Система автоматизации делопроизводства и ведения архива электронных документов (стр. 10 )

Задача "Импорт данных" предназначена для автоматизированного согласования справочников между системами LanDocs: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО и LanDocs: АРХИВ. Задача "Импорт данных" запускается либо в системе LanDocs: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО либо в LanDocs: АРХИВ.

На основе этого типа задачи создаются две задачи: импорт справочников в LanDocs: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО и импорт справочников в LanDocs: АРХИВ. Подробнее о работе этих периодических задач в документе "LanDocs: АРХИВ Интеграция Описание интеграции делопроизводства и архива".

Ø  На вкладке Параметры задачи заполните поля:

·  Тип базы данных, Алиас, Логин, Пароль – тип базы данных, алиас, логин и пароль той базы данных, куда идет импорт данных.

·  Идентификатор журнала описей дел структурных подразделений – идентификатор журнала описей дел структурных подразделений в Архиве для задачи импорт справочников в LanDocs: АРХИВ и любое значение для задачи импорт справочников в LanDocs: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО.

·  Идентификатор журнала документов – идентификатор журнала документов в Архиве, куда регистрируются документы для задачи импорт справочников в LanDocs: АРХИВ и любое значение для задачи импорт справочников в LanDocs: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО.

·  Идентификатор реестра дел – идентификатор реестра дел Архива, куда регистрируются новые дела для задачи импорт справочников в LanDocs: АРХИВ и любое значение для задачи импорт справочников в LanDocs: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО.

·  Каталог из которого импортируются описи и справочники, Каталог для записи успешно импортируемых описей и справочников, Каталог для записи неудачно импортируемых описей и справочников - смысл каталогов указываемых в полях ясен из названий полей.

·  Включить безопасность – выставите флаг, если при импорте необходим импорт отметок ЭЦП.

Ø  Заполните поля вкладки Параметры запуска (см. п.7.2.1 Создание и редактирование периодической задачиСоздание_редактирование_периоди_еской_зада_и).

Примечание:

Если значение поля Алиас совпадает с текущим значением "алиаса" базы данных, то изменяются названия текстовых полей. Вместо Идентификатор журнала описей дел структурных подразделений, Идентификатор журнала документов, Идентификатор реестра дел на вкладке Параметры задач следует заполнять поля: Журнал описей дел структурных подразделений, Журнал документов, реестр дел. Ввод данных можно осуществить выбором из списков, открывающихся при нажатии кнопки справа от полей.

Рис. 63 – Окно с формой задания параметров задачи "Импорт данных"

8.2.2.11. Задача "Уведомление о приходе нового сообщения"

Задача "Уведомление о приходе нового сообщения" является нестандартной задачей планировщика и устанавливается отдельно (не входит в базовый инсталлятор системы LanDocs).

Задача отслеживает создание определенного типа сообщений и рассылает уведомления о создании получателям созданных сообщений.

Ø  На вкладке Параметры задачи в поле Уведомление на e-mail сотрудника о приходе в системе LanDocs нового сообщения типа выставите флажки:

·  Поручение – задача будет отслеживать создание сообщений, требующих отчета.

либо

·  Извещение – задача будет отслеживать создание сообщений, не требующих отчета.

Ø  Заполните поля вкладки Параметры запуска (см. п.7.2.1 Создание и редактирование периодической задачиСоздание_редактирование_периоди_еской_зада_и).

При активизации этой задачи с периодичностью, установленной в параметрах запуска, задача просматривает базу системы на предмет создания новых сообщений выбранного типа.

Если за период с момента предыдущего просмотра найдены вновь созданные сообщения, система выбирает из получателей этих сообщений тех, которые удовлетворяют условиям:

·  сотрудник, которому отправлено сообщение, зарегистрирован в почтовой системе;

·  у сотрудника в почтовой системе установлен флажок Отправлять уведомления.

Формируется почтовое сообщение со следующими реквизитами:

·  тема письма: "Уведомление о приходе сообщения LanDocs";

·  текст письма: "Вам в LanDocs поступило сообщение по документу № <Номер документа> от <Дата регистрации документа>".

И отправляется на почтовый адрес сотрудника (получателя сообщения LanDocs), который указан в почтовой системе.

9. LanDocs: МЕНЕДЖЕР ПАПОК - механизм заполнения папок

Менеджер папок (серверная часть механизма заполнения папок) является службой Windows и запускается на сервере приложений LanDocs. Название исполняемого файла LDFolderManager. exe.

При запуске Менеджер папок создает сессию LanDocs, в рамках которой производит заполнение папок (применение фильтра, либо выполнение процедуры).

С периодичностью, задаваемой параметром PollPeriod, он отбирает список папок с автозаполнением. Для каждой отобранной папки проверяется время последнего запуска и период обновления, и, если время очередного заполнения подошло, обновляет содержимое автозаполняемых папок, отбирая документы по указанному фильтру (либо выполняя процедуру).

Результат выполнения пишется в лог-файл. 

Параметры запуска записываются в файле landocs. ini, который располагается в одном каталоге с исполняемым файлом.

Таблица 7 – Параметры запуска

Название параметра	Описание
DBAlias	алиас СУБД
SQLType	тип СУБД
DBLogin	логин пользователя LanDocs, от имени которого Менеджер папок будет выполнять операции в LanDocs. Пользователь должен иметь право на работу в системе "LanDocs: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО"
DBPassword	пароль пользователя LanDocs
LogFile	имя файла для ведения лога (протокола работы), если параметр пустой, лог не ведётся
PollPeriod	период опроса списка папок, миллисекунды

Примечание: В отличие от консолидированных журналов, где фильтр выполняется при каждом открытии, папки заполняются в фоновом режиме с возможность настройки периода обновления (есть выбор между актуальностью данных и загруженностью сервера СУБД), что дает существенный выигрыш по времени при работе с большим объемом документов в журналах.

Приложение 1 Список терминов и определений

1.1 – Термины и определения

Термин	Определение
LanDocs: АДМИНИСТРАТОР	Программный модуль, который служит для настройки системы LanDocs: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО.
Администратор	Сотрудник организации, выполняющий администрирование системы LanDocs: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО (выполняет функции настройки, распределения прав доступа и поддержки работоспособности программного продукта).
Вид документа	Справочник, который служит для настройки видов документов, использующихся в организации.
Выпадающий список	Элемент пользовательского интерфейса. Список элементов, раскрывающийся вниз и служащий для выбора элемента.
Главное меню	Элемент пользовательского интерфейса. Перечень функций, расположенный в верхней части окна под заголовком окна.
Главное окно	Элемент пользовательского интерфейса. Основное окно системы, из которого вызываются все основные функции, выполняемые системой.
ГРК	Гибкая Регистрационная Карточка – информационный объект LanDocs, предназначенный для представления данных о документе. Состав полей, содержащихся в ГРК, может быть изменен.
Делопроизводственные операции	Операции, совершаемые с документом в процессе делопроизводственной деятельности.
Диалоговое окно	Элемент пользовательского интерфейса, который служит для запроса информации у пользователя и последующего ее ввода.
Журнал (протокол) операций	Журнал, ведущийся автоматически системой LanDocs и предназначенный для регистрации совершенных пользователями делопроизводственных и иных операций.
Журнал (протокол) подключений	Журнал, ведущийся автоматически системой LanDocs и предназначенный для регистрации подключений пользователей к системе.
Журнал регистрации	Информационный объект LanDocs. Картотека, в которой регистрируются документы, сгруппированные по какому–либо принципу.
Заголовок в окне	Наименование функции или информационного объекта, с которым работает пользователь в данный момент.
Заголовок окна	Элемент пользовательского интерфейса: название окна, отображаемое в верхней части окна над главным меню.
Замещение сотрудников	Процедура, при выполнении которой один пользователь может выполнять действия от имени другого пользователя.
Идентификация	Процедура, выполняющаяся системой с целью определения имени пользователя.
Иерархическая структура	Древовидная структура объектов, состоящая из разделов и вложенных подразделов с несколькими или неограниченными уровнями вложения.
Имя входа	Идентификатор пользователя, используемый при входе в программу.
Интерфейс	Набор средств и правил, обеспечивающих взаимодействие пользователя и программы.
Клиентский ПК	Персональный компьютер, находящийся на рабочем месте пользователя.
Клиентское программное обеспечение	Программное обеспечение, установленное на персональном компьютере, находящемся на рабочем месте пользователя.
Кнопка	Элемент пользовательского интерфейса. Элемент управления, изображение кнопки с надписью или рисунком.
Контекстное меню	Элемент пользовательского интерфейса. Меню, вызываемое нажатием правой клавиши мыши. Состав пунктов контекстного меню зависит от положения курсора мыши в момент нажатия.
Корреспонденты	Физическое или юридическое лицо , отправившее документ.
Лицензия	Право на использование программного продукта для одного пользователя. По количеству доступных функций лицензии делятся на ограниченные и полнофункциональные.
Номенклатура дел	Систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Справочник системы LanDocs. Специальная информационная структура, предназначенная для систематизации хранения документов в системе. Представляет собой древовидный рубрикатор – многоуровневую иерархическую структуру, каждый узел которой именован и содержит документы и наборы документов – папки.
Панель инструментов	Панель, содержащая кнопки для быстрого доступа к наиболее часто используемым функциям и расположенная в верхней части окна под главным меню.
Параметры системы	Справочник, который служит для настройки внутренних переменных системы. Состав переменных определен на этапе разработки и не может быть изменен.
Переключатель	Элемент пользовательского интерфейса. Специальное поле, бывает двух типов: Переключатель–флажок – может иметь только два значения – да или нет. Если переключатель – флажок имеет значение "да", то в квадрате справа или слева от названия переключателя отображается знак "√" или "х". Если переключатель–флажок имеет значение "нет", то квадрат пустой. Переключатель, состоящий из нескольких значений – отображается на экране как группа значений, имеющих справа или слева кружок. Выбранное значение отмечается точкой в кружке. Выбранным может быть только одно значение.
Перерегистрация пользователя	Изменение пользователя, работающего с программой без выхода из программы.
Персонифицированный уровень доступа	Уровень доступа к документам, при котором доступ к документу предоставляется согласно специально определенному для данного документа списку пользователей.
Пиктограмма	Уменьшенное изображение (используется в элементах интерфейса).
Подсистема	Компонент программного продукта, выполняющий одну или несколько логически связанных функций. Может состоять из нескольких программных модулей.
Пользователь	Человек, использующий систему LanDocs для выполнения прикладных задач.
Право доступа	Возможность пользователя выполнять определенные действия с определенными объектами системы. Информационный объект системы LanDocs: АДМИНИСТРАТОР.
Прикладное программное обеспечение	Программное обеспечение сторонних производителей, использующееся совместно с программным обеспечением LanDocs при выполнении задач пользователя.
Программный модуль	Программное обеспечение, предназначенное для выполнения определенных функций в рамках системы. Может запускаться с помощью исполняемого файла или вызываться из другой программы.
Роль	Набор прав, который администратор коллективно предоставляет пользователям. Информационный объект LanDocs.
Рубрики	Информационный объект LanDocs, позволяет группировать документы по различной тематике.
Связки	Информационный объект LanDocs. Зафиксированный в системе факт логической связи двух документов. Примеры видов связок: "Основной текст – Приложение", "Договор – Переписка по договору".
Серверное ПО	Программное обеспечение, установленное на сервере.
Серверный ПК	Компьютер, выполняющий функции сервера.
Составной документ	Информационный объект LanDocs, объединяющий несколько документов, как правило, близких логически или по смыслу. Он имеет иерархическую структуру, состоящую из разделов (папок). Каждый раздел может содержать документы или другие подразделы, которые, в свою очередь, также могут содержать документы или подразделы. Количество уровней вложения не ограничено.
Список, вызывающий диалоговое окно для выбора	Диалоговое окно, которое служит для выбора элемента из списка. Список элементов может быть в виде таблицы или в виде иерархической структуры. Диалоговое окно может иметь дополнительные возможности для поиска нужного элемента.
Способы доставки	Справочник LanDocs, предназначенный для классификации способов доставки документов корреспондентам, используемых в организации.
Справочник	Информационные объекты LanDocs, служащие для настройки информационного составляющего системы.
Строка состояния	Элемент пользовательского интерфейса. Строка, использующаяся для отображения информации о текущем состоянии системы.
Типы связок	Справочник, предназначенный для настройки типов связок между документами.
Типы сообщений	Справочник, предназначенный для настройки типов сообщений, использующихся в системе.
Типы файлов	Справочник, предназначенный для настройки системы для работы с использующимися в организации форматами электронных документов.
Уровень доступа	Один из реализованных в LanDocs способов регламентации доступа пользователей системы к документам. Заключается в следующем: для каждого документа определяется степень его конфиденциальности (в виде численной оценки) и фиксируется в системе. Для каждого пользователя определяется предельный уровень конфиденциальности документов, с которыми он может работать (уровень доступа). Система предоставляет пользователю доступ только к тем документам, уровень конфиденциальности которых равен или ниже предельного уровня доступа данного пользователя.
Учетные данные	Данные, присваиваемые пользователю и служащие для идентификации. Состоят из имени (идентификатора) пользователя и его пароля.
Функции системы	Задачи, которые могут быть выполнены с помощью системы пользователями, а также предназначенные для системного взаимодействия.
Шаблон составного документа	Типовая структура подразделов составного документа, определяемая администратором.