2.4. Утверждение документов
2.4.1. Грифом «УТВЕРЖДАЮ» придаётся юридическая сила следующим документам:
- планы, графики работы (утверждаются руководителем, заместителями руководителя Росздравнадзора - по закрепленным в распределении обязанностей курируемым направлениям деятельности);
- должностные регламенты федеральных государственных гражданских служащих Федеральной службы (утверждаются руководителем Росздравнадзора);
- финансово-хозяйственные документы: сметы, счета, ведомости, балансы, отчеты, альбомы учетной документации, акты передачи денежных средств, зданий, помещений, транспортных средств, оргтехники и иного имущества, акты списания имущества, акты ревизий, проверок, инвентаризации (утверждаются руководителем Росздравнадзора);
- архивные документы: описи дел постоянного, долговременного срока хранения и по личному составу, акты передачи архивных дел на постоянное хранение, приема-передачи дел, акты уничтожения документов с истекшими сроками хранения и др. (утверждаются должностным лицом, возглавляющим Центральную экспертную комиссию Росздравнадзора);
- планы работы структурных подразделений (утверждаются курирующими заместителями руководителя Росздравнадзора);
- положения об отделах в составе структурного подразделения Федеральной службы (утверждаются руководителем этого подразделения);
- распределение обязанностей между заместителями руководителя структурного подразделения (утверждаются руководителем этого подразделения);
- иные документы, подготовленные по согласованию с начальником Управления делами (утверждаются руководителем, заместителями руководителя Росздравнадзора, курирующими закрепленные в распределении обязанностей направления деятельности).
2.4.2. Слова «УТВЕРЖДАЮ», «УТВЕРЖДЁН» согласуются с первым словом наименования документа и ставятся без кавычек.
2.4.3. Гриф утверждения документа (кроме установленных форм финансовых, кадровых и архивных документов и документов с альбомным расположением текста) располагается в правом верхнем углу. Текст реквизита центруется относительно самой длинной строки, например:
УТВЕРЖДАЮ
Руководитель Федеральной службы
по надзору в сфере здравоохранения
(личная подпись)
дата
При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются на одном уровне.
2.4.4. Личная подпись должностного лица Росздравнадзора в грифе утверждения (при необходимости) заверяется оттиском мастичной печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации (гербовой печатью).
2.4.5. Финансовые, кадровые и архивные документы оформляются по формам, установленным соответствующими нормативными правовыми актами.
Первый лист документа с альбомным и иным нестандартным расположением текста оформляется на обычном листе бумаги.
2.4.6. Документы с грифом "УТВЕРЖДАЮ", согласовываются в том же порядке, что и приказы (визы согласования помещаются на обороте последнего листа документа), регистрируются в соответствующем структурном подразделении Росздравнадзора (кроме нерегистрируемых специальных форм финансово-хозяйственных и архивных документов).
2.4.7. Зарегистрированные документы помещаются в дела структурных подразделений - исполнителей документов в соответствии с утверждённой номенклатурой дел.
2.5. Договоры (соглашения), контракты
2.5.1. Договоры (соглашения), контракты (далее - договоры) с зарубежными организациями, федеральными органами исполнительной власти, другими государственными органами Российской Федерации, иные публично-правовые договоры оформляются структурными подразделениями по поручению руководства Федеральной службы в количестве экземпляров, соответствующем числу сторон, по правилам и образцам, установленным нормативными правовыми актами для конкретных видов договоров, затем визируются исполнителями, руководителями структурных подразделений, руководителем юридической службы, заместителями руководителя Росздравнадзора в соответствии с распределением обязанностей, редактируются в Управлении делами и представляются на подпись руководителю Росздравнадзора через его советника.
2.5.2. Договоры, подготовленные иными федеральными органами исполнительной власти, передаются на экспертизу в структурные подразделения Федеральной службы по их компетенции, затем оформляются, визируются и подписываются в аналогичном порядке.
2.5.3. Финансово-хозяйственные и иные гражданско-правовые договоры (государственные контракты) оформляются Управлением делами в количестве экземпляров, соответствующем числу сторон, по правилам и образцам, установленным нормативными правовыми актами для конкретных видов договоров, затем визируются исполнителем, заместителем начальника Управления делами, курирующем финансовые вопросы, руководителем юридической службы, начальником Управления делами и представляются на подпись руководителю Росздравнадзора.
2.5.4. Служебные контракты (трудовые договоры) подготавливаются Отделом кадров в двух экземплярах по правилам и образцам, установленным Федеральным законом от 01.01.2001 "О государственной гражданской службе Российской Федерации", Трудовым кодексом Российской Федерации, Указом Президента Российской Федерации "О примерной форме служебного контракта о прохождении государственной гражданской службы Российской Федерации и замещении должности государственной гражданской службы Российской Федерации" и иными нормативными правовыми актами, затем подписываются государственным служащим и представителем нанимателя и заверяются гербовой печатью.
2.5.5. При наличии неурегулированных разногласий правового характера руководитель юридической службы докладывает о них руководителю Федеральной службы.
Один экземпляр служебного контракта (трудового договора) передается государственному служащему, второй помещается в его личное дело в соответствии с номенклатурой дел Федеральной службы.
2.5.6. Договоры оформляются на стандартных листах формата A4.
2.6. Протоколы
2.6.1. Протоколами в Росздравнадзоре оформляются решения, принятые на заседаниях коллегии Федеральной службы, совещаниях у руководителя, заместителей руководителя Росздравнадзора, руководителей структурных подразделений, иных совещаниях.
2.6.2. Протокол оформляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.
Протокол совещания (заседания) оформляет секретарь (государственный служащий, ответственный за проведение совещания).
2.6.3. В Росздравнадзоре протоколы издаются в краткой форме, в которой фиксируется только принятое по рассматриваемому вопросу решение.
2.6.4. Протоколы заседаний Коллегии Федеральной службы по надзору в сфере здравоохранения и социального развития, протоколы совещаний Росздравнадзора, протоколы селекторных совещаний, оперативных (по отдельным вопросам) и еженедельных совещаний при руководителе Росздравнадзора, у заместителей руководителя, совещаний в структурных подразделениях печатаются на бланках протоколов Федеральной службы установленной формы, изготовленных типографским способом на стандартных листах бумаги белого цвета формата A4 (приложения № 6-7).
2.6.5. Протоколы совместных с другими органами и организациями совещаний (заседаний) оформляются на стандартных листах формата А4.
2.6.6. Название (вид) совещания - отделяется от предыдущего реквизита (от слова "ПРОТОКОЛ") двумя межстрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом через один интервал и выравнивается по центру.
2.6.7. Место проведения совещания - указывается (при необходимости), у кого проводится совещание, выравнивается по центру и отделяется от реквизитов "дата" и "номер" протокола сплошной линией.
2.6.8. Дата протокола оформляется словесно-цифровым способом и печатается через два межстрочных интервала после предыдущего реквизита. Датой протокола является дата совещания (заседания).
2.6.9. Номер протокола печатается арабскими цифрами и состоит из знака "№" и порядкового номера. Государственный служащий, ответственный за подготовку протоколов, перед представлением на подпись присваивает им номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы совещаний у руководителя, протоколы совещаний у заместителя руководителя Росздравнадзора, протоколы совещаний у руководителя структурного подразделения, протоколы межведомственных совещаний и др.
2.6.10. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.
Во вводной части в двух столбцах помещаются: слева - перечень должностей, справа - фамилий, инициалов председательствующего, секретаря и иных лиц, участвовавших в совещании (заседании).
Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля после указания должностей, фамилий и инициалов председателя и секретаря совещания, подчеркивается, в конце ставится двоеточие, после которого помещаются должности, фамилии и инициалы остальных участников совещания (заседания). Наименования должностей могут указываться обобщенно, например: "заместители руководителя", "руководители структурных подразделений".
Многострочные наименования должностей присутствующих указываются через один межстрочный интервал.
Основная часть протокола включает рассматриваемые вопросы и принятые по ним решения. Вопросы нумеруются римскими цифрами, начинаются с предлогов "О", "Об", печатаются центровано размером шрифта № 15, последняя строка подчеркивается по всей длине независимо от количества знаков. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса в последовательности, соответствующей очередности выступления. Фамилии печатаются через один межстрочный интервал.
Затем указывается принятое по вопросу решение.
Текст протокола печатается через полтора межстрочных интервала.
Тексты протоколов за подписью руководителя Росздравнадзора подлежат обязательному редактированию в Управлении делами.
2.6.11. Подпись отделяется от текста тремя межстрочными интервалами, оформляется в соответствии с требованиями данной Инструкции.
Протокол подписывает должностное лицо, председательствующее на совещании (заседании).
2.6.12. По решению должностного лица, председательствовавшего на совещании (заседании), секретарь совещания тиражирует протоколы и (или) оформляет выписки из протоколов, а также сопроводительные письма и рассылает их через Организационный отдел Управления делами (далее – Организационный отдел) в структурные подразделения Федеральной службы, заинтересованные государственные органы и иные организации.
Подлинник протокола помещается в дело, предусмотренное номенклатурой дел Федеральной службы.
2.7. Поручения руководителя и заместителей руководителя Федеральной службы
2.7.1. По вопросам, требующим рассмотрения и подготовки проектов решений, руководитель и заместители руководителя Федеральной службы в соответствии с распределением обязанностей дают письменные поручения. Письменные поручения подготавливаются на основании устного указания руководителя или заместителя руководителя Федеральной службы. Указанные документы могут быть подготовлены по инициативе руководителей структурных подразделений центрального аппарата Росздравнадзора. Тексты поручений оформляются на бланках установленной формы (приложение № 8).
2.7.2. В поручении, как правило, устанавливается срок (календарная дата) его исполнения, а если срок исполнения превышает 1 месяц, то указываются сроки представления информации о ходе его выполнения. Если в качестве срока исполнения установлен период времени, началом его считается дата подписания поручения.
Если исполнение поручения в установленный срок невозможно, начальники управлений представляют руководителю или заместителю руководителя Росздравнадзора предложения о продлении срока с указанием причин и планируемой датой исполнения.
2.7.3. Если поручение дано нескольким структурным подразделениям или должностным лицам, то руководитель структурного подразделения, указанного первым, является головным исполнителем.
2.7.4. Контроль за исполнением поручений осуществляет Управление делами.
2.8. Служебные письма
2.8.1. Служебными письмами Росздравнадзора оформляются:
- ответы о выполнении поручений Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Минздравсоцразвития России;
- отзывы, поправки и заключения на проекты законодательных и иных нормативных правовых актов;
- ответы на запросы различных органов, организаций, предприятий и частных лиц;
- инициативные документы по вопросам компетенции Федеральной службы, в том числе методические рекомендации и информационные сообщения, письма-запросы в адрес территориальных органов и учреждений Росздравнадзора;
- другие документы по согласованию с Управлением делами.
2.8.2. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции.
2.8.3.Тексты ответных писем должны точно соответствовать поручениям, зафиксированным в резолюции. Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями структурных подразделений.
2.8.4. Служебные письма печатаются в структурных подразделениях центрального аппарата на бланке руководителя Федеральной службы, бланке Федеральной службы и бланках структурных подразделений формата A4 шрифтом № 14 (приложения № 3-4). Письма печатаются без помарок и исправлений с соблюдением положений Инструкции. Изготовление бланков писем с изображением Государственного герба Российской Федерации средствами электронно-вычислительной техники запрещается. Совместное с другими органами государственной власти, организациями служебное письмо оформляется на стандартном листе бумаги формата A4. При этом данные о наименовании органов власти, организаций, подготовивших письмо, включаются в наименование должности в реквизите "подпись".
2.8.5. Адресат служебного письма печатается от центра текстового поля до его правой границы. Первая строка реквизита печатается на уровне первой строки полного наименования - "Федеральная служба по надзору в сфере здравоохранения и социального развития", содержащегося в реквизитах углового бланка.
Все составные части адресата центруются относительно самой длинной строки, которая ограничивается правым полем документа. Служебные письма адресуют организациям, их структурным подразделениям, руководителям или конкретным должностным лицам, а также гражданам при ответе на их обращения.
В состав адресата входят: наименование организации (структурного подразделения организации), наименование должности, инициалы и фамилия получателя. В том случае, если документ направляется корреспонденту, не входящему в утвержденный указатель рассылки, или частному лицу, исполнитель указывает в реквизите "адресат" полный почтовый адрес.
Наименование организации, структурного подразделения организации, а также наименование должности получателя печатаются через один межстрочный интервал.
При направлении служебного письма в организацию ее наименование пишется в именительном падеже, например:
Правительство
Российской Федерации
При направлении служебного письма в структурное подразделение организации наименование подразделения также пишется в именительном падеже, например:
Государственная Дума
Федерального Собрания
Российской Федерации
Комитет по охране здоровья
При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации и подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном, например:
Министерство здравоохранения
и социального развития
Российской Федерации
Директору Департамента
управления делами
Наименование организации, структурного подразделения организации, а также наименование должности печатаются через один межстрочный интервал.
Инициалы и фамилия отделяются от наименования должности полуторным межстрочным интервалом.
При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата, например:
Председателю Правительства
Российской Федерации
Следует иметь в виду, что воинское (специальное) звание или классный чин государственного служащего – адресата указывается в том случае, если указывается воинское (специальное) звание или классный чин должностного лица, подписавшего документ.
Если служебное письмо адресуется руководителям нескольких однородных организаций, то их следует указывать обобщенно, например:
Руководителям управлений
Федеральной службы по надзору
в сфере здравоохранения
и социального развития по
субъектам Российской Федерации
При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, оформленный в порядке, установленном правилами оказания услуг почтовой связи, например:
Нагорная ул.,
Санкт-Петербург, 197049
Один документ не должен содержать больше четырех адресатов. Слово "Копия" перед обозначением второго, третьего, четвертого адресата не указывается. Каждому адресату направляется адресованный ему подписанный экземпляр служебного письма. При направлении служебного письма более чем в четыре адреса адресат указывается обобщенно, составляется указатель рассылки, который визируется исполнителем документа, подписывается руководителем структурного подразделения Федеральной службы или его заместителем. Факт рассылки подтверждается подписью и указанием даты на бланке рассылки ответственного лица Управления делами.
2.8.6. Дата служебного письма оформляется в день подписания при его регистрации по правилам, предусмотренным требованиями данной Инструкции, и проставляется в определенном месте углового бланка письма Федеральной службы.
2.8.7. Регистрационный номер служебного письма после его подписания оформляется одновременно с датой. Служебные письма, подписанные руководителем или заместителями руководителя Росздравнадзора, подлежат централизованной регистрации с присвоением регистрационного (исходящего) номера в Организационном отделе Управления делами.
Письма, подписанные руководителями структурных подразделений регистрируются в соответствующем структурном подразделении.
При регистрации служебного письма, подготовленного совместно с другими органами или организациями, регистрационные номера каждого из них помещаются после соответствующей подписи должностных лиц этих органов (организаций).
2.8.8. Ссылка на дату и регистрационный номер документа, на который дается ответ или на основании которого подготовлено служебное письмо, включает в себя его дату, регистрационный номер и указывается в специально отведенном на бланке месте.
2.8.9. Заголовок в служебном письме - краткая аннотация текста, строго соответствующая его содержанию и необходим для оперативной регистрации и поиска. Он отвечает на вопросы "о чем?" ("о ком?").
Заголовок помещается на угловом бланке служебного письма двумя-тремя межстрочными интервалами ниже его реквизитов и печатается от левой границы текстового поля строчными буквами (за исключением первой) через один межстрочный интервал. Строка заголовка не должна превышать 28 печатных знаков. Заголовки к тексту не должны превышать объем 140 печатных знаков (5 строк машинописного текста с длиной строки 28 печатных знаков). При превышении указанного объема текста заголовка его допускается продлевать до границы правого поля с выравниванием по центру. Точка в конце заголовка не ставится.
2.8.10. Текст служебного письма отделяется от заголовка двумя-тремя межстрочными интервалами.
Исполнители служебных писем обязаны формулировать их тексты в соответствии со следующими критериями:
- официальность, деловитость, строгое соблюдение субординации;
- конкретность адресата, однозначность, целесообразность и лаконичность формулировок и терминов, исключающие их двойное толкование и неоправданное применение;
- использование общепринятых словосочетаний, имеющих определенный смысл;
- логическое и композиционное единство отдельных частей текста, обусловленное тематической конкретностью служебной переписки;
- эмоционально-нейтральный тон изложения.
Тексты служебных писем, представляемых на подпись руководителю, заместителям руководителя Росздравнадзора (только служебные письма в вышестоящие государственные органы), а также тексты служебных писем массовой рассылки (более одного адресата) подлежат обязательному редактированию в Управлении делами.
Официальное обращение к адресату (словосочетание, выражающее уважение к адресату), отделяется от других частей текста восклицательным знаком.
Обращения должны соответствовать правилам официального этикета, которые предусматривают сложное обращение к адресату, состоящее из имени собственного (имени и отчества) и прилагательного, наиболее соответствующего случаю обращения, например: «!»; «!»; « и Ольга Анатольевна!".
При обращении к нескольким адресатам допустимо обращение: «Уважаемые коллеги!»; «Уважаемые господа!»; «Глубокоуважаемые депутаты!».
При отсутствии сведений об имени и отчестве адресата или по другим причинам используются следующие формулировки обращения: «Уважаемый гражданин Морозов!»; «Уважаемая госпожа Лёвкина!».
При обращении к должностным лицам возможно обращение с указанием только должности или профессии: «Уважаемый господин председатель!»; «Уважаемый господин директор!».
В переписке с гражданами допускается нейтральный тон обращения без прилагательного, выражающего уважение: «Василий Михайлович!»; «Гражданин Артемьев!»; «Граждане!»; «Коллеги!»; «Господа!».
Обращение к адресату располагается на два - три межстрочных интервала ниже реквизита "заголовок".
В отдельных случаях обращение может быть соединено со вступительной фразой текста, при этом вместо восклицательного знака в конце ставится запятая, после которой помещается вступительная фраза, например: ", информируем Вас о..."; "Уважаемые депутаты, позвольте поздравить Вас с...".
Служебные письма, имеющие нескольких адресатов, оформляются без обращений.
При оформлении служебных писем, подлежащих массовой рассылке, содержащих поручения о представлении с использованием информационных систем общего пользования оперативной информации, не требующей документированного подтверждения, в конце текста следует указывать, каким структурным подразделением Федеральной службы будет обобщаться указанная информация, его электронный адрес, а также то, что направление документа на бумажном носителе не требуется.
Заключительная формула вежливости (словосочетание, подчеркивающее особо уважительное отношение к адресату) используется по усмотрению подписывающего служебное письмо должностного лица Федеральной службы.
Заключительная формула вежливости предшествует подписи, располагается на один межстрочный интервал ниже текста письма и может выполняться собственноручно подписывающим его должностным лицом Федеральной службы.
Текст служебного письма, как правило, излагается от имени коллективного адресата коллективному адресату, например: "Росздравнадзором рассмотрен", "коллегия решила", "информируем...", "сообщаем...", "просим направить...", "предлагаем рассмотреть...", "полагаем целесообразным" и т. п.
На персональном бланке руководителя Росздравнадзора текст может излагаться от первого лица единственного числа ("прошу...", "направляю...", "полагаю необходимым..." и т. п.);
2.8.11. Приложение отделяется от текста одним-двумя межстрочными интервалами. Слово "Приложение" печатается с абзаца. После него ставится двоеточие. Текст информации о приложении печатается через один межстрочный интервал.
Приложение, названное в тексте служебного письма, оформляется следующим образом:
Приложение: на 5 л. в 2 экз.
При отсутствии в тексте наименования прилагаемого документа оно обязательно указывается в реквизите "приложение", затем число листов и количество экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:
Приложение: 1. Статистическая отчетность на 4 л. в 1 экз.
2. Справочные материалы на 3 л. в 1 экз.
В служебных письмах, имеющих несколько адресатов, приложение может иметь следующий вид:
Приложение: на 2 л. в 3 экз. во второй адрес.
В сброшюрованных приложениях количество листов не указывается, например:
Приложение: программа в 3 экз.
2.8.12. Согласование служебного письма со структурными подразделениями, к компетенции которых оно относится, и курирующими заместителями руководителя Росздравнадзора (служебных писем с подписью руководителя) осуществляется исполнителем. Визируется второй экземпляр служебного письма внизу на лицевой стороне последнего листа.
2.8.13. Подпись отделяется от предыдущего реквизита тремя межстрочными интервалами. В его состав включаются: наименование должности лица, подписавшего документ (сокращенное в служебном письме, оформленном на бланке Федеральной службы, полное - в иных случаях), личная подпись руководителя (заместителя руководителя, начальника структурного подразделения), расшифровка подписи (инициалы, фамилия). Реквизит располагается на текстовом поле бланка, например:
Заместитель руководителя (личная подпись)
Начальник Управления делами (личная подпись)
В служебных письмах, оформленных на бланках руководителя Федеральной службы, в реквизите "подпись" должность не указывается.
Несколько подписей лиц, замещающих одинаковые должности, располагаются на одном уровне и ограничиваются соответственно левой и правой границами текстового поля. Расшифровки подписей помещаются под наименованиями должностей через полтора межстрочных интервала, например:
Начальник Начальник
Управления делами Управления лицензирования
и правового обеспечения
(личная подпись) (личная подпись)
Подписи лиц, замещающих разные должности, располагают одну под другой в соответствии с иерархией должностей, например:
Заместитель руководителя (личная подпись) ёгина
Главный бухгалтер (личная подпись)
Служебные письма, направляемые Президенту Российской Федерации, Правительству Российской Федерации, в Администрацию Президента Российской Федерации, в Аппарат Правительства Российской Федерации, депутатам Государственной Думы, членам Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, в Министерство здравоохранения и социального развития Российской Федерации, федеральным органам исполнительной власти, иным федеральным органам государственной власти, органам государственной власти субъектов Российской Федерации, а также письма по вопросам международного сотрудничества подписывает только руководитель Росздравнадзора или лицо, исполняющее его обязанности.
Служебные письма, подлежащие массовой рассылке в территориальные органы Росздравнадзора, подписываются руководителем Федеральной службы или его заместителями. Иные служебные письма, направляемые в территориальные органы и учреждения Службы, подписывают руководитель, его заместители, руководители структурных подразделений или их заместители.
Служебные письма на персональных бланках "Руководитель" подписывает только руководитель Федеральной службы.
Заместители руководителя Росздравнадзора, в том числе при исполнении ими обязанностей руководителя, подписывают служебные письма на угловых бланках письма Федеральной службы.
2.8.14. Руководители структурных подразделений центрального аппарата Росздравнадзора на бланках соответствующих управлений (приложение № 5) в соответствии с их компетенцией подписывают:
- ответы на обращения граждан, за исключением обращений, поступивших с сопроводительным письмом из вышестоящих органов;
- ответы на обращения территориальных органов Росздравнадзора и подведомственных учреждений по вопросам, относящимся к компетенции управлений, за исключением ответов на жалобы на действия работников Росздравнадзора;
- запросы в адрес территориальных управлений Росздравнадзора по отдельным вопросам, относящимся к компетенции структурных подразделений;
- письма в адрес организаций по разъяснению заключений, подготовленных работниками управлений;
- уведомления о принятии решения о предоставлении лицензий;
- письма по вопросам, связанным с предоставлением информации о лицензиатах, включённых в реестр лицензий Росздравнадзора;
- уведомления о готовности регистрационного удостоверения или о внесении изменений в регистрационную документацию;
- направления на проведение: экспертизы при регистрации лекарственных средств, при выдаче разрешений на применение медицинских технологий, испытание изделий медицинского назначения;
- запросы в адрес заявителей, касающиеся регистрации лекарственных средств, проведения доклинических и клинических исследований лекарственных средств;
- письма о прохождении процедуры регистрации лекарственных средств, изделий медицинского назначения и медицинских технологий;
- ответы на запросы о порядке применения медицинских технологий, поступающих от организаций и частных лиц;
- письма по вопросам, связанным с ввозом/вывозом лекарственных средств, в том числе наркотических средств, психотропных веществ и их прекурсорам, вспомогательным веществам и реактивам, используемым в производстве и контроле лекарственных средств, химических веществ, реактивов и медицинских изделий не зарегистрированных в Российской Федерации в качестве лекарственных средств и изделий медицинского назначения;
- ответы на запросы декларантов в отношении качества лекарственных средств, выпущенных с отклонениями от действующей нормативной документации;
- письма по осуществлению в установленном порядке проверки деятельности организаций, осуществляющих производство, оборот и использование изделий медицинского назначения;
- письма в адрес экспертных организаций по вопросам проведения экспертизы качества лекарственных средств;
- письма в адрес органов по сертификации лекарственных средств по вопросам подтверждения соответствия лекарственных средств;
- задания экспертным организациям на проведение экспертизы качества лекарственных средств в рамках выборочного государственного контроля.
Право подписи указанных документов руководителями структурных подразделений закрепляется в положениях о соответствующих структурных подразделениях.
2.8.15. Исполнитель служебного письма указывает свои инициалы и фамилию, номер служебного телефона в левом нижнем углу страницы, например:
2.9. Служебные письма, адресованные зарубежным корреспондентам
2.9.1. Письма зарубежным адресатам оформляются на бланках. Проекты писем печатаются с использованием текстового редактора Win Word шрифтом Times New Roman (Cyr) размером № 14 с межстрочным интервалом 18 пт. При использовании других версий текстового редактора тип шрифта, его величина и межстрочные интервалы должны соответствовать указанным выше.
2.9.2. Переписка руководителя Федеральной службы, заместителей руководителя Федеральной службы с зарубежными организациями осуществляется в соответствии с нормами и правилами государственной и протокольной практики и прецедентами.
2.9.3. При оформлении письма Премьер-министру, Министру, Чрезвычайному и полномочному послу или другому должностному лицу подобного ранга зарубежного государства адресат включает титул, инициалы (имя и фамилию) адресата, полное наименование должности лица и название города. Все составные части реквизита, кроме названия города, печатаются прописными буквами.
Адресат печатается через один интервал и располагается в левом нижнем углу первого листа, независимо от количества листов письма.
Например:
ЕГО ВЕЛИЧЕСТВУ
ХАРАЛЬДУ
КОРОЛЮ НОРВЕГИИ
г. Осло
2.9.4. Текст письма начинается с обращения, формулируемого в соответствии с традициями страны назначения, статусом и уровнем взаимоотношений должностных лиц. Например: «Ваше Превосходительство», «», «Ваше Величество». Обращение печатается с красной строки.
В качестве заключительной формулы вежливости используются такие фразы, как: «С уважением», «Искренне Ваш», «С глубоким уважением». В ответном письме целесообразно употребить аналогичный комплимент.
2.9.5. Подпись. Включает наименование должности лица, от имени которого посылается письмо, его личную подпись и расшифровку подписи (инициалы имени и фамилию).
Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через один интервал и центруется относительно самой длинной строки.
При оформлении проекта письма на персональном бланке наименование должности не указывается.
2.9.6. При оформлении писем других должностных лиц зарубежным адресатам адресат включает инициалы имени и фамилию адресата, должность адресата, наименование организации; номер дома, название улицы, название населённого пункта, почтовый код (индекс) или номер почтового маршрута; название страны. Если письмо направляется в США, то после названия города даётся название штата (допустимо – сокращённое). При адресовании писем в Великобританию может быть указано название графства. Составные части реквизита излагаются в последовательности, соответствующей традициям страны назначения.
Адресат располагается в правом верхнем углу первого листа письма. В соответствии с международными стандартами составные части реквизита выравниваются по левой его границе. Количество строк адресата должно быть ограничено шестью, а количество знаков в строке – тридцатью. Если в строке более тридцати знаков, адресат можно оформить шрифтом меньшего размера. Адресат должен быть написан компактно, без разрядки и подчёркиваний. Рекомендуется писать прописными буквами название местности (город, регион, провинция, штат, графство, кантон), учреждения, осуществляющего доставку ( в виде почтового кода, как правило) и страну назначения.
Если письмо адресуется организации, сначала указывается её название, затем почтовый адрес.
Например:
American National Sosial
Institute
15 North 32 Strееt
NEWYORK, NY. 12148
USA
Если письмо адресуется должностному лицу организации, то сначала указывается его имя (инициалы имени), фамилия, название фирмы, затем почтовый адрес.
Например:
Mr. A. Widmar, Chairman,
D Coke and Son Ltd
LONDON SWK 48C
ENGLAND
Если письмо адресуется частному лицу, то сначала указывается его имя (инициалы имени), фамилия, затем почтовый адрес.
Например:
Mr. Luia Correcher
34 Cail Alkala 6f pi
(servisio de prensa)
MADRID 28071
ESPANA
2.9.7. Дата письма проставляется в соответствии с расположением этого реквизита на бланке и оформляется словесно-цифровым способом.
Регистрационный номер письма проставляется в соответствии с расположением этого реквизита на бланке документа.
2.9.8. Заголовок к тексту в письмах зарубежным адресатам не является обязательным реквизитом.
2.9.9. Ссылка на регистрационный номер и дату документа оформляется только в письмах-ответах. Ссылка проставляется в соответствии с расположением этого реквизита на бланке письма. Сведения в реквизит переносятся с поступившего документа.
2.9.10. Текст письма начинается с обращения. В деловой переписке используются следующие обращения:
«Уважаемые господа» - к организации в целом,
|
Из за большого объема этот материал размещен на нескольких страницах:
1 2 3 4 5 6 7 |
