·  ведение и сохранение в защищенном от изменений виде истории внесения изменений и уничтожения сроков хранения в контрольной информации, включая дату такого изменения или уничтожения, и информацию о пользователе СЭД, внесшем изменения или уничтожившем документ;

·  при изменении или уничтожении срока хранения документов необходимо фиксировать причину внесения изменений или уничтожения и сохранять эти сведения в контрольной информации;

·  назначение для каждого раздела, подраздела классификационной схемы минимум одного срока хранения (проставление в электронной карточке документа номера раздела (подраздела), к которому относится документ),

·  автоматическая установка срока хранения документа в соответствии со сроком, указанным в классификационной схеме);

·  автоматическое уведомление пользователя СЭД об окончании срока хранения;

·  выделение документов к уничтожению;

·  предусмотреть в сроках хранения документов минимальный набор вариантов действий с документами по истечении срока хранения:

o  хранить постоянно;

o  провести экспертизу ценности документа в соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169; 2006, N 50, ст. 5280; 2007, N 49, ст. 6079; 2008, N 20, ст. 2253; 2010, N 19, ст. 2291; N 31, ст. 4196);

o  уничтожить документ в соответствии с инструкцией по делопроизводству;

o  передать на хранение в иное хранилище;

НЕ нашли? Не то? Что вы ищете?

o  по завершении календарного года создавать документы по установленной форме: акт о выделении к уничтожению документов (разделов) с истекшими сроками хранения и описи на документы постоянного и долговременного (свыше 10 лет) срока хранения.

·  увеличение сроков хранения документов;

·  экспорт годовых разделов документов постоянного срока хранения для передачи на хранение в государственные архивы;

·  экспорт годовых разделов документов по личному составу для передачи в архивы документов по личному составу;

·  поддержка сроков хранения с длительностью не менее чем до ста лет;

·  протоколирование в составе контрольной информации любых выполняемых действий по уничтожению и передаче документов с оповещением о них.

4.2.9 Поиск документов:

·  быстрый поиск документов по основным реквизитам;

·  быстрый поиск документа по подстроке;

·  расширенный поиск документов с возможностью указания сложных правил поиска;

·  фильтрация документов в журналах с возможностью указания сложных правил поиска;

·  создание и управление пользовательскими шаблонами поиска.

4.2.10 Ведение персональных каталогов:

·  базовый набор папок для группировки документов, в зависимости от выполняемых функций и обязанностей сотрудника;

·  создание пользователями персональных папок для группировки документов;

·  определение критериев группировки документов;

·  делегирование прав на работу в персональном рабочем месте другому пользователю;

·  настройка прав доступа к документам.

4.2.11 Формирование дел:

·  систематизация документов внутри дела;

·  ведение номенклатурных заголовков дел;

·  ведение единиц хранения;

·  принятие на архивный учет и хранение подготовленных единиц хранения;

·  учет выделенных к уничтожению единиц хранения;

·  учет выданных единиц хранения.

4.2.12 Формирование отчетов:

·  формирование строго определенных отчетных форм с возможностью вывода на печать;

·  формирование отчетов произвольной формы с помощью встроенных средств;

·  выгрузка информации из журналов регистрации в табличном виде;

·  возможность переноса информации из отчета во внешние текстовые редакторы.

4.2.13 Ведение справочников:

·  создание и редактирование записей в справочнике;

·  сохранение истории изменения информации справочников;

·  добавление новых справочников;

·  печать данных справочников;

·  фильтрация и быстрый поиск по подстроке по данным справочника.

·  классификатор видов документов;

·  классификатор типов документов;

·  классификатор тематики документов;

·  классификатор групп документов;

·  классификатор видов доставки;

·  классификатор статусов объектов;

·  классификатор актуальности документа;

·  классификатор должностей сотрудников;

·  классификатор структурных подразделений.

4.2.14 Коллективная работа:

При коллективной работе в системе документ не должен копироваться и перемещаться между модулями системы. Все действия должны выполняться над одним экземпляром документа, при этом пользователи, участвующие в работах по документу, должны получать соответствующие уведомления со ссылкой на документ и доступ к документу в процессе работы.

4.2.15 Администрирование:

·  работа с учетными записями пользователей;

·  назначение прав доступа;

·  формирование протоколов действий пользователей;

·  настройка функционала системы;

·  формирование и настройка отчетов;

·  формирование и настройка групп документов;

·  формирование и настройка ролей и журналов документов;

·  настройка процедур резервного копирования;

·  поддержка использования ЭП.

4.2.16 Работа с электронной подписью:

В целях обеспечения целостности документов и их реквизитов на всех этапах обработки средствами системы должна быть обеспечена возможность применения простой электронной подписи, отвечающей следующим требованиям:

·  возможность использования ЭП всеми пользователями системы;

·  возможность подписания документов ЭП;

·  возможность проверки подписи ЭП на протяжении всего срока хранения документа в системе;

·  возможность подписания различных секций: вложений, приложений, резолюций, отметок о согласовании и визировании;

·  возможность снятия ЭП;

·  возможность проверки целостности документа подписанного ЭП с формированием протокола проверки.

4.2.17 Интеграция с информационными системами предприятия и контрагентов:

В целях обеспечения автоматизации бизнес-процессов по средствам веб-сервисов должны быть реализованы механизмы обмена документами между информационными системами Заказчика и информационными системами контрагентов (в том числе СЭД Ростехнадзора). Функциональные требования на интеграцию приведены в Приложении 1 к настоящим техническим требованиям.

4.3 Требования к видам обеспечения

4.3.1 Требования к информационному обеспечению системы

Уровень хранения данных в системе должен быть построен на основе современных промышленных СУБД.

С целью обеспечения отказоустойчивой работы СЭД используемые СУБД должны поддерживать возможность функционирования в кластерном режиме.

Для обеспечения целостности данных должны использоваться встроенные механизмы СУБД.

4.3.2 Требования к аппаратному и общесистемному программному обеспечению

Серверная часть системы должна быть установлена на технических средствах Заказчика. При проектировании системы необходимо обеспечить возможность функционирования серверной части Системы на одном сервере, а также предусмотреть возможность функционирования серверной части системы в виртуальной инфраструктуре.

СЭД должна работать как единое комплексное приложение с поддержкой трехзвенной архитектуры и доказанной возможностью работы на свободно распространяемом общесистемном программном обеспечении (сервер приложений, база данных).

Прикладное программное обеспечение СЭД должно быть реализовано в виде веб-приложений. Для работы с прикладным программным обеспечением системы на рабочих местах пользователей не должно устанавливаться дополнительное ПО, кроме веб-браузера.

СЭД должна работать на имеющихся аппаратных средствах.

Должна быть обеспечена поддержка централизованной архитектуры, развертывания документооборота с возможностью удаленного развертывания и настройки СЭД на серверах из защищенной сети.

СЭД должна функционировать под управлением следующего общесистемного программного обеспечения:

Серверная часть:

1.  Операционная система:

-  Red Hat Enterprise Linux for x86 (64 bit).

2.  СУБД:

-  PostgreSQL

3.  Web-Сервер:

-  Tomcat

Клиентская часть:

1.  Браузер:

-  Microsoft Internet Explorer 9.0 и выше;

-  Mozilla Firefox 35и выше.

2.  Microsoft Office 2007 и выше

3.  OpenOffice 3.0.

5 Содержание работ и требования к ним

5.1 Состав и содержание работ

В рамках внедрения СЭД должны быть выполнены следующие работы:

·  обследование предметной области,

·  определение и уточнение требований к техническим и программным средствам, обеспечивающим работу СЭД,

·  определение требований к СЭД,

·  согласование и утверждение ТЗ,

·  настройка СЭД под специфику предприятия,

·  разработка эксплуатационной документации,

·  разработка программы методики испытаний,

·  проведение приемочных испытаний,

·  доработка системы по результатам приемочных испытаний,

·  подготовка материалов для инструктажа,

·  подготовка программы инструктажа пользователей,

·  проведение инструктажа пользователей,

·  согласование Протокола инструктажа пользователей,

·  согласование акта о вводе в опытную эксплуатацию

·  сопровождение СЭД в опытной эксплуатации,

·  сбор замечаний в ходе опытной эксплуатации,

·  согласование протокола по результатам опытной эксплуатации,

·  доработка СЭД согласно протоколу по результатам опытной эксплуатации,

·  согласование протокола устранения замечаний по результатам опытной эксплуатации,

·  согласование акта о вводе в промышленную эксплуатацию,

·  разворачивание СЭД в промышленной среде,

·  согласование плана тиражирования СЭД,

·  сопровождение тиражирования СЭД.

Выполнение перечисленных работ должно осуществляться поэтапно, примерный перечень и состав работ по этапам приведен в таблице 1.

Из за большого объема этот материал размещен на нескольких страницах:
1 2 3 4 5 6