Документированная процедура Работа с заказчиком (стр. 2 )

5.1.3 При проведении лабораторных испытаний по производственному контролю к заявлению предоставляется ППК заказчика. Отбор проб осуществляют специалисты ФБУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в Республике Адыгея».

5.1.4 Регистрация заявления осуществляется в «Журнале регистрации заявлений услугополучателей» Ф 2 ДП 02.09 с присвоением входящего номера, специалистам ООУ формируется договор (Ф3 ДП 02.09.) в программе «1S БУХ» и оформляется производственное задание (Ф 18 ДП 02.09) в компьютерной программе «АСКИД».

5.2 Анализ заявления на проведение лабораторных испытаний и заключение договора на проведение испытаний

5.2.1 Специалист ООУ анализирует данное заявление, при необходимости с привлечением профильного специалиста ИЛЦ для определения перечня определяемых показателей.

5.2.2 Специалист совместно с заказчиком определяет перечень необходимых показателей в соответствии с ППК.

5.2.3 Специалист ООУ согласовывает с заказчиком:

-  методики выполнения испытаний,

-  точность выдачи результата испытания (погрешность или неопределенность),

-  необходимость отбора проб, методы отбора проб;

-  сроки проведения испытаний;

-  порядок возврата проб (при необходимости);

-  возможность привлечения субподрядных организаций.

5.2.4 Заведующие отделов лаборатории устанавливают наличие технических, трудовых, информационных, и других ресурсов для проведения исследований, испытаний, а именно:

-  наличие объектов исследований, испытаний и заявленных показателей в действующей Области аккредитации Центра или филиала;

-  производственные возможности лабораторий для проведения исследований, испытаний;

-  наличие технической возможности лаборатории для выполнения заявленных исследований, испытаний.

5.2.5 В случае невозможности выполнения испытаний, Заказчик немедленно извещается об этом. При необходимости, оформляется письменный отказ специалистом ООУ в течение 3 дней. Отказ регистрируется в «Журнале регистрации неудовлетворенных обращений заказчиков» (Ф 4 ДП 02.09).

5.2.6 При необходимости привлечения субподрядных организаций для проведения испытаний, специалист ООУ или отдела обеспечения санитарного надзора совместно с Заказчиком согласовывает субподрядную организацию (РК) с учетом необходимости наличия подтверждающих компетентность документов. Заказчик сам может выбрать субподрядную организацию. К Договору оформляется приложение с перечнем и видом субподрядных работ.

5.2.7 После заключения договора «заказчику» оформляется счет (Ф 5 ДП 02.09) и «Акт об оказании услуг» (Ф 6 ДП 02.09).

5.2.8 Специалист ООУ согласовывает с Заказчиком время отбора образцов, стандартные методы отбора, технические возможности для проведения исследований (испытаний), сроки отбора образцов и устанавливает наличие специальных средств отбора.

5.3 Подготовка к отбору проб

5.3.1 На основании поручения или заявки специалист ООУ оформляет «Производственное задание» Ф 3 ДП 02.09, в котором определяется объем и виды работ, прописываются сроки исполнения и фамилии ответственных лиц за организацию отбора образцов проб, проведение лабораторных исследований и испытаний, формирование отчетов. Производственные задания под роспись передаются ответственным исполнителям в Центре и филиалах, которые регистрируют их в «Журнале учета производственных заданий» Ф 7 ДП 02.09.

5.3.2 При необходимости проведения измерений, производственное задание получает заведующий отделением радиационного контроля и физических факторов, регистрирует в «Журнале учета поручений и производственных заданий» (Ф 7 ДП 02.09) и организовывает выезд на объект и проведение измерений.

5.3.3 В случае необходимости привлечения персонала ИЛЦ к работам по отбору проб, в производственном задании делается запись об этом, и оно передается в ОПП, где оно регистрируется в «Журнале учета поручений и производственных заданий» Ф 7 ДП 02.09, и заведующий ОПП организовывает отбор проб.

5.3.4 Посуда для отбора проб хранится в ОПП и выдается по мере необходимости специалистам с регистрацией факта выдачи в «Журнале посуды»

Ф 17 ДП 02.09.

5.3.5.В присутствии Заказчика осуществляется отбор проб (образцов) и составление акта отбора проб:

-  смывов Ф 19 ДП 02.09;

-  биотестов Ф 20 ДП 02.09;

-  материала на стерильность Ф 21 ДП 02.09;

-  воздуха для бактериологических исследований Ф 22 ДП 02.09;

-  дез. средств Ф 23 ДП 02.09;

-  продовольственного сырья и пищевых продуктов Ф 24 ДП 02.09;

-  воды Ф 25 ДП 02 .09;

-  почвы Ф 26 ДП02.09;

-  непродовольственных товаров, материалов и изделий Ф 27 ДП 02.09.

5.3.6 Заказчика знакомят со сроками проведения испытаний, и он расписывается в акте отбора проб.

5.3.7 Отобранные образцы изолируют от основной продукции, упаковывают (при необходимости), пломбируют или опечатывают на месте отбора.

5.3.8 На испытание образцы принимаются в упаковке и таре, предусмотренной НД на отбор и РИ.

5.3.9 Специалист, проводивший отбор ставит свою подпись в акте (протоколе) отбора проб.

5.3.10 Отобранные образцы проб с актом (протоколом) отбора и производственным заданием доставляются в отделение приема проб.

5.4 Доставка и кодирование проб

5.4.1 Отобранные пробы (образцы) доставляются в ИЛЦ специалистом в сумках холодильниках (при необходимости).

5.4.2 При доставке проб учитываются условия, сроки и средства доставки, предъявляемых к данным образцам.

5.4.3 Сумки-холодильники снабжены термометрами для контроля температурного режима (при необходимости). Температура хранения и доставки, срок доставки фиксируются в акте отбора проб.

5.4.4 При приеме проб (образцов) специалистом ОПП проводится их идентификация, проверяется внешний вид, маркировка, соответствие номеров партии и образцов, указанных на упаковке и в сопроводительной документации. Образцы, поступившие с какими-либо повреждениями или не идентифицируемые по акту отбора проб, на испытания не принимаются; при случайных повреждениях немедленно ставится в известность МК.

5.4.5 В случае несоответствия условий доставки требованиям НД, отобранные пробы (образцы) не принимаются и регистрируются в журнале «Журнал несоответствий» Ф 8 ДП 02.09 начальником отделения приема проб. Данные пробы (образцы) откладывают в место хранения несоответствующей продукции.

5.4.6 Если возможно проведение испытаний несоответствующей продукции и согласования с заказчиком о возможных отклонениях, данная проба принимается на испытания.

5.4.7 При отказе в приеме на испытания, несоответствующая продукция утилизируется согласно ДП 02.13 «Утилизация отходов», составляется «Акт списания остатков образцов» Ф 13 ДП 02.13.

5.4.8 Специалист ОПП присваивает регистрационный номер и код прошедшим экспертизу пробам (образцам). Код проставляется на каждой упаковочной единице образца, согласно правилам регистрации и кодирования образцов, принятой в ИЛЦ.

5.4.9. Информация с актов (протоколов) отбора проб вводится в компьютерную базу ИЛЦ, формируется «Направление пробы на проведение лабораторных исследований» Ф 10 ДП 02.09 (Ф 43 ДП 02.09. для диагностических исследований), которое прилагается к кодированной пробе.

5.4.10 После регистрации и кодирования проб сотрудник ОПП вносит запись в «Журнал учета поступивших и переданных на анализ проб» Ф 9 ДП 02.09, здесь же регистрируется номер производственного задания и определяется дата выдачи протокола лабораторных испытаний с учетом выходных и праздничных дней и проба передается в лабораторию.

5.4.10. По мере окончания проведения исследований (испытаний) персонал вводя полученные результаты исследований (испытаний) формирует протокол лабораторных испытаний.

5.5. Порядок реагирования и взаимодействия структурных подразделений в случае получения в ИЛЦ неудовлетворительного результата анализа

5.5.1. При проведении надзорных мероприятий

5.5.1.1. При обнаружении нестандартного образца пробы, исполнитель немедленно информирует заведующего отделением в устной форме, последний совместно с комиссией компетентных специалистов по качеству проводимых исследований (назначена приказом главного врача) проверяет информацию, выносит решение о необходимости проведения контрольных исследований, измерений, устно информирует руководителя ИЛЦ. Исполнитель делает запись о полученном результате в «Журнале учета нестандартных проб» (Ф 11 ДП 02.09) в ОПП.

5.5.1.2. Заведующий ОПП в течение часа, пишет «Информационную записку» заказчику (Ф 12 ДП 02.09), оформляется протокол лабораторных испытаний, дополнительный экземпляр подшивается в папку «Копий протоколов нестандартных проб».

5.5.1.3. Если нестандартный результат (токсичные элементы, нитраты, бенз(а)пирен, пестициды, патогенные микроорганизмы, радиологические и физико-химические показатели, показатели идентификации продукции характеризующим фальсификацию) получен до 12:00 информация предоставляется до 14:00, если позже 13:00 - до 16:00 текущего дня.

5.5.1.4. Филиалы ФБУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в Республике Адыгея» предоставляют информационную записку в Центр на имя главного врача в срок не позже 3 часов после обнаружения неудовлетворительного результата, но не позднее 14:00.

5.5.1.5. Заказчик (лицо, выдавшее производственное задание в ИЛЦ) пишет письмо, заверенное главным врачом (зам. главного врача) ФБУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в Республике Адыгея» в Управление Роспотребнадзора в срок не позже 2 часов после обнаружения неудовлетворительного результата, но не позднее 15:00 и оформляет экспертное заключение на основании поручения.

5.5.2. При оказании платных услуг

В случае выявление нестандартного образца при оказании услуг по осуществлению производственного контроля или по заявке, процедуры аналогичны тем, что прописаны в п. 5.5.1.1. и п. 5.5.1.2.

Начальник отдела оказания услуг пишет письмо на имя потребителя, заверенное главным врачом (зам. главного врача), в котором указывается о необходимости проведения повторных испытаний, измерений, исследований.

Потребитель услуг устраняет возможные причины получения нестандартной пробы и отдел оказания услуг, по договоренности осуществляет повторный отбор проб.

В случае повторного получения нестандартных результатов испытаний, исследований, измерений Управление Роспотребнадзора в РА ставится в известность информационным письмом.