Инструкция по документационному обеспечению управления (делопроизводству) (стр. 4 )

Указания по исполнению документа (резолюция) оформляются непосредственно на документе (в заголовочной части документа) или на бланке указаний по исполнению документа (с отметкой о регистрационном номере и дате документа, к которому указания относятся).

Указания по исполнению документа включают следующие элементы:

а) фамилии и инициалы исполнителей;

б) содержание поручения (при необходимости);

в) срок исполнения;

г) подпись руководителя;

д) дата.

Например: , .

Прошу подготовить проект договора подпись дата

Подпись в указаниях по исполнению документа не расшифровывается.

В случае, когда указания по исполнению документа даются двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное первым, или указывается ответственный исполнитель. Ему предоставляется право созыва исполнителей и координация их работы.

Ответственный исполнитель и соисполнители вправе давать поручения в виде указаний по исполнению документа лицам, непосредственно им подчиненным.

На документах, не требующих дополнительных указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в указаниях по исполнению документа указывается исполнитель, подпись автора указаний, дата.

Формулировки резолюции должны четко определять суть задания, срок исполнения и форму представления результатов исполнения.

Реквизит 18 – наименование либо аннотация документа (заголовок к тексту). Заголовок к тексту документа составляется лицом, готовящим проект документа. Заголовок должен быть кратким, точно передавать содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.

Заголовок должен отвечать на вопросы:

1. «О чём?», («о ком?), например:

О согласовании плана мероприятий

2. «Чего?», («кого?»), например:

Должностная инструкция

документоведа

Заголовок располагается под реквизитами бланка, печатается через один интервал и не должен занимать более пяти строк. Заголовок оформляется без кавычек. Точка в конце заголовка не ставится.

Заголовок к документам, оформленным на бланках с угловым расположением реквизитов, имеет угловое расположение. Заголовок к документам, оформленным на бланках с продольным расположением реквизитов, выравнивается по центру.

К тексту документов, оформленных на бланках формата А-5, заголовок допускается не указывать.

Заголовок к тексту документа составляется исполнителем, готовящим проект документа.

Реквизит 19 – отметка о контроле документа. поле документа справа и обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль». Контролю подлежат все документы, требующие исполнения.

Срок исполнения проставляется в форме даты завершения исполнения.

Реквизит 20 – текст документа. Текст документа Университета составляют на русском языке - государственном языке Российской Федерации, в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Текст документа излагается русским литературным языком с учетом особенностей официально-делового стиля, вида документа и его назначения в управленческой деятельности. Содержание документа должно быть изложено кратко, логично, точно и ясно. Тексты документов оформляют в виде:

а) анкеты: при составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и т. д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.

б) таблицы: графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

в) связного текста: связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть, например: приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения.

г) в виде различных вариантов соединения анкеты, таблицы, связного текста.

В документах Университета, как организации, действующей на принципах единоначалия (приказ, распоряжение и т. д.), а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «обязываю», «прошу»).

В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»).

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»).

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав объединения входят», «комиссия установила»).

В письмах используют следующие формы изложения:

а) от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем
на рассмотрение»);

б) от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу
выделить»);

в) от третьего лица единственного числа («Бурятский государственный университет не возражает», «Бурятский государственный университет считает возможным»).

В текстах локальных нормативных актов (правила, положение, инструкция и др.) используются глаголы в форме настоящего времени, придающие тексту предписывающий характер, например: «Виза включает в себя наименование должности...», «Нормативные предписания оформляются в виде пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют».

В тексте документа, подготовленного на основании законодательных, иных нормативных правовых актов и документов других организаций или ранее изданных Университетом документов, указываются следующие реквизиты: наименование вида документа, наименование организации - автора документа, дата документа, регистрационный номер документа, наименование документа (заголовок к тексту), заключенный в кавычки, например: «В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации «Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации» приказываю: ...».

Если текст содержит несколько поручений, решений, выводов и т. д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками с точкой на конце.

Разделы и подразделы могут иметь заголовки (подзаголовки). Заголовки разделов пишутся с прописной буквы (допускается их написание прописными буквами).

Подзаголовки пишутся с прописной буквы. Точка в конце заголовков и подзаголовков не проставляется. В текстах документов должны употребляться только общепринятые в русском языке обозначения, термины и сокращения.

При необходимости употребления сокращения (сокращенного наименования) в тексте сначала пишется полное наименование, а затем в скобках дается его сокращение (сокращенное наименование), за исключением общепринятых сокращений, например: «... номенклатура дел вуза (далее - НД)...».

В текстах документов названия структурных подразделений и коллегиальных органов Университета следует печатать:

а) с прописной буквы с согласованием вида подразделения и его названия в
родительном падеже (чего?):

- названия структурных подразделений, за исключением подразделений, в составе структурного подразделения и названий кафедр, названных по учебным специальностям, направлениям и т. п., например:

Факультет (чего?) физической культуры, спорта и туризма, Институт экономики и управления, Правовое управление и т. п.;

- названия структурных подразделений в составе укрупнённых структурных подразделений (институтов, колледжей, высших школ и т. п.), например:

Юридический отдел Правового управления и т. п.;

б) с прописной буквы с согласованием названия подразделения в качестве
прилагательного и его вида:

- названия структурных подразделений, за исключением подразделений, в составе структурного подразделения, например:

Ученый совет, Учебно-методический совет, Юридический факультет, Планово-финансовое управление и т. п.

- названия структурных подразделений в составе укрупнённых структурных подразделений (институтов, колледжей, высших школ и т. п.), например:

Учебная часть Колледжа, Информационно-аналитический

в) с прописной буквы в одно слово:

- названия структурных подразделений, за исключением названий подразделений, в составе структурного подразделения, например:

Ректорат и т. п.

В текстах документов наименования должностей руководителей структурных подразделений и коллегиальных органов Университета должны печататься со строчной буквы, например: ректор, проректор, президент, декан, директор, заведующий, главный бухгалтер, начальник, руководитель, заместитель начальника и др.

Текст документа выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка каждого абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля. Текст отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом размером № 12 или № 14 через 1-1,5 интервал. Страницы текста нумеруются арабскими цифрами посередине верхнего поля листа.

Реквизит 21 – Приложение.

Если документ имеет приложения, названные в тексте, то отметка о них оформляется по следующей форме, например:

Приложение: на 10 л. в 1 экз.

Если письмо имеет приложения, не названные в тексте, то указывают их наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение: 1. Штатное расписание на 4 л. в 3 экз.