«Организация управленческого труда» для студентов направления 033000.62 «Культурология» (стр. 3 )

Этап 4. Реализация плана.

Каждый этап работы состоит из операций. Так, первый этап работы №2 состоит из операций:

- наблюдение

- фиксация текущего времени (замер)

- запись в наблюдательный лист.

Каждая работа вне зависимости от качества и содержания конкретных операций должна включать следующие типовые этапы:

1. Сбор и изучение необходимой информации

2. Обработка и анализ информации

3. Целеполагание

4. Планирование

5. Регулирование

6. Контроль.

Большинство работ, которые входят во все элементы одной или нескольких функций управления складываются из различных сочетаний одинаковых по характеру операций. Операция – это стабильная по своему содержанию часть технологического процесса по выполнению работы, осуществляемая одним исполнителем, не имеющая самостоятельной цели, но необходимая для достижения результатов данной работы.

Наиболее часто встречающиеся операции управленческого труда:

1. Подбор данных, информации

2. Проверка, анализ (систематизация) данных, информации

3. Наблюдение

4. Чтение

5. Обдумывание

6. Согласование

7. Запись

8. Вычисление

9. Вычерчивание и др.

Многие из этих операций (3, 4, 5, 6, 7, 8) характерны всем категориям работников управленческого труда и используется при выполнении любой функции управления.

II этап. Следующим этапом является составление маршрутно-технологической карты управленческой работы и определение периодичности ее выполнения (1 раз в год, составление квартальных отчетов – 1 раз в кв.; ежемесячно, еженедельно и т. д.).

В маршрутно-технологической карте должны быть указаны:

1. Подразделение АУ, участвующие в выполнении данной работы (по данному документу)

2. Количество и тип технических средств, применяемых для выполнения каждой работы.

Наличие и анализ маршрутно-технологических карт позволяют сделать предложения по централизации и децентрализации выполнения отдельных работ или функций, по совершенствованию РКТ как между исполнителями одного подразделения, так и между подразделениями, совмещение различных операций и этапов, автоматизация УТ. Одновременно с разработкой структуры управления, положений о подразделениях и должностных инструкций, форм документации и системы документооборота должна вестись и разработка проектов механизации и автоматизации управленческого труда.

Хроноперограмма – это схема рабочего процесса, разделенного на последовательные операции с указанием исполнителей, времени и порядка движения документа или информации в другом виде.

Пример хроноперограммы:

№ п/п	Наименование операций	Исполнители	Время на операции
маши нист ка	инже нер	ведущ инжен ер	нач. бюро отдела	прод. опера ции	межопе- рац. время
1	2	3	4	5	6	7	8
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.	Получение задания Изучение Составление проекта док-та Согласование с ведущим инженером Корректировка Выдача на фиксацию маш-ке Печатание Считка Утверждение		1-2 10-20 10-15 10-15 1-2 5-10 5-10 10-15

Вопрос 3. Оформление разработанных технологий управленческого труда

Для массовых, сложных и особо важных работ разрабатывается процедуры их выполнения, которые отражают последовательность операций, методики их выполнения, квалификации исполнителей, формы и степень разработки заполняемых документов.

Процедура – это документально зафиксированный порядок выполнения работы, определяющий состав, последовательность, содержание и исполнителей операции.

Процедура оформляется в виде регламента, включающего следующие разделы:

1. Перечень задач, подлежащих решению в рамках данной работы и рекомендации по созданию необходимых условий, гарантирующих своевременность и качество их выполнения.

2. Описание технологии выполнения работы в целом или блок-схема. Раздел содержит графическое изображение алгоритма выполненной работы в их технологической последовательности с указанием:

- наименование этапов и операций, в них входящих

- должности и численность исполнителей

- наименование входных документов

- наименование выходных за пределы подразделения документов

3. Описание технологии выполнения каждого этапа работы.

Документ содержит:

- наименование всех операций с расчленением каждой из них на повторяющиеся действия

- наименование должности и численности исполнителей с указанием требований по каждому действию

- получаемые исходные данные

- разрабатываемые документы (выходные)

4. Описание технологии важнейшей или ключевой операции. Содержит:

- графическое изображение последовательности выполнения всех действий данной операции

- указание требований к каждому действию

- анализ затрат времени исполнителей

- предложения по рационализации трудового процесса

5. Карта рационализации трудового процесса. Документ составляется на работу, этап или ключевые операции и содержит перечень мероприятий, направленных на повышение рациональности действий, операций, работ.

6. Образцы форм поступающих и разрабатываемых документов.

Процедуры создаются на комплексы работ, реализующие полностью функцию, элементы функции, отдельные этапы работ и важнейшие ключевые операции.

При этом следует помнить, что операции, составляющие содержание процесса управления подразделяются на творческие, логические, технические. В содержании труда каждого служащего может встретиться комбинации всех трех видов. Организационное проектирование может осуществляться только в отношении технических и логических операций; творческие операции регламентации не подлежат.

Вопрос 4. Сущность и значение РКУТ.

Разделение труда в сфере управления предприятием предполагает расчленение процесса менеджмента на отдельные частные процессы, их обособление в соответствующие виды работ, разграничение должностных обязанностей.

Кооперация управленческого труда - совместное участие работников в одном или нескольких связанных между собой процессов управления, образование для них соответствующих структурных подразделений (служб, отделов, бюро и т. д.).

Основная задача РКУТ - обеспечить эффективное выполнение всех функций управления путем наиболее целесообразной специализации отдельных работников и коллективов подразделений, разграничение сферы их ответственности прав при установлении взаимодействий между всеми участниками работы, РКУТ обеспечивает приобретение необходимых знаний и навыков в процессе труда и осуществляется с учетом следующих требований:

• экономических;

• психофизиологических;

• социальных.

Экономические требования предусматривают необходимое обеспечение максимальной эффективности управленческого труда, полную загрузку служащих, возможность совмещения функций и обязанностей, исключен в аппарате управления и, в конечном счете, максимальную эффективность управления за счет экономии финансовых средств.

Психофизиологические требования определяют границы РКУТ, которые определяются возможностью восприятия и переработки человеком количества информации,

Социальные требования определяются необходимостью обеспечения при разделении труда содержательности выполняемых работ, их творческого характера.

Вопрос 5. Виды РКУТ

Определяющими факторами РКУТ являются функциональные, технологические и профессионально-квалификационные особенности работ в управлении, это соответствует видам РКУТ (функциональная, технологическая, профессионально-квалификационная).

2.1 Функциональное РКУТ заключается в обособлении однородных функций управления и специализации работников на их выполнении.

Функциональное РКУТ на практике реализуется положениями должностными инструкциями, позволяющие четко распределять обязанности между сотрудниками и обеспечить взаимосвязь в управленческой работе. При разработке этих документов используют сборники типовых положений и инструкций с учетом конкретных условий работы предприятия и его особенностей. При этом анализируются сложившиеся связи с внешней средой, внутриорганизационные связи, а также, существующие у предприятия в данный период, цели и стратегии.

В НИИ Труда разрабатываются рекомендации по условиям создания подразделений, например, отдел - не менее 10 чел., бюро - не менее 7 чел., для среднего предприятия соответственно 5 и 3 чел., при меньшей численности создаются комплексные отделы по нескольким смежным функциям управления, а по каждой конкретной функции определяется старший исполнитель. При формировании подразделений рекомендуют соблюдать рациональное соотношение между численностью специалистов и технических исполнителей, а также специалистов высшей, средней и начальной квалификации.

2.2. Технологическое РКУТ. Наряду с распределением по функциям управления, осуществляется разделение управленческого труда и по видам работ. Основой данного вида РКУТ является разработанная четкая технология, которая определяет из каких стадий и операций состоит выполнение той или иной функции управления, решения проблемы управления какова их последовательность, методы и средства выполнения.

Рекомендуемая для изучения литература: 1-4; 6-15; 17-24

Тема 3. Основные положения нормирования труда служащих. Техническое и организационное обеспечение работы менеджера

Цель занятия:

Определить особенности процесса нормирования труда служащих. Обосновать необходимость и выявить особенности технического и организационного обеспечения работы менеджера

Содержание:

Вопрос 1. Особенности и задачи нормирования труда служащих

Любая работа в аппарате управления может быть правильно организована только в том случае, если известно, сколько времени и сколько работников потребуется для её выполнения.

В сравнении с нормированием труда производственных рабочих нормирование труда служащих представляет более сложную задачу:

1. поскольку в последнем случае приходится иметь дело с трудовыми процессами, в которых преобладает умственный труд, не поддающийся непосредственному наблюдению и измерению.

2. следует также учитывать значительное разнообразие работ по их характеру и содержанию.

3. неравномерность периодов их выполнения.

4. необходимость их оценки не столько по затратам труда, сколько по достигнутым результатам с точки зрения влияния на деятельность предприятия или его подразделения.

Важнейшими задачами нормирования труда служащих является:

1) определение трудоемкости отдельных видов выполняемых работ и

2) определение требуемой численности работников.

Во всех случаях нормирования труда служащих, какие бы частные задачи и какими бы методами оно не решало, призвано повышать производительность и эффективность управленческого труда на основе установления минимальных затрат на выполнение необходимых функций управления при нормальной интенсивности труда и оптимальных организационно-технических условиях работы.

Вопрос 2. Классификация методов нормирования и нормативных материалов

Методы нормирования труда служащих, как и методы нормирования труда рабочих, в зависимости от характера используемых исходных данных, могут быть подразделены на две группы:

1. аналитически–расчётные

2. аналитически–исследовательские

Наибольшее распространение до настоящего времени получили аналитически–расчётные методы нормирования труда служащих. Это объясняется, в первую очередь, централизацией управления значительно меньшей трудоёмкости работ по оперативному нормированию труда служащих при использовании этих методов. Кроме того, аналитически–расчётные методы, основываясь на предварительной разработки нормативных материалов, позволяют проводить сопоставление напряжённости труда различных коллективов и отдельных исполнителей, которые определяются отношением: фактические затраты труда / нормативные затраты труда

Аналитически–исследовательские методы основаны на непосредственном изучении затрат времени в анализируемом подразделении. С их помощью могут быть установлены затраты труда в любом подразделении с учётом всех специфических особенностей.

Однако, т. к. эти методы основываются на изучении затрат времени, то они, как правило отражают сложившийся темп работы в анализируемом подразделении и не ориентируют исполнителей на максимальное использование имеющихся резервов.

При использовании аналитически–расчётных методов нормирования необходимая численность работников в конкретных условиях устанавливается с помощью нормативных материалов (норматив численности, обслуживания и управляемости), разрабатываемых на основе математических методов обработки соответствующих данных.

Расчёт численности работников может быть произведён также на основе суммирования расчётных данных о необходимых затратах рабочего времени на выполняемые ими работы. Тем самым устанавливается связь между обеими группами методов нормирования служащих.

Вопрос 3. Нормирование труда с применением нормативов времени

Норматив времени – это регламентированные затраты времени на выполнение единицы нормируемого вида работы или ее элемента в определенных организационно-технических условиях труда. Нормативы времени применяются для труда конструкторов, технологов, бухгалтеров.

Термин «определенные организационно-технические условия» не означает, что могут быть разработаны нормативы на любые условия выполнения работ, в том числе и на нерациональные.

Однако, в связи с тем, что рациональность условий зависит от многих факторов:

1) количество выполняемых работ в анализируемом подразделении

2) наличия технических средств

3) возможностей кооперации при выполнении анализируемой работы с другими подразделениями и организациями и т. п.

В сборниках нормативов времени могут быть предусмотрены несколько вариантов нормативов времени на один вид выполняемой работы. Иногда вместо норматива времени применяется Норматив выработки, т. е. число единиц определенного вида работы, которое должно быть выработано в единицу времени (для труда учетчиков, оформителей, машинисток, чертежников, копировщиц).

В отличие от норматива норма времени регламентирует затраты времени на выполнение единицы конкретной работы в рациональных для данного рабочего место организационно-технических условиях. Таким образом, отличие норматива от нормы заключается в следующем:

1. Норматив дается на какой-либо вид работы, а не конкретную работу, т. е. норматив предназначен для последующего многократного установления норм.

2. Нормативы могут быть рассчитаны на несколько вариантов трудовых процессов по выполнению одного вида работы в зависимости от предусмотренных ОТУ, норма же устанавливается на строго определенные условия – рациональные для конкретного подразделения или рабочего места, где выполняется работа.

Вопрос 4. Принципы и требования к организации труда руководителя

Организация труда менеджера включает: организацию своего рабочего места и организацию своего рабочего времени.

Организация рабочего места - процесс упорядочения и согласования взаимодействий элементов рабочего места (системы рабочих мест) за счет установления определенных параметров элементов и структуры, а также между элементами и механизмами, регламентирующими их взаимодействия.

Основными, «сквозными» направлениями организации рабочих мест, едиными для любого рабочего места, являются:

- специализация и оснащение рабочих мест;

- пространственная планировка рабочих мест;

- обслуживание рабочих мест.

Рациональная организация рабочего места менеджера обеспечивает создание в управленческой деятельности максимальных удобств и благоприятных условий труда, повышает содержательность работы.

ПРИНЦИПЫ ОРГАНИЗАЦИИ ТРУДА РУКОВОДИТЕЛЯ

Делегирование полномочии

Специализация

Параллельность

Пропорциональность

Ритмичность

руководитель передает подчинённым право самостоятельно решать заранее определенные задачи

специализация (разделение) труда по функциям управления

одновременное выполнение рядом исполнителей различных операции процесса управления

одновременное равномерное распределение объёма работ с учётом их сложности для каждого работника аппарата

качественное выполнение функций управления в пространстве и во времени

Рис. 3.1 Принципы организации труда руководителя