Технические требования на выполнение работ по созданию и внедрению автоматизированной системы управления процессами документооборота и делопроизводства ФГУП ВО «Безопасность» (стр. 1 )

Технические требования

на выполнение работ по созданию и внедрению автоматизированной системы управления процессами документооборота и делопроизводства
ФГУП ВО «Безопасность»

Москва 2016

СОДЕРЖАНИЕ:

1 Общие сведения о работе 3

2 Цели и задачи выполняемой работы 3

2.1 Цель выполняемой работы 3

2.2 Задачи выполняемой работы 3

3 Характеристика объекта автоматизации 3

4 Требования к системе 3

4.1 Требования к системе в целом 3

4.1.1 Требования к функциям работы с документами и поручениями 3

4.1.2 Требования к структуре и функционированию системы 3

4.1.3 Требования к надежности 3

4.1.4 Требования к эргономике и технической эстетике 3

4.1.5 Требования к защите информации от НСД 3

4.1.6 Требования по стандартизации и унификации 3

4.2 Функциональные требования к системе 3

4.3 Требования к видам обеспечения 3

4.3.1 Требования к информационному обеспечению системы 3

4.3.2 Требования к аппаратному и общесистемному программному обеспечению 3

5 Содержание работ и требования к ним 3

5.1 Состав и содержание работ 3

Таблица 1. Примерный перечень этапов, сроков и стоимости выполнения работ по проекту 3

5.2 Требования к выполняемым работам 3

5.3 Требования к документированию 3

5.4 Требования к персоналу, эксплуатирующему СЭД 3

6 Результаты работ 3

7 Порядок контроля и приемки работ 3

Приложение 1 Функциональные требования к интеграции СЭД и иных информационных систем 3

ОПРЕДЕЛЕНИЯ И СОКРАЩЕНИЯ

БД	-	база данных
СЭД	-	Автоматизированная система управления процессами документооборота и делопроизводства ФГУП ВО «Безопасность» (система электронного документооборота)
ИС	-	информационная система
ТЗ	-	техническое задание
ЭП	-	электронная подпись

1 Общие сведения о работе

1.1 Полное наименование работы

Полное наименование работы: Создание и внедрение автоматизированной системы управления процессами документооборота и делопроизводства ФГУП ВО «Безопасность» (далее по тексту – Система, СЭД).

1.2 Заказчик

Заказчик: ФГУП ВО «Безопасность».

1.3 Исполнитель работ

Определяется на конкурсной основе в соответствии с законодательством РФ.

1.4 Сроки выполнения работы

Начало работы: с даты подписания Сторонами договора.

Окончание работы: дата, определенная согласно договору.

2 Цели и задачи выполняемой работы

2.1 Цель выполняемой работы

Целью создания и внедрения Системы является повышение эффективности работы персонала ФГУП ВО «Безопасность» за счет сокращения сроков и повышения прозрачности процесса согласования документов; обеспечения достоверности, целостности и актуальности согласуемой информации; уменьшения времени и трудозатрат на подготовку и поиск необходимых документов; повышения эффективности исполнения поручений и документов, улучшения контроля исполнительской дисциплины, внедрения электронного документооборота с контрагентами и обеспечение интеграции информационных систем предприятия и контрагентов.

Внедрение Системы производится с целью приведения в соответствие с изменениями нормативно-правовой и методологической базы для соответствия стандарту на электронный документ (ГОСТ Р 53898-2013) с сохранением соответствия стандартам ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, ГОСТ Р 6.30-2003, ГОСТ Р 7.08-2013. Кроме этого в рамках работ по разработке и внедрению СЭД ФГУП ВО «Безопасность» требуется обеспечить: возможность взаимодействия с межведомственным электронным документооборотом (МЭДО) с присвоением регистрационного номера, СЭД Ростехнадзора.

2.2 Задачи выполняемой работы

Основные задачи, которые должна решать Система документооборота ФГУП ВО «Безопасность»:

·  обеспечить регистрацию, движение и хранение электронных копий входящей, исходящей и внутренней корреспонденции;

·  обеспечить полный жизненный цикл документов ФГУП ВО «Безопасность» в электронном виде;

·  обеспечить многопользовательскую работу над документами – создание, редактирование, поиск документов;

·  хранить согласуемые и согласованные документы в едином месте и обеспечивать многокритериальный поиск;

·  предоставить прозрачный механизм согласования, обеспечивающий полное информирование участников процесса согласования и заинтересованных лиц о текущем статусе документа и его маршруте;

·  предоставить единый механизм формирования поручений и сквозного контроля исполнения для любых типов документов;

·  предоставить механизм уведомлений по текущему статусу поручений, поставленных на контроль;

·  обеспечить прием, обработку и движение документов из/в другие информационные системы (предприятия и контрагентов);

·  формировать отчетность (по исполнительской дисциплине, процедурам движения документов, журналам документации и т. д.).

3 Характеристика объекта автоматизации

Объектом автоматизации является система документооборота и делопроизводства ФГУП ВО «Безопасность», процессы документационного обеспечения деятельности ФГУП ВО «Безопасность», а также филиалов и обособленных подразделений ФГУП ВО «Безопасность».

ФГУП ВО «Безопасность» имеет структуру, представленную на рисунке 1:

Рис.1 Организационная структура ФГУП ВО «Безопасность».

Порядок организации документационного обеспечения управления в ФГУП ВО «Безопасность» организован в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003.

В СЭД должна быть на уровне архитектуры платформы заложена возможность масштабирования, в том числе, при сохранении существующей логики управленческих и деловых процессов (без необходимости ее перепрограммирования).

Создаваемая СЭД не предназначена для обработки конфиденциальной информации и информации, содержащей сведения, составляющие государственную или служебную тайну, что не отрицает требования по разграничению доступа и защите информации, изложенные в настоящем документе, но не налагает на Исполнителя требований аудита и/или аттестации СЭД в соответствии с законодательством РФ для работы с конфиденциальной информацией, либо информацией, содержащей служебную или государственную тайну.

В настоящее время делопроизводство во ФГУП ВО «Безопасность» ведется в традиционной журнальной форме.

4 Требования к системе

4.1 Требования к системе в целом

СЭД ФГУП ВО «Безопасность» должна быть масштабируемой и обеспечивать работу в иерархической организационной структуре предприятия, и следующий рекомендуемый уровень производительности, надежности и защиты на существующих технических средствах:

·  доступ к автоматизированному рабочему месту СЭД - не более 3-х секунд, доступ к карточке документа - не более 3-х секунд при соблюдении условий:

o  одновременных подключений пользователей к одному узлу СЭД – до 100;

o  пропускная способность сети, на каждого пользователя – от 1Мбит;

o  количество зарегистрированных в системе документов – до 100 тыс.

·  объем базы данных для хранения электронных документов должен обеспечивать хранение всех электронных документов, обрабатываемых в ФГУП ВО «Безопасность» за период не менее 5 лет в соответствии с номенклатурой дел ФГУП ВО «Безопасность».

Пользователями СЭД должны быть все сотрудники объекта автоматизации с существующим уровнем квалификации – не менее 500 сотрудников. Количество сотрудников, подключаемых к СЭД на этапе внедрения системы, должно быть определено на этапе подготовки Технического задания.

4.1.1 Требования к функциям работы с документами и поручениями

В СЭД должны быть автоматизированы процессы обработки следующих типов документов:

·  письма;

·  служебная корреспонденция (служебные записки, докладные, объяснительные записки);

·  организационно-распорядительные документы (приказы, распоряжения, указания, протоколы и т. п.);

·  проектная документация;

·  договорная документация (внешние и внутренние договоры, акты).

4.1.2 Требования к структуре и функционированию системы

СЭД должна обеспечивать поддержку процессов в режиме централизованного документооборота.

Процессы документационного обеспечения управления в СЭД должны включать:

·  комплекс действий по регистрации и сохранению документа или сведений о документе в СЭД, определяющих место документа в СЭД и позволяющих управлять им (далее - ввод документа);

·  доведение документа до пользователя СЭД;

·  согласование документа;

·  подписание документа;

·  ведение протоколов действий (контрольной информации), выполняемых в СЭД и включающих как действия пользователей и администраторов СЭД, так и действия, автоматически инициируемые самой СЭД вследствие определенных системных настроек и установок, сохраняемых в объеме, достаточном для реконструкции выполненных действий в СЭД;

·  передачу документа (отправку) по назначению;

·  хранение и учет документов, в соответствии с Инструкциями Росархива, а также контроль исполнительской дисциплины, подготовку справочных материалов и списание документов в архив.

Процесс ввода документов должен включать процедуры регистрации, сканирования и создания электронного образа для документов на бумажном носителе и фиксирования содержания электронного документа путем запрещения внесения в него изменений.

В том случае, когда определен перечень документов на бумажном носителе, для которых установлен запрет на создание электронного образа, процесс ввода должен включать только регистрацию.

Для проектов электронных документов, находящихся в процессе согласования или подписания, фиксация содержания электронного документа должна осуществляется на каждом этапе согласования, подписания и последующей регистрации электронного документа.

Подсистема ввода документов СЭД должна иметь интерактивные средства настройки и управления.

Процесс ввода документа должен обеспечить средства контроля, управления и функциональные возможности, позволяющие пользователям СЭД: