«Уважаемый господин Блек» - к мужчине,
«Уважаемая госпожа Смит» - к женщине,
«Уважаемый господин Председатель (Директор) – к должностному лицу, фамилия которого неизвестна.
В персональных обращениях имя (инициалы имени) адресата обычно опускаются, остаётся только фамилия.
Смысловые части текста документа разделяются абзацами, в качестве заключительной формулы вежливости могут быть использованы следующие фразы: «Искренне Ваш», «С уважением», «Наилучшие пожелания».
Текст письма печатается с красной строки в установленных границах полей.
2.9.11. Подпись включает наименование должности лица, подписавшего документ, личную подпись, расшифровку подписи.
2.9.12. Отметка об исполнителе и номер его служебного телефона на подлиннике письма зарубежному адресату не проставляется, а указывается на копии письма, остающейся в деле.
2.10. Служебные записки
2.10.1. Служебные записки являются внутренними документами, они реализуют в пределах центрального аппарата Федеральной службы отношения субординации структурных подразделений с руководством, предназначены для координации деятельности структурных подразделений.
2.10.2.В служебных записках в произвольной форме машинописным или рукописным способами излагаются предложения, замечания, отчеты, доклады, сведения, заключения, пояснения, мнения и иная управленческая информация, связанная с исполнением полномочий конкретных структурных подразделений и должностных лиц Росздравнадзора.
В текст служебной записки могут включаться обращение, вступительная фраза, заключение.
2.10.3. Служебные записки оформляются на стандартных листах бумаги белого цвета формата A4 шрифтом № 14 без реквизитов бланка со структурой текста и стилистическими особенностями служебного письма.
2.11. Доверенности
2.11.1 Доверенность подтверждает наличие у представителя прав действовать от имени Федеральной службы, а также определяет условия и границы реализации этих прав. Доверенность оформляется на угловом бланке. Представителями могут быть одно или несколько лиц.
2.11.2. Оформление доверенностей осуществляется в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации.
2.11.3. Доверенности на право заключения договоров, совершения иных действий от имени Федеральной службы, представления интересов Федеральной службы в различных государственных, общественных и судебных органах оформляются в соответствии с действующими нормативно-распорядительными документами о порядке выдачи доверенностей в Федеральной службе.
2.11.4. В тексте доверенности указываются следующие сведения:
- полное наименование Росздравнадзора;
- фамилия, имя, отчество, должность и паспортные данные доверенного лица;
- данные об основаниях, подтверждающих полномочия руководителя Федеральной службы;
- содержание доверенных полномочий;
- срок действия доверенности.
2.11.5. Доверенность подписывает руководитель или заместитель руководителя Росздравнадзора, исполняющий его обязанности. Указанный документ регистрируется в Организационном отделе и заверяется оттиском печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.
2.12. Телеграммы, телефонограммы, факсограммы
2.12.1. С помощью средств электронной связи осуществляется передача информации в виде телеграмм, телетайпограмм, факсограмм, телефонограмм, электронных сообщений. Телеграф используется для передачи только срочной информации.
2.12.2. Контроль за приёмом и передачей информации по каналам факсимильной техники, установленной в Федеральной службе, а также за её использованием, осуществляется начальниками управлений.
Запрещается передавать в виде телетайпограмм, факсограмм и по каналам электронной почты секретные сведения, тексты документов с пометками «Для служебного пользования», «Не для печати», а также рукописные материалы.
2.12.3. Телеграммы, телетайпограммы (далее – телеграммы) составляются только по срочным вопросам (не более 200-250 печатных знаков).
В правом верхнем углу указывается категория телеграммы, например: "Правительственная" ("Срочная"). В случае направления простой телеграммы категория не указывается.
Перед текстом центровано печатается, как правило, полужирным шрифтом реквизит "наименование документа" - "Телеграмма".
После наименования от левой границы текстового поля помещается реквизит "адресат" с обязательным указанием наименования организации (фамилии и инициалов), улицы, номера дома (и квартиры), названия города (области, республики, государства), почтового индекса. Телеграммы одинакового содержания, направляемые нескольким адресатам, оформляются отдельно для каждого адресата.
Текст телеграммы должен быть предельно кратким, без союзов, предлогов и знаков препинания, если их отсутствие не искажает смысл, без переноса слов, абзацев, исправлений прописными буквами. Знаки препинания обозначаются буквами:
точка – ТЧК скобки – СКБ
запятая – ЗПТ кавычки – КВЧ
двоеточие – ДВТЧ номер – НР
Все цифровые данные в тексте телеграммы пишутся словами. Сочетание из цифр и букв допускается только в заводских и торговых знаках и марках, в нумерациях домов, индексах документов.
Текст телеграмм не должен заканчиваться цифрами.
После текста телеграммы размещается реквизит "подпись" с указанием должности, фамилии и инициалов должностного лица, подписавшего телеграмму.
Телеграммы с одним и тем же текстом и подписью, адресованные в несколько адресов, могут иметь подпись только на одном экземпляре.
Ниже подписи под чертой от левой границы текстового поля указываются полный адрес Росздравнадзора, фамилия исполнителя, номер его телефона.
2.12.4. Телеграмма за подписью руководителя или заместителя руководителя Росздравнадзора оформляется на стандартных листах бумаги белого цвета формата A4 в 2 экземплярах (оригинал - передается в Управление делами для отправки, копия - помещается в дело в соответствии с номенклатурой).
2.12.5. Телеграммы категории "правительственная" в соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 6 февраля 2006 г. № 74 "Об утверждении перечня должностных лиц, за подписью которых телеграммы категорий "Президент Российской Федерации", "высшая правительственная" и "правительственная" передаются в приоритетном порядке" подписываются руководителем Федеральной службы или заместителем руководителя, исполняющим его обязанности.
2.12.6. Передача телефонограмм осуществляется устно по каналам телефонной связи.
2.12.7. При передаче и приеме текстов служебных документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:
- объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4 чёрным цветом, не должен превышать 5 листов;
- ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего структурного подразделения;
- факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму;
- факсограммы на иностранных языках доставляются адресату без перевода.
2.12.8. Получение и обработка сообщений, поступивших по каналам электронной связи на официальный электронный адрес Федеральной службы, осуществляется Управлением делами, а на адреса управлений Росздравнадзора – соответствующими структурными подразделениями. Документы, поступившие по каналам электронной связи учитываются в журнале без проставления регистрационного штампа, они передаются адресату под расписку в день их приёма, срочные – немедленно.
2.12.9. Передаваемая и принимаемая по факсимильной связи служебная информация не может быть использована в качестве официального документа.
3 ПОРЯДОК РЕГИСТРАЦИИ И ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ
3.1. Приём, регистрация, распределение входящих документов
3.1.1. Доставка документов в Росздравнадзор осуществляется курьером, средствами почтовой, фельдъегерской, телефонной связи и электронной почтой.
3.1.2. Прием, обработка, регистрация и распределение поступающей в Росздравнадзор корреспонденции осуществляются Организационным отделом.
В вечернее время (после 18 час. 00 мин. с понедельника по четверг, после 16 час. 45 мин. - в пятницу, после 17 час. 00 мин.- в предпраздничные дни), утреннее время (до 09 час. 00 мин.) рабочих дней, в выходные и праздничные нерабочие дни документы принимаются оперативным дежурным Федеральной службы и в рабочее время (с 09 час. 30 мин. до 10 час. 30 мин.) передаются им в Организационный отдел.
Приём корреспонденции, доставляемой Государственной фельдъегерской службой Российской Федерации, удостоверяется штампом и распиской работника, принявшего документ, с указанием даты получения.
При приёме пакетов, телеграмм, телефонограмм, а также срочной корреспонденции из органов государственной власти Российской Федерации указываются часы и минуты поступления.
Перед вскрытием почтовых отправлений проверяется сохранность их упаковки и правильность доставки. Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается почтовому учреждению или пересылается надлежащему адресату. Наличие заказных писем проверяется по записям почтовых реестров.
Все конверты и пакеты вскрываются (за исключением имеющих пометку "лично"). По сведениям, указанным на конверте, проверяется наличие в нем документов с соответствующими номерами, а также всех названных в документах приложений. При отсутствии в конверте указанных документов и приложений, несовпадении регистрационных номеров и неисправимом повреждении документов составляется акт в трех экземплярах, один из которых остается в Организационном отделе, другой - приобщается к поступившему документу, третий - отсылается адресату. Документы с некомплектными приложениями также возвращаются без регистрации отправителю вместе с актом. В акте обязательно указываются должность, фамилия и инициалы лица, вскрывшего конверт, дата, час и минуты вскрытия, известные реквизиты (регистрационный исходящий номер, дата и заголовок) отсутствующего или неправильно оформленного документа. Акт подписывают заместитель начальника Управления делами, курирующий вопросы организации делопроизводства и государственный служащий, вскрывший указанный конверт.
Конверты входящих документов, как правило, уничтожаются. В отдельных случаях, для фиксации сведений о времени отправки или получения документов (нарушение сроков отправки и получения), адреса отправителя, если он отсутствует в самом документе, конверты прикрепляются к документу и помещаются вместе с ним в номенклатурное дело. Конверты, в которых поступили обращения граждан, письма из судебных и правоохранительных органов обязательно сохраняются и прилагаются к документам. Конверты с корреспонденцией, имеющие пометку "лично", передаются адресатам.
Вся поступающая в Федеральную службу корреспонденция сортируется на регистрируемую и нерегистрируемую.
3.1.3. Регистрация документов осуществляется в Организационном отделе и в структурных подразделениях. При регистрации документов используются индексы, присваиваемые руководству Федеральной службы и структурным подразделениям для ведения делопроизводства. Они утверждаются ежегодно руководителем Росздравнадзора по представлению Управления делами.
3.1.4. Каждый документ, поступивший в Федеральную службу, регистрируется один раз. Входящая корреспонденция, адресованная руководителю или заместителям руководителя Росздравнадзора (за исключением по содержанию не относящейся к компетенции Росздравнадзора, обращений граждан, факсимильных сообщений, личной переписки и справочных документов) подлежит обязательной централизованной регистрации в Организационном отделе в электронной базе данныхв системе АИС Росздравнадзора, в которую включаются основные реквизиты поступивших документов:
- дата документа;
- исходящий регистрационный номер документа;
- корреспондент;
- краткое содержание (заголовок к тексту);
- почтовый адрес для ответа (если не содержится в тексте или реквизитах документа).
Факт регистрации входящего документа подтверждается оттиском регистрационного штампа Организационного отдела, который помещается на лицевой стороне первого листа в правом нижнем углу. В указанный оттиск от руки вписываются дата получения документа (арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год, например: 31.01.2008) и его регистрационный номер в электронной базе данных.
Реквизит "Регистрационный номер" входящего документа состоит из инициалов руководителя или заместителей руководителя Федеральной службы (имени и фамилии) и порядкового номера документа.
3.1.5. Корреспонденция, по содержанию не относящаяся к компетенции Федеральной службы, пересылается по принадлежности, если известен правильный почтовый адрес адресата, если неизвестен - возвращается оператору почтовой связи с отметкой "возврат" в накладной на передачу почтовых отправлений.
3.1.6. Не подлежит регистрации в Организационном отделе (фиксируется только дата поступления) следующие входящие документы:
- копии документов, в том числе полученные с использованием информационных систем общего пользования, справочная информация, присланная для сведения;
- поздравительные письма и телеграммы;
- пригласительные билеты;
- бухгалтерские документы (счета на оплату товаров и услуг, платежные поручения, накладные и т. п.), поступившие без сопроводительного письма;
- заявления граждан о приеме на работу, заявления государственных служащих Федеральной службы об увольнении (о переводе, предоставлении отпуска и по другим кадровым вопросам), поступившие без сопроводительного письма;
- печатные издания (книги, журналы, бюллетени и т. п.);
- статистическая отчетность по утверждённым формам, поступившая без сопроводительного письма;
- письма, присланные для информации, которая обрабатывается в структурных подразделениях.
3.1.7. Предварительное рассмотрение содержания входящих документов с целью их распределения после регистрации осуществляет советник руководителя Федеральной службы.
3.1.8. Руководителю Росздравнадзора докладываются: конституционные законы, федеральные законы, указы и распоряжения поручения Президента Российской Федерации, постановления, распоряжения, поручения Правительства Российской Федерации, поручения, содержащиеся в письмах Администрации Президента Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации, приказы, указания, поручения Министерства здравоохранения и социального развития Российской Федерации, постановления Государственной Думы и Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, парламентские и депутатские запросы Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, обращения членов Совета Федерации, а также документы за подписью руководителей федеральных органов исполнительной власти, Генеральной прокуратуры Российской Федерации, Верховного Суда Российской Федерации, Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации, обращения членов Общественной палаты Российской Федерации, Уполномоченного по правам человека в Российской Федерации, письма за подписью руководителей субъектов Российской Федерации, другие документы, требующие рассмотрения руководителем Федеральной службы.
Срочная корреспонденция, докладывается руководителю Росздравнадзора или лицу, исполняющему его обязанности, после регистрации немедленно (в течение одного часа).
3.1.9. К документам, которые докладываются руководителю Федеральной службы, прилагаются оформленные на отдельных листах проекты резолюций (поручений), в которые включаются: фамилии, инициалы должностных лиц, которым даются поручения, текст поручения, регистрационный номер входящего документа, дата рассмотрения. Руководитель подписывает подготовленные резолюции (поручения). (Приложение ).
Проекты резолюций (поручений) готовятся советником руководителя Росздравнадзора.
3.1.10. Документы, не требующие рассмотрения руководителем Росздравнадзора, направляются советником руководителя для рассмотрения или для информации заместителям руководителя или руководителям соответствующих структурных подразделений Федеральной службы.
3.1.11. Документы, адресованные структурным подразделениям Федеральной службы, направляются Организационным отделом в соответствующее структурное подразделение для регистрации и исполнения. Регистрационный номер состоит из индекса структурного подразделения и порядкового номера.
3.1.12. На исполнение в структурные подразделения документы, зарегистрированные в Организационном отделе, направляются только через Организационный отдел, при этом подлинник получает ответственный исполнитель, а всем соисполнителям направляются копии.
Подготовку копий документов с резолюциями руководителя или заместителя руководителя Росздравнадзора осуществляет Организационный отдел.
3.1.13. Документ, поступивший для исполнения, передается из одного структурного подразделения в другое через Организационный отдел не позднее одних суток с момента его поступления. Документ с резолюцией руководителя или заместителя руководителя Росздравнадзора передается в другое структурное подразделение, не указанное в резолюции, на основании мотивированной служебной записки руководителя структурного подразделения, согласованной соответственно с руководителем или с заместителем руководителя Федеральной службы.
3.2. Регистрация и отправка исходящих документов
3.2.1. Подготовленные структурными подразделениями документы во исполнение поручений руководителя или заместителя руководителя Федеральной службы в обязательном порядке согласовываются:
- с управлениями, принимавшими участие в подготовке документа;
- с юридической службой (документы, затрагивающие правовые вопросы);
- с Управлением делами – документы, представляемые на подпись руководителю Росздравнадзора;
- с заместителем руководителя (документы за подписью руководителя Росздравнадзора).
3.2.2. Документы (не являющиеся ответами на обращения граждан) с подписью руководителя или заместителей руководителя Росздравнадзора представляются на регистрацию в трех экземплярах, из которых после регистрации первый экземпляр (оригинал) и приложения к нему (если имеются) направляются Организационным отделом адресату; второй экземпляр (копия) с визами согласования хранится в Организационном отделе, третий экземпляр возвращается в структурное подразделение, подготовившее служебное письмо, с проставлением исходящего номера и даты, с отметкой об отправке оригинала и помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел.
3.2.3. После подписания руководителем или заместителем руководителя Росздравнадзора исходящие документы централизованно регистрируются в Организационном отделе. Регистрационный (исходящий) номер состоит из индекса руководителя или заместителя руководителя Росздравнадзора, порядкового номера и года.
3.2.4. Документы за подписью руководителей структурных подразделений и их заместителей регистрируются в структурном подразделении. Регистрационный номер состоит из индекса структурного подразделения, порядкового номера и года. Указанные документы представляются на регистрацию в двух экземплярах. Первый экземпляр (оригинал) и приложения к нему направляются адресату через Организационный отдел, на втором экземпляре (копии) ставится исходящий номер и дата, делается отметка об отправлении оригинала, после чего он помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел.
3.2.5. Доверенности на право совершения действий от имени Федеральной службы, представления ее интересов в государственных, общественных и судебных органах и иных организациях, регистрируются Организационным отделом.
Зарегистрированный оригинал доверенности выдается под роспись представителю, а его завизированная копия помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел в Организационном отделе.
3.2.6. Отправка исходящих документов (служебных писем) осуществляется в следующем порядке:
- служебные письма за подписью руководителя или заместителей руководителя Росздравнадзора, организационно-распорядительные документы Федеральной службы рассылаются нарочным или отправляются почтой. Копии служебных писем за подписью руководителя (его заместителей), подлежащих массовой рассылке в территориальные органы Росздравнадзора, содержащих поручения о представлении к указанному сроку оперативной информации о деятельности, могут дополнительно направляться адресатам с использованием информационных систем общего пользования или факсимильной связи;
- документы отправляются в конвертах. На конвертах указываются адресат, его почтовый адрес и индекс. В один конверт могут помещаться несколько документов;
- заказными письмами и бандеролями с уведомлением и без него направляются документы, требующие письменного подтверждения почтовым отделением факта их рассылки и (или) получения адресатом.
Заказные письма передаются в почтовое отделение по описи, составляемой в двух экземплярах. В описи и на конвертах указываются регистрационные номера документов, дата отправки, ее вид и почтовый адрес. Экземпляр описи с письменным подтверждением почтового отделения получения заказных писем помещается Организационным отделом в дело в соответствии с номенклатурой дел;
- документы массовой рассылки отправляются в соответствии с указателем рассылки, который составляет исполнитель исходящего документа, подписывает руководитель (заместитель руководителя) структурного подразделения. Указатель рассылки, в котором делается отметка о дате отправки документов, хранится в Организационном отделе вместе с оригиналом документа.
3.3. Порядок регистрации и рассылки приказов
3.3.1. Приказы, оформленные в соответствии с требованиями данной Инструкции, после подписания представляются на регистрацию вместе с указателями рассылки.
3.3.2. Регистрационный номер приказа Росздравнадзора состоит из знака "№" и его порядкового номера в пределах календарного года (изданного совместно двумя и более органами или организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждого из этих органов или организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе).
Приказы Федеральной службы по основной деятельности и по кадровым вопросам нумеруются отдельно. В приказах по кадровым вопросам - буквенным литером "л", например: "62-л". В тексте не допускается разрыв регистрационных номеров при их переносе на другую строку.
3.3.3. Дата приказа совпадает с датой подписания. Приказы, изданные совместно с другими государственными органами или организациями, регистрируются с одной (единой) датой последней регистрации (подписания) приказа. Дата приказа оформляется словесно-цифровым способом, например: 01 февраля 2008 г. (дата совместного приказа – единая, соответствует более поздней подписи).
3.3.4. Приказы по основной деятельности регистрируются, тиражируются, рассылаются и формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел Федеральной службы в Организационном отделе.
3.3.5. Приказы по кадровым вопросам, в том числе о командировках государственных служащих, регистрируются, тиражируются, рассылаются и формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел Федеральной службы Отделом кадров.
3.3.6. Копии приказов, заверенными печатью Управления делами, направляются адресатам в соответствии с указателем рассылки установленной формы (приложение № 10). Указатель рассылки помещается в соответствующее номенклатурное дело вместе с подлинником приказа.
3.4. Регистрация служебных записок
3.4.1. Служебные записки, подготовленные заместителями руководителя Федеральной службы на имя руководителя регистрируются в секретариатах соответствующих заместителей руководителя Росздравнадзора. После рассмотрения этих документов руководителем Росздравнадзора они, при необходимости, передаются для исполнения в соответствии с резолюцией только через Организационный отдел.
3.4.2. Служебные записки, подготовленные руководителями структурных подразделений, другими государственными служащими, регистрируются в соответствующих структурных подразделениях. Передача указанных документов руководству Росздравнадзора и в другие структурные подразделения осуществляется только через государственных служащих, осуществляющих их регистрацию.
3.5. Порядок регистрации договоров (соглашений)
3.5.1. Договоры (соглашения), оформленные в соответствии с требованиями настоящей Инструкции, подписанные руководителем или лицом, исполняющим его обязанности, регистрируются Организационным отделом.
3.5.2. Регистрация договоров (соглашений) осуществляется порядковой нумерацией в пределах календарного года. При регистрации на договоре указываются номер и дата регистрации, которые вносятся в электронную базу данных в системе АИС Росздравнадзора. Подпись руководителя (заместителя руководителя) на договоре заверяется оттиском мастичной печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.
Один экземпляр договора (соглашения) помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел в Организационном отделе, остальные экземпляры направляются сторонам договора (соглашения).
Копии договора (соглашения) заверяются надписью и печатью Управления делами и направляются адресатам в соответствии с указателем рассылки. Подлинник указателя рассылки помещается в номенклатурное дело вместе с соответствующим договором (соглашением).
3.5.3. Финансово-хозяйственные и иные гражданско-правовые договоры, оформленные в соответствии с требованиями настоящей инструкции, после подписания регистрируются и заверяются в Управлении делами оттиском мастичной печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Один экземпляр договора Управлением делами помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел, остальные экземпляры через Организационный отдел направляются сторонам договора (соглашения).
3.6. Порядок регистрации поручений руководителя и заместителей руководителя Федеральной службы
3.6.1. Поручения руководителя или заместителей руководителя Росздравнадзора, подготовленные на бланке установленной формы, регистрируются в Организационном отделе. При регистрации указываются номер в пределах календарного года и дата документа, которые вносятся в электронную базу данных в системе АИС Росздравнадзора.
3.6.2. Для исполнения поручения Организационным отделом изготавливается необходимое количество копий и передается исполнителям. Первый экземпляр поручения хранится в Организационном отделе в соответствии с номенклатурой дел.
3.7. Обработка документов в структурных подразделениях
3.7.1. Функция обработки документов в структурных подразделениях закрепляется положениями об управлениях и отделах, а также должностными регламентами конкретных государственных служащих.
3.32 К процедурам обработки документов в структурных подразделениях относятся:
- получение в Организационном отделе входящих, организационно-распорядительных и иных документов, адресованных структурному подразделению, не реже двух раз в течение рабочего дня;
- регистрация документов в электронной базе. В электронную базу заносится дополнительная информация, касающаяся исполнения документа в соответствующем структурном подразделении;
- представление документов руководителю структурного подразделения;
- своевременное доведение документов и соответствующих поручений руководителя структурного подразделения до сведения государственных служащих;
- контроль исполнения документов и поручений руководителя структурного подразделения;
- подготовка и ведение номенклатурных дел;
- оформление (полное и частичное) дел в соответствии с номенклатурой, завершенных в делопроизводстве (внутренних описей, листов-заверителей, обложек и т. д.);
- отправка документов структурного подразделения адресатам через Организационный отдел Управления делами.
3.8. Учет объема документооборота
3.8.1. Объем документооборота Росздравнадзора состоит из объемов отдельных документопотоков или общего количества входящих, исходящих, внутренних и организационно-распорядительных документов, образующихся в деятельности Федеральной службы.
3.8.2. Государственные служащие, ответственные за обработку документов в структурных подразделениях, учитывают документы при их получении и подготовке к отправке. Каждый тиражированный экземпляр подсчитывается отдельно.
При учете исходящих документов сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы считаются как один документ.
3.8.3. Сведения об объеме документооборота в структурных подразделениях за месяц до 7-го числа следующего за отчётным месяца представляются ими в Организационный отдел.
3.8.4. Организационный отдел ежемесячно до 10-го числа следующего за отчётным месяца и ежегодно до 15-го января на основании представленных структурными подразделениями сведений и данных Организационного отдела подсчитывает объем документооборота Федеральной службы и представляет справку о документообороте начальнику Управления делами (приложения № 11-12).
4 ОРГАНИЗАЦИЯ КОНТРОЛЯ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
4.1. Контроль исполнения документов (далее - контроль) состоит из осуществляемых Управлением делами и другими структурными подразделениями процедур по учету, анализу сроков и качества исполнения входящих и внутренних документов с целью укрепления исполнительской дисциплины и повышения эффективности деятельности Федеральной службы.
4.2. К указанным процедурам относятся: постановка документа на контроль, проверка своевременности получения исполнителем контрольного документа, предварительный контроль, предупредительный контроль, аналитический контроль, снятие документа с контроля.
4.3. Централизованному автоматизированному контролю, осуществляемому Управлением делами, подлежит исполнение: федеральных законов, указов, распоряжений и поручений Президента Российской Федерации, постановлений, распоряжений и поручений Правительства Российской Федерации, поручений, содержащихся в протоколах заседаний Правительства Российской Федерации, совещаний у Председателя Правительства Российской Федерации и его заместителей, заседаний комиссий Правительства Российской Федерации, приказов, поручений, решений коллегии Минздравсоцразвития России, парламентских и депутатских запросов членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, запросов, писем и обращений, по которым дано поручение Министра здравоохранения и социального развития Российской Федерации или его заместителей, директоров департаментов Минздравсоцразвития России (по документам с конкретными сроками исполнения и документам, об исполнении которых необходимо проинформировать корреспондента), приказов и решений коллегии, поручений Росздравнадзора, а также исполнение документов, сроки исполнения по которым установлены руководителем или заместителями руководителя Росздравнадзора.
Структурные подразделения осуществляют контроль за исполнением документов в соответствии с их компетенцией и во взаимодействии с Управлением делами.
4.4. Постановку документов на централизованный контроль осуществляет Организационный отдел (по обращениям граждан – структурное подразделение по работе с письмами граждан) при их предварительном рассмотрении. Оттиск красного цвета штампа " Контроль" проставляется в правом верхнем углу первого листа документа, подлежащего контролю с указанием срока исполнения документа.
4.5. После рассмотрения руководителем или заместителем руководителя Федеральной службы и внесения в электронную базу данных информации о резолюции контрольные документы направляются для исполнения в структурные подразделения.
4.6. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях: поступивших из вышестоящих органов государственной власти – с даты подписания (утверждения) документа, а поступившие из других федеральных органов исполнительной власти, организаций – с даты поступления документа в Росздравнадзор. Сроки исполнения документов определяются исходя из срока, установленного организацией, направившей документ или сроков, определяемых законодательством Российской Федерации и настоящей Инструкцией.
Документы подлежат исполнению в следующие сроки:
- в установленные Президентом Российской Федерации, Правительством Российской Федерации, законодательными и иными нормативными правовыми актами вышестоящих государственных органов и исчисляются в календарных днях, отсчет которых начинается с даты контрольного документа или с даты его поступления в Федеральную службу; указанные в резолюциях руководителя или заместителя Росздравнадзора на конкретном документе могут устанавливаться индивидуальные сроки исполнения контрольных документов;
- указанные в поручениях Председателя Правительства Российской Федерации или его заместителей, которые даны во исполнение поручения Президента Российской Федерации, подлежат исполнению за 5 дней до истечения установленного Президентом Российской Федерации срока, если в поручении Председателя Правительства Российской Федерации или его заместителей не указан иной срок;
Поручения Правительства Российской Федерации подлежат исполнению:
в срок не более месяца, если в тексте поручения не указана конкретная дата исполнения (до соответствующего числа следующего месяца, а если в следующем месяце нет такого числа, то - до последнего дня месяца). Если последний день срока исполнения поручения приходится на нерабочий день, оно подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день;
в 3-дневный срок, если в тексте поручения имеются пометки "срочно", "незамедлительно";
в 10-дневный срок, если в тексте поручения имеется пометка "оперативно";
в указанный срок, если в тексте поручения установлена конкретная дата либо конкретный срок исполнения;
- в исключительных случаях, когда по объективным причинам исполнение поручения в установленный срок невозможно, в Правительство Российской Федерации не менее чем за 10 дней до истечения контрольного срока направляется мотивированная просьба о его продлении с указанием причины и планируемой даты исполнения. В случае, когда поручение поступило через Минздравсоцразвития России, просьба о его продлении направляется через Минздравсоцразвития России не менее чем за 12 дней до истечения контрольного срока;
- исполнение срочных и оперативных поручений не продлевается;
- в случаях, когда Росздравнадзор определен соисполнителем поручения, головному исполнителю представляются предложения, подписанные руководителем Федеральной службы (его заместителем), в течение первой половины срока, отведенного на исполнение поручения;
- ответ на парламентский запрос Совета Федерации и Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации направляется в срок не более 15 дней со дня получения запроса или иной срок, установленный соответствующей палатой Федерального Собрания Российской Федерации;
- ответ на запрос члена Совета Федерации и депутата Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации направляется в срок не более 30 дней со дня получения запроса или иной согласованный с инициатором запроса срок. Ответы на поручения Правительства Российской Федерации по запросам депутатов Государственной Думы и членов Совета Федерации, адресованным Председателю Правительства Российской Федерации или заместителю Председателя Правительства Российской Федерации, подписываются (не на бланке) руководителем или лицом, исполняющим его обязанности, и направляются в Правительство Российской Федерации с сопроводительным письмом в 20-дневный срок;
- при неисполнении поручения в установленный срок в течение 3 дней после истечения срока, данного на исполнение, в Правительство Российской Федерации представляется объяснение о состоянии исполнения поручения, причинах его неисполнения в установленный срок с указанием должностных лиц, на которых возложено исполнение поручения, и о мерах ответственности, принятых в отношении государственных служащих, виновных в неисполнении поручения;
|
Из за большого объема этот материал размещен на нескольких страницах:
1 2 3 4 5 6 7 |
