Инструкция по судебному делопроизводству на судебных участках мировых судей Волгоградской области (стр. 22 )

13.9. Наряды, книги и журналы подлежат хранению в шкафах, сейфах или ящиках, запираемых на замок и опечатываемых. Хранение документов в не запирающихся шкафах, сейфах, ящиках запрещается.

14. Составление и оформление служебных документов

14.1. Документы должны составляться кратко, ясно и не иметь помарок, их содержание должно быть полным, объективным и исключающим поводы к повторной переписке.

14.2. Для подготовки документов применяется текстовый редактор, обеспечивающий требования графического воспроизведения реквизитов документа (например, Word for Windows версии 6.0 и выше).

Реквизиты документа, состоящие из нескольких строк, печатают через один междустрочный интервал.

Составные части реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения», «Отметка о наличии приложений», «Гриф согласования» отделяют друг от друга двойным междустрочным интервалом.

Без отступа от левой границы текстового поля печатаются реквизиты: «Наименование (заголовок) документа», «Текст документа» (без абзацев), «Отметка о наличии приложений», «Отметка об исполнителе», «Отметка об исполнении документа», наименования должности в реквизитах «Подпись» и «Гриф согласования».

Если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию, то слова «Примечание» и «Основание» печатаются от левой границы текстового поля.

Начало абзаца в тексте печатается с отступом от левой границы - 1,25 см.

14.3. Документы адресуют в органы власти, организации, должностным лицам, структурным подразделениям, гражданам и др.

В реквизите «Адресат» допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной и исполнительной власти, органов местного самоуправления, организаций.

При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании физическому лицу - после фамилии.

Строки реквизита «Адресат» выравниваются по левому краю текстового поля реквизита или центрируются относительно самой длинной строки реквизита.

При адресовании документа без указания должностного лица наименования адресатов пишутся в именительном падеже, например:

"Аппарат Губернатора и Правительства

Волгоградской области"

При адресовании документа руководителю организации наименование должности указывается в дательном падеже, например:

"Председателю комитета информационных технологий

Волгоградской области

"

Почтовый адрес в составе реквизита "Адресат" указывается в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи».

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

Государственное учреждение

Всероссийский научно - исследовательский

институт документоведения

и архивного дела

Профсоюзная ул., д. 82,

Москва, 117393

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

"

Садовая ул., ,

Михайловский район,

Волгоградская область,403340"

Реквизит «Адресат» не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При числе адресатов более 4-х составляется список рассылки документа.

14.4. Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами: 08.01.2010. Буква "г" после цифр не ставится.

При словесно-цифровом способе оформления даты день месяца указывается парой арабских цифр, год четырьмя арабскими цифрами, например: 08 января 2010 г.

При ответах на запросы в начале текста обязательно указываются номер и дата документа, на который дается ответ.

14.5. В сопроводительных письмах отметка о приложении оформляется под текстом письма от границы левого поля. Если приложение названо в тексте письма, в отметке о приложении указывается количество листов и количество экземпляров приложения:

Приложение: на 3 л. в 1 экз.

При наличии нескольких приложений, в отметке о приложении они нумеруются, указываются наименования каждого приложения, количество листов и количество экземпляров:

Приложение: 1. Заключение на проект... на 3 л. в 2 экз.

2. Справка о доработке... на 2 л. в 1 экз.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается. Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 1 экз. только в первый адрес.

Если приложений несколько, они нумеруются (Приложение 1, Приложение 2). В отметке о приложении указывается наименование вида основного документа, его дата и номер:

Приложение 2

к приказу Комитета по обеспечению деятельности мировых судей Волгоградской области

14.6 Гриф утверждения проставляется в верхнем правом углу документа.

Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

УТВЕРЖДАЮ

Председатель комитета по обеспечению

деятельности мировых судей

Волгоградской области

Подпись

Дата

14.7. Реквизит "Подпись должностного лица" отделяется от текста двумя или тремя одинарными междустрочными интервалами.

Наименование должности лица подписавшего документ печатается от левой границы текстового поля через один междустрочный интервал и выравнивается по левому полю. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности лица подписавшего документ с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.

При направлении документа нескольким адресатам подписываются все отправляемые экземпляры.

Отметка об исполнителе (авторе) документа проставляется в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа документа.

Отметка включает фамилию, имя, отчество исполнителя и номер его телефона, например:

"

[phone]"

Отметка об исполнителе документа может дополняться указанием должности исполнителя.

14.8. Каждый исходящий документ, должен иметь копию. После подписания документа копия с отметкой о направлении (исходящий номер и дата направления) подшивается в наряд или дело.

14.9. В документах, составленных по итогам работы комиссий, указываются не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

Председатель комиссии Подпись

Члены комиссии Подпись

Подпись

14.10. Печать является способом подтверждения подлинности подписи мирового судьи на документе. Печать ставится на документах в случаях, предусмотренных законодательными или иными нормативными правовыми актами. Печать ставится на свободном от текста месте, при этом оттиск печати не захватывает личной подписи мирового судьи и может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.

В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой «МП» или иным образом.

14.11. В подписанные служебные документы вносить какие-либо исправления и добавления запрещается.

14.12. Текст телеграммы излагается кратко, без союзов, предлогов и знаков препинания, если при этом не искажается его содержание. В телеграмме не допускаются переносы слов, поправки и исправления.

Телеграмма печатается в двух экземплярах. Перед телеграфным адресом указывается категория телеграммы. Под текстом телеграммы указываются сокращенно должность, а также фамилия подписавшего телеграмму, а под чертой - фамилия и должность этого лица, адрес судебного участка без сокращений и дата отправления телеграммы.

14.13. Все подписанные документы отправляются только через секретаря судебного участка в порядке, установленном настоящей Инструкцией.

Секретарь судебного участка перед отправкой документа обязан: - проверить правильность написания адреса, наличие указанных в документах приложений и подписей. На письмах с несколькими адресами подчеркнуть адрес того корреспондента, которому направляется данный экземпляр письма; - составить опись о направлении документа, в которой проставляется дата и исходящий номер.

14.14. Процессуальные документы составляются по правилам, предусмотренным процессуальным законодательством.

15. Порядок отбора на хранение в архив судебных участков мировых судей

Волгоградской области документов, их комплектования, учета и использования

15.1. Общие положения

15.1.1. Своевременное и качественное оформление судебных дел, формирование нарядов, предусмотренных Номенклатурой дел, имеющих научную и практическую ценность, обеспечение их сохранности является важнейшей задачей сотрудников аппаратов мировых судей.

15.1.2. Качественно организованная работа с документами, своевременный и квалифицированный отбор (комплектование) дел (нарядов) для постоянного хранения, четкий порядок передачи документов в архив и их надлежащее использование и хранение обеспечивают оперативное получение достоверной справочной и научной информации о деятельности мирового судьи.

15.1.3. Настоящая глава разработана в соответствии с требованиями Инструкции о порядке отбора на хранение в архив федеральных судов общей юрисдикции документов, их комплектования, учета и использования, утвержденной приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 28 декабря 2005 г. № 000, Перечня документов федеральных судов общей юрисдикции с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Судебного департамента (далее – Перечень), Примерной номенклатуры дел и документов, образующихся в деятельности мировых судей, утвержденной 09 июня 2011 г. генеральным директором Судебного департамента при Верховном Суде РФ (далее - Примерная номенклатура).