Инструкция по документационному обеспечению управления (делопроизводству) (стр. 19 )

Обязательному учету подлежат все виды печатей, штампов, гербовых бланков документов университета, а также бланки писем, удостоверений, дипломов, свидетельств, студенческих билетов, зачетных, трудовых книжек и т. п.

Учет печатей, штампов (кроме печатей и штампов второго отдела) с проставлением их оттисков и гербовых бланков документов необходимо вести в специальных журналах учета.

Отдельно ведётся журнал учёта поступления и выдачи печатей и штампов, журнал учёта поступления гербовых бланков документов и журнал учёта выдачи гербовых бланков документов, журнал выдачи бланков письма университета.

Листы журналов нумеруются, прошиваются, опечатываются.

Журналы учета включаются в номенклатуру дел подразделения.

Выдача печатей, штампов и гербовых бланков документов необходимо
вести в журнале по следующим реквизитам:

- наименование вида бланка/печати (штампа);

-  получатель бланков/печати (наименование подразделения, должность, инициалы, фамилия);

-  количество экземпляров;

-  серия и номера бланков;

-  роспись в получении;

-  дата возврата и отметка об уничтожении (дата, номер акта).

Выдача печатей и штампов работникам, назначенным ответственными за непосредственное хранение и использование печатей, штампов, производится в Общем отделе под роспись в соответствующих журналах учёта.

Проверка наличия печатей, штампов и гербовых бланков документов, а также порядка их хранения и использования в структурных подразделениях должна производиться не реже одного раза в год экспертной комиссией Университета.

Отметки о проведенных проверках должны делаться в соответствии со следующими правилами и оформляться актом, утверждаемым ректором:

Наименование	Хранится	Применяется
Гербовая печать	Заведующий общим отделом	Документы, подписанные или утвержденные руководством Университета
Печати структурных подразделений	Должность ответственного лица, назначенного приказом ректора	Документы, подписанные или утвержденные руководителями структурных подразделений и их заместителями
Гербовые бланки документов	Должность ответственного лица, назначенного приказом ректора	Служебные письма, справки, приказы, распоряжения, протоколы, акты и др.

8.5.  Хранение печатей, штампов и бланков документов

Гербовая печать хранится в личном сейфе должностного лица, за
которым она персонально закреплена. По окончании рабочего дня сейф и служебный кабинет ставится на сигнализацию и сдаются под охрану.

Простые печати, штампы и гербовые бланки документов должны
храниться в надежно запирающихся шкафах, сейфах.

Обязательному учету подлежат все виды печатей и штампов, бланки дипломов, приложений к дипломам, академических справок, удостоверений о повышении квалификации, дипломов о повышении квалификации, трудовых книжек, талонов на бензин.

За хранение, использование и утрату печатей, штампов и бланков, лица, ответственные за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, несут административную ответственность.

Печать ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица или на указанном месте печати (МП). Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.

Проверка наличия печатей и штампов, а также порядка их хранения и использования производится комиссией не реже одного раза в год сотрудниками общего отдела.

8.6.  Уничтожение печатей, штампов и бланков документов

Испорченные и устаревшие гербовые бланки документов, а также печати и штампы, пришедшие в негодность и утратившие значение, подлежат возврату по месту выдачи и уничтожению.

Уничтожение печатей, штампов и гербовых бланков документов должно производиться комиссией по проверке наличия, использования, хранения и уничтожению гербовых бланков документов, печатей и штампов централизованно методом измельчения не реже одного раза в год по соответствующим актам с отметками в журналах учёта. Печати и штампы уничтожаются по акту (приложение № 17).

Уничтожение испорченных и устаревших гербовых бланков документов оформляется в Отделе статистики и учета контингента студентов, по месту выдачи и возврата бланков документов, по установленной форме акта об уничтожении бланков строгой отчетности (приложение № 18).

  IX.  Составление номенклатуры дел университета

Номенклатура дел университета - оформленный в установленном порядке систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в университете, с указанием сроков их хранения.

Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, индексации дел и определения сроков их хранения. Номенклатура дел является схемой построения справочной картотеки исполненных документов и основой составления описей для постоянного и временного хранения.

Номенклатура дел университета составляется заведующим общим отделом и ведущим архивистом общего отдела университета.

Номенклатура дел, предварительно согласованная с экспертной комиссией (ЭК) университета, согласовывается с Экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) Министерства культуры Республики Бурятия и утверждается ректором (Приложение ).

При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться Уставом университета, положениями о структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, М. 2010 г., Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения, М.1989 г., Примерной номенклатурой дел высшего учебного заведения, М.1999.

В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы подразделений университета.

Названиями разделов номенклатуры дел вуза являются названия структурных подразделений; разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой.

Графы номенклатуры дел университета, его структурных подразделений заполняются следующим образом:

В графе 1 проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру.

Индекс дела состоит из установленного в университета цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.

Например:10-05, где:

10 - обозначение структурного подразделения,

05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется.

В графу 2 заключаются заголовки дел (томов, частей). Порядок расположения заголовков внутри разделов и подразделений номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, их взаимосвязью и систематизацией документов внутри дела.

Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы, переписку и т. д.

Заголовок дела должен четко в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовках дел неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т. д.).

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел. При составлении заголовков дел используются формулировки из примерной номенклатуры дел высшего учебного заведения.

Графа 3 заполняется по окончании учебного года.

В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по Перечню типовых документов.

В графе 5 "Примечание" указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, переходящих делах, выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за оформление дел, о передаче дел в другую организацию для продолжения и др.

  X.  Формирование дел

10.1.  Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизацией документов внутри дел.

Дела в университете формируются децентрализованно, т. е. в структурных подразделениях лицами, ответственными за делопроизводство.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по разрешению одного вопроса; группировать в дело документы учебного года, за исключением переходящих дел; раздельно формировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения. В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; дело не должно превышать 250 листов.

Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет исполнитель по номенклатуре.

На документе проставляются: отметка "В дело N..." , дата, подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения.

Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Распорядительные документы группируются в дела по видам в хронологическом порядке, с относящимися к ним приложениями.

Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела.

Приказы по каждому виду деятельности группируются отдельно.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.