Инструкция по делопроизводству в Министерстве государственно-правового (стр. 1 )

развития Омской области

Приложение

к приказу Министерства

государственно-правового

развития Омской области

от 01.01.2001 г. № 13п/1

ИНСТРУКЦИЯ

по делопроизводству в Министерстве государственно-правового

развития Омской области

1. Общие положения

1. Инструкция по делопроизводству в Министерстве государственно-правового развития Омской области (далее – Инструкция) устанавливает единые требования к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности Министерства государственно-правового развития Омской области (далее – Министерство) документов.

2. Настоящая Инструкция разработана в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 01.01.01 года № 000, Государственным стандартом Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», принятым постановлением Государственного комитета Российской Федерации по стандартизации и метрологии от 3 марта 2003 года (далее – ГОСТ Р 6.30-2003), Указом Губернатора Омской области от 16 марта 2010 года № 18 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Омской области» и Регламентом Правительства Омской области, утвержденным Указом Губернатора Омской области от 01.01.01 года № 34 (далее – Регламент Правительства Омской области).

3. Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, которые осуществляются с применением информационных технологий.

4. Особенности работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию (служебную и иную тайну, персональные данные), регулируются в соответствии с федеральным и областным законодательством.

Положения Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

5. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе требований настоящей Инструкции, методическое руководство и контроль соблюдения установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях Министерства (далее – структурные подразделения Министерства) осуществляются работниками общего отдела департамента организации деятельности Министерства (далее – общий отдел Министерства).

6. Ответственность за организацию и ведение делопроизводства в структурных подразделениях Министерства, своевременное и качественное исполнение документов, а также их сохранность возлагается на руководителей структурных подразделений Министерства.

7. Организация работы с документами в делопроизводстве Министерства представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел на делопроизводственной стадии и их передачу в архив Министерства в соответствии с законодательством об архивном деле в Российской Федерации и методическими документами Федерального архивного агентства.

8. В настоящей Инструкции используются следующие понятия:

поступающие документы:

- документы, поступающие в Министерство от организаций и физических лиц;

- документы, поступающие непосредственно в департамент записи актов гражданского состояния Министерства (далее – департамент ЗАГС Министерства), в отделы департамента ЗАГС Министерства или советникам департамента ЗАГС Министерства по соответствующему муниципальному району Омской области (далее – структурные подразделения департамента ЗАГС Министерства);

- документы, поступающие непосредственно в архивное управление Министерства;

отправляемые документы:

- документы, отправляемые Министерством в организации или физическим лицам;

- документы, отправляемые департаментом ЗАГС Министерства, отделами департамента ЗАГС Министерства, структурными подразделениями департамента ЗАГС Министерства в организации или физическим лицам;

- документы, отправляемые архивным управлением Министерства в организации, физическим лицам;

внутренние документы – документы, создаваемые в структурных подразделениях Министерства и реализуемые работниками Министерства в процессе работы (служебные записки, протоколы заседания коллегии Министерства, протоколы заседаний комиссий, рабочих групп Министерства и т. п.).

9. Поступающие, отправляемые и внутренние документы регистрируются отдельно.

2. Организация документооборота и исполнения поручений

2.1. Организация документооборота

10. Движение документов в Министерстве с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.

11. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в Министерстве, регламентируются настоящей Инструкцией, положениями о структурных подразделениях Министерства, должностными регламентами и инструкциями работников Министерства.

12. В документообороте Министерства используется единая система электронного документооборота органов исполнительной власти Омской области (далее – ЕСЭДО), предназначенная для контроля движения проектов законов Омской области, правовых актов Губернатора Омской области и Правительства Омской области, поступающих в Министерство на согласование, а также для ведения учета оборота поступающих, отправляемых и внутренних документов Министерства.

Документы, создаваемые в Министерстве и поступающие в Министерство на бумажном носителе (кроме документов, указанных в пункте 51 настоящей Инструкции), включаются в ЕСЭДО после сканирования и создания электронных образов документов. Электронный документ должен иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати.

Общий отдел Министерства обеспечивает соответствие электронных образов отправляемых документов Министерства бумажным носителям.

13. Администрирование ЕСЭДО в Министерстве осуществляется работниками управления информационных технологий департамента организации деятельности Министерства.

14. На подпись Министру государственно-правового развития Омской области (далее – Министр) передаются документы по вопросам служебных (трудовых) отношений Министерства с работниками Министерства (далее – кадровые вопросы), проекты правовых актов Министерства, служебные записки, заявления и иные документы работников Министерства начиная с должности «советник» и выше. Иные документы по кадровым вопросам передаются на подпись первому заместителю Министра или заместителю Министра в соответствии с распределением обязанностей между первым заместителем Министра и заместителями Министра.

2.2. Исполнение поручений в Министерстве

15. В Министерстве осуществляется исполнение поручений:

- Губернатора Омской области;

- Правительства Омской области;

- первых заместителей Председателя Правительства Омской области;

- заместителей Председателя Правительства Омской области;

- руководителя Аппарата Губернатора Омской области;

- содержащихся в правовых актах Губернатора Омской области и Правительства Омской области;

- содержащихся в правовых актах Министерства;

- содержащихся в поручениях:

Министра, в том числе данных на аппаратных совещаниях;

первого заместителя Министра, заместителя Министра, руководителя департамента Министерства, начальника управления (отдела) Министерства;

лица, ответственного за исполнение поручения.

3. Подготовка и оформление документов

3.1. Бланки документов

16. В Министерстве документы оформляются на бланках в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003. Бланки изготавливаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм). Допускается оформление документов на бланках, изготавливаемых на стандартных листах бумаги формата А5 (148 х 210 мм).

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и на стандартном листе бумаги, должен иметь поля: левое – от 2,5 до 3,5 см, правое – от 1,25 до 2,25 см, верхнее и нижнее – от 2 до 2,5 см. Межстрочный интервал должен быть одинарным. Отступы абзацев (красная строка) должны составлять 1,25 см.

Бланки писем Министерства могут изготавливаться средствами оперативной полиграфии или с помощью компьютерной техники.

Электронные шаблоны бланков документов Министерства утверждаются Министром.

Внутренние документы (служебные записки, справки, отчеты и др.) оформляются без бланков.

17. В Министерстве применяются следующие бланки:

- приказа Министерства (приложение № 1);

- распоряжения Министерства (приложение № 2);

- письма Министерства (приложение № 3);

- письма департамента ЗАГС Министерства (приложение № 4);

- письма отдела департамента ЗАГС Министерства (приложение № 5);

- письма структурных подразделений департамента ЗАГС Министерства (приложение № 6);

- письма архивного управления Министерства (приложение № 7);

- поручений должностных лиц Министерства (приложение № 8).

18. Реквизитами документов, создаваемых в процессе деятельности Министерства, являются:

1) Герб Омской области;

2) наименование органа исполнительной власти;

3) должность лица, подписавшего документ;

4) подпись должностного лица;

5) вид документа;

6) место составления (издания) документа;

7) справочные данные об органе исполнительной власти;

8) адресат;

9) дата документа;

10) регистрационный номер документа;

11) наименование документа;

12) текст документа;

13) ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;

14) отметка о наличии приложений;

15) гриф согласования;

16) гриф утверждения;

17) виза;

18) оттиск печати;

19) отметка о заверении копии;

20) отметка об исполнителе;

21) указания по исполнению документа;

22) отметка о контроле документа;

23) отметка об исполнении документа;

24) отметка о конфиденциальности;

25) отметка о поступлении документа.

19. Состав реквизитов документа определяется его видом и назначением.

3.2. Печати и штампы Министерства

20. В Министерстве используются печати с изображением:

- Государственного герба Российской Федерации;

- Государственного герба Российской Федерации и наименованием органа записи актов гражданского состояния;

- герба Омской области и другие печати и штампы (приложение № 15).

Кроме указанных печатей в структурных подразделениях Министерства применяются металлические выжимные печати для опечатывания помещений.

21. Печатью заверяются подписи Министра, заместителей Министра, руководителя департамента финансов и экономики Министерства – главного бухгалтера, а также других должностных лиц, которым предоставлены соответствующие полномочия. Оттиск печати ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Оттиск печати должен захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.

В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой «МП» или иным соответствующим образом.

22. Изготовление печатей и штампов в Министерстве осуществляется казенным учреждением Омской области «Центр хозяйственного обслуживания Министерства государственно-правового развития Омской области» по письменной заявке (служебной записке руководителя структурного подразделения Министерства на имя Министра) в организациях, имеющих сертификат на соответствующий вид деятельности.

23. Учет печатей и штампов Министерства, контроль их применения, ответственность за законность использования и надежность хранения возлагаются на руководителей структурных подразделений Министерства, в которых применяются данные печати и штампы.

Учет печатей и штампов структурных подразделений Министерства ведется по журналу учета печатей и штампов (приложение № 16).

Листы журнала учета печатей и штампов нумеруются, прошнуровываются и заверяются печатью структурного подразделения Министерства.

24. Запрещается передача печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, герба Омской области (далее – гербовые печати) посторонним лицам без разрешения Министра.

25. Работник Министерства, отвечающий за применение печатей и штампов, при прекращении служебного контракта обязан сдать их руководителю соответствующего структурного подразделения или в управление государственной службы и кадров департамента организации деятельности Министерства (в случае увольнения руководителя структурного подразделения Министерства).

26. Гербовые печати хранятся в сейфах, иные печати и штампы могут храниться в надежно запираемых шкафах (ящиках).

27. Уничтожение печатей и штампов производится по акту (приложение № 17), составленному специально созданной комиссией, состоящей из руководителя структурного подразделения Министерства, в котором находится данная печать (штамп), и двух работников этого структурного подразделения.

В соответствующем структурном подразделении Министерства акту присваивается учетный номер. При этом с началом каждого календарного года нумерация начинается с единицы.

Акт об уничтожении печати (штампа) до конца календарного года находится в соответствующем структурном подразделении Министерства, затем передается в архив Министерства.

3.3. Подготовка и оформление доверенностей

28. Доверенность оформляется на представителя Министерства для подтверждения его полномочий перед третьими лицами на совершение сделок, получение товарно-материальных ценностей или других действий.

Доверенность оформляется на бланке письма Министерства как отправляемый документ Министерства. Вид документа «ДОВЕРЕННОСТЬ» печатается прописными буквами, выравнивается по центру и отделяется 2 – 3 межстрочными интервалами от текста доверенности.

29. В тексте доверенности указываются следующие сведения:

- должность и паспортные данные лица, которому выдана доверенность (при необходимости);

- лицо (лица), для представительства перед которым выдается доверенность;

- перечень полномочий;

- образец подписи лица, получившего доверенность (при необходимости);

- иные сведения в соответствии с законодательством.

30. Доверенность оформляется в двух экземплярах:

- первый экземпляр (оригинал) выдается лицу, указанному в доверенности в качестве представителя;

- второй экземпляр (копия) с визами исполнителя, руководителя соответствующего структурного подразделения Министерства и лица, ответственного за проведение лингвистической экспертизы, хранится в общем отделе Министерства.

31. Доверенности регистрируются в общем отделе Министерства и имеют единую порядковую нумерацию в числе отправляемых документов Министерства. При этом с началом каждого календарного года нумерация начинается с единицы.

Изготовление копий доверенностей на представителя Министерства осуществляется лицом, указанным в доверенности в качестве представителя, путем ксерокопирования подлинника документа.

Верность копии доверенности свидетельствуется работником общего отдела Министерства проставлением и заполнением штампа «Копия верна».

3.4. Оформление договоров (соглашений)

32. Проекты договоров (соглашений) Омской области, поступившие в Министерство на согласование, рассматриваются в порядке, установленном Регламентом Правительства Омской области для проектов правовых актов, с учетом требований Закона Омской области «О договорах и соглашениях Омской области».

33. Публично-правовые соглашения Омской области, поступившие в Министерство на согласование или подготовленные работниками Министерства, визируются исполнителем и работником Министерства, в должностные обязанности которого входит проведение правовой экспертизы соглашений Омской области, и передаются на подпись Министру или его заместителю в соответствии с распределением обязанностей между первым заместителем и заместителями Министра.

34. После подписания соглашение регистрируется в общем отделе Министерства, где ему присваивается регистрационный номер, начиная с первого в пределах календарного года. Номер и дата подписания соглашения проставляются работником общего отдела Министерства под заверенной в установленном порядке подписью Министра или иного уполномоченного должностного лица Министерства. Датой соглашения Министерства является дата его подписания в Министерстве.

4. Особенности подготовки и оформления

отдельных видов документов

4.1. Подготовка и оформление служебных записок

35. Служебные записки готовятся как:

- отчеты о выполнении поручений Министра, его заместителей, руководителей структурных подразделений Министерства;

- сопроводительные письма к проектам ответов;

- инициативные письма.

Служебные записки по кадровым и финансовым вопросам направляются для регистрации в общий отдел Министерства на бумажном носителе, остальные – в электронной форме.

36. Работник общего отдела Министерства осуществляет регистрацию служебных записок и их передачу должностным лицам Министерства, которым они адресованы.

37. Служебные записки оформляются без бланка (приложение № 10). В правом верхнем углу служебной записки располагается наименование должностного лица Министерства, которому она адресована. Данные реквизиты выравниваются относительно левого края самой длинной строки или границы правого поля листа.

Текст служебной записки может начинаться с обращения к адресату, которое выравнивается по центру служебной записки.

После текста служебной записки располагается наименование должности работника Министерства, подготовившего служебную записку, его фамилия, инициалы, подпись и дата.

Правила оформления служебных записок на бумажном носителе распространяются на оформление служебных записок в электронной форме.

4.2. Подготовка и оформление протоколов заседаний (совещаний)

38. В ходе проведения заседания (совещания) рабочей группы, коллегиального или совещательного органа Министерства составляется протокол, отражающий все существенные сведения о ходе заседания (совещания).

39. Ведение записей во время заседания (совещания), сбор документов и подготовка текста протокола возлагаются на секретаря коллегиального (совещательного) органа или специалиста Министерства, ведущего протокол заседания (совещания). Текст протокола составляется не позднее трех дней со дня проведения заседания (совещания).

Датой протокола является дата заседания (совещания).

Протокол заседания (совещания) подписывает председательствующий и секретарь заседания (совещания).

Секретарь заседания (совещания) подготавливает выписки из протокола и направляет их исполнителям, которым даны поручения на данном заседании (совещании).

40. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседания коллегии Министерства, протоколы экспертно-проверочной комиссии Министерства, протоколы согласительной комиссии Министерства и т. п.

41. Документы заседания коллегиального органа Министерства оформляются согласно приложению № 12 к настоящей Инструкции.

4.3. Подготовка и оформление решений, принятых на аппаратных совещаниях Министра

42. Для решения текущих вопросов деятельности Министерства Министр проводит аппаратное совещание.

В состав участников аппаратного совещания входят:

- первый заместитель Министра;

- заместители Министра;

- руководители казенных учреждений Омской области «Исторический архив Омской области» и «Центр хозяйственного обслуживания Министерства государственно-правового развития Омской области»;

- руководитель департамента финансов и экономики Министерства – главный бухгалтер;

- руководитель департамента организационно-правовой деятельности аппарата мировых судей Омской области;

- руководитель департамента организации деятельности Министерства;

- руководитель департамента ЗАГС Министерства;

- начальник архивного управления Министерства;

- помощник Министра, являющийся секретарем аппаратного совещания.

В случае отсутствия указанных лиц в аппаратном совещании принимают участие лица, временно исполняющие их обязанности.

43. По результатам аппаратных совещаний оформляется перечень поручений Министра (далее – перечень поручений).

Перечень поручений – документ, содержащий систематизированное перечисление поручений Министра.

Образец оформления перечня поручений приведен в приложении № 11 к настоящей Инструкции.

Проект перечня поручений подготавливается помощником Министра и представляется Министру для утверждения, как правило, в течение одного рабочего дня после совещания.

Регистрация поручения, доведение до исполнителя его содержания и сроков исполнения осуществляется помощником Министра в ЕСЭДО.

Отчеты об исполнении поручений исполнитель направляет посредством ЕСЭДО помощнику Министра, который обеспечивает контроль исполнения поручений.

4.4. Подготовка и оформление актов

44. В целях подтверждения факта, события, действия составляется акт.

Текст акта (кроме первичного учетного документа) состоит из трех частей: вводная часть, констатирующая часть и выводы.

Во вводной части указывается основание для составления акта (наименование распорядительного документа в именительном падеже, его дата, номер и название), перечисляются лица, составившие акт.

В констатирующей части излагаются цели, задачи и сущность проведенной работы, установленные факты, события, действия.

В заключительной части делаются выводы и даются рекомендации. Эта часть необязательна, акт может заканчиваться констатацией фактов.

После текста указывается количество составленных экземпляров, дата и их местонахождение (эта часть также необязательна, если иное не установлено законодательством).

45. Акт включает в себя:

- наименование организации;

- наименование документа;

- дату составления акта;

- место составления акта;

- название акта;

- гриф утверждения акта (при необходимости);

- текст акта;

- подписи лиц, составивших акт;

- печать.

46. При необходимости в целях подтверждения факта, события, действия создается комиссия на основании распоряжения Министерства.

Подписи должностных лиц или членов комиссии, составивших акт, располагаются в той же последовательности, как и в вводной части, но без указания должностей, например:

«Председатель (личная подпись)

Члены комиссии: (личная подпись)

(личная подпись) ».

4.5. Подготовка и оформление положений, правил, инструкций (регламентов)

47. Положения, правила, инструкции (регламенты) создаются как самостоятельные виды внутренних документов, которые утверждаются должностными лицами Министерства в соответствии с распределением обязанностей.

Порядок подготовки проекта положения, правил, инструкции (регламента) соответствует общему порядку подготовки проектов правовых актов Министерства.

Текст положения, правил, инструкции (регламента) печатается на стандартных листах бумаги формата А4 с отметкой о приложении к правовому акту, которым утверждается.

Название положения, правил, инструкции (регламента) должно отвечать на вопрос «О чем?». Название инструкции, содержащей должностные обязанности (должностная инструкция), должно отвечать на вопрос «Кого?», например:

«Должностная инструкция старшего инспектора…».

В разделе «Общие положения» указываются основания разработки, основное назначение, сфера распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.

Текст положения, правил, инструкции (регламента) может делиться на пункты и подпункты, нумерация которых производится арабскими цифрами.

Текст положения, правил, инструкции (регламента) излагается от 3-го лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова «должен», «следует», «необходимо», «запрещается», «не допускается».

4.6. Подготовка и оформление телеграмм и телефонограмм

48. Телеграмма составляется в том случае, когда необходима срочная передача информации адресату.

Телеграммы печатаются на стандартных листах бумаги без бланка в двух экземплярах (приложение № 13).

Адрес телеграммы состоит из телеграфного наименования пункта назначения и точного наименования адресата.

К телеграмме одного содержания, направляемой в несколько адресов, составляется указатель рассылки, завизированный исполнителем.

Текст телеграммы излагается на одной стороне листа кратко, без переноса слов, абзацев. Цифры в тексте телеграммы пишутся, как правило, прописью.

В конце текста телеграммы проставляется ее регистрационный номер, который оформляется аналогично проставлению номеров на отправляемых документах Министерства.

Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой, с указанием должности, инициалов и фамилии должностного лица, подписавшего телеграмму.

Проект телеграммы от имени Министра (первого заместителя Министра) до представления ее на подпись руководителю визируется исполнителем на втором экземпляре в правом нижнем углу.

Телеграммы принимаются на отправку подписанными и датированными. Отправка телеграмм осуществляется в соответствии с правилами оказания услуг телеграфной связи.

Вторые экземпляры телеграмм, отправленных за подписью Министра, первого заместителя Министра, заместителей Министра, формируются в дела в соответствии с номенклатурами дел.

49. Телефонограмма применяется для срочных кратких сообщений. Телефонограмму рекомендуется применять для передачи вызова на совещание, заседание, а также для получения сведений оперативного характера, не требующих документального оформления (приложение № 14).

Телефонограммы передаются и принимаются в приемной Министра.

После сверки текста телефонограммы с передающим (принимающим) лицом принимающий (передающий) заполняет справочные реквизиты:

в графе «Принял» указываются должность, фамилия лица, принявшего телефонограмму, и номер его телефона;

в графе «Передал» указываются должность, фамилия, номер телефона, по которому телефонограмма была передана, время передачи телефонограммы (часы и минуты) и дата.

Полученная телефонограмма оформляется в приемной Министра и передается в общий отдел Министерства на регистрацию.

После регистрации телефонограмма передается работником общего отдела Министерства адресату.

5. Организация работы с поступающими документами

50. Все поступающие документы подлежат регистрации (учету с присвоением регистрационного номера) и учету (учету в отдельном журнале без присвоения регистрационного номера).

51. Регистрации подлежат документы, оформленные на бланках и имеющие исходящие номер и дату.

Учету подлежат:

- документы информационного характера;

- книги, журналы, газеты;

- планы, отчеты информационного и справочного характера;

- отдельные виды бухгалтерских документов (например: счета-фактуры, акты сверки, ведомости выдачи материальных ценностей).

52. Поступающие документы Министерства регистрируются независимо от способа их доставки и передачи один раз в день поступления.

Создаваемые документы – в день подписания или утверждения. При передаче документа из одного структурного подразделения в другое он повторно не регистрируется.

53. Документы, поступающие по электронной почте и факсимильной связи, регистрируются общим отделом Министерства.

54. Телеграммы регистрируются по тем же правилам, что и поступающие документы.

55. Документы, поступающие в Министерство, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение и регистрацию (кроме документов, указанных в пункте 51 настоящей Инструкции) в общем отделе Министерства.

56. Конверты с документами вскрываются работником общего отдела Министерства (за исключением конвертов с пометкой «лично»). Проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов, наличие в конвертах документов, включая приложения. Ошибочно доставленные документы возвращаются отправителю.

При обнаружении некомплектности или повреждении документов составляется акт в трех экземплярах, один из которых остается в общем отделе Министерства, второй приобщается к поступившему документу, третий направляется отправителю документа.

Конверты после вскрытия, как правило, уничтожаются, кроме тех случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя или когда дата почтового штемпеля является доказательством времени отправки и получения документов. Не уничтожаются конверты, содержащие предложения, заявления, жалобы граждан, материалы по судебным делам (претензии, иски, отзывы, повестки и т. п.) (далее – судебные документы).

При отсутствии на документе адреса отправителя конверт прилагается к документу.

57. Предварительное рассмотрение документов, поступающих в Министерство, осуществляется в целях выделения из общего объема поступившей корреспонденции документов, требующих обязательного рассмотрения Министром, а также распределения поступивших документов должностным лицам Министерства.

58. Предварительное рассмотрение поступающих документов Министерства (за исключением документов, поступающих в департамент ЗАГС Министерства и в архивное управление Министерства) осуществляется начальником общего отдела Министерства исходя из оценки содержания поступивших документов на основании установленного в Министерстве распределения обязанностей.

59. В ходе предварительного рассмотрения документа основанием для принятия решения о направлении его на рассмотрение конкретному работнику Министерства является содержание документа, а не адресация его соответствующему должностному лицу Министерства.

60. После предварительного рассмотрения документы регистрируются работником общего отдела Министерства, а затем направляются на рассмотрение Министру (первому заместителю Министра или заместителям Министра) и далее – исполнителям.

61. Прием и первичная обработка поступающих документов Министерства осуществляется работниками общего отдела Министерства.

62. Поступающие документы Министерства, полученные работниками Министерства и не прошедшие регистрацию, подлежат передаче для регистрации в общий отдел Министерства в день их получения.

63. При регистрации поступающего документа Министерства в правой нижней части лицевой стороны первой страницы проставляется регистрационный штамп, который содержит наименование Министерства, дату и регистрационный номер.

Электронные документы, поступающие от участников ЕСЭДО, регистрируются работником общего отдела Министерства в ЕСЭДО после получения оригинала документа на бумажном носителе (кроме служебных записок, указанных в пункте 35 настоящей Инструкции).

64. Поступающие документы департамента ЗАГС Министерства, архивного управления Министерства проходят первичную обработку, регистрацию, рассмотрение соответственно руководителем департамента ЗАГС Министерства, начальником архивного управления Министерства и направляются исполнителям.

Поступающий документ департамента ЗАГС Министерства, архивного управления Министерства по решению руководителя департамента (управления) может быть направлен на рассмотрение в Министерство со служебной запиской с обоснованием необходимости его рассмотрения Министром или его заместителями.

65. Прием и первичная обработка поступающих документов департамента ЗАГС Министерства, отдела департамента ЗАГС Министерства, структурного подразделения департамента ЗАГС Министерства, архивного управления Министерства осуществляются соответственно работниками департамента ЗАГС Министерства, отдела департамента ЗАГС Министерства, структурного подразделения департамента ЗАГС Министерства, архивного управления Министерства, ответственными за ведение делопроизводства.

66. На полученном документе проставляется регистрационный штамп, содержащий наименование соответственно департамента ЗАГС Министерства, отдела департамента ЗАГС Министерства, структурного подразделения департамента ЗАГС Министерства, архивного управления Министерства, дату и регистрационный номер.

67. При вводе основных реквизитов поступающего в Министерство документа в ЕСЭДО осуществляется присвоение регистрационного номера документу, например:

ВХ-11/МГПР - 360-П, где:

ВХ – код вида документа («входящий»);

11 – год;

МГПР – Министерство государственно-правового развития Омской области;

360 – порядковый номер;

П – код темы документа («прокуратура»).

Порядковый номер документа переносится в регистрационный штамп.

Регистрационный номер поступающего документа Министерства может не содержать кода темы документа.

В делопроизводстве Министерства предусмотрены следующие коды тем документов:

АК – административные комиссии;

ГД – Государственная Дума Федерального Собрания Российской Федерации;

ЗС – Законодательное Собрание Омской области;

МС – мировые суды;

ОГ – обращения граждан;

П – прокуратура;

С – судебные документы;

з – законы;

пЗС – постановления Законодательного Собрания Омской области;

п – постановления Правительства Омской области;

рг – распоряжения Губернатора Омской области;

рп – распоряжения Правительства Омской области;

с – соглашения;

у – указы Губернатора Омской области.

68. Рассмотренные Министром, первым заместителем Министра, заместителями Министра или руководителями структурных подразделений Министерства документы возвращаются в общий отдел Министерства, где в ЕСЭДО вносится содержание указания по исполнению конкретного документа. После чего документ передается на исполнение.

69. Подлинник документа с указанием руководителя по его исполнению направляется ответственному исполнителю.

Другие исполнители, указанные в поручении, являются соисполнителями документа (поручения) и осуществляют подготовку соответствующих материалов по копии документа (электронному образу в ЕСЭДО) с поручением руководителя.

6. Организация работы с отправляемыми документами

6.1. Общие положения

70. Отправляемые документы передаются:

- посредством ЕСЭДО;

- почтовой, фельдъегерской, электронной связью;

- работником общего отдела Министерства представителю адресата (адресату) при предъявлении удостоверения (иного документа, удостоверяющего личность);

- работником общего отдела Министерства (далее – курьер) адресату по поручению начальника общего отдела Министерства.

Регистрация и дальнейшая отправка документа осуществляется работником общего отдела Министерства только при наличии его электронной формы, которая направляется исполнителем документа посредством подсистемы «Библиотека документов» ЕСЭДО. При отсутствии рабочего места в ЕСЭДО электронный образ документа передается с использованием электронных носителей информации.

71. Отправляемые документы (кроме документов, указанных в пункте 105 настоящей Инструкции) направляются адресату работником общего отдела Министерства почтовым отправлением (с уведомлением о вручении, заказное и т. п.) или передаются исполнителю документа, о чем делается отметка на втором экземпляре отправляемого документа.

Решение о способе доставки принимает руководитель, подписавший документ.

72. Обработка отправляемых документов осуществляется работниками общего отдела Министерства и лицами, ответственными за ведение делопроизводства в департаменте ЗАГС Министерства, отделах департамента ЗАГС Министерства, структурных подразделениях департамента ЗАГС Министерства, архивном управлении Министерства, в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 01.01.01 года № 000.

Документы, направляемые почтовой связью в один адрес, могут быть вложены в один конверт.

73. Прием и передача факсограмм, телефонограмм, электронных документов осуществляется работником общего отдела Министерства и лицами, ответственными за ведение делопроизводства в департаменте ЗАГС Министерства, отделах департамента ЗАГС, структурных подразделениях департамента ЗАГС Министерства, архивном управлении Министерства.