·  восстановление электронного документа из резервной копии - не более 30 минут;

·  автоматическое уведомление должностного лица, использующего СЭД, о сбое в СЭД;

·  минимизация рисков потери электронных документов - не менее одной резервной копии электронных документов, хранящихся в СЭД;

·  коэффициент надежности (готовности, доступности) СЭД - не менее 0,98.

4.1.4 Требования к эргономике и технической эстетике

Взаимодействие пользователей с программным комплексом должно осуществляться посредством визуального графического интерфейса (GUI). В качестве основного средства для реализации визуального графического интерфейса должны использоваться средства веб-интерфейса.

Визуальный интерфейс СЭД должен быть понятным и удобным, обеспечивать быстрое отображение экранных форм и не быть перегруженным графическими элементами. Навигационные элементы должны быть выполнены в удобной для пользователя форме. Средства редактирования информации должны удовлетворять принятым соглашениям в части использования функциональных клавиш, режимов работы, поиска, использования оконной системы. Ввод-вывод данных СЭД, прием управляющих команд и отображение результатов их исполнения должны выполняться в интерактивном режиме. Интерфейс должен соответствовать современным эргономическим требованиям и обеспечивать удобный доступ к основным функциям и операциям СЭД.

Все надписи экранных форм, а также сообщения, выдаваемые пользователю, должны быть выполнены на русском языке.

При реализации системы должно быть предусмотрено встроенное руководство пользователя.

НЕ нашли? Не то? Что вы ищете?

4.1.5 Требования к защите информации от НСД

СЭД должна обеспечивать защиту от несанкционированного доступа на уровне не ниже установленного требованиями, предъявляемыми к классу защищенности 1Г по классификации действующего руководящего документа Гостехкомиссии России «Автоматизированные системы. Защита от несанкционированного доступа к информации. Классификация автоматизированных систем и требования по защите информации» от 01.01.2001 г.

4.1.6 Требования по стандартизации и унификации

При разработке СЭД необходимо использовать современные отечественные и зарубежные стандарты, технологии, форматы, протоколы и т. п. в области информационных технологий. При выборе стандартов приоритет должен отдаваться российским разработкам.

Разработка новых стандартов, технологий, форматов, протоколов и т. п. при разработке системы не предусматривается.

4.2 Функциональные требования к системе

СЭД должна позволять более эффективно выполнять следующие основные функции:

4.2.1 Создание документов:

·  однозначная идентификация лица создавшего документ;

·  оформление проектов документов;

·  заполнение обязательных реквизитов документа в автоматизированном режиме;

·  создание регистрационной карточки документа;

·  коллективная работа с электронной карточкой документа;

·  ведение версий документа;

·  использование шаблонов ввода текстовой информации;

·  последовательное и параллельное согласование документа;

·  создание новой версии документа при согласовании;

·  последовательное и параллельное визирование документа;

·  утверждение документа;

·  автоматическая проверка входящих документов по исходящему номеру во избежание повторной регистрации;

·  внесение информации об адресате документа;

·  внесение информации об адресанте документа;

·  внесение информации о подписанте;

·  внесение информации о приложениях к документу;

·  внесение информации о доставке документа;

·  внесение информации о содержании документа;

·  внесение индекса дела по номенклатуре дел;

·  возможность указания нескольких индексов номенклатурных дел;

·  создание информации о движении документа;

·  создание информации о доступе к документу;

·  создание информации об истории изменений документа;

·  создание связей с другими документами;

·  быстрый переход в карточку связанного документа;

·  загрузка в карточку файлов любого формата;

·  быстрый просмотр загруженных файлов;

·  сохранение загруженных файлов по указанному пути;

·  возможность работы с несколькими документами;

·  ведение информации о времени создания документа;

·  хранение документа в системе электронных папок;

·  регистрация документов пришедших по факсу и электронной почте.

4.2.2 Регистрация документов:

·  организация групп документов и контроль ввода данных в зависимости от указанных реквизитов;

·  регистрация входящих документов;

·  регистрация исходящих документов;

·  регистрация внутренних документов;

·  регистрация организационно-распорядительной документации;

·  регистрация обращений граждан;

·  ведение журналов регистрации;

·  автоматическое присвоение регистрационного номера в зависимости от выбранной группы документа;

·  возможность регистрации документов задним числом с указанием дополнительного индекса для сохранения соответствия номеров и дат;

·  регистрация документов задним числом с продлением нумерации;

·  ввод свободного номера за указанную дату;

·  контроль уникальности регистрационного номера в пределах года;

·  возможность блокирования изменений регистрационного номера и даты;

·  возможность расширения параметров групп при изменении бизнес-процессов;

·  возможность учета документов, не подлежащих регистрации.

4.2.3 Сканирование:

·  формирование штрих-кодов для документов;

·  формирование штрих-кодов для приложений;

·  формирование штрих-кодов для рукописных резолюций;

·  печать штрих-кода на листах-разделителях или специальных наклейках;

·  сканирование документа;

·  сканирование приложений;

·  сканирование рукописной резолюции;

·  автоматическая привязка по штрих-коду отсканированных образов к регистрационной карточке;

·  привязка отсканированных образов к регистрационной карточке вручную;

·  подокументное поточное сканирование многостраничных документов с автоматической привязкой к карточке документа по штрих-коду;

·  многодокументное поточное сканирование с автоматической привязкой к карточкам документов;

·  удаление пустых листов отсканированного образа документа;

·  изменение ориентации страниц отсканированного образа документа.

·  объединение отсканированных образов документа в один файл;

·  разделение отсканированных образов документа;

·  предварительный просмотр отсканированных образов документа;

·  контроль соответствия листов отсканированного документа и данных электронной карточки.

4.2.4 Создание резолюций и поручений:

·  подготовка проекта резолюции;

·  автоматическое заполнение поля автора резолюции;

·  рассмотрение документа и проекта резолюции;

·  оформление последовательных и параллельных резолюций;

·  оформление резолюций с множественными поручениями;

·  назначение поручения исполнителю;

·  назначение поручений группам исполнителей;

·  установка статуса исполнителей;

·  индикация срочности поручений;

·  установка сроков по поручению;

·  установка сроков персонально исполнителю;

·  продление сроков;

·  автоматическое закрытие всей цепочки многоуровневых поручений, при выполнении поручения конечным исполнителем;

·  цветовая индикация резолюции в зависимости от сроков поручения.

4.2.5 Передача на исполнение или отправка адресату и получение документа:

·  передача зарегистрированных документов из одного подразделения в другое с помощью внутренних механизмов системы;

·  передача электронных документов по каналам межведомственного электронного взаимодействия;

·  передача проектов документов из одного подразделения в другое;

·  передача документа и информации о ходе исполнения на электронную почту.

4.2.6 Исполнение документа:

·  автоматизированный режим уведомления исполнителя о выданном поручении;

·  автоматизированный режим уведомления исполнителя о сроках исполнения поручения;

·  перенаправление поручений по иерархии исполнения;

·  ознакомление с поручением;

·  внесение отчета об исполнении поручения;

·  доработка отчета об исполнении поручения;

·  прикрепление к отчету об исполнении поручения файлов, созданных во внешнем редакторе;

·  установление связей с другими документами;

·  внесение даты исполнения поручения;

·  внесение даты закрытия поручения;

·  внесение информации о статусе исполнения поручения.

4.2.7 Контроль исполнения:

·  постановка документа на кон­троль;

·  получение сведений о ходе исполнения документа;

·  просмотр результатов исполнения документа;

·  формирование отчетов по исполнению документов;

·  снятие доку­ментов с контроля;

·  обобщение и анализ результатов контроля исполнения;

·  организация различных видов контроля;

·  цветовая индикация контрольных документов;

·  структуризация журналов для отображения просроченных документов и документов с истекающими сроками;

·  автоматизированный режим уведомления контролера о документах находящихся на исполнении;

·  автоматизированный режим уведомления контролера о сроках исполнения поручений;

·  автоматизированный режим уведомления контролера об исполнении поручения;

·  формирование статистических отчетов;

·  формирование отчетов о состоянии исполнения поручений;

·  списание документа в дело.

4.2.8 Хранение и учет документов:

·  создание и изменение сроков хранения разделов (подразделов) классификационной схемы, которые устанавливаются на основе номенклатуры дел без ограничений на количество сроков хранения;

·  при создании срока хранения ему должен быть присвоен идентификатор и дана возможность ввести для него уникальное наименование;

Из за большого объема этот материал размещен на нескольких страницах:
1 2 3 4 5 6