«Организация управленческого труда» для студентов направления 033000.62 «Культурология» (стр. 4 )

Кроме этих принципов при организации рабочих мест аппарата управления необходимо соблюдать ряд экономических, эргономических и эстетических требований:

Материальная и моральная заинтересованность: менеджер должен сформировать систему мотивов, побуждающих сотрудников систематически улучшать режим и условия их труда.

Удобство мебели: задача состоит в том, чтобы выбрать габариты и форму мебели с учётом антропометрических данных личности и удобно разместить её на рабочем месте.

Наличие средств оргтехники: рабочее место должно быть оборудовано соответствующей оргтехникой, а, следовательно, создана технология эффективного её использования.

Благоприятные санитарно-гигиенические и эстетические условия труда: в помещении должны быть оптимальными температурный режим, освещение, влажность воздуха, цвет стен, мебели и т. п.

Рациональный режим труда и отдых: ненормированный рабочий день менеджера делает необходимым установление ему гибкого графика выхода на работу с учётом утомляемости человека.

Вопрос 5. Планировка рабочих мест и направление ее рационализации

Организация рабочего места руководителя включает: выбор рациональной планировки рабочего места, создание таких систем обслуживания, средств связи и условий труда, которые бы обеспечили: удобство, быстроту и качество выполнение функций управления; непрерывность связи и регулярность поступления необходимой и достоверной информации; рациональное использование рабочего времени; комфортность условий труда, а, следовательно - высокую работоспособность и производительность труда руководителя.

Под планировкой рабочего места понимается система размещения на определенном участке производственной площади (в зоне рабочего места) всех элементов его оснащения и создания наиболее удобных и безопасных условий труда работающих. При правильной планировке рабочего места устраняются ненужные хождения, лишние движения, за счет этого снижается утомляемость, до минимума сокращаются потери рабочего времени и повышается эффективность труда.

Рис. 3.2. Примеры организации рабочих мест руководителей высшего уровня

Рис. 3.3. Примеры организации рабочих мест руководителей среднего уровня:

1 —рабочий стол; 2— стол-приставка; 3— стол для совещаний; 4—кресло; 5 — стулья; 6 — тумбочка для книг; 7—корзина для бумаг; 8 — вычислительная машина; 9—телефонный концентратор; 10— настольная лампа; 11—лоток для бумаг; 12 — письменный прибор; 13 — перекидной календарь; 14—шкаф для образцов продукции; 15— раковина; 16—вешалка; 17— шкаф для документов; 18—тумбочка для книг; 19 — книжный шкаф; 20—шкаф для одежды; 21 — стол для посетителей; 22 — доска для чертежей, схем, расчетов

Вопрос 6. Техническое оснащение рабочего места

Технические средства управления - аппаратура приёма и обработки информации, техника умственного труда, и она жизненно необходима всем, кто работает с информацией. Эффективность применения комплекса технических средств (КТС) управления зависит от нескольких условий. Во-первых, от возможностей и качества самой компьютерной техники и средств телекоммуникаций. Во-вторых, от совершенства программного обеспечения и, наконец, от профессиональной подготовленности пользователей этих программных средств и КТС.

Современные средства компьютерной техники могут быть классифицированы следующем образом: персональные компьютеры; корпоративные компьютеры; программные средства современных информационных технологий делятся на системные и прикладные.

Автоматизированные системы управления - человеко-машинные советующие системы, в которых компьютер выполняет функции сбора, хранения, обработки и выдачи информации, но принятие оперативного решения остаётся за человеком. АСУ состоит из двух основных частей: функциональной и обеспечивающей. Функциональная часть представляет собой комплекс задач и подсистем, созданных для оптимального управления объектом. Обеспечивающая часть АСУ состоит из информационного, технического, программного, организационного и правового обеспечения. Наиболее сложной составляющей обеспечивающей части АСУ является программное обеспечение, т. е. совокупность компьютерных программ и алгоритмических языков, обеспечивающая функционирование комплекса технических средств.

Рекомендуемая для изучения литература: 1-4; 6-15; 17-24

Тема 4. Информационное обеспечение работы менеджера. Методы и порядок изучения организации управленческого труда

Цель занятия:

Познакомиться с организацией информационного обеспечения работы менеджера. Познакомиться с процедурой и методикой изучения организации управленческого труда

Содержание:

1. Значение и роль информации в работе менеджера

Информационное обеспечение управления является одним из основных направлений деятельности менеджера. И включает в себя сбор, анализ, оформление и предоставление информации. Качество принимаемого управленческого решения зависит от качества информации, на основе которой это решение принимается.

Качество информации определяется тем, насколько она соответствует следующим критериям ее оценки:

1. полнота информации определяется объемом, необходимым и достаточным для принятия решения.

2. оперативность информации предполагает, что за время сбора информации и ее обработки, состояние объекта не изменилось, то есть информация является актуальной.

3. достоверность информации определяется степенью соответствия состояния объекта, то есть правдивостью.

4. адресность информации состоит в том, что информационные потоки должны быть направлены лицу, принимающему решения, то есть информация должна быть у того, кому она необходима.

5. допустимость информации для восприятия заключается в представлении ее в удобной для обработки и анализе форме.

Иногда необходимая для принятия хорошего решения информация недоступна или стоит дорого. В стоимость информации следует включать время руководителей и подчиненных, затраченное на ее сбор, а также фактические издержки, например связанные с анализом рынка, оплатой машинного времени, использованием услуг внешних консультантов и т. п. Поэтому руководитель должен решить, существенна ли выгода от дополнительной информации. Выгода и издержки по большей части субъективно оцениваются руководителем, что относится к оценки руководителем стоимости собственного времени и ожидаемых в результате принятия решения улучшений.

Вопрос 2. Виды служебных документов, требования к служебным документам

Документ - это зафиксированная на материальном носителе информация в виде текста, звукозаписи или записи изображения с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать, и предназначенная для передачи во времени и пространстве в целях практического использования и хранения.

Все виды документов предприятия делятся на:

• Входящие документы поступают на предприятие извне. Это могут
быть указы вышестоящих инстанций, письма от деловых партнеров, резюме
от ищущих работу. Данные документы проходят: первичную обработку,
предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством.

• Исходящие документы предназначены для отправки в другие организации, службы и т. д. данные документы сортируют, упаковывают, оформляют их как почтовое отправление и сдают в отделение связи. Данные документы должны обрабатываться и отправляться в день регистрации.

• Внутренние документы предназначены для работы с ними в пределах предприятия. Эти документы передаются исполнителям под расписку в регистрационной форме.

Кроме того, документы классифицируются по назначению. Различают:

1. Организационные документы: устав, структура и штатная численность аппарата управления, штатное расписание, правила внутреннего распорядка, положения о структурном подразделении предприятия.

2. Распорядительные документы: приказ, распоряжение, указание, инструкция.

3. Информационно-справочные документы: протокол, акт, письмо, докладная объяснительная.

4. Документы по личному составу: резюме, трудовые контракты, приказы по личному составу, трудовые книжки, личные карточки, личное дело.

5. Договоры о материальной ответственности.

6. Исковые заявления.

Вопрос 3. Текст документов и организация работы с документами

Наиболее существенным и характерным для содержания текста документов деловой переписки является:

• Соответствие действующим нормам законодательства и требованиям руководящих документов;

• Обоснованность (соответствие фактам) констатирующей части документа;

• Конкретность и реальность приказной части документа;

• Оригинальность содержания: документ не должен дублировать требования, содержащиеся в ранее изданных документах, но при необходимости может иметь ссылки на них;

• Краткость, четкость, однозначность формулировок;

• Соответствие утвержденной форме;

• Соответствие грамматике и орфографии языка.

Проект документа, содержащего определенные правовые нормы и подготавливаемого для введения в действие взамен ранее изданного (изданных), должен предусматривать отмену соответствующих положений предыдущего документа или его полную отмену, о чем в конце текста делается соответствующая пометка, например, «С введением в действие настоящего приказа признать утратившими силу пп. 7-10 приказа начальника строительно-монтажного управления от 12.05.09 № 000, а также приказов от 03.12.09 №№ 000 и 2110».

Документы, разрабатываемые на основании других документов или во исполнение указаний старших начальников, должны содержать об этом соответствующее упоминание, например: «В соответствии с распоряжением Правительства РФ РП-110 от такого-то числа...» или «Во исполнение указаний первого заместителя министра лесного хозяйства...».

При ответах на запросы и поручения принято указывать через интервал после наименования адресата, посередине листа, на какой именно документ дается ответ: «На ваш исх. № 000 от 31.10.02».

Посередине первой строки (выше реквизитов) может указываться исполняемый входящий номер документа: «Исп. вх. № 000».

В предпоследнем пункте документа, предписывающего исполнение тех или иных мероприятий (задач), обычно указывается, на кого возлагается контроль исполнения, например: «Контроль за исполнением настоящего распоряжения возложить на главного инженера завода».

В последнем пункте документа, как правило, перечисляются лица, которым содержание документа должно быть объявлено.

Вопрос 4. Использование ЭВМ в работе с документами

Традиционные проблемы документационной деятельности организаций.

Проблемы с документами у всех практически одинаковы:

• не удается найти нужный документ;

• документы не выполняются в срок или вообще не выполняются;

• документы дублируются или даже противоречат друг другу;

• текущая работа исполнителей с документами, как правило, не поддается никакому контролю;

• практически невозможно восстановить историю работы с документами и вклад в нее каждого из исполнителей.

В результате чего многие организации фактически становятся не управляемыми. Это проявляется в том, что руководители зачастую не могут получить ответы даже на самые общие вопросы, связанные с документами и исполнителями:

• какие решения принимались по данным вопросам;

• какие документы и по каким проблемам находятся в работе;

• каковы предыстория и состояние решения конкретных вопросов;

• чем занимались и занимаются конкретные исполнители и подразделения.

Принципиальное решение - компьютерная сеть, связывающая компьютеры на рабочих местах в различных подразделениях организации. При этом любые действия с документами, осуществляемые в конкретном компьютере, могут автоматически собираться и накапливаться на центральном компьютере (сервере) сети. В результате на сервере накапливается полная база данных о состоянии и истории документооборота организации.

Более того, компьютерная сеть может быть использована и для организации коллективной работы с электронными представлениями документов - для их перемещения, согласования и т. д. С этой целью используется специальное программное обеспечение управления документационной деятельностью, обычно называемое системой автоматизации делопроизводства и документооборота (САДД) или системой электронного документооборота (СЭД).

ПРЕИМУЩЕСТВА ВНЕДРЕНИЯ СААД	ПОЛУЧЕННЫЙ ЭФФЕКТ
Во всех подразделениях и в организации в целом вводится единообразная и строго регламентированная технология делопроизводства	Уменьшается зависимость организации от делопроизводственного персонала как носителя чисто технических навыков работы с документами - эту функцию берет на себя компьютерная программа.
Организация становится управляемой	Появляется возможность ответить на любой вопрос по документам и исполнителям, осуществлять анализ и управление документационной деятельностью.
Существенно ускоряет происхождение документов по организации, особенно при реализации электронного документооборота	Поскольку компьютерная сеть может охватывать не только центральный офис организации, но и ее территориально-удаленные подразделения, то контроль может распространяться на всю территориально-распределенную структуру подразделений организации. Скорость перемещения электронных документов по сети несопоставима со скоростью изготовления и последующей курьерской или почтовой доставкой бумажных документов
Минимизируются трудоемкость и затраты материалов для делопроизводственных операций по изготовлению, учету, перемещению и контролю за бумажными документами.	Достигается при организации взаимоувязанного электронного документооборота между удаленными подразделениями организации и с другими организациями, поскольку полностью отпадают проблемы, связанные с изготовлением и пересылкой бумажных документов, а затем - с повторным вводом реквизитов и текстов полученных документов. Достаточно сравнить стоимость и трудоемкость изготовления, конвертирования и почтовой доставки бумажной корреспонденции с соответствующими показателями при рассылке документов по электронной почте.

Вопрос 5. Подготовка к изучению организации управленческого труда

Этапы подготовки

1. постановка задачи.

Общие цели всей работы по совершенствованию ОУТ известны: повышение эффективности управления при сохранении здоровья и работоспособности человека

2. выбор объектов и направление работы.

Для этого необходимо выбрать первоочередные объекты совершенствования или развития и помнить последовательность работ.

Для этого изучают:

-учетные и отчетные данные по каждому виду бизнеса и подразделению

-проводятся устные или письменные опросы служащих, потребителей, партнеров.

-действенным способом определения первоочередности объекта является изучение затрат рабочего времени, а так же функционально-стоимостной анализ.

3. установление показателей.

Исходя из задач исследования намечается круг основных показателей, по которым предстоит изучить и оценить ОУТ на выбранном объекте. Они могут быть укрупненные и более детальные (средняя зарплата, средний разряд квалификации, коэффициент использования рабочего времени и т. д.)

4. подбор исследователей.

Для осуществления изучения ОУТ формируют исследовательскую группу, привлекая в нее, кроме специалистов по управлению организации труда, эргономистов, санитарных врачей, психологов, юристов, социологов и обязательно самих работников анализируемого подразделения.

5. выбор методов исследования.

При выборе выполняются следующие правила:

1) они не должны быть дорого стоящими

2) они не должны быть слишком сложными

3) должны обеспечивать достаточную точность и достоверность

4) должны позволять регистрировать то или иное явление без отрыва людей от работы

Кроме изучения использования рабочего времени, существуют другие методы анализа организации управленческого труда (ОУТ)

1. визуальные наблюдения, с помощью которых можно установить технологию взаимоположений, планировку, условия труда и многое другое.

2. анализ существующих доказательств, регламентов, документационный анализ

3. социологические методы (беседа, опрос)

4. эксперимент

При изучении редко используется один метод, а обычно используется несколько методов в дополнении друг друга. Опрос и беседа могут применяться во всех случаях. Большая часть времени исследователя затрачивается на подготовку, сбор и обработку информации. Продолжительность этапа, зависит от квалификации и мотивации исследователя.

6. информационная и психологическая подготовка к изучению Для успешности изучения необходимо подготовить не только исследователей но и тех служащих, чей труд будет изучаться: разъяснить цель, задачи, подготовить необходимые документы, бланки и т. д.

7. обучение исследователей

Для обеспечения правильности сбора данных и интерпретации обработки их результатов, необходимо проводить инструктажи и курсы обучения. 8. составление плана исследования

Чтобы эта работа достигла цели, необходимо охватить все элементы изучаемого процесса для чего надо предусмотреть действие, исполнителя действия, потребность в ресурсах и ожидаемый результат сбора данных и срока окончания работы.

Вопрос 6. Критерии оценки уровня организации труда управленческого персонала

При выборе критериев оценки организации труда руководителя следует учитывать, во-первых, для решения каких конкретных задач используются результаты оценки (повышение оплаты труда, служебный рост, увольнение и т. п.), и, во-вторых, для какой категории и должности менеджеров устанавливаются критерии, учитывая, что они будут дифференцироваться в зависимости от сложности, ответственности и характера деятельности руководителя

В связи с разделением управленческого труда результат труда руководителя, как правило, выражается через итоги производственно-хозяйственной и иной деятельности организации или подразделений (например, выполнение плана по прибыли, рост числа клиентов и т. п.), а также через социально-экономические условия труда подчиненных ему работников (например, уровень оплаты труда, мотивированность персонала и т. п.). Результат труда специалистов определяется, исходя из объема, полноты, качества, своевременности выполнения закрепленных за ними должностные обязанностей.

При выборе показателей, характеризующих ключевые, основные результаты труда руководителей и специалистов, следует учитывать, что они:

- оказывают непосредственное и решающее влияние на результат всей деятельности организации;

- занимают значительную часть рабочего времени персонала;

- их сравнительно немного (4-6);

- составляют по крайней мере 80 % всех результатов;

- приводят к достижению целей организации или подразделения.

В табл. 4.1 приведен примерный перечень количественных показателей-критериев оценки результативности труда по некоторым должностям руководителей и специалистов.

Таблица 4.1

Критерии оценки результативности труда управленческого персонала