Дипломатическая служба (стр. 11 )

В разделе «Экономическая дипломатия» размещена информа­ция о внутреннем законодательстве Российской Федерации и ее субъектов в экономической сфере. Здесь же находятся материалы о торгово-экономической, валютно-финансовой и инвестицион­ной политике нашего государства и его регионов, а также материа­лы Правительства, федеральных министерств и ведомств, в част­ности таких, как Министерство экономического развития и тор­говли, Министерство финансов, Государственный таможенный ко­митет Российской Федерации и другие. В разделе даны ответы на вопросы о том, что делает российская дипломатия для обеспече­ния благоприятных условий для российских производителей, рос­сийского бизнеса, крупных и мелких предпринимателей, в том числе в вопросах выхода на зарубежных партнеров, налаживания взаимодействия и сотрудничества, защиты интересов российских бизнесменов.

Web-сайт МИД — наиболее посещаемым среди аналогичных сайтов других российских ведомств, фактически играет роль обще­государственного информационного источника по внешнеполити­ческой тематике. Свыше 60% заходов осуществляется иностранны­ми гражданами.

Полное представление о Web-сайте МИД России и его состав­ляющих можно получить непосредственно на его страницах по ад­ресу: www. *****. Доступ на сайт не содержит ограничений и от­крыт для всех пользователей.

Еще одним новым, но уже хорошо зарекомендовавшим, полез­ным и востребованным как журналистами, так и общественностью информационным продуктом, является «Информационный бюлле­тень» МИД России. Это электронное издание, существующее на сайте министерства.

Информационный бюллетень (далее Бюллетень) является офи­циальным изданием Департамента информации и печати. Бюлле­тень выпускается в 16.00 по рабочим дням с постепенным накапливанием поступающей информации в течении дня, распространя­ется среди российских и зарубежных СМИ, дипкорпуса в Москве, передается в российские загранучреждения.

Содержание Бюллетеня составляют выступления Президента Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации, Министра иностранных дел Российской Федерации, других официальных лиц, заявления МИД России, сообщения для печати, материалы пресс-конференций и брифингов. Издание включает также программные выступления российских делегаций на международных форумах, тексты межправительственных согла­шений, справки к визитам, информацию консульской службы, а также другие информационные материалы.

Бюллетень выходит на русском языке, а также переводится на английский язык для направления в электронной версии в рос­сийские загранучреждения.

Официальным печатным изданием Министерства иностранных дел России является ежемесячный журнал «Дипломатический вест­ник». Тираж — 2000 экземпляров. Под нынешним названием жур­нал ежемесячно издается с января 1992 г. До этого (пилотный номер вышел в 1986 г.) он выходил под названием «Вестник Ми­нистерства иностранных дел СССР».

«Дипломатический вестник» является, по существу, одним из наиболее полных российских печатных источников официальной дипломатической и международной информации. На его страни­цах освещаются практически все аспекты внешнеполитической де­ятельности государства.

В рубрике «Официальные материалы» регулярно публикуются указы и распоряжения Президента Российской Федерации, поста­новления Правительства страны, выступления официальных высо­копоставленных лиц по вопросам внешней политики. Максималь­но полно публикуются материалы о визитах на высшем и высоком уровне, участии российских руководителей в крупных междуна­родных акциях, а также визитах в Россию лидеров зарубежных стран и международных организаций, хроника международной де­ятельности Федерального Собрания Российской Федерации. Важ­нейшее место отводится информации о деятельности Министра иностранных дел, других руководителей министерства.

Одной из программных становится рубрика, освещающая со­бытия в рамках Содружества Независимых Государств. На ее стра­ницах публикуются многосторонние и двусторонние документы, отчеты о визитах на различных уровнях. В журнале регулярно по­мещаются проблемные статьи, выступления российских послов, разнообразная информация, в том числе, связанная с памятными датами, документы из архивов МИД, воспоминания видных дип­ломатов.

Журнал в полном объеме отражает участие России в работе международных организаций и, в первую очередь, ООН.

Вопросы текущей оперативной работы МИД (заявления МИД, хроника, назначения, награждения и т. п.) сгруппированы в рубри­ке «Дипломатическая служба».

В разделе «Пресс-центр» публикуются стенограммы пресс-кон­ференций главы государства, руководителей МИД. Отдельная руб­рика посвящена ветеранам дипломатического ведомства.

«Дипломатический вестник» направляется в Администрацию Президента и Аппарат Правительства Российской Федерации, ру­ководству, во все комитеты и фракции Государственной Думы и Совета Федерации, ассоциации и фонды, редакции газет и журна­лов, институты РАН, общественные организации, а также руко­водству и во все подразделения МИД, его загранучреждения, пред­ставительства МИД в регионах Российской Федерации. Большая часть тиража распространяется по подписке в России и за рубе­жом.

Говоря о взаимоотношении дипломатической службы со СМИ, нельзя не сказать о международном сотрудничестве России в об­ласти информации. Становление России как демократического го­сударства с присущими ему институтами обусловило необходи­мость вступления и участия государства в соответствующих орга­низациях, договорах и конвенциях. Свобода слова, права и обязан­ности СМИ, взаимоотношение власти и прессы стали объектом детальной проработки во многих международных организациях. В этой связи координацией всех вопросов международного сотруд­ничества в области информации по линии ООН, ОБСЕ, ЮНЕС­КО, Совета Европы занимается Отдел международных информаци­онных проблем. Отдел обеспечивает участие России в международ­ных организациях и форумах по информпроблемам, в том числе в выработке международных стандартов в области СМИ и информа­ционных свобод. В обязанности отдела также входит содействие внедрению этих стандартов в области СМИ и информационных свобод в российское законодательство, включая:

— проведение экспертных оценок проектов нормативных актов;

— получение внешнего содействия в развитии отечественного телевидения, радио, кинематографа;

— обеспечение более широкого «включения» российских спе­циалистов и технологий в международные информационные и коммуникационные проекты;

— обобщение и анализ информации о международных инфор­мационных процессах, подходах различных государств к пробле­мам информации, свободам слова и ответственности СМИ и жур­налистов.

В этой деятельности ДИП МИД России также тесно сотрудни­чает с Министерством по делам печати, телерадиовещания и средств массовых коммуникаций Российской Федерации, Минис­терством культуры} Министерством связи, Роспатентом, рядом других российских ведомств. Не говоря уже о профессиональных организациях журналистов.

Особое внимание в работе отдела уделяется вопросам защиты интересов России в области информационного международного сотрудничества.

Сегодня ни одна государственная служба России, и Министерство иностранных дел не исключение, не может выстраивать рабо­ту со СМИ без учета международных стандартов в этой области. Это требует тщательного изучения и экспертной оценки соответст­вующих международных документов, регламентирующих информационную сферу. Основными направлениями участия России в международных организациях в информационной сфере являются: — изучение международных стандартов в области ответствен­ности и регулирования деятельности СМИ и их внедрение в зако­нодательство. В этом контексте большой интерес представляют разработанные в рамках Совета Европы и ОБСЕ рекомендации, касающиеся обязанностей журналистов предоставлять гражданам проверенную и объективную информацию и обеспечения незави­симости СМИ от частных экономических интересов, рекомендуе­мые для внедрения в странах-участницах механизмы т. н. «саморе­гуляции» СМИ и Кодексы журналисткой этики;

— расширение возможностей для распространения информа­ции в рамках трансграничного вещания через присоединение к со­ответствующим международным договорам и соглашениям напри­мер, Европейской Конвенции о трансграничном телевидении и т. д.

При активном участии сотрудников Отдела международных информпроблем осуществляется организационное и экспертное обеспечение участия российских представителей в заседаниях ин­формационных органов ООН и Совета Европы. В частности пред­ставители Департамента ежегодно участвуют в сессии Комитета ООН по информации, выступая с краткими обзорами ситуации в сфере массовой информации в России, излагая позицию России по актуальным информвопросам в деятельности ООН.

ДИП также представляет Россию на заседаниях Руководящего комитета Совета Европы по СМИ (РКСМИ). Отдел участвует в проработке и реализации предложений к ежегодным программам сотрудничества России с СЕ в сфере СМИ и журналистики, кури­рует проблематику информационного взаимодействия России со странами СНГ.

Значительная часть работы по информационному обеспечению внешнеполитического курса России внутри страны и на междуна­родной арене проводится на базе Пресс-центра МИД России.

Его деятельность осуществляется по следующим направлениям:

— информационное обеспечение визитов в Россию на высшем и высоком уровне;

— организация и техническое обеспечение регулярных бри­фингов и пресс-конференций для российских и зарубежных СМИ по актуальным вопросам внешней политики России;

— поддержание деловых контактов с зарубежными корреспондентами, аккредитованными в России.

Работа на последнем направлении включает в себя оказание визовой поддержки иностранным журналистам, их аккредитацию при МИД России. Аккредитация иностранных журналистов, при­бывающих для работы в Россию, производится в соответствии со ст. ст. 48 и 55 Закона Российской Федерации «О средствах массо­вой информации», а также Правилами аккредитации и пребыва­ния корреспондентов иностранных средств массовой информации на территории Российской Федерации, утвержденными постанов­лением Правительства Российской Федерации от 1 сентября 1994 г.

В соответствии с указанными Правилами существует три кате­гории аккредитации представителей зарубежных СМИ: постоян­ный корреспондент; специальный корреспондент; технический со­трудник.

В качестве специальных корреспондентов могут быть аккреди­тованы журналисты, которые прибыли в Россию по заданию своих редакций для освещения отдельных мероприятий или событий на срок до трех месяцев. В этом случае карточка специального кор­респондента выдается на срок действия визы. К категории специ­альных корреспондентов могут быть также отнесены журналисты, прибывшие для временной замены основного сотрудника в случае его отпуска, болезни или командировки в другую страну.

Постоянно аккредитованным корреспондентам удостоверение выдается на период до двух лет с возможным продлением срока пребывания.

Таким образом, аккредитация при МИД России дает право иностранному корреспонденту заниматься журналистской деятель­ностью на территории России, присутствовать на мероприятиях, проводимых государственными органами или другими обществен­ными организациями.

Пресс-центр также оказывает содействие иностранным коррес­пондентам в организации интервью, встреч, бесед с руководством МИД России, других министерств и ведомств.

Основанием для начала аккредитации журналиста или откры­тия корреспондентского пункта зарубежного СМИ на территории Российской Федерации является письмо от данного средства мас­совой информации. Эти вопросы курирует Отдел по работе с ино­странными корреспондентами, основной функцией которого являет­ся содействие инкоррам в решении практических вопросов пребы­вания, в том числе связанных с оказанием помощи в доступе к ис­точникам информации.

По состоянию на декабрь 2001 г. при Пресс-центре МИД Рос­сии аккредитовано 1131 постоянный корреспондент, 455 специ­альных корреспондентов, 430 корреспондентских пунктов, пред­ставляющих около 700 средств массовой информации из более чем 80 стран мира.

Другим важным звеном в организационной структуре Пресс-центра МИД является Отдел информационного обеспечения государ­ственных визитов. Основным направлением работы данного отдела является организация освещения в СМИ визитов в Российскую Федерацию зарубежных глав государств, правительств, министров иностранных дел, высокопоставленных чиновников международ­ных организаций. Для этого отдел информирует российских и акк­редитованных в России иностранных журналистов о предстоящем визите, направляет им программы пребывания высоких гостей и план их протокольных мероприятий. На основе поданных от жур­налистов заявок отдел формирует список журналистов, аккреди­туемых на мероприятия с участием прессы и телевидения. По­добная схема работы обеспечивает заблаговременное информи­рование корреспондентов о предстоящем визите, а также их присутствие на мероприятии. Совместно с пресс-атташе по­сольств зарубежных стран в Москве отдел занимается аккреди­тацией сопровождающих делегацию иностранных журналистов. Отдел поддерживает постоянные контакты с пресс-службами Пре­зидента и Правительства Российской Федерации, Государственной Думы, Совета Федерации, Мэрии Москвы, других министерств и ведомств России.

Наряду с вышеперечисленными направлениями работы необ­ходимо сказать и еще об одном. Именно в Пресс-центре МИД проводятся наиболее значимые пресс-конференции, брифинги, а также научно-практические конференции. В них участвует руко­водство министерства, представители других российских минис­терств и ведомств, видные ученые и известные представители об­щественности. Обсуждение идет по самому широкому кругу во­просов внешней политики и международных отношений. Наибо­лее актуальные мероприятия транслируются по внутриминистерской телесети.

Брифинги и пресс-конференции руководства МИД — традици­онная форма информационно-разъяснительной работы внешнепо­литического ведомства. Вместе с этим, осваиваются и новые на­правления работы по информационному сопровождению внешней политики России. Так, в связи с указаниями Президента России об усилении экономического аспекта в деятельности МИД России с апреля 2001 г. в Пресс-центре началось регулярное проведение презентаций субъектов Российской Федерации с участием губернато­ров, представителей крупного бизнеса соответствующих регионов. В мероприятиях также участвуют иностранные корреспонденты, сотрудники посольств и торговых представительств стран, заинте­ресованных в установлении долгосрочных и взаимовыгодных свя­зей с регионами. Основные цели подобных презентаций — озна­комление зарубежной общественности и представителей деловых кругов с социально-экономическим развитием субъектов Россий­ской Федерации, создание их привлекательного облика для зару­бежных партнеров, способствующего выходу этих регионов на ми­ровые рынки и привлечению иностранных инвестиций.

3. Опыт деятельности пресс-служб

российских дипломатических представительств за рубежом

Сегодня информационно-разъяснительная работа россий­ских представительств за рубежом становится одним из основ­ных направлений в деятельности отечественной дипломатичес­кой службы. Конечно, было бы заблуждением полагать, что по­добная задача ставится перед отечественными загранучреждениями только в последние годы. Посольства всегда являлись важным каналом распространения информации о стране, кото­рую они представляют.

Большое внимание работе российских дипломатических пред­ставительств за рубежом со СМИ уделил Президент Российской Путин, выступая на расширенном совещании с участием послов в МИД России 12 июля 2002 года.

«И, наконец, еще об одном важном вопросе — излишняя за­крытость, неумение работать со СМИ и другими институтами гражданского общества. Это все еще наша проблема. И это не по­могает делу. Ваша способность влиять на общественное мнение прямо отражается на объективном восприятии России в мире. И, помимо всего прочего, это — ваша прямая обязанность. И больше того, от того, насколько эффективно вы будете действовать на этом направлении, будет зависеть и престиж самого ведомства. Я думаю, что многие вещи, которые, безусловно, могли бы быть по­ложены в копилку, они реально и положены в копилку деятель­ности МИДа, для общественности проходят либо незаметно, либо подвергаются критике. Люди часто не понимают, что у нас происходит по линии Министерства иностранных дел. Нужно грамотно, компетентно и талантливо, хочу это подчерк­нуть, разъяснять».

Практическая работа пресс-служб российских представи­тельств за рубежом организуется пресс-атташе или советником по информации. Обязанности пресс-службы посольства могут быть возложены как на отдел, так и на одного сотрудника. Это зависит от количества сотрудников посольства и от масштаба информаци­онной работы.

Пресс-атташе посольства оказывает содействие представителям российских средств массовой информации в стране пребывания, а также предоставляет помощь журналистам, сопровождающим рос­сийские официальные делегации за рубеж в получении аккредита­ции на соответствующие мероприятия.

Помимо организационного содействия представителям рос­сийских СМИ, отдел или пресс-секретарь посольства на регуляр­ной основе разрабатывают и реализуют информационно-разъяс­нительные мероприятия: пресс-конференции представителей по­сольства, участвуют в проведении пресс-конференций российских официальных делегаций. Если развитие двусторонних отношений требует усиленного информационного сопровождения со стороны посольства, пресс-служба может ввести в практику регулярные (например, еженедельные) брифинги для местных СМИ по наи­более актуальным вопросам межгосударственных отношений. По­добный режим брифингов наиболее полезен в случае проведения внешнеполитической акции, кризисных ситуациях (эвакуация граждан, угроза или начало военных действий и т. д.).

Пресс-отдел посольства готовит информационные материалы [для местных СМИ. Это могут быть пресс-релизы, выпускаемые на постоянной основе. В практику российских посольств введена подготовка еженедельных обзорных материалов о внутреннем по­ложении в России и российской внешней политике.

Важной составляющей работы пресс-службы посольства явля­ется регулярная организация интервью как местным СМИ, так и российским журналистам, аккредитованным в стране пребывания, посла и других экспертов посольства. Формы подобных интервью многообразны. Это может быть традиционное радио— или теле­интервью, а также публикация в газете. В компетенцию пресс-от­дела также входит разработка концепции и подготовка письмен­ного интервью посла, ответственного сотрудника посольства для передачи в инициативном порядке в местную прессу. Информа­ционным поводом подобных интервью может быть предстоящий визит российской делегации в страну, визит официальной делега­ции страны пребывания в Россию, национальные праздники, зна­чимое событие внутренней политики представляемой страны и т. д.

Необходимо отметить, что методы и формы работы пресс-службы посольств Российской Федерации во многом схожи с ос­новными организационными и методологическими принципами работы любой пресс-службы государственной структуры. Так, со­трудник пресс-службы посольства не может давать личных оценок, комментируя то или иное событие. Позиция, озвучиваемая в ходе пресс-мероприятий, должна быть согласована с руководством по­сольства. Доводимая до местных СМИ позиция посольства долж­на строго соответствовать официальной позиции государства. По­сольство, а соответственно и его пресс-служба, представляют ис­ключительно позицию государства. Это правило применяется ко всем пресс-службам государственных ведомств.

Но есть и принципиальное отличие. Основной аудиторией, на которую ориентируется в своей работе пресс-служба посольства, является местная сторона — общественность, СМИ, государствен­ные структуры страны пребывания. А это предполагает культур­ные, языковые и другие особенности восприятия информации. Это требует от работников пресс-службы посольства знания наци­ональной культуры, традиций, истории и особенностей современ­ной организации местных СМИ. Так, нередки случаи неверного перевода интервью или выступления при публикации в местной прессе. Во избежание подобных инцидентов важно оговаривать со СМИ право согласования перевода текста с посольством до пуб­ликации.

Как и в работе пресс-службы Центрального аппарата, по со­гласованию в пресс-конференциях или брифингах могут прини­мать участие эксперты посольства, эксперты или представители министерств и ведомств местной стороны. Представители пресс-службы посольства по согласованию с руководством также могут принимать участие в пресс-конференциях, устраиваемых местной стороной.

Пресс-служба посольства также разрабатывает концепцию и готовит к размещению в местной прессе статьи посла, других от­ветственных сотрудников посольства. Это может быть связано и с определенными трудностями — например, местной цензурой, не­совпадением позиций двух государств по тем или иным пробле­мам и т. д. Метко пошутил по этому поводу выдающийся отечест­венный дипломат , в 20-е годы прошлого столетия возглавлявший внешнеполитическое ведомство страны: «Конечно, всякий может напечатать все, что хочет, и может подвергнуться суду лишь за уголовное правонарушение. Всякий может напеча­тать что угодно, но где? Кто опубликует его произведение? Если он сам напечатает свою статью и будет раздавать ее в виде листка на улице или будет ее рассылать по адресам неизвестных лиц, это будет потерянное время и деньги»[190]. Любопытно, но с подобными трудностями посольства сталкиваются и до сих пор. И помочь в этой ситуации могут постоянные контакты дипломатов с главны­ми редакторами местных газет, журналистами, представителями местных ведомств, курирующих СМИ.

Помимо официального сайта Министерства иностранных дел России по адресу www. *****, около 60 российских посольств имеют свои собственные сайты, которые считаются официальны­ми сайтами российских загранучреждений. Содержание сайта формируется сотрудниками посольства при непосредственном участии его пресс-службы. Как правило, на нем содержится ин­формация о деятельности посольства, работе консульского отдела, необходимых документах для поездки в Россию, полезные ссыл­ки. Многие посольские сайты содержат специальную рубрику «интернет-брифинги», где публикуется информация о важнейших внешнеполитических или международных событиях и роли Рос­сии. Некоторые посольские сайты, содержат гиперссылку на об­щеминистерский сайт. В свою очередь сайт Министерства имеет ссылки на все сайты российских загранучреждений. Многие мате­риалы, размещаемые на посольских сайтах, берутся с сайта МИД и переводятся на языки страны пребывания.

В обязанность пресс-службы посольства также входит инфор­мационное освещение визитов российских делегаций, для чего используется весь набор пресс-мероприятий: брифинги в преддве­рии визита, итоговые пресс-конференции, рассылка пресс-рели­зов, аккредитация российских и местных журналистов на меро­приятия, интервью телевидению и прессе.

Пресс-служба также изучает местное законодательство, регла­ментирующее деятельность органов массовой информации страны пребывания.

Все чаще российские дипломаты появляются на экранах зару­бежных телезрителей. И спектр передач с их участием чрезвычай­но широк — от информационных программ, до образовательных передач и ток-шоу. Безусловно, это требует умения держаться перед камерой, владения иностранными языками, знания дипло­матического протокола и делового этикета.

В связи с изложенным следует заметить, что качество «внеш­ней» информационной работы загранучреждений в стране пребы­вания во многом определяется системой их взаимодействия с МИДом России и его центральным аппаратом. Осуществляется это взаимодействие на основе принципов и положений, изложен­ных в Концепции внешней политики Российской Федерации, ут­вержденной Президентом Российской Федерации 28 июня 2000 г., при тесной координации усилий внешнеполитического ведомства и дипломатических представительств России за рубежом. На прак­тике это обеспечивает единство и непротиворечивость позиций, оце­нок и подходов к пониманию и реализации внешнеполитического курса страны.

За последние годы информационное обеспечение загранучреж­дений МИД России вышло на качественно новый уровень, как с точки зрения оперативности, так и с точки зрения глубины и объ­емов направляемой информации. Это стало возможным благодаря использованию современных систем связи, установлению ком­пьютерного взаимодействия с президентскими, правительственны­ми пресс-службами, информагентствами, активное использование Интернет.

Существенно возросло оснащение посольств системами «ТВ-информ». С его помощью ежедневно направляется 400— 600 страниц открытой информации.

Загранучреждения обеспечены электронной почтой, через ко­торую эффективно работают с базой данных общеминистерского пользования, состоящей из 60 специализированных баз: междуна­родные договоры, законодательные акты, брифинги, российские и зарубежные СМИ, Интернет-дайджест и т. д.)

Информационное взаимодействие включает в себя также и проведение посольствами мониторинга публикаций местных СМИ по российской тематике. Конкретная цель подобной работы — аналитическая оценка подачи российской проблематики местной общественности, фактическое восприятие российской внешней и внутренней политики за рубежом и оперативное реагирование на распространение дезинформации о стране. Такое реагирование включает совместную информационную работу посольства с Де­партаментом информации печати. Так, посольство в случае необ­ходимости может запросить ДИП об организации интервью руко­водства министерства по той или иной острой теме. Также по­сольство нередко обосновывает необходимость разработки и раз­мещения Департаментом информации и печати как в России, так и в стране пребывания посольства статьи, телесюжета в поддерж­ку внешнеполитического мероприятия.

Информационное взаимодействие загранучреждений с пресс-службой МИД — это ежедневная, кропотливая работа, вклю­чающая взаимное информирование, взаимную поддержку, со­вместное проведение информационно-политических акций и мероприятий.

Контрольные вопросы

1.  Что понимается под «средствами массовой информации»?

2.  Перечислите, а затем дайте краткую характеристику принципов взаимодействия дипломатической службы и СМИ.

3.  Какие задачи решает пресс-служба Министерства иностранных дел Российской Федерации?

4.  Каковы формы и средства взаимодействия Министерства ино­странных дел и средств массовой информации?

5.  Каковы особенности деятельности пресс-служб российских дип­ломатических представительств за рубежом?

Литература

1.  Конституция Российской Федерации. М., 1993.

2.  Концепция внешней политики Российской Федерации. Утверж­дена Президентом Российской Федерации 28 июня 2000 г. // Дипло­матический вестник. 2000. № 8. С. 3—11.

3.  Положение о Министерстве иностранных дел Российской Феде­рации. Утверждено Указом Президента Российской Федерации от 01.01.01 г. № 000 // Собрание законодательства РФ. 1995. № 12. Ст. 1033.

4.  О координирующей роли Министерства иностранных дел Рос­сийской Федерации в проведении единой внешнеполитической линии Российской Федерации. Указ Президента Российской Федерации от 01.01.01 г. № 000 // Собрание законодательства РФ. 1996. № 12. Ст. 1061.

5.  О средствах массовой информации. Закон Российской Федера­ции от 01.01.01 г. № 000-1.

6.  О мерах по защите свободы массовой информации в россий­ской Федерации. Указ Президента Российской Федерации от 5 декаб­ря 1993 г. № 000.

7.  Несмотря ни на какие проблемы и потери, потенци­ал нашей страны остается огромным. Выступление на Совещании послов и постоянных представителей в МИД России 12 июля 2002 г.

8.  Внешнеполитическая информация и современная дипломатия. М., 2001.

9.  Новая российская дипломатия. Десять лет внешней политики страны. М., 2001.

10.  Современная дипломатия: Теория и практика. Курс лекций. Часть 1. Дипломатия — наука и искусство. М., 2000.

Глава 5.5.

ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ И ДИПЛОМАТИЧЕСКАЯ ПЕРЕПИСКА В МЕЖДУНАРОДНЫХ ОТНОШЕНИЯХ

КЛЮЧЕВЫЕ ПОНЯТИЯ

ДИПЛОМАТИЧЕСКОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО —система документационного обеспечения дипломатичес­кой службы, организация работы с дипломатическими и служебными документами в системе Министерства ино­странных дел.

ДИПЛОМАТИЧЕСКИЙ ДОКУМЕНТ — один из основных элементов дипломатической переписки, вклю­чающий послания, личные и вербальные ноты, памятные записки, меморандумы, заявления, а также личные пись­ма, которыми обмениваются официальные лица по во­просам, относящимся к международным отношениям.

ДИПЛОМАТИЧЕСКАЯ ПЕРЕПИСКА — переписка между суверенными государствами, другими полноправ­ными субъектами международного права и их полномоч­ными представителями. Требует учета правового равенст­ва партнеров, их взаимного уважения и корректности.

КОНФИДЕНЦИАЛЬНОСТЬ В СИСТЕМЕ ДИПЛО­МАТИЧЕСКОЙ СЛУЖБЫ — сохранение в тайне сведе­ний государственного и служебного характера, которые могут быть использованы в ущерб интересам государства.

Дипломатическая служба — во многом это искусство и умение работать с документами. Еще во времена европейского средневе­ковья считалось, что каждый человек, посвятивший себя диплома­тии, должен обладать, по крайней мере, тремя профессиональны­ми качествами: хорошо говорить, хорошо писать и хорошо знать римское право. Даже понятия «дипломатия», «дипломат» связаны с французским термином «diplomas» — официальный документ (акт, хартия), исходящий от верховной власти. В свою очередь это слово через латынь восходит к древнегреческому названию сло­женного вдвое листа пергамента.

Об огромной значимости делопроизводства в системе междуна­родных отношений свидетельствует и тот факт, что в Венской Конвенции о дипломатических сношениях 1961 г. (ст. 24) и Вен­ской Конвенции о консульских сношениях 1963 г. (ст. 33) специ­ально зафиксировано, что документы диппредставительств и кон­сульств неприкосновенны в любое время и независимо от их мес­тонахождения. В обязанности государства пребывания входит задача обеспечить недоступность к текущим и архивным документам представительств иностранных государств со стороны своих зако­нодательных, исполнительных и судебных органов, а также обез­опасить их от посягательств в любой форме со стороны частных лиц. Если архивы и документы в случае их потери, кражи и т. п., окажутся в распоряжении властей государства пребывания, то пос­ледние без промедления должны возвратить их законному собст­веннику.

В России национальная школа дипломатического документи­рования начала складываться при Иване III одновременно со ста­новлением самостоятельной дипломатической службы. Тогда же определились основные разновидности русских дипломатических документов: «листовые письма» — грамоты, «статейные списки» и «столбцы», — политические отчеты и информационные посоль­ские книги, «отпуска» — грамоты главам иностранных государств, «титулярники», «верющие (верительные) грамоты».

1. Организация и значение документационного обеспечения дипломатической службы

Дипломатическое делопроизводство представляет собой систему документационного обеспечения дипломатической службы, организа­цию работы с дипломатическими и служебными документами в систе­ме Министерства иностранных дел. При этом надо иметь в виду, что дипломатическое делопроизводство отнюдь не ограничивается формально-бюрократическим составлением официальных между­народных документов или дипломатической перепиской — этой совокупности различных видов официальной корреспонденции и документации дипломатического характера, посредством которой осуществляются официальные сношения между субъектами меж­дународных отношений.

Диппереписка, как и во все времена, остается важнейшим эле­ментом дипломатической деятельности. Понятие документацион­ного обеспечения дипломатической службы гораздо шире. Это прежде всего система получения и обработки информации, дове­дение ее до политического руководства страны и использование в целях управления внешнеполитическими процессами.

В этом смысле документационное обеспечение дипломатичес­кой деятельности выступает как один из важнейших инструментов осуществления внешней политики государства. Ее организацион­ное построение призвано создать максимально благоприятные ин­формационные условия для принятия оптимальных внешне— и внутриполитических решений, реализации конкретных дипломати­ческих инициатив.

С учетом исторически сложившейся в Российской Федерации практики общую систему делопроизводства внешнеполитического характера можно разделить на следующие разделы:

— документационное обеспечение внешнеполитической дея­тельности главы государства: встречи в верхах, обмены посланиями и письмами, беседы по телефону, направление специальных представителей и другие внешнеполитические мероприятия на высшем уровне;

— документационное обеспечение подготовки и заключения двусторонних и многосторонних международных договоров и со­глашений, регламентирующих широкий круг вопросов межгосу­дарственных отношений;

— дипломатическая переписка, в которую входит документационный обмен Министерства иностранных дел с аккредитованными в стране посольствами и миссиями, переписка посольств и миссий с Министерством иностранных дел, другими ведомствами и част­ными лицами страны пребывания, а также с дипломатическим корпусом в этой стране;

— делопроизводство постоянных представительств государства за границей, осуществляемое посольствами, представительствами, консульствами и другими миссиями, поддержание через них на регулярной основе контактов с властями и дипломатическим ве­домством страны пребывания;

— документация представителей государства в работе междуна­родных организаций, конференций, дипломатических конгрессов;

— официальная переписка центральных министерств и ве­домств Российской Федерации с министерствами и ведомствами других стран в пределах предоставленных им полномочий;

— международная переписка субъектов Российской Федерации и их официальных органов с органами государственной власти иностранных государств по вопросам международных и внешнеэ­кономических связей в соответствии с федеральным законом «О координации международных и внешнеэкономических связей субъектов Российской Федерации»;

— материалы, касающиеся работы со средствами массовой ин­формации, продвижение через них официальной позиции государ­ства по тем или иным внешнеполитическим вопросам, публикация официальной информации о международных событиях, официаль­ное издание международных документов.

К служебному делопроизводству внешнеполитического харак­тера может быть отнесена также документация, предназначенная для внутреннего пользования, которая разрабатывается во внешне­политическом ведомстве и в его зарубежных представительствах. В основном она носит организационно-распорядительный и спра-вочно-информационный характер и включает шесть основных групп документов:

— переписка с высшими органами государственной власти Российской Федерации (докладные записки Президенту и Предсе­дателю Правительства, переписка с Федеральным Собранием, от­четы о выполнении поручений и т. п.);

— документация организационного характера (положения, ус­тавы, инструкции, положения, определяющие статус как централь­ного ведомства, так и дипломатических представительств за рубе­жом, их структурные звенья и порядок работы);

— документация распорядительная (постановления, распоря­жения, приказы по министерству и заграничным представительст­вам, различные указания, определяющие деятельность структур­ных подразделений министерства и загранпредставительств);

— документация справочно-информационная (годовые отчеты, политические письма, шифртелеграммы, докладные записки, справки, записи бесед и т. п.);

— документация по личному составу (приказы по личному со­ставу, личные дела, приказы о назначениях и переводах, характе­ристики, удостоверения, заполнение трудовых книжек и т. д.);

— документация, связанная с заявлениями и обращениями граждан.

Важной стороной дипломатического делопроизводства и доку­ментирования является непосредственная организация работы с документами: регистрация, учет и прохождение дипломатических и служебных документов в рамках единой системы делопроизвод­ства МИД России, в структурных подразделениях министерства и в заграничных учреждениях; контроль и организация исполнения документов и поручений; систематизация документов, составление номенклатуры дел и их формирование; машинопись и копиро­вально-множительные работы; подготовка для передачи дел в архив.

Министерство иностранных дел Российской Федерации, буду­чи федеральным органом исполнительной власти, обладает правом издавать собственные нормативные акты в виде постановлений, решений, приказов и распоряжений, правил, инструкций и поло­жений. Соответствующие полномочия в пределах их компетенции. имеют также загранучреждения — посольства, представительства при международных организациях, консульствах. Однако принци­пиальные вопросы, относящиеся к документированию управлен­ческой деятельности, регулируются федеральным законодательст­вом в рамках единой государственной системы.

Закон Российской Федерации «О стандартизации» от 01.01.01 г. устанавливает правовые основы стандартизации документов и принципы их применения, предусматривает осуществление госу­дарственного контроля и надзора за соблюдением требований го­сударственных стандартов в области документационного обеспече­ния государственной службы. Федеральным законом «Об инфор­мации, информатизации и защите информации» от 01.01.01 г. утвержден правовой режим создания, хранения и использования информации, порядок ее документирования и до­ступа к ней. В законе Российской Федерации «О государственной тайне» от 01.01.01 г. № 000 определены полномочия госу­дарственных органов и должностных лиц по обеспечению сохране­ния и защиты государственной тайны, содержится перечень пред­ставляющих государственную тайну сведений, порядок их засекре­чивания и рассекречивания, контроля за обеспечением государст­венной тайны.

Порядок формирования, организации хранения, учета и ис­пользования архивов и архивных фондов и управления ими опре­делен основами законодательства Российской Федерации об ар­хивном фонде Российской Федерации и архивах, принятым Вер­ховным Советом Российской Федерации 7 июля 1993 г., а также Указом Президента Российской Федерации от 01.01.01 г., ут­вердившим «Положение об Архивном фонде Российской Федера­ции и Государственной архивной службе России» и Постановлени­ем Совета министров — Правительства Российской Федерации от 3 марта 1993 г. «О порядке ведомственного хранения документов и организации их в делопроизводстве».

Сегодня наиболее полным документом по делопроизводству является утвержденная в 1989 г. «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ)». В ней изложены единые требования к ор­ганизации делопроизводства, которые распространяются на все системы документации органов государственного управления, включая документы, создаваемые с помощью средств вычисли­тельной техники и автоматизированную систему документацион­ного обеспечения.

В соответствии с требованиями и рекомендациями ГСДОУ раз­работана «Типовая инструкция по делопроизводству в министерст­вах и ведомствах Российской Федерации». В соответствии с ее нормами и требованиями в Министерстве иностранных дел разра­ботаны свои инструкции по делопроизводству, включая унифици­рованные формы документов (УФД), с учетом специфики и требо­ваний дипломатической службы.

Система дипломатического документирования носит строго официальный характер, что предусматривает точное следование утвержденным формам документов, обязательное удостоверение всех документов в установленном порядке и в точном соответст­вии с должностными инструкциями. Не случайно дипломатичес­кий документ рассматривается как один из основных элементов дипломатической переписки. Его формы: послания, личные и вер­бальные ноты, памятные записки, меморандумы, заявления, а также личные письма, которыми обмениваются официальные лица по вопросам, относящимся к международным отношениям.

Документы в целом должны отвечать ряду важнейших требова­ний. Прежде всего это:

Достоверность — важнейший критерий любого дипломатичес­кого и служебного документа. Документ должен содержать только проверенную информацию. Любые сомнения, возможные неопре­деленности, информационные пробелы должны специально огова­риваться. Достоверность документа, четкость и определенность со­держащейся в нем аргументации во многом зависит от использо­ванной при подготовке документа системы фактов. Набор фактов даже тщательно отобранных и выверенных, сам по себе не может служить критерием достоверности дипломатического документа.

Факты должны находиться в логической взаимосвязи между собой, быть соразмерными логике формулировок и выводов доку­мента. Только в этом случае они работают на достижение главной цели дипломатического документа — сделать его содержание до­стоверным, ясным и убедительным.

Целенаправленность. Дипломатический документ готовится не сам по себе, а в расчете на достижение заранее поставленных кон­кретных целей. Именно цель документа обуславливает объем доку­мента, характер изложения материала, внутреннюю структуру, подбор информационных источников, характер выводов и реко­мендаций. В этом отличие дипломатического документа от науч­ного, к примеру, отчета, целью которого является оригинальное описание результатов проведенных исследований в определенной области человеческой деятельности. Жесткие формальные требова­ния к составлению такого рода документов мало применимы.

Убедительность. Аргументы, выводы, а также конкретная ин­формация, содержащаяся в дипломатическом документе, не долж­ны давать повода для сомнений или двусмысленных толкований. В целях достижения большей убедительности и доходчивости можно пойти на определенное упрощение структуры документа и даже на придание изложенному в нем материалу более контрастного, как бы черно-белого характера. Дипломатические документы, как пра­вило, не пишутся в серых тонах.

Своевременность. Отличительная черта любого дипломатичес­кого документа — его оперативность и своевременность. Времен­ной рубеж при подготовке дипломатического документа всегда имеет первостепенное значение. В этом смысле полезность и сте­пень востребованности дипломатического документа заключаются в его своевременности. К дипломатическим и информационным документам как нельзя лучше подходит старая народная мудрость «Дорого яичко к Христову дню».

Доступность. Потребители дипломатических информации, как правило, перегружены документационными потоками, нередко ис­пытывают серьезный цейтнот времени. К тому же во многих слу­чаях бывает очень важно получить незамедлительную реакцию со­беседника на тот или иной документ (например, при передаче ин­формации в ходе беседы, при вручении меморандума или памят­ной записки). Отсюда необходимость в ясной и доходчивой редак­ции документа, отказе от усложненных грамматических и смысло­вых конструкций, неоправданного использования специальной терминологии. При подготовке текста документа, предназначенно­го для вручения иностранным представителям, всегда полезно учитывать, как документ будет восприниматься в переводе на ино­странный язык.

Лаконичность. Краткость дипломатического документа во многом является условием его доступности и воспринимаемости. Краткость, однако, не должна негативно сказываться на полноте и точности содержащейся в документе информации. В значительной степени эта двойная цель достигается посредством продуманного изложения материала. Важно при этом не уходить в сторону от ос­новной темы документа, тщательно формулировать выводы и предложения, использовать только те факты, которые действитель­но необходимы для раскрытия содержания документа.

Обращенность в будущее. Акции современной дипломатии носят, как правило, многоходовой характер, что во многих случаях превращает дипломатический документ в полноценное научное исследование. Задача в том, чтобы при составлении документа верно расставить акценты и совместить реализм и прагматизм при анализе политической действительности с прогнозированием раз­вития событий и поиска оптимальных вариантов, ведущих к до­стижению поставленных целей и реализации выдвинутых инициа­тив. Если главными средствами дипломатии являются убеждения, диалог, поиски компромисса и, по мере надобности, жесткость в защите национальных интересов, то дипломатический документ должен создавать уверенность в стабильности, последовательности и предсказуемости дипломатических шагов.

Порядок и особенности оформления и использования доку­ментов во многом зависят от их типологии. По способу докумен­тирования среди документов дипломатической службы преоблада­ют письменные документы. Другие их разновидности — изобрази­тельные, графические, фото— и фотодокументы, кинодокументы, документы, созданные с помощью компьютерной техники, зани­мают сравнительно небольшое место и используются в ограничен­ных масштабах. Фотодокументы применяются в основном при пересылке информации между центральным ведомством и загранучреждениями.

В зависимости от источника поступления документы бывают: а) входящие, б) исходящие и в) внутренние. К входящим относятся только те документы, которые поступают во внешнеполитическое ведомство, его структурные подразделения и в загранучреждение извне. Исходящие отправляются по внешним адресам. Внутренние документы — приказы, распоряжения, переписка между департа­ментами и другими структурными учреждениями, служебные за­писки, внутренние информационные документы предназначаются для внутреннего пользования и носят, как правило, директивный, информационный и организационно-управленческий характер.

По срокам хранения документы делятся на документы посто­янного, долговременного (свыше десяти лет) и временного (до де­сяти лет) хранения. Сроки хранения документов утверждаются перечнями, составленными Государственной архивной службой России, а также внутриведомственными инструкциями МИД Рос­сии.

По критериям же гласности и доступности документы подраз­деляются на секретные, для служебного пользования и обычные.

Секретность и доверительность при документационном обеспе­чении дипломатической службы и, особенно, защита сведений, со­ставляющих государственную тайну, являются важнейшим и самостоятельным направлением работы с документами. Напомним, что это и важнейшая обязанность дипломатического служащего.

Секретность в делопроизводстве не противоречит демократи­ческим принципам государственной службы, скорее наоборот, режим секретности обеспечивает необходимый уровень эффектив­ности государственного управления, означает не закрытость госу­дарства, а всего лишь сохранение в тайне тех сведений государствен­ного и служебного характера, которые могут быть использованы в ущерб интересам государства.

Защита государственной тайны и обеспечение конфиденциаль­ности делопроизводства во всех структурах и подразделениях дип­ломатической службы осуществляются в соответствии с федераль­ными законами «О безопасности» и «О государственной тайне», а также внутриведомственными распоряжениями и инструкциями. Перечень сведений конфиденциального характера государственно­го уровня утвержден специальным Указом Президента Российской Федерации от 6 марта 1997 г. № 000.

В них сформулированы принципы обеспечения конфиденци­альности делопроизводства:

— персональная ответственность дипломатического служащего за сохранение государственной и служебной тайны, за обеспечение конфиденциальности служебной информации;

— сокращение до минимума круга лиц, имеющих доступ к до­кументам и базам данных рамками служебной необходимости;

— систематический контроль за сохранностью и прохождением документов по служебным каналам.

В зависимости от важности, ценности и ведомственной при­надлежности сведений тайна подразделяется на государственную и служебную.

Государственная тайна охватывает сведения, касающиеся дея­тельности государства в военной, внутри - и внешнеполитической, экономической, разведывательной, контрразведывательной и опе­ративно-розыскной областях, распространение которых может на­нести серьезный ущерб безопасности Российской Федерации.

Служебная тайна — охраняемая государством в любой области политики, управления, науки, техники, производства информация, разглашение которой может нанести ущерб интересам государства, отдельного ведомства или частного лица.

Порядок и условия обеспечения сохранения в тайне сведений, носящих секретный характер и не подлежащих оглашению, в своей совокупности составляют режим секретности. Такой режим, в частности, предусматривает специальный порядок подготовки, размножения, учета, хранения и уничтожения секретных докумен­тов.

Федеральным законом Российской Федерации «О государст­венной тайне» установлены три степени секретности сведений, со­ставляющих государственную тайну, а также соответствующие грифы секретности: «Совершенно секретно. Особой важности», «Совершенно секретно» и «Секретно».

Гриф «Совершенно секретно. Особой важности» означает наи­высшую степень секретности и присваивается строго ограничен­ной группе документов, содержащих сведения большой государст­венной важности и составляющих особо охраняемую государствен­ную тайну, к примеру, дипломатические шифры.

Гриф «Совершенно секретно» распространяется на документы, содержащие сведения, составляющие государственную тайну, од­нако их объем и ценность ниже документов с информацией и све­дениями особой важности.

Грифом «Секретно» помечаются документы, содержащие све­дения служебного характера, не являющиеся государственной тай­ной. В ряде случаев секретные документы носят уточняющие от­метки «Лично», «Только адресату». На документах, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, может также ставиться пометка «Для служебного пользования».

На дипломатической службе особенно важна персональная от­ветственность за сохранение доверенных секретов. Служащий дол­жен знать только те секретные сведения, которые нужны ему для выполнения непосредственных служебных функций. Сотрудники дипломатической службы допускаются к работе с секретными доку­ментами только после получения соответствующего допуска, после тщательного изучения ими требований инструкций и других нор­мативных документов по секретному делопроизводству.

В обязанности дипслужащего с точки зрения соблюдения режи­ма секретности в работе с документами входит:

— знакомиться только с теми документами, на знакомство с которыми в силу служебных обязанностей получено разрешение;

— предъявлять по первому требованию работнику секретного делопроизводства все числящиеся секретные документы для про­верки их наличия и комплектности;

— вести учет находящихся у него служебных документов;

— ежедневно по окончании рабочего дня проверять наличие секретных документов, сдавать их на хранение в соответствующую службу;

— немедленно сообщать непосредственному руководителю и в соответствующую службу об утрате или недостаче документов, об­наружении лишних или неучтенных документов или отдельных листов;

— сдавать по описи все секретные материалы при уходе в от­пуск, выезде в командировку или увольнении.

Важным направлением совершенствования системы документационного обеспечения дипломатической службы становится все более широкое применение автоматизированных систем делопрои­зводства и документации, предусматривающих использование ком­пьютерной техники и позволяющих унифицировать и стандартизи­ровать многие процессы делопроизводства, включая подготовку и

поиск документов, а также контроль за их движением и исполне­нием. Применительно к конкретным и весьма специфическим требованиям документационного обеспечения дипломатической службы наиболее эффективно проявляют себя интеграционные программные комплексы. Их использование существенно упроща­ет и ускоряет разработку, оформление и использование таких до­кументов как стандартные справочные материалы, служебные за­писки, отчеты, письма, факсимильные сообщения, различные бюллетени.

С другой стороны, применение компьютерных систем с кол­лективным доступом к единой базе данных, наряду с использова­нием электронного набора форм наиболее часто употребляемых документов, серьезно повышает эффективность общего документа­ционного обеспечения дипломатической службы. В первую оче­редь это касается увеличения скорости поиска необходимых доку­ментов и доступа к ним, а также экономии рабочего времени, осо­бенно в условиях совместной подготовки документов, в которой участвует целый ряд структурных подразделений министерства.

Вместе с тем, повышаются требования к защите документов, находящихся в электронном обороте, от несанкционированного доступа к ним.

2. Составление и оформление документов в системе дипломатической службы

Требования к составлению и оформлению официальных доку­ментов в учреждениях дипломатической службы, как центральных, так и зарубежных, определяются государственными стандартами, общими для всей государственной системы Российской Федера­ции. При этом важно учитывать, что служебная переписка внеш­неполитического ведомства, а отчасти и загранучреждений более чем наполовину состоит из документов внутригосударственного характера. К этой категории в документообороте МИД в частности относятся документы, поступающие из Администрации Президен­та и Правительства Российской Федерации, Федерального Собра­ния Российской Федерации; ведомственная переписка с федераль­ными министерствами и ведомствами, властными структурами субъектов Российской Федерации, иными государственными и об­щественными организациями и учреждениями.

В настоящее время действует стандарт (ГОСТ Рв ре­дакции от 01.01.2001 г.), который устанавливает обязательные для всех видов и разновидностей официальных документов требования в части:

— состава реквизитов документов;

— оформления реквизитов документов;

— бланков и оформления документов;

— изготовления, учета, использования и хранения бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

Эти требования распространяются как на традиционное дело­производство, основанное на бумажных носителях, так и на орга­низацию работы с документами, создаваемыми при помощи средств вычислительной техники. Их выполнение обеспечивает единство правил и практики документирования и создает инфор­мационную совместимость автоматизированных баз данных в рам­ках всей системы делопроизводства и документационного обеспе­чения дипломатической службы.

Дипломатический документ в его окончательном, исходящем варианте может отличаться по оформлению от документов обыч­ного Делопроизводства. Тем не менее многие реквизиты, принятые при составлении и внутреннем согласовании дипломатических до­кументов являются общими для всей системы делопроизводства и документационного обеспечения дипломатической службы.

В настоящее время полный формуляр-схема построения такого документа, т. е. его графическая модель включает в себя следую­щие основные реквизиты:

Государственный герб Российской Федерации. В соответствии с положением о Государственном гербе Российской Федерации изо­бражение Государственного Герба помещается на бланках распо­рядительных документов министерств, ведомств, других органов власти (органов суда, прокуратуры, арбитража, внешних органов управления и др.) — постановлений, распоряжений, приказов, писем.

Изображение Государственного Герба Российской Федерации помещается на верхнем поле документа — в центре или в левом углу, например:

Герб

Министерство иностранных дел

Герб

Посольство

Российской Федерации

Код формы документа. Проставляется только на унифицирован­ных документах, форма которых предусмотрена общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД).

Наименование организации. В этом реквизите указывается офи­циальное наименование организации, от которой исходит доку­мент: Министерство иностранных дел Российской Федерации или сокращенно: МИД России.

Если автором документа является структурное подразделение министерства, то его наименование располагается ниже наимено­вания министерства:

Министерство иностранных дел

Российской Федерации (МИД России)

I Европейский департамент

Справочные данные об организации. Справочные данные об орга­низации, как правило, включают почтовый адрес, номера телефо­нов, телексов, адрес электронной почты. Этот реквизит присутст­вует только в письмах и располагается в верхнем левом углу под реквизитом «наименование организации». По своему значению он является юридическим адресом Министерства и в настоящее время имеет следующую форму: , г. Москва Г-200, Смолен­ская-Сенная площадь, дом 32/34.

Наименование вида документа. Этот реквизит указывает на на­значение документа, определяет состав его других реквизитов, со­держание и структуру текста. Наименование документов всегда пе­чатается прописными буквами, например: РАСПОРЯЖЕНИЕ, ПРИКАЗ, АНАЛИТИЧЕСКАЯ СПРАВКА, ЗАПИСКА. Его распо­лагают в заголовочной части документа в центре или слева листа.

Дата документа — один из основных реквизитов документа, отсутствие которого лишает его юридической силы. Датой доку­мента является дата его подписания, утверждения или дата собы­тия, которое в нем зафиксировано.

Регистрационный номер документа. Регистрационный номер до­кумента проставляется, как правило, одновременно с его подписа­нием. Регистрационный номер исходящих документов включает несколько составляющих — индекс структурного подразделения и порядковый номер документа. Например: № 50/I ед., где 50 — по­рядковый номер, а I ед. — «I Европейский департамент» — индекс структурного подразделения. Регистрационный номер документа помещается рядом с реквизитом «Дата».

Ссылка на регистрационный номер и дату документа. Этот рек­визит проставляется только на ответах на ранее полученные доку­менты. Он включает регистрационный номер и дату документа, на которой дается ответ. Помещается при обычном делопроизводстве под реквизитом «Дата». В дипломатических документах ссылка на регистрационный номер и дату документа включается непосредст­венно в текст документа, как правило, в его протокольную часть. Например: «Министерство иностранных дел Российской Федера­ции свидетельствует свое уважение Посольству Соединенных Шта­тов Америки и, ссылаясь на его ноту №... от 01.01.01 г., имеет честь сообщить следующее».

Место составления документа. Во многих случаях этот рекви­зит входит в почтовый адрес. В дипломатических документах ука­зание на место составления документа предшествует дате докумен­та и помещается в его заключительной части, к примеру: «Москва, 15 ноября 2000 г.» или «Париж, 15 ноября 2000 г.»

Гриф ограничения доступа к документу. Данный реквизит пред­усмотрен Федеральным законодательством об информации, имею­щей секретный характер, или связанной с государственной тай­ной. Он проставляется в случаях, когда документ содержит секрет­ную или конфиденциальную информацию или сведения ограни­ченного распространения. Первая строка реквизита содержит от­метку: «Секретно», «Совершенно секретно», «ДСП» («Для служебного пользования») и номер экземпляра. Реквизит помещается в верхнем правом углу первого листа выше всех других реквизитов документа. Например: Секретно. Экз. № 1.

Адресат. Этот реквизит проставляется на всех исходящих до­кументах. Его наиболее полная форма состоит из следующих час­тей: наименование организации, учреждения, структурного под­разделения (в именительном падеже); указание должности адреса­та (в дательном падеже); почтовый адрес.

На документах, направляемых в правительственные учрежде­ния, как правило через фельдъегерскую связь, почтовый адрес не проставляется. Во внутригосударственной межведомственной пере­писке данный реквизит располагается в правой верхней части пер­вого листа документа.

Гриф утверждения документа. Этот реквизит состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ» (прописными буквами с кавычками), указания должности утверждающего документ лица, его подписи и даты ут­верждения. Реквизит располагается в левом верхнем углу первого листа документа следующим образом:

«УТВЕРЖДАЮ»

Министр иностранных дел

Российской Федерации

________________

«_____» __________2001 г.

(подпись)

«____»__________2000 года.

Резолюция. Место резолюции — левый верхний угол документа. Она пишется от руки соответствующим должностным лицом и включает фамилию (или фамилии) исполнителя, содержание воз­можного поручения, сроки исполнения, подпись и дату. Резолю­ция может оформляться и на отдельном листе меньшего формата, который прикрепляется к документу.

Заголовок к тексту. Заголовок к тексту должен отражать суть и содержания документа, его характер. В некоторых документах он может опускаться и оформляется иной раз в кратких сопроводи­тельных письмах. Заголовок помещается после реквизитов «Дата документа» и «Регистрационный номер документа».

Отметка о контроле. Реквизит, содержащий отметку о контро­ле, принято оформлять буквой «К», словом или специальным штампом «Контроль». Отметка о контроле, как правило, делается на левом поле документа в верхней его части.

Отметка о наличии приложения. Если документ имеет прило­жение, упомянутое в самом тексте, то отметка о его наличии оформляется следующим образом: Приложение: упомянутое на 10 л., в 2-х экз. Если приложение в тексте не названо, то желательно указать его наименование, количество листов и количество экземпляров.

Если приложение направляется не во все адреса, указанные в документе, то это обязательно отмечается в отметке о наличии приложения. К примеру: Приложение: упомянутое на 10 л., только в первый адрес.

Подпись. Подпись — обязательный реквизит любого докумен­та, относящегося к внутригосударственному служебному делопро­изводству. Однако в дипломатической переписке, например при направлении вербальной ноты или памятной записки, подпись не ставится. Реквизит «Подпись» предусматривает указание должнос­ти и расшифровку подписи. Однако если документ составлен на официальном или именном бланке, то фамилия должностного лица, поставившего подпись, не расшифровывается. Реквизит «Подпись» ставится после текста документа и реквизита «Прило­жение».

Если документ подписывается, то подпись ставится как прави­ло на первом экземпляре. При подписании документа лицами равного должностного уровня их подписи ставятся в один ряд. Если документ подписывают должностные лица разных уровней, то их подписи размещаются одна под другой в соответствии зани­маемым должностям.

Гриф согласования документа. Согласование может быть внеш­ним и внутренним. В первом в тексте документа указывается со­гласование содержания документа с должностным лицом или кол­легиальным органом учреждения или его органа, не являющихся авторами документа. Реквизит состоит из слова «СОГЛАСОВА­НО», наименования организации и фамилии должностного лица (как правило, не ниже заместителя руководителя министерства или ведомства).

Внутреннее согласование предусматривает визирование доку­мента должностными лицами (или лицом) данного учреждения. Виза означает согласие (или несогласие) конкретного должност­ного лица с содержанием документа и включает подпись визиру­ющего, расшифровку подписи (инициалы и фамилия) и дату. В ряде случаев указывается также должность визирующего.

Визы проставляются на последнем листе подлинника докумен­та, а на исходящих документах — на последнем листе того экзем­пляра, который остается в учреждении и подшивается в дело. Внутреннее визирование документов как правило осуществляется в следующей последовательности: составитель документа; руково­дитель структурного подразделения, в котором составлен доку­мент; должностные лица других заинтересованных структурных подразделений; заместитель руководителя учреждения, курирую­щий данное направление или структурное подразделение. При не­обходимости документ также согласовывается с руководством фи­нансовой или юридической служб.

Реквизит «Виза» используется и при ознакомлении с докумен­том, включая резолюцию с соответствующим указанием о его ис­полнении. В этом случае необходима личная подпись конкретного сотрудника и дата ознакомления с документом и резолюцией.

Печать. Наиболее важные исходящие документы, перечень ко­торых определяется специальной инструкцией, удостоверяются печатью. Печать заверяет подлинность подписи должностного лица, либо содержания самого документа в тех случаях, когда подпись не ставится (например, на вербальных нотах министерст­ва или посольств).

Различаются гербовые печати и печати конкретных организа­ций. На официальных документах министерства и на дипломати­ческих документах ставятся только гербовые печати.

Печать размещается в нижней части последнего листа доку­мента таким образом, чтобы захватить часть наименования долж­ности лица, подписавшего документ или название места составле­ния документа и его даты (в вербальных нотах).

Отметка об исполнителе ставится только на документах, отно­сящихся к межведомственной или внутриминистерской перепис­ке. Она располагается на оборотной стороне последнего листа до­кумента в левом нижнем углу и включает фамилию исполнителя и номер его служебного телефона.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Эта отметка проставляется на исполненных документах, подлежа­щих списанию в дело. Отметка «В дело» иногда сопровождается краткими сведениями о ходе исполнения документа и номером досье или дела, в котором документ будет храниться, а также под­писью исполнителя или руководителя структурного подразделе­ния, в котором был исполнен документ и датой его списания в дело.

Отметка о поступлении документа. Этот реквизит включает наименование организации, его структурного подразделения, по­сольства, в которые поступил документ, дату поступления доку­мента (при необходимости также часы и минуты) и его входящий регистрационный номер. В ряде случаев на документе делается отметка для его автоматического поиска, которая включает имя файла, код оператора и другие поисковые данные, установленные в организации.

Отметка о заверении копии. В случае необходимости заверения соответствия копии документа подлиннику и для придания ей юридической силы делается надпись «Верно». Она включает лич­ную подпись лица, заверившего копию и ее расшифровку. При пересылке копии документа в другую организацию она удостове­ряется печатью.

Все документы, составляющие документационное обеспечение дипломатической службы, как правило, составляются на специ­альных бланках. В соответствии с требованиями ГОСТ Р.6.30-97 установлены два основных формата бланков документов — А4 (210x297 мм) и А5 (147x210 мм). Допускается также использо­вание бланков иных форматов (A3 и А6).

Бланки, воспроизводящие постоянную информацию, изготов­ляются типографским способом или вводятся в память компьюте­ра и автоматически выводятся при распечатке документов.

В центральном аппарате МИД, в дипломатических и консуль­ских представительствах за рубежом в основном используются три вида бланков: общий бланк, бланк письма и бланк конкретного вида документа (например, бланк приказа). Набор реквизитов об­щего бланка министерства включает герб; официальное наимено­вание министерства; наименование структурного подразделения министерства (к примеру, I Европейский департамент); наимено­вание вида документа; дату; номер (индекс документа); место со­ставления документа.

3. Систематизация документов и контроль за их исполнением

Порядок прохождения дипломатических и служебных докумен­тов (иначе, документооборот) в системе Министерства иностран­ных дел предусматривает целый ряд этапов: а) прием, первичная обработка и разметка; б) регистрация и рассмотрение докумен­тов на уровне руководителя соответствующего структурного под­разделения; в) направление документа исполнителю; г) испол­нение документа и контроль за его исполнением; д) списание в дело исполненных документов для хранения с последующей передачей в архив. При регистрации документов на них ставится особый регистрационный штамп, включающий порядковый номер поступающего документа, дату поступления, количество листов документа.

Нумерация писем, телеграмм, факсов, других входящих и исхо­дящих документов ведется, как правило, в пределах календарного года арабскими цифрами.

Предварительное рассмотрение входящих документов включает также распределение всех документов на два основных потока: для доклада руководству министерства и на рассмотрение непосредст­венно в заинтересованные структурные подразделения министер­ства без резолюции руководства.

Все документы, составляющие документационное обеспечение дипломатической службы, подлежат особой систематизации, обес­печивающей их сохранность и оперативный поиск. Документы как правило группируются в отдельные дела по следующим принципи­альным признакам:

— номинативный (по разновидности документов): вербальные и личные ноты, справки и т. п.;

— авторский (по авторам документов дела): документы Колле­гии министерства, министра, заместителей министра, начальников департаментов и т. д.;

— корреспондентский (по названию корреспондента): приме­ром может служить переписка с посольствами стран, входящими в ведение того или иного территориального департамента;

— предметно-вопросный (группируются документы по одному конкретному вопросу): к примеру, переписка с Министерством культуры Российской Федерации о создании Российского культур­ного центра в столице одного из иностранных государств;

— хронологический: годовые отчеты, квартальные политичес­кие письма, поступающие из посольств.

Важным элементом систематизации и учета документов являет­ся номенклатура дел. Она служит основой для составления отдель­ных описей дел постоянного и временного хранения. Форма но­менклатуры включает тематический индекс каждого отдельного дела, который присваивается всем однородным делам, формируе­мым в различных структурных подразделениях министерства и в его загранучреждениях.

Система контроля исполнения, принятая в МИД России, на­правлена на обеспечение своевременного и качественного испол­нения поручений и заданий, в том числе со стороны высшего по­литического руководства страны, а также на проверку исполнения служебных документов. В основу всей контрольной деятельности в министерстве положен принцип непрерывного текущего или опе­ративного контроля, который по общепринятому мнению является наиболее эффективным видом контроля[191]. Такой контроль, в част­ности, предусматривает постоянное контролирование исполнения поручений в установленные сроки и хода подготовки служебных документов; информирование руководства о всех случаях задержек с исполнением поручений; обобщение работы по исполнению до­кументов, а также разработку конкретных мероприятий и предло­жений по усилению эффективности контроля за исполнением по­ручений.

Главным структурным подразделением министерства, в функ­ции которого входит организация и проведение контрольной дея­тельности на постоянной основе, является Генеральный секрета­риат. В его состав входит целый ряд специализированных отделов: отдел документационного обеспечения; отдел коллегии и контро­ля; отдел координации; отдел информационного обеспечения загранпредставительств; отдел по работе с письмами и личными об­ращениями; личная канцелярия министра; несекретная канцеля­рия; секретная канцелярия; центральное машбюро.

Каждый из указанных отделов укомплектован соответствую­щим составом специалистов. Многие прошли специальную подго­товку по вопросам машинописи и стенографии, компьютерной об­работки документов, информационным технологиям, архивному делу и особенностям ведения секретного делопроизводства.

Генеральный Секретариат министерства выполняет следующие функции в части дипломатического документирования и служеб­ного делопроизводства:

— разрабатывает общую номенклатуру дел министерства, обес­печивает хранение дел и оперативное использование документов;

— разрабатывает и внедряет унифицированные формы доку­ментов Министерства;

— осуществляет экспедиционную обработку и регистрацию до­кументов;

—обеспечивает своевременное поступление к руководству ми­нистерства документов, их разметку в подразделениях, контроль за правильностью их оформления;

—осуществляет контроль за прохождением, исполнением и оформлением документов в установленные сроки;

— осуществляет контроль за работой с документами в струк­турных подразделениях министерства и в его загранучреждениях, обеспечивает правильность формирования и оформления дел, под­лежащих сдаче в архив;

— ведет работу по письмам и заявлениям граждан.

Все документы, которые связаны с исполнением конкретных поручений, учитываются в особом журнале и в карточке контроля. В них фиксируются дата, регистрационный номер, вид и краткое содержание документа или поручения, срок исполнения, фамилия исполнителя, отметка об исполнении.

Служебные документы снимаются с контроля после полного решения поставленных в них вопросов. Отметка об исполнении делается как на самом документе, так и в журнале и карточке кон­троля.

4. Дипломатическая документация и дипломатическая переписка

Дипломатическая документация или, иначе, документирова­ние — это запись политической и дипломатической информации на различных носителях по установленным правилам в целях ее после­дующего использования. Различаются две основные категории таких документов — носителей информации: а) официальные до­кументы, посредством которых осуществляются письменные, сно­шения между государствами и другими субъектами международ­ных отношений и б) внутренние документы, обеспечивающие дея­тельность органов государственной власти, различных ведомств, организаций и учреждений в сфере внешней политики.

Дипломатическая документация является неотъемлемой и важ­нейшей частью дипломатии как основного инструмента внешней политики государства. Любой дипломатический документ, таким образом, это прежде всего «государственная бумага». По офици­альному дипломатическому документу судят в первую очередь не только о внешней политике государства, но и о профессионализме дипломатической службы, слаженности и выучке государственного аппарата в целом.

Дипломатическая переписка ведется между суверенными государ­ствами, другими полноправными субъектами международного права и их полномочными представителями. Она требует строго учета право­вого равенства партнеров, взаимного уважения и корректности. Именно эти принципы определяют конструктивность международ­ных отношений, регулярное и содержательно насыщенное много­стороннее общение суверенных государств, высокую эффектив­ность дипломатии.

Официальную переписку на дипломатическом уровне от обыч­ного служебного делопроизводства отличает соблюдение целого ряда особых норм международно-правового характера, протоколь­ных требований, а также устоявшихся обычаев и традиций. От­ступление от общепринятых в дипломатической переписке норм, а тем более их игнорирование, могут быть восприняты не только как свидетельство низкой культуры делопроизводства, но и как проявление неуважения к стране-адресату. Вряд ли есть еще одна область служебного делопроизводства, в которой как в дипломатии столь четко прослеживалась бы внутренняя взаимосвязь между смысловым содержанием документа, его внешней формой и тех­ническим исполнением.

Дипломатические документы могут отличаться друг от друга своим содержанием, назначением и протокольными особенностя­ми. На их стиле сказываются традиции, языковые, исторические и культурные особенности отдельных стран. Однако с точки зрения формального построения, того, что называют архитектурой доку­мента, все они следуют традиционной схеме, включают целый ряд элементов (реквизитов), которые имеют постоянный, неизменный характер. Остановимся на некоторых из них.

Обращение. Оно указывает на должность или официальный титул адресата. Например: Уважаемый господин Президент, Ува­жаемый господин Министр, Уважаемый господин Посол или По­сланник. В обращении может также присутствовать почетный титул (титулование) адресата. К примеру: Ваше превосходительст­во господин Посол.

При обращении к духовным лицам употребляются следующие формы: к папе римскому и патриархам: Ваше Святейшество; к митрополитам: Ваше Высокопреосвященство; к кардиналам: Ваше Высокопреосвященство господин кардинал; к архиеписко­пам и епископам: Ваше Преосвященство (в англоязычных стра­нах к архиепископу: Ваша светлость и к епископу Ваша ми­лость); к духовным лицам и священникам без указания официаль­ного титула: монсиньор или (в англоязычных странах) Ваше пре­подобие.

При обращении к Великому магистру Мальтийского Ордена (полное название Ордена — Суверенный военный орден госпита­льеров Св. Иоанна Иерусалимского Родоса и Мальты); Россия поддерживает с Орденом официальные отношения) придерживаются следующего титулования: Его Высочество князь и Великий Магистр.

Комплименты. Это выражения вежливости, которыми начина­ется и/или завершается письмо, послание, нота или любой другой документ. Комплименты могут меняться в зависимости от характе­ра переписки. Они, к примеру, могут быть следующими: в начале послания, личной ноты или письма полуофициального характера, направленным главе государства, правительства, председателю парламента, министру иностранных дел, послам или другим долж­ностным лицам равного им положения или ранга: имею честь; в завершение: прошу Вас (указывается должность) принять уверения в моем самом высоком к Вам уважении. В отношении заместите­лей министра, директоров департаментов, если у них нет личного ранга посла, временных поверенных в делах, посланников, совет­ников посланников, генеральных консулов и других лиц равного им положения применяется комплимент в форме: в моем высоком уважении.

В случаях межправительственной переписки используется сле­дующий комплимент: «Правительство Российской Федерации сви­детельствует свое уважение». В личной переписке полуофициаль­ного характера могут использоваться и такие формы комплимен­тов как: «С глубоким уважением», «С уважением», «Искренне Ваш».

Основное предметное содержание документа. Оно состоит из смыслового ядра, включающего фактическое содержание и аргументационную часть. Предметное содержание документа при всей условности такого подразделения может быть квалифицировано, к примеру, по следующим категориям: информация о намечаемых или проводимых акциях, имеющих международное значение; из­ложение политической или международно-правовой позиции по той или иной проблеме; выдвижение конкретных предложений; заявление протеста или выражение озабоченности; оформление договоренности или достигнутой степени согласия.

Подпись. Личная подпись удостоверяет документ, следует сразу же после заключительного комплимента. Подпись должна быть разборчива. Если письмо составлено на официальном или имен­ном бланке, то фамилия лица, поставившего свою подпись обыч­но не печатается.

Традиционные протокольные формулы: обращение к лицу, ко­торому адресован документ, выражение уважения адресату в нача­ле документа и заключительный комплимент в его конце исполь­зуются не только в официальной переписке дипломатического ха­рактера, но и в других официальных документах, связанных с перепиской международного характера. К такой переписке, в част­ности, относится официальная переписка министерств и ведомств Российской Федерации с министерствами и ведомствами других стран в пределах предоставленных им полномочий, а также меж­дународная переписка субъектов Российской Федерации и их офи­циальных органов по вопросам международных и внешнеэкономических связей в соответствии с федеральным законом «О коорди­нации международных и внешнеэкономических связей субъектов Российской Федерации».

Кардинальные сдвиги, произошедшие в современной диплома­тии, утверждение в ней открытости и гласности, демократизация ее методов, возрастание роли международных организаций лишь отчасти сказались на традиционных формах дипломатической переписки. Но вот протокольные формулы — правила, традиции и условности, принятые при составлении документов международного характера практически не изменились.

Как и прежде к числу важнейших документов дипломатичес­кой переписки относятся:

— ноты (вербальные и личные);

— памятные записки;

— меморандумы;

— заявления, послания и письма на уровне государственного руководства (глав государств и правительств, руководителей внеш­неполитических ведомств);

— полуофициальная переписка (личные письма полуофици­ального характера).

Нотная переписка по традиции остается наиболее распростра­ненной формой официальных сношений между дипломатически­ми представительствами и дипломатическими ведомствами в стра­не пребывания. Их тематика охватывает самый широкий круг проблем, относящихся к взаимоотношениям государств: внешняя политика, экономика, культура, парламентские связи, подготовка двусторонних соглашений, обмены визитами представителей обеих стран и т. д., а также конкретные вопросы, связанные с функционированием дипломатического представительства.

Вербальная нота. Специфика вербальной ноты состоит в том, что она исходит непосредственно от Министерства иностранных дел или загранпредставительства. Текст составляется в третьем лице и не подписывается, что, как считается, дополнительно подчеркивает ее официальный характер. В ряде стран вербаль­ную ноту принято парафировать. В этом случае соответствую­щая отметка делается в конце заключительного абзаца текста ноты.

Текст вербальной ноты печатается на специальном нотном бланке, изготовленным типографским способом. На вербальной ноте проставляется порядковый номер, дата, указывается отправи­тель и место отсылки. Вербальная нота во всех случаях скрепля­ется гербовой печатью соответствующего учреждения — минис­терства или посольства.

Обычная начальная формула вербальной ноты выглядит следу­ющим образом: «Министерство иностранных дел Российской Фе­дерации свидетельствует свое уважение Посольству (следует пол­ное название страны) и имеет честь сообщить ему (далее идет текст)». Завершается вербальная нота традиционным комплиментом: «Министерство (или Посольство) пользуется этим случаем, чтобы вновь засвидетельствовать свое уважение Посольству». За­ключительный комплимент ноты, если в ней содержится какая-либо просьба, носит следующую форму: «Министерство заранее благодарит Посольство за удовлетворение настоящей просьбы».

Адрес во всех случаях печатается в нижнем левом углу первой страницы вербальной ноты. Этот же адрес печатается и на кон­верте, в котором отправляется вербальная нота.

Личная нота. Этот документ адресуется конкретному лицу и пишется в первом лице от имени подписавшего ноту. Личные ноты направляются государственным деятелям, иным должност­ным лицам страны пребывания, коллегам по дипломатическому корпусу, в том числе по различным вопросам протокольного ха­рактера: поздравления по случаю национальных праздников, дру­гих важных событий в государственной жизни, а также в тех слу­чаях, когда желательно подчеркнуть особую заинтересованность в том или ином вопросе. По оформлению личное послание и лич­ная нота, кроме обращения в первом лице, сходны с вербальной нотой: они печатаются на нотном бланке на специальной бумаге с государственным гербом Российской Федерации, вытесненным на первой странице послания или ноты. В правый верхний угол выносится название города и дата отправления (число, месяц и год). Под текстом личного послания или ноты следует личная подпись лица, которое направляет послание. Печатать фамилию и должность подписывающего послание не принято. Печать на лич­ной ноте не ставится. На подлиннике личной ноты исходящий номер не проставляется.

Наиболее распространенными формами обращения, приняты­ми в личных нотах, являются: «Уважаемый господин Министр», «Господин посол», «Ваше Превосходительство». Комплимент, ко­торым заканчивается текст личной ноты, как правило, выглядит следующим образом: «Прошу Вас (указывается должность) при­нять уверения в моем самом высоком к Вам уважении».

В послании и в личной ноте адрес пишется в левом нижнем углу первой страницы независимо от числа страниц текста. Адрес состоит из титулования, затем из имени и фамилии, пол­ной официальной должности этого лица, полного официально­го (по конституции) названия страны и ее столицы. Этот же адрес печатается на конверте, в котором отправляется личная нота или письмо.

Специфику нотной переписки с использованием вербальных и личных нот можно было бы проиллюстрировать на примере под­готовки переговоров с заключением двустороннего соглашения с участием Российской Федерации.

После получения посольством соответствующего указания из Москвы в Министерство иностранных дел страны пребывания на­правляется вербальная нота, оформленная следующим образом:

Посольство Российской Федерации

№ 000

Посольство Российской Федерации свидетельствует свое уважение Министерству иностранных дел (название страны) и имеет честь со­общить, что Правительство Российской Федерации с учетом догово­ренности, достигнутой в ходе официального визита в Москву Мини­стра иностранных дел (название страны и фамилия министра) под­тверждает свое намерение провести переговоры о заключении нового Соглашения о... и готово с этой целью направить в (название города) свою делегацию.

Посольство пользуется случаем, чтобы возобновить Министерству уверения в своем самом высоком уважении.

Министерству (название города,

иностранных, дата

дел

(название страны и города) мастичная печать посольства)

В ответ внешнеполитическое ведомство страны пребывания на­правляет в посольство Российской Федерации вербальную ноту следующего содержания:

Министерство иностранных дел

№ 000

Министерство иностранных дел (полное конституционное назва­ние страны) свидетельствует свое уважение посольству Российской Федерации и, ссылаясь на ноту посольства (№ ноты и число), имеет честь сообщить о согласии провести двусторонние переговоры о за­ключении нового Соглашения о... в Москве, либо в (название города страны пребывания) в самое ближайшее время, к примеру (называют­ся даты).

Министерство иностранных дел пользуется этим случаем, чтобы выразить посольству Российской Федерации чувства своего самого высокого уважения.

Посольству (название города,

Российской дата,

Федерации печать Министерства)

Посол Российской Федерации, желая подчеркнуть важность за­ключения двустороннего Соглашения, направляет министру ино­странных дел страны пребывания личное письмо:

Посол Российской Федерации

(город, дата)

Уважаемый Господин Министр,

Искренне благодарю Вас за положительный ответ на предложение Правительства Российской Федерации о заключении нового Соглаше­ния о... Насколько мне известно, уже в ближайшее время планируется проведение ответного визита Министра иностранных дел Россий­ской Федерации в... (название страны). В этой связи не стоит ли по­думать о возможности того, чтобы приурочить подписание нового Со­глашения к визиту Министра в Вашу страну.

Прошу Вас, господин Министр, принять уверения в моем самом высоком уважении.

(личная подпись посла)

Адрес в личном письме пишется только на конверте. В данном случае: Его превосходительству господину (имя, фамилия) Мини­стру иностранных дел (полное название страны министра и назва­ние столицы).

Личное письмо по своему оформлению от личной ноты почти не отличается. Личное письмо также печатается (или пишется) на официальном бланке, в левом верхнем углу которого вытеснены или напечатаны слова «Посол Российской Федерации» (на бланке личной ноты слова «Посольство Российской Федерации»). Фами­лия и должность подписывающего личное письмо не печатаются. Заключительный комплимент может быть упрощен и сведен к фразе: «С глубоким уважением», «С наилучшими пожеланиями» и т. д. Обращение может быть и нестандартным: «Дорогой Посол», «Дорогой друг» или «Мой дорогой».

Если же нотная переписка по вопросу о заключении соглаше­ния завершается направлением очередной вербальной ноты, а не личного письма, то в ноте такого рода обязательно должны быть ссылки на предшествующую переписку: «Посольство Российской Федерации свидетельствует свое уважение Министерству ино­странных дел (название страны) и, ссылаясь на ноту Посольства (№ ноты и дата ее отправления) и в ответ на ноту Министерства (№ ноты и дата), имеет честь сообщить, что российская сторона готова провести переговоры о заключении нового Соглашения о... в названные сроки. Делегацию Российской Федерации возглавит (фамилия и должность)».

Памятная записка. Ее цель подчеркнуть важность сделанного заявления или обращения с просьбой, предупредить возможность неправильного толкования или неправильного понимания изло­женного устно. Памятная записка, как правило, не посылается ад­ресату, а вручается лично в ходе беседы.

В отличие от вербальной или личной ноты памятная записка не скрепляется печатью и не имеет порядкового номера. Ее офор­мление ограничивается указанием даты и места отсылки. По внешнему виду памятная нота представляет собой обычный (не гербовый) лист бумаги, на котором изложен соответствующий текст.

Текст памятной записки составляется в безличной форме: «до­водится до сведения», «обращается внимание», «сообщается», «возбуждается просьба» и т. д. Она не содержит ни обращения, ни заключительного комплимента, однако в большинстве случаев тексту предшествует надпись: «Памятная записка».

Меморандум. Это документ, детально излагающий ту или иную проблему принципиальной важности и имеющий своей целью проведение дальнейших как правило межгосударственных перего­воров. Меморандум оформляется как памятная записка, вручается лично или пересылается с нотой. В последнем случае меморандум печатается не на простой, а на нотной бумаге.

Международный договор. Отдельной отраслью работы с дипло­матической документацией является подготовка текстов междуна­родных договоров. Оформление договорных текстов во многом за­висит от характера содержания договора и от его видовой класси­фикации.

Договоры могут быть политическими, экономическими, науч­но-техническими, по культурным или правовым вопросам и т. д. Бывают двусторонними или многосторонними. В соответствии с федеральным законом «О международных договорах Российской Федерации» международные договоры, заключаемые Россией, подразделяются на межгосударственные, межправительственные и межведомственные. При их составлении используется специальная терминология и договорные понятия: «участник», «третье государ­ство», «стороны в договоре» и т. д.

Международные договоры могут иметь самые различные на­именования: соглашения, конвенции, трактаты, пакты, протоколы, акты, заявления, статуты, хартии, коммюнике и т. д. Однако назва­ние договора либо его отсутствие принципиального юридического значения не имеют. По структуре, независимо от их наименования и классификации, договор состоит из следующих элементов: на­звания, преамбулы, основной и заключительной частей, подписей сторон. Основная часть договора делится на статьи и разделы, ко­торые в ряде случаев могут иметь собственные наименования. Подписи представителей государств под двусторонним документом располагаются друг против друга или одна под другой.

Заключительная часть договора содержит условия его вступле­ния в силу и прекращения действия, указание об аутентичности (подлинности) текстов на языках, на которых составлен договор.

Тексты договоров печатаются на особой договорной бумаге, прошнуровываются специальной тесьмой национальных цветов соответствующего государства и скрепляются сургучной печатью с гербовым оттиском.

Международные договоры могут иметь приложение в виде про­токолов, правил, обменных писем и др. Согласно международной практике в экземпляре договора, предназначенном для данного го­сударства — участника договора, название этого государства, под­писи его уполномоченных, а также текст договора на языке этого государства ставится на первом месте.

На экземпляре другого государства все эти атрибуты ставятся соответственно на второе место. Такого рода практика называется альтернатом (чередованием). В этом случае заключительная часть договора приобретает следующую форму:

«Совершено в Москве, 15 апреля 2000 г. в двух экземплярах, каждый на русском и (указывается язык другого участника догово­ра), причем оба текста имеют одинаковую силу». В заключитель­ной части содержится также указание о сроке действия договора. К примеру: «Настоящий договор вступает в силу с момента его подписания». Или «Договор заключен на неопределенный срок и остается в силе до тех пор, пока не будет денонсирован одной из Договаривающихся сторон». В этом случае договор прекращает свое действие через шесть (к примеру) месяцев после заявления о денонсации. Возможна и другая формула: «Настоящий договор вступает в силу на тридцатый день после обмена ратификацион­ными грамотами и будет оставаться в силе до тех пор, пока одна из Высоких Договаривающихся Сторон не денонсирует его, пред­варительно уведомив об этом за один год».

Кроме собственно дипломатических документов к делопрои­зводству внешнеполитического характера относятся внутренние документы, которые готовят внешнеполитические ведомства (в России Министерство иностранных дел РФ) и дипломатические представительства. Наиболее ответственными из них являются до­кументы, связанные с подготовкой и проведением официальных внешнеполитических акций на уровне политического руководства страны. В этих случаях готовится специальный «пакет» докумен­тов, который делится на политическую и справочные части.

Политическая составляющая Пакета документов — это прежде всего записка с изложением политических целей соответствующей акции и с указанием основных задач, которые необходимо решить в ходе переговоров и встреч. Политическая записка, как правило, сопровождается т. н. «оргзапиской», в которой детально представ­лена протокольная часть визита с указанием точного времени про­ведения тех или иных мероприятий (официальные встречи и пере­говоры, визиты, участие в мероприятиях культурного или познава­тельного характера и т. д.), а также круга должностных лиц, при­влекаемых к соответствующим мероприятиям.

Политическая и международно-правовая позиция фиксируется в отдельном особом документе — памятке к беседам или перегово­рам. Именно в памятке цели и задачи переговоров приобретают конкретное словесно-документационное оформление. Поэтому, чем яснее и точнее будут сформулированы эти цели и задачи, а также сопутствующие им предложения, тем больше возможностей для проведения серьезного и конструктивного диалога и для успе­ха переговоров в целом. В памятке перечисляется тематика бесед или переговоров. При этом изложение материала по каждой теме делится на две части: краткое и четкое изложение состояния во­проса и столь же четкая и ясная позиция, которую следует довести до собеседника.

В пакет переговорных материалов, как правило, входит проект итогового документа: совместной декларации, заявления или под­писного документа-соглашения, договора, конвенции и т. д. Опыт показывает, что проект итогового документа, с одной стороны, содержит т. н. «запрос» — требование, в максимальной степени отве­чающее интересам стороны, вносящей проект документа, а с дру­гой — его положения должны учитывать возможность достижения взаимопонимания и на его основе взаимоприемлемого компро­мисса уже на самих переговорах.

Справочные материалы включают фактическую справку по со­ответствующей стране (иногда ее называют «справкой по схеме»), справки по отдельным конкретным темам, а также деловые харак­теристики тех лиц, с которыми предполагается проведение перего­воров. Фактическая справка носит по преимуществу страноведчес­кий характер и состоит из следующих разделов: общие сведения о соответствующей стране, ее государственное и конституционное устройство с перечислением высших должностных лиц и основных политических партий, профсоюзных и общественных объедине­ний, экономическое положение, включая торговые связи с Рос­сией.

Делопроизводство внешнеполитического характера включает также документы, которые составляются в дипломатических и консульских учреждениях, а также в представительствах при меж­дународных организациях и которые предназначаются для внут­реннего пользования.

Среди них наиболее важными являются годовые политические отчеты, квартальные политические письма, шифртелеграммы. Кроме того, к документам внутреннего дипломатического дело­производства относятся информационно-справочные материалы; политические характеристики политических, общественных деяте­лей страны пребывания, представителей делового мира, культуры, дипломатии: обзоры печати, касающиеся конкретного события в политической жизни страны пребывания или в двусторонних от­ношениях; записи бесед руководителей загранучреждений и других дипломатических сотрудников; консульские статистические отчеты и переписка по консульским вопросам.

Свои особенности имеются и в документационном оформлении бесед и переговоров. С точки зрения документационного оформле­ния дипломатических бесед все их разновидности можно свести к двум основным видам: а) индивидуальные рабочие беседы с изло­жением сведений, представляющих конкретный информационный интерес и б) развернутые беседы. Последние касаются бесед на высшем и высоком уровне или в ходе официальных переводов, ко­торые зачастую приближаются к стенографическим записям.

Оформление индивидуальной беседы состоит из следующих элементов: авторская принадлежность, заголовок, подпись и раз­метка. Авторская принадлежность выражается в виде надписи в верхнем левом углу первой страницы текста: «Из дневника Ивано­ва И. И.» При этом должностное положение автора беседы не ука­зывается. В заголовке, напротив, обязательно должно присутство­вать упоминание о должности автора беседы и должностном или официальном положении его собеседника. В конце беседы указы­вается должность, фамилия, личная подпись.

Если в беседе или переговорах участвовало несколько человек, то этот факт также отмечается в заключительном абзаце записи. Примером такой отметки может быть следующий: «В беседе участ­вовали (или на беседе присутствовали) с российской стороны...; с итальянской стороны ...».

Оформление развернутых бесед или переговоров, особенно на высоком уровне (глава государства, правительства, министр ино­странных дел и т. п.), имеет свою специфику. Упоминание о днев­никовом характере записи опускается, а само заглавие беседы при­обретает вид: «Запись основного содержания беседы Президента Российской Путина с Президентом Италии . Дата». При этом подпись высокого должностного лица не ставится, однако в заключительной части записи упоминается фамилия сотрудника (иногда с указанием его должности), который записал или переводил и записал беседу.

На последней странице записи беседы, чаще всего в левом нижнем углу проставляется т. н. «разметка», — перечень фамилий должностных лиц и наименований отделов соответствующих ве­домств, по адресам которых рассылаются записи бесед. Содержа­ние разметки носит внутренний характер, поэтому на экземплярах записей бесед, предназначенных для внешней рассылки (в данном случае в Управление по международному сотрудничеству Минис­терства финансов Российской Федерации) разметка снимается.

Конкретные приемы подготовки к беседам и переговорам, осо­бенности их проведения в значительной степени зависят от видов дипломатических бесед, их уровня, содержания, характера собе­седников, места проведения, а также многих других причин. Тем не менее, сложились определенные правила записи бесед, следова­ние которым значительно облегчает их использование в качестве одного из важнейших базовых документов информационного обес­печения дипломатической службы. К их числу относятся:

— указание на то, по чьей инициативе состоялась встреча. К примеру: «Сегодня был приглашен в Министерство иностранных дел (название страны пребывания) к начальнику департамента по вопросам разоружения» или «В соответствии с указанием руковод­ства Министерства встретился сегодня с Послом Италии в Москве и обсудил с ним программу предстоящего официального визита Президента Италии в Россию»;

— характеристика собеседника. Характеристика, хотя бы самая краткая, особенно важна, если речь идет о первой встрече и плани­руется развитие контактов с данным лицом в будущем. Во всяком случае, всегда полезны упоминания в записи беседы об особой ком­петенции собеседника в обсуждаемых проблемах, о его непосредст­венном участии в разработке соответствующих позиций т. д.;