Руководство пользователя ИС ТКП (стр. 11 )

Визуальные элементы "Кодификаторы" и "Оглавление ИФ ТКП" доступны только администратору ТКП‑ИНФОРМ.

Порядок выполнения обновления

Выделить визуальный элемент в оглавлении ИФ ТКП. Нажать правую кнопку мыши и из контекстного меню выбрать пункт "Заказать". Подтвердить согласие выполнить заказ.

Обработка заказа выполняется автоматически компонентой "Агент заказов". Агент заказов действует в следующей последовательности:

Передает заказ по каналу связи в ИС ТКП. Получает ответ. Загружает ответ в Базу данных ТКП‑ИНФОРМ. Уведомляет пользователя о поступлении заказанного документа.

Время обработки заказа в среднем 1 … 2 минуты, максимально до 15 мин., в зависимости от скорости работы канала связи и текущей загрузки ИС ТКП.

Дождаться появления на корешке закладки "ИФ ТКП" индикатора поступления заказа:

Перечитать оглавление ИФ ТКП – нажать на кнопку .

Рекомендуем выполнять заказ оглавления ИФ ТКП и кодификаторов не реже одного раза в 10 календарных дней или по мере поступления информации о новых документах в ИФ ТКП.

Регистрация и управление пользователями и их группами

Функции по управлению пользователями и их группами доступны из меню "ИФ" (см. 1 на рисунке ниже) или с помощью одноименных кнопок на панели инструментов (2):

       

Для регистрации новой или редактирования существующей группы / пользователя необходимо запустить соответствующий диалог.

Рекомендуем зарегистрировать несколько групп, назначить группам полномочия на доступ к документам, а затем выполнять регистрацию пользователей и включать их в соответствующие группы.

Управление полномочиями

После регистрации пользователю (группе) необходимо предоставить полномочия (права) на управление документами ИФ ТКП и Локального ИФ.

Администратор ТКП‑ИНФОРМ имеет полный доступ ко всем документам и элементам оглавления ИФ.

Функция "Полномочия"

Функция управления полномочиями запускается в окне оглавления соответствующего ИФ с помощью клавиши "F11" или из контекстного меню, после выделения документа в оглавлении.

Контекстное меню выводится на экран в ответ на нажатие правой кнопки мыши:

После запуска функции "Полномочия" в окне просмотра документов основного окна отображается окно "Полномочия на …":

Окно "Полномочия на …" содержит:

Указатели наследования полномочий:
Распространять полномочия на вложенные папки Распространять полномочия на существующие документы
Списки зарегистрированных пользователей и их групп Фильтры пользователей и групп Индикатор "Тип полномочий" Контекстное меню

На каждый элемент оглавления ИФ (документ или папка) может быть определен один из следующих типов полномочий:

Отменить – у пользователя или группы нет никаких полномочий на документ. Документ не виден в оглавлении ИФ. Чтение – полномочия на чтение содержимого документа. Документ виден в оглавлении ИФ и доступен для заказа в оглавлении ИФ ТКП. Все – полномочия на все операции с документом. Для документов оглавления ИФ ТКП это полномочия "Чтение", т. е. просмотр содержимого папки и заказ содержимого документа. Запретить – пользователю или группе запрещен доступ к документу. Документ не виден в оглавлении ИФ.

Установка типа полномочий

Полномочия на управление документами в корневой части Локального ИФ имеет только администратор ТКП‑ИНФОРМ.

Для установки полномочий:

Выделить документ (папку) в оглавлении. Вызвать функцию "Полномочия" с помощью кнопки "F11". В окне "Полномочия на …" установить или снять "Указатели наследования полномочий". Однократно щелкнуть индикатор "Тип полномочий" напротив выбранного пользователя или группы.

Однократный щелчок индикатора "Тип полномочий" автоматически установит полномочия "Чтение" для выделенного документа.

Повторное нажатие левой кнопки мыши приведет к изменению типа полномочий в порядке: "Все", "Запретить", "Отменить".

Для установки полномочий с помощью контекстного меню:

Выделить документ (папку) в оглавлении. Нажать правую кнопку мыши и из контекстного меню вызвать функцию "Полномочия". В окне "Полномочия на …" установить или снять "Указатели наследования полномочий". Установить указатель мыши на индикатор "Тип полномочий". Нажать правую кнопку мыши и вызвать функцию "Полномочия". Выбрать необходимый тип полномочий из списка.

Организация построения Локального ИФ

В связи с тем, что полномочия на управление документами в корневой части Локального ИФ имеет только администратор ТКП‑ИНФОРМ, то для предоставления пользователям прав на просмотр и копирование документов из ИФ ТКП, и создание новых документов в Локальном ИФ администратору необходимо:

Создать пустые папки в Локальном ИФ. Создать пользователей (группы) ТКП‑ИНФОРМ Назначить полномочия пользователям (группам) на управление документами в папках. Создать в каждой папке пустой документ, т. к. копирование документов ИФ ТКП допускается только в не пустые папки Локального ИФ.

Рекомендуем при построении Локального ИФ группировать документы в папках по логическим темам.

Ведение словаря ключевых фраз

Ключевые фразы или тематические индексы используются для поиска документа по заданной теме в текущем ИФ.

Для тематической индексации документов Локального ИФ нужно дополнить словарь ключевых фраз.

Словарь ключевых фраз ИФ ТКП формируется администратором ИФ ТКП. Словарь может быть дополнен администратором для документов Локального ИФ.

Редактирование словаря ключевых фраз

Для редактирования словаря ключевых фраз необходимо запустить из меню "ИФ" базовую функцию программы ТКП‑ИНФОРМ – "Словарь ключевых фраз". После запуска функции на экране отображается окно "Редактирование словаря ключевых фраз":

Для создания новой ключевой фразы:

Нажать кнопку "Добавить". В списке ключевых фраз появится пустая строка, на которую автоматически позиционируется курсор для ввода. Вписать ключевую фразу. По мере набора фразы список фраз автоматически сортируется по алфавиту в порядке возрастания. Нажать "Сохранить".

Длина ключевой фразы не может превышать 64 символа.

Ассоциации

Для связывания (ассоциирования) документа Локального ИФ с набором ключевых фраз используется функция по управлению документами Локального ИФ – "Ассоциации". Вызов функции осуществляется из контекстного меню (правая кнопка мыши).

Подробно о функции см. "Руководство пользователя ТКП‑ИНФОРМ" раздел "Ассоциации", стр. 24.

Функция "Ассоциации" применима только для документов Локального ИФ. Ассоциации документов ИФ ТКП назначаются администратором ИФ ТКП.

Управление заказами пользователей

Мониторинг подключенных к БД пользователей и управление очередью заказов осуществляется средствами компоненты "Агент заказов" – см. раздел "Агент заказов" на стр. 70.

Для контроля за работой ТКП‑ИНФОРМ в окне программы "Администратор" имеется закладка "Журнал", дублирующая журнал компоненты "Агент заказов".

В случае возникновения ситуации, требующей вмешательства администратора, в журнале создается запись, сопровождающаяся звуковым сигналом и отображением значка на корешке закладки "Журнал".

Методические рекомендации пользователю по работе с ТКП-ИНФОРМ

Порядок работы с документами ИФ ТКП

При возникновении ошибок при работе с ТКП‑ИНФОРМ обращайтесь к разделу "Устранение неисправностей" на стр. 107.

Для открытия (чтения) документа ИФ ТКП:

Запустить компоненту "Администратор-Абонент ТКП ИНФОРМ". Перейти на закладку "ИФ ТКП". Найти интересующий документ в оглавлении ИФ ТКП:

визуальный поиск с помощью функции "Поиск – "см. раздел "Поиск документа" на стр. 78.

Если список документов (оглавление ИФ ТКП) отсутствует, то выполните обновление оглавления ИФ ТКП – см. раздел "Обновление оглавления ИФ ТКП и кодификаторов ТКП‑ИНФОРМ" на стр. 95.

Если документ отмечен значком (синего цвета) или (красного цвета), то открыть документ двойным щелчком мыши или с помощью функции "Открыть" – см. раздел "Открыть" на стр. 82. Если документ не отмечен значком, то это обозначает, что документ не загружен в БД ТКП‑ИНФОРМ, и его необходимо заказать в ИФ ТКП (см. ниже).

Другие функции по управлению документами ИФ ТКП см. в разделе "Функции по управлению документами ИФ ТКП" на стр. 82.

Порядок заказа нового документа ИФ ТКП

ВНИМАНИЕ!

Повторный заказ загруженного в БД документа (отмеченного значком (синего цвета) или (красного цвета)) приводит к замещению содержимого имеющегося документа.

Для сохранения ранее полученных документов рекомендуем копировать документы ИФ ТКП в Локальный ИФ.

Найти и выделить интересующий документ в оглавлении ИФ ТКП:

визуальный поиск с помощью функции "Поиск – "см. раздел "Поиск документа" на стр. 78.

Нажать правую кнопку мыши и из контекстного меню выбрать пункт "Заказать" (см. раздел "Заказать" на стр. 84). Подтвердить согласие выполнить заказ.

Обработка заказа выполняется автоматически компонентой "Агент заказов".