся цели и потребности управляющих центрами ответственности. Система информации должна быть разработана таким образом, чтобы существовало определенное единообразие данных для группировки и сравнения
2. Понятность и обозримость информации	Каждая отчетная форма должна содержать информацию, необходимую конкретному руководителю. Чрезмерная детализация отчетной информации, ее перегруженность малосущественными показателями затрудняют понимание отчетности и в итоге препятствуют принятию правильных решений
3. Оптимальная частота представления	Периодичность составления внутренней отчетности определяет само предприятия и для каждой однородной группы центров ответственности и сегментов индивидуально
4. Пригодность для анализа и оперативного контроля

Виды управленческой отчетности

Классификационный признак	Вид отчетности
1. По содержанию информации	– комплексные (итоговые) отчеты; – тематические (по ключевым показателям) отчеты; – аналитические отчеты
2. По уровням управления	– оперативные отчеты; – текущие отчеты; – сводные отчеты
3. По объему информации	– сводки; – итоговые отчеты; – общие (сводные) отчеты
4. По формам представления	– в табличной форме; – в графической форме; – в текстовой форме; – в комбинированной форме

Варианты установления управленческой отчетности

Варианты установления управленческой отчетности

 

Наиболее распространенные недостатки внутренней отчетности

Наиболее распространенные недостатки внутренней отчетности

1. Информация обобщается главным образом для контроля объема продаж или определения издержек и не связана с потребностями отдельных управляющих, деятельность которых приносит доход или требует издержек.

2. Обобщаемая в отчетности информация адресуется не тем лицам.

3. В отчетности содержится информация по общим вопросам, что затрудняет принятие решений на конкретных направлениях.

4. Отчетность изобилует избыточной информацией.

Порядок формирования управленческой отчетности

Порядок формирования управленческой отчетности

1. Составить список людей, которым нужно пользоваться управленческой отчетностью: генеральный директор, коммерческий директор, менеджеры по продажам  и т. п.

2. Собрать существующую управленческую отчетность в том виде, в каком она есть.

3. Составить матрицу для управленческой отчетности: пользователи отчетов / виды отчетов, на пересечении вписать, что именно каждый пользователь смотрит в отчете (буквально куда он смотрит, в какую ячейку, на какой итог — чтобы обнаружить бесполезную информацию или информацию в неудобном виде, когда пользователь отчета еще что-то пересчитывает на калькуляторе). Нужно также собрать «хотелки» отчетности: задать вопросы и записать, чего работникам хватает в существующей отчетности. Если на предприятии есть показатели, которые используются как целевые и контрольные, т. е. по которым оцениваются сотрудники и по которым собственник контролирует генерального директора, то надо обязательно включить их в таблицу в ячейки тех отчетов, из которых берутся их значения.

4. Составить управленческий классификатор доходов и расходов (БДР), движения денежных средств (БДДС), бюджет инвестиций и статей для учета оборотов между статьями баланса.

5. Определить какие еще аналитические справочники нужны для составления управленческой отчетности: справочник договоров, клиентов и др.

6. Сделать основные формы отчетности: БДР, БДДС, Баланс. Убедиться, что в отчетность попала та информация, которой руководители пользовались раньше. Составить эти формы на реальных данных.

7. Сделать остальные формы управленческой отчетности на базе статей оборотов, аналитических справочников. В первую, для создания управленческой отчетности, очередь сделать формы, аналогичные тем, что уже используются на предприятии. Затем посмотреть материалы похожих предприятий, посмотреть собранные «хотелки» пользователей и предложить дополнительные формы управленческой отчетности.

8. Добавить в созданные отчеты формулы и вычисляемые значения.

9. Сформировать (или заполнить) формы управленческой отчетности реальными данными за один и тот же месяц. Согласовать получившиеся заполненные формы с исполнителями, которые ранее составляли управленческую отчетность.

10. Согласовать заполненную отчетность с пользователями.

Рекомендации зарубежных авторов по составлению управленческой отчетности

Рекомендации зарубежных авторов по составлению управленческой отчетности

1. Внутренний отчет должен быть адресным и конкретным.

2. Для принятия управленческих решений полезна оперативная информация. Следует учитывать психологические особенности менеджера: какую форму представления информации он предпочитает (табличную или графическую), каковы его планы и пожелания, стиль работы и т. д.

3. Не стоит слишком углубляться в прошлое; полезнее искать информацию, использование которой позволит улучшить дальнейшую работу

4. Не следует слишком часто менять форматы внутренних отчетов.

5. Не следует перегружать отчетность расчетами.

6. Отчеты должны охватывать главное: то, что приближает всех работников к выполнению плана.

7. Не все поддается записи. Кроме составления письменных отчетов необходимо проведение бесед с управляющими всех уровней.

10. Система сбалансированных показателей (ССП, BSC -- Balanced Scorecard)

Элементы системы сбалансированных показателей