Инструкция по документационному обеспечению управления (делопроизводству) (стр. 14 )

б) подлежащих обязательному рассмотрению должностными лицами из состава Ректората;

На обязательное рассмотрение должностным лицам из состава Ректората передаются документы, требующие решения и исполнения в соответствии с перечнем координируемых подразделений, сферой ответственности, делегируемыми им организационными полномочиями и порядком замещения, утверждаемыми приказом ректора;

в) направляемых сразу на исполнение в структурные подразделения.

В структурные подразделения университета передаются документы, не требующие указаний по исполнению документа (резолюций) ректора или должностных лиц из состава Ректората.

Основанием для принятия решения в ходе предварительного рассмотрения является содержание документа, а не адресование документа конкретному должностному лицу.

После предварительного рассмотрения и выделения документов, требующих рассмотрения ректором или должностными лицами из состава Ректората, такие документы регистрируются в общем отделе (или приемных ректора/проректоров), а затем вместе с нерегистрируемыми документами направляются через общий отдел (приемные) ректору и проректорам.

Основанием для принятия решения в ходе предварительного рассмотрения является содержание документа, а не адресование документа конкретному должностному лицу.

После предварительного рассмотрения и выделения документов, требующих рассмотрения ректором или должностными лицами из состава Ректората, такие документы регистрируются в общем отделе (или приемных ректора/проректоров), а затем вместе с нерегистрируемыми документами направляются через общий отдел (приемные) ректору и проректорам.

На бумажных документах, не требующих рассмотрения ректором и должностными лицами из состава Ректората, работники, осуществляющие их предварительное рассмотрение, проставляют в правом верхнем углу документа наименование или индекс структурного подразделения либо фамилию его руководителя, т. е. осуществляют разметку. После разметки документы, подлежащие регистрации, регистрируются в структурном подразделении, а затем - вместе с нерегистрируемыми документами направляются в указанное в разметке структурное подразделение университета.

5.6. Регистрация поступающих документов

Подлежащие регистрации поступающие документы и обращения граждан должны регистрироваться однократно, независимо от способа их доставки или получения.

Подлежащие регистрации поступающие документы и обращения граждан регистрируются только после предварительного рассмотрения работниками общего отдела в журналах входящей документации, в специальных Журналах регистрации (Приложение 16 п.1.1.).

На подлежащем регистрации поступившем документе оформляется реквизит «Отметка о поступлении документа».

Отметка о поступлении документа в университет оформляется письменно или штампом с указанием даты поступления и входящего регистрационного номера документа располагается в правой нижней части лицевой стороны первой страницы документа.

На корреспонденции, не подлежащей вскрытию, штамп ставится на конверте.

Отметка о поступлении документа в университет оформляется в соответствии с правилами оформления реквизита 30.

Подлинник документа на бумажном носителе передаётся для исполнения и последующего хранения в структурное подразделение-исполнитель.

Документы, поступившие с отметками «Срочно», «Оперативно» и т. п., регистрируются незамедлительно. Документы, поступившие в рабочее время, регистрируются в день поступления. Документы, поступившие в нерабочее время, регистрируются на следующий рабочий день. Среди подлежащих регистрации поступающих документов отдельно регистрируются два документа потока:

- документы, поступившие из Министерства образования и науки Российской Федерации, Министерства образования и науки Республики Бурятия, Народного Хурала Республики Бурятия и Правительства;

- документы от различных организаций и обращения граждан.

Подлежат регистрации обращения граждан, в том числе работников и обучающихся Университета:

- предложения;

- жалобы;

- ходатайства;

- петиции (коллективные обращения);

- заявления.

Документы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года.

В состав регистрационного номера для поступающих документов входит порядковый номер в пределах данного документопотока, который для типа поступления может дополняться буквенным индексом «Ф»-факс или «ЭП»-электронная почта, а также, исходя из информационных потребностей, может добавляться буквенный индекс внутреннего структурного подразделения, регистрирующего документы.

5.7. Рассмотрение поступающих документов

Поступившие документы должны отдаваться ректору и должностным лицам из состава Ректората, имеющим право рассмотрения документов, в день их поступления, а срочные документы должны докладываться немедленно.

Телефаксы, телеграммы, телефонограммы после регистрации передаются на рассмотрение ректору или исполнителям немедленно.

Поступивший вслед за телефаксом подлинник документа направляется в соответствующее структурное подразделение-исполнитель.

Поступившие документы должны передаваться на рассмотрение ректору и должностным лицам из состава Ректората на бумажных носителях и только после регистрации.

Зарегистрированные в Общем отделе документы поступают на аналитическое рассмотрение Заведующему общим отделом.

Заведующий Общим отделом после ознакомления с документами и подбора необходимой информации по ним направляет документы:

- для рассмотрения ректором - руководителю секретариата;

- для рассмотрения должностными лицами из состава Ректората, - помощникам должностных лиц из состава Ректората, в соответствии с делегируемыми полномочиями, перечнем координируемых подразделений и сферой ответственности, установленными приказом ректора.

Заведующий Общим отделом просматривает, анализирует и систематизирует поступившие документы, при необходимости вносит в них проекты указаний по исполнению документов (резолюций) и передаёт поступившие документы ректору на рассмотрение.

Ответственные за делопроизводство лица из состава Ректората также просматривают, систематизируют, подбирают необходимую информацию, при необходимости вносят в них проекты указаний по исполнению документов (резолюций) и передают поступившие документы должностным лицам на рассмотрение.

Ректор и должностные лица из состава Ректората рассматривают поступившие документы и оформляют указания по исполнению документов (резолюции).

Помощники ректора направляют документы с оформленными указаниями по исполнению документов (резолюциями) исполнителям.

Если в указаниях по исполнению документа (резолюции) указано несколько исполнителей, то подлинник бумажного документа направляется работнику, указанному в резолюции первым, т. к. он является ответственным исполнителем, а остальным исполнителям направляются копии.

5.8. Работа исполнителей с поступающими документами

Получив поступающие документы в электронном виде в СЭД или на бумажных носителях, работник, ответственный за делопроизводство, должен:

а) немедленно ознакомиться с их содержанием, выделив документы, требующие срочного исполнения;

б) внести сведения о полученных бумажных или электронных документах в журнал учёта входящих документов;

в) направить руководителю структурного подразделения документы в электронном виде или по его указанию распечатать и передать ему в день получения документов.

Руководители структурных подразделений осуществляют:

а) оперативное рассмотрение документов и оформление указаний по исполнению документов (резолюций). При рассмотрении документов и корреспонденции руководитель структурного подразделения выделяет документы, требующие срочного исполнения.

б) незамедлительную передачу их непосредственному исполнителю. Непосредственный исполнитель получает документы в соответствии с указаниями по исполнению документов (резолюциями) руководителя структурного подразделения в день поступления документов. Срочные документы передаются исполнителю немедленно.

в) контроль качества исполнения документов и исполнительской дисциплины по документам.

Руководитель структурного подразделения ежедневно проверяет качество и сроки исполнения заданий по поступившим документам.

Сроки исполнения поступивших документов исчисляются в календарных днях от даты поступления документов в Университет.

Конечный срок исполнения документа указывается в тексте документа или в указаниях по исполнению документа (резолюции) руководителя, если отличается от типового. Если срок исполнения в документе или указаниях по исполнению документа (резолюции) не указан, он является типовым (приложение № 13).

Не являются типовыми сроки исполнения документов с поручениями ректора, поставленные на контроль. Такие документы подлежат исполнению в срок не более 10-ти календарных дней.

Исполнение документа предусматривает:

а) сбор и обработку необходимой информации;

б) подготовку и оформление проекта документа;

в) согласование проекта документа;

г) доработку проекта документа по замечаниям, полученным в ходе согласования;

д) представление проекта документа на подпись (утверждение);

е) подписание (утверждение) ректором, должностными лицами из состава Ректората либо руководителями структурных подразделений, имеющими право подписи документов;

ж) подготовку реестра рассылки документа;

з) определение места хранения документа (копии документа).

Если в указаниях по исполнению документа (резолюции) указано несколько исполнителей, то работник, указанный в резолюции первым, является ответственным исполнителем.

Ответственный исполнитель должен обобщать все предоставленные ему остальными соисполнителями документы (проекты документов, справок, сведений и т. д.) и создавать окончательный проект документа.

Ответственный исполнитель имеет право созывать соисполнителей для выработки совместного решения.

Ответственный исполнитель отвечает за организацию исполнения документа в указанный срок.

Соисполнители обязаны своевременно и качественно проводить анализ информации и предоставлять ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимые документы.

Исполнители имеют право пользоваться автоматизированным банком данных университета, справочно-информационными материалами и библиотечным фондом для получения необходимой информации.