·  регистрировать документы независимо от формата файла - используемой внутренней структуры и/или кодировки электронного документа или компонентов электронного документа, метода кодировки и других технологических характеристик, без внесения каких-либо изменений в их содержание;

·  отображать документы в соответствии с принятой номенклатурой дел.

Документы должны храниться в СЭД с фиксацией реквизитов документа, которые обеспечивают подтверждение следующих свойств документа в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003:

·  документ введен в СЭД в соответствии с правилами предприятия;

·  документ был создан или направлен именно тем лицом, которое указано в качестве его создателя или отправителя;

·  документ был создан или направлен именно в указанное время, указанному адресату;

·  документ является целостным;

·  электронный документ (электронный образ документа) можно найти, просмотреть и извлечь из СЭД, за исключением документов на бумажном носителе, для которых установлен запрет на создание электронного образа.

Создание, обработка документов в СЭД осуществляется в порядке, определенном на предприятии.

В техническом задании на СЭД должны быть детально прописаны процессы прохождения документов на предприятии отдельным разделом

СЭД должна обеспечивать хранение следующих форматов файлов: pdf, rtf, docх, tiff, odt, xls. При этом отображение документов в системе обеспечивается средствами используемого на клиентском рабочем месте браузера, как встроенными, так и устанавливаемыми отдельно, в виде плагинов.

НЕ нашли? Не то? Что вы ищете?

Для обеспечения ввода электронных документов СЭД должна соответствовать следующим функциональным требованиям:

·  при вводе электронного документа, состоящего из нескольких компонентов - обособленных частей, которые самостоятельно или совместно с другими частями образуют единый документ, СЭД должна обеспечить ввод всех его компонентов;

·  обеспечивать формирование информации о связи с документами по одному вопросу;

·  при вводе электронного документа, состоящего из нескольких компонентов, СЭД должна обеспечить возможность управления этим электронным документом как единым целым, сохраняя взаимосвязи между компонентами и поддерживая структурную целостность этого документа;

·  обеспечивать внесение и хранение реквизитов документов;

·  автоматически извлекать значения из полей документов, полученных из иных информационных систем, используя эти значения для автоматического заполнения соответствующих реквизитов документов;

·  поддерживать контроль заполнения обязательных реквизитов, указанных при конфигурировании СЭД, и обеспечивать постоянное их сохранение и связь с документом;

·  фиксировать дату и время ввода документа, как в метаданных, так и в контрольной информации;

·  обеспечивать доступ пользователей СЭД к реквизитам любого введенного документа в соответствии с назначенными правами;

·  обеспечивать возможность заполнения пользователями СЭД тех реквизитов, которые не были извлечены и сохранены при автоматическом вводе из других информационных систем.

Для поддержки процессов согласования, подписания и исполнения документов СЭД должна обеспечивать:

·  доведение документов до пользователей СЭД, являющихся исполнителями, согласующими и подписантами;

·  возможность осуществления контроля исполнения поручений по документам;

·  автоматического уведомления пользователей СЭД о состоянии поручений;

·  подписание и согласование (визирование) электронных документов с использованием электронной подписи.

Для проверки аутентичности, целостности и достоверности электронных документов СЭД должна обеспечивать:

·  проверку и сохранность электронных подписей, связанных с ними сертификатов ключей проверки электронной подписи;

·  информирование пользователя СЭД о результатах проверки электронной подписи.

Процесс передачи (отправки) документов адресату осуществляется в соответствии с инструкцией по делопроизводству.

Для исходящих документов на бумажном носителе должна обеспечиваться возможность печати конвертов соответствующего формата и список рассылки.

СЭД должна обеспечивать фиксирование контрольной информации с целью выявления и отслеживания действий пользователей СЭД.

При этом СЭД должна обеспечивать соответствие сроков хранения контрольной информации срокам хранения документа.

СЭД должна сохранять в защищенном от изменений виде следующую контрольную информацию:

·  обо всех действиях, совершенных с документами или наборами документов, проектами документов, классификаторами;

·  о пользователе СЭД, выполнившем действие;

·  о дате и времени совершения действия.

В число действий, фиксируемых в составе контрольной информации, должны входить:

·  ввод в СЭД документов, проектов документов;

·  любые изменения в указаниях по срокам хранения и последующим действиям с документами;

·  любые изменения метаданных классификаторов и документов;

·  внесение изменений и уничтожение метаданных пользователем СЭД;

·  изменения прав доступа;

·  создание, модификация и уничтожение пользователя СЭД или группы пользователей СЭД;

·  передача документов;

·  уничтожение документов;

·  печать документа или его реквизитов.

Для обеспечения ведения контрольной информации СЭД должна соответствовать следующим функциональным требованиям:

·  автоматически фиксировать в составе контрольной информации все случаи доступа к документам, проектам документов и классификаторам;

·  предоставлять интерфейс настройки процессов сохранения контрольной информации;

·  протоколировать все изменения в настройках процесса сохранения контрольной информации. Отключение протоколирования изменений в настройках процесса сохранения контрольной информации не допускается;

·  обеспечить сохранение контрольной информации о действиях, выполненных над электронными документами, классификаторами, сроками хранения, метаданными;

·  обеспечить сохранение контрольной информации об изменениях в значениях метаданных;

·  обеспечить представление контрольной информации в виде, позволяющем идентифицировать событие и получить все связанные с ним данные;

·  предусмотреть возможность поиска в контрольной информации сведений, связанных с определенными событиями, объектами - информационными элементами СЭД (классификаторами, электронными документами, компонентами, электронными карточками документов, метаданными и иными информационными элементами), пользователями СЭД, группами СЭД - подмножеством пользователей СЭД, ролями пользователей СЭД, моментами или интервалами времени.

4.1.3 Требования к надежности

Создание резервных копий БД должно быть реализовано в автоматическом режиме без остановки работы системы по заданному расписанию и с возможностью использования съёмных носителей.

Технология резервного копирования данных, обеспечивающая возможность восстановления информации в случае её разрушения (искажения), должна быть описана в эксплуатационной документации.

Программное обеспечение должно обеспечивать авторизацию пользователей – предоставление доступа к СЭД – в соответствии с уровнем их полномочий. Разграничение доступа должно обеспечиваться созданием функциональных ролей. Набор функциональных ролей и перечень их прав на доступ к ресурсам СЭД должны быть определены на этапе технического проектирования разработчиком и должны быть доступны для изменения только администратором системы.

Идентификация пользователя должна осуществляться с использованием уникального имени пользователя. Аутентификация пользователя должна осуществляться буквенно-цифровым паролем длиной не менее 6-ти символов. Авторизация пользователя должна производиться только при положительном результате аутентификации.

Правила формирования имени пользователя, а также требования к сложности паролей должны быть определены на этапе разработки Технического задания.

Должно обеспечиваться блокирование учётной записи пользователя после определённого (задаваемого администратором безопасности) количества неудачных попыток аутентификации и регистрацию факта блокировки в журнале аудита.

Должно быть обеспечено требование смены пользователем собственного пароля при первом после задания его пароля администратором входе в систему и возможность его изменения в дальнейшем.

Хранение и передача паролей должны осуществляться в защищённом виде, исключающем возможность их просмотра средствами операционной системы и системы управления базой данных.

Система должна обеспечивать регистрацию действий пользователя с момента начала работы и до момента её завершения, периодическое архивирование зарегистрированной информации в файл и удаление архивированных записей. Регистрация действий пользователей должна осуществляться в специальном журнале аудита, возможность редактирования которого персоналом должна быть исключена. Перечень регистрируемых событий и параметров должен быть доступен только администратору защиты (безопасности) информации системы.

Должна быть предусмотрена фильтрация и сортировка данных журнала аудита (в том числе архивированных) по любому из его полей и по их совокупности, а также возможность задания граничных значений для параметров даты и времени.

Параметрами, подлежащими обязательной регистрации, являются:

·  дата и время события;

·  идентификатор пользователя программного продукта;

·  идентификатор пользователя операционной системы и/или идентификатор (адрес) рабочей станции пользователя.

Событиями, подлежащими обязательной регистрации являются:

·  запуск и останов системы;

·  вход и выход пользователей;

·  попытки неудачного (несанкционированного) доступа пользователей к системе;

·  изменение настроек регистрации событий в журнале аудита, его выгрузка и чистка;

·  создание, изменение и удаление учётных записей пользователей;

·  СЭД должна обеспечивать функционирование 24 часа в сутки, 7 дней в неделю, 365/366 дней в году с перерывами на регламентное обслуживание.

·  Время простоя при сбоях и перезагрузке СЭД - не более 30 минут;

Из за большого объема этот материал размещен на нескольких страницах:
1 2 3 4 5 6