Инструкция по судебному делопроизводству на судебных участках мировых судей Волгоградской области (стр. 2 )

1.6. Номенклатура основных нарядов, которые ведутся в судебном участке, формируется в соответствии с Примерной номенклатурой дел и документов, образующихся в деятельности мировых судей, утвержденной 09 июня 2011 г. генеральным директором Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации.

2. Порядок приема, отправления дел и корреспонденции

2.1. Все судебные дела и корреспонденция, поступающие как по почте, так и поданные (доставленные) непосредственно в судебный участок, принимаются, а также отправляются по назначению секретарем судебного участка комитета по обеспечению деятельности мировых судей Волгоградской области (далее — секретарь судебного участка).

2.2. Секретарь судебного участка вскрывает пакеты, проверяет соответствие присланных судебных дел и других материалов описи, а затем ставит на первой странице поступившего материала либо на сопроводительном письме в правом нижнем углу штамп, где проставляется дата поступления материала в судебный участок, регистрационный номер документа по Журналу учета входящей корреспонденции (форма № 1).

Если при вскрытии пакетов будет обнаружено отсутствие какого-либо документа или приложения к нему, об этом составляется акт, один экземпляр которого посылается отправителю не позднее следующего рабочего дня, а второй приобщается к полученным документам и передается вместе с ними на рассмотрение мировому судье (приложение 1).

Конверты от поступивших по почте исковых заявлений, представлений, апелляционных или частных жалоб, исполнительных документов должны быть сохранены и приложены к присланным документам.

Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается по принадлежности или возвращается отправителю с сопроводительным письмом, с оставлением копии сопроводительного письма в соответствующем наряде.

2.3. Поступившие в судебный участок дела, материалы и иные документы, в том числе присланные электронной почтой, факсом, а также телеграммы регистрируются в Журнале учета входящей корреспонденции (форма № 1).

При использовании автоматизированного учета регистрационные журналы учета входящей и исходящей корреспонденции (форма № 1 и форма ) формируются автоматически в автоматизированной системе судебного делопроизводства с последующим распечатыванием в форме реестров на бумажном носителе в конце рабочего дня либо по мере необходимости в течение рабочего дня.

При внесении сведений в графу «Кому направлен документ» Журнала учета исходящей корреспонденции в автоматизированной системе судебного делопроизводства указываются фамилия, инициалы адресата, а также его почтовый адрес.

2.4. Дела об административных правонарушениях, поступившие в судебный участок одновременно с доставкой правонарушителей, до их рассмотрения также подлежат регистрации секретарем судебного участка в Журнале учета входящей корреспонденции и на учетно-статистической карточке (форма № 7р).

2.5. Телефонограммы, принятые и направленные судебным участком, регистрируются секретарем судебного заседания в Журнале регистрации телефонограмм (форма № 1.2).

По поступившим судебным поручениям судов и мировых судей других судебных участков секретарь судебного участка в Журнале учета входящей корреспонденции указывает сведения об их исполнении.

Факсимильные отправления, принятые и направленные судебным участком, регистрируются секретарем судебного участка в Журнале учета факсимильных отправлений (форма № 22).

При большом объеме поступающей по почте корреспонденции регистрация может производиться в нескольких журналах по видам: исполнительные документы, корреспонденция по уголовным, гражданским, административным делам, делам об административных правонарушениях, прочая корреспонденция и т. д.

2.6. Не подлежат регистрации, а передаются с отметкой о дате получения их судебным участком для приобщения к делам:

а) судебные повестки, копии исковых материалов, копии судебных актов, возвращенные в судебный участок;

б) расписки в получении судебных повесток, исковых заявлений, уведомления о получении копий судебных актов.

Также не подлежат регистрации, а передаются с отметкой о времени получения их судебным участком рекламные извещения, поздравительные письма.

2.7. Работники аппарата мирового судьи, после регистрации, но не позднее следующего рабочего дня со дня поступления всю поступившую корреспонденцию передают мировому судье для рассмотрения.

Срочные сообщения (телефонограммы, телеграммы, факсимильные сообщения, документы, присланные электронной почтой и др.) после регистрации передаются мировому судье немедленно.

2.8. Для учета дел и материалов, назначенных к рассмотрению в судебном заседании, секретарем судебного заседания комитета по обеспечению деятельности мировых судей Волгоградской области (далее — секретарь судебного заседания) ведется Журнал (форма № 2), в котором регистрируются все дела и материалы, назначенные мировым судьей к рассмотрению (в том числе гражданские, административные дела по заявлениям о вынесении судебных приказов, отмене судебных приказов, по заявлениям об отмене заочных решений по гражданским делам, дела об административных правонарушениях, по заявлениям об отсрочке и рассрочке исполнения решений мирового судьи, по заявлениям (ходатайствам) о восстановлении процессуальных сроков).

При ведении Журнала учета дел, назначенных к рассмотрению в судебном заседании, соблюдаются следующие требования:

каждое дело вносится в Журнал под самостоятельным порядковым номером;

номера по порядку должны продолжать нумерацию предшествующего дня;

указываются сведения о регистрационном номере, наименовании дела, дате и результате рассмотрения дела, дате сдачи дела секретарю судебного участка.

При использовании автоматизированного учета Журнал учета дел, назначенных к рассмотрению в судебном заседании, формируется автоматически в автоматизированной системе судебного делопроизводства с последующим распечатыванием в форме реестра на бумажном носителе в течение рабочего дня или по мере необходимости.

2.8.1. При использовании автоматизированного судебного делопроизводства список дел, назначенных к рассмотрению на заданную дату, формируется автоматически и размещается на информационных стендах, в информационных киосках и на сайте судебного участка в сроки, указанные в Регламенте организации размещения сведений о находящихся в суде делах и текстов судебных актов в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» на официальном сайте суда общей юрисдикции (далее – Регламент), утвержденном Постановлением Президиума Совета судей Российской Федерации от 27 января 2011 г. № 000.

2.9. Документы, принятые помощником мирового судьи, регистрируются указанным работником в автоматизированной системе судебного делопроизводства и передаются под роспись не позднее следующего рабочего дня для рассмотрения мировому судье.

2.10. Лицо, подающее исковое заявление и другие материалы на личном приеме, может представить дополнительную копию вышеуказанного документа, на которой по его просьбе ставится дата и указывается фамилия лица, принявшего документы, после чего копия возвращается заявителю.

2.11. При отправке по назначению судебных дел и других документов, в том числе при направлении по электронной почте, факсу, регистрация которых производится в Журнале учета исходящей корреспонденции (форма ), в исходящий номер на сопроводительных письмах включается номер регистрации в указанном журнале, номер дела (материала) или номер того наряда, в котором эта переписка должна храниться. Копии сопроводительных писем на рассылаемые материалы, с указанием даты направления и исходящего номера, подшиваются в соответствующие дела и наряды.

Документы для направления материалов по назначению, подготовку которых осуществляет помощник мирового судьи или секретарь судебного заседания, передаются под роспись секретарю судебного участка для регистрации в автоматизированной системе судебного делопроизводства (Журнале учета исходящей корреспонденции) и направления по назначению. Секретарь судебного участка расписывается в получении на копиях сопроводительных писем к рассылаемым документам с указанием даты получения, и направляет документы по назначению не позднее следующего рабочего дня. При этом, передача документов и их направление по назначению должны обеспечивать соблюдение процессуальных сроков, предусмотренных действующим законодательством.

Работники аппарата мирового судьи подшивают копии сопроводительных писем в соответствующие дела (наряды).

Подготовку документов для направления по назначению материалов об исполнении судебных поручений осуществляет помощник мирового судьи. Материалы по исполненным судебным поручениям помощником мирового судьи подшиваются в соответствующий наряд. Сведения об исполнении судебного поручения не позднее следующего рабочего дня сообщаются секретарю судебного участка для внесения отметки об исполнении судебного поручения в Журнал учета входящей корреспонденции.

2.12. Дела, материалы направляются заказными бандеролями, а исковые материалы, исполнительные документы – заказными письмами либо направляются работниками, осуществляющими экспедиторские поездки, направленные на доставление почтовой корреспонденции.

На заказные бандероли и письма составляется список внутренних почтовых отправлений, отдельно на бандероли и на письма (форма № 3). В данном списке необходимо указывать содержание почтового отправления. Список внутренних почтовых отправлений остается в судебном участке и подшивается в хронологическом порядке в соответствующий наряд. Список отправляемой корреспонденции по форме № 3 может формироваться с использованием соответствующих автоматизированных программ в электронном виде с последующим выводом на бумажный носитель.

На документы, направляемые простыми почтовыми отправлениями, составляются описи (реестры), которые подшиваются в хронологическом порядке в соответствующий наряд.

Дела, материалы и корреспонденция, направляемые адресатам с работниками, осуществляющими экспедиторские поездки, направленные на доставление почтовой корреспонденции, записываются в разносную книгу для местной корреспонденции (форма № 4) и сдаются получателям под расписку в этой книге.

2.13. Судебные повестки и копии судебных актов направляются судебным участком в соответствии с требованиями приказа ФГУП "Почта России» от 5 декабря 2014 г. «Об утверждении Особых условий приема, вручения, хранения и возврата почтовых отправлений разряда «Судебное».