Основи створення інформаційних систем (стр. 21 )

Ф3 – галузевої підпорядкованості, побудований з використанням кодів державного класифікатора галузей народного господарства, довжиною 5 розрядів.

7.4. Методика створення класифікаторів

Процес створення класифікаторів економічної інформації можемо розглядати як сукупність організаційних, технічних і економічних заходів. Методика створення складається з чотирьох етапів.

1-й етап – на основі матеріалів обстеження об’єкта і технічного завдання розроблюють перелік необхідних класифікаторів.

2-й етап – на основі переліку необхідних класифікаторів, методичних матеріалів, вимог системи користувача і загальних параметрів створення інформаційної бази будують систему класифікації і кодування. При цьому:

1. Визначають найбільш суттєві ознаки, за якими систематизуються інформаційні сукупності в конкретному класифікаторі.

2. Визначають значність об`єктів, які будуть кодуватися.

3. Обирають метод класифікації і систематизують інформацію в класифікаторі.

4. Обирають метод кодування, розроблюють структуру коду і надають коди кожній позиції номенклатури.

5. Загальний перелік номенклатур оформлюють у вигляді класи-фікаторів, у яких розміщують коротку інструкцію про порядок застосування кодів.

6. Розроблені класифікатори погоджують і затверджують у замовника і призначають підрозділи і осіб, відповідальних за ведення класифікатора.

Закінчують розробкою опису класифікатора і технічного завдання на класифікатор.

3-й етап – на основі опису класифікатора, технічного завдання на його створення, опису програмної системи чи документації на ППП розроблюють чи прив’язують ППП. На виході етапу маємо технологічну докумен тацію на створення і ведення класифікатора, ППП.

4-й етап – на основі технологічної документації, ППП і матеріалів обстеження об’єкта створюють класифікатор у пам’яті ЕОМ, який роздруковується і передається відповідним підрозділам для користування.

Також розроблюється технологія ведення класифікаторів, де потрібно вирішити питання внесення нових записів, корекція старих, при необхідності видалення окремих записів а при необхідності збереження старих записів (ведення бази даних з історією).

Контрольні запитання

1. Які основні поняття класифікації інформації?

2. Які основні методи класифікації інформації?

3. Які основні поняття кодування інформації?

4. Які основні методи кодування інформації?

5. Які основні класифікатори техніко-економічної інформації?

6. Яка методика створення класифікаторів?

Розділ 8. Проектування вихідних і вхідних
інформаційних повідомлень

8.1. Поняття системи документації

В умовах інформаційної технології виникла проблема забезпечення сумісності інформаційних систем на різних рівнях, а тому важливе значення мають розробка і впровадження в різних галузях уніфікованих систем інформаційних повідомлень, які складаються з документів на папері, відеокадрів тощо.

Система документації – комплекс взаємопов’язаних документів, які необхідні для управління економічним об’єктом.

Документ – матеріальний об’єкт, який містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлену в установленому порядку.

Під уніфікованою системою інформації розуміємо систему документів, яка є раціонально організованим комплектом взаємопов’язаних документів, що відповідають єдиним правилам і вимогам й містять інформацію, необхідну для оптимізації управління на основі використання ЕММ і ОТ.

Документацію, яка використовується на всіх рівнях управління народного господарства, уніфіковують створенням:

1) уніфікованих систем документації державного призначення (державні стандарти і міжгалузеві уніфіковані форми документів державного призначення, які відповідають вимогам цих стандартів);

2) уніфікованих форм документів інших рівнів, які розроблюються на базі уніфікованих систем документації державного призначення (галузеві, відомчі й форми документів підприємств і організацій).

Уніфікацію документів потрібно виконувати на етапі проектування, вдосконалення і розвитку ІС з урахуванням усіх задач, які вони розв’язують.

У державі діють понад 16 уніфікованих систем, які містять 6 тис. форм документів державного призначення. Але в ІС застосовується щонайбільше 10 – 15%, оскільки більшість форм не пристосовані для обробки на ЕОМ.

При проектуванні документів в умовах ІС необхідно орієнтуватися на уніфіковані системи документації:

ГОСТ 6.10.1–88. Унифицированные системы документации. Основ-ные положения.

ГОСТ 6.11.1–75. Система плановой документации. Основные поло-жения. ГОСТ 6.11.2–75. Формуляр-образец.

ГОСТ 6.13.1–75. Система первичной учетной документации. ГОСТ 6.13.2–75. Формуляр-образец.

ГОСТ 6.14.1–75. Система финансовой, первичной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учереждений и организаций. ГОСТ 6.14.2–75. Формуляр-образец.

ГОСТ 6.19.1–75. Система расчетно-платежной документации. ГОСТ 6.19.2–75. Формуляр-образец.

ГОСТ 6.38–72. Система организационно-распорядительной доку-ментации. ГОСТ 6.39–75. Формуляр-образец.

8.2. Класифікація форм і методів виведення інформації

Проектування форм і засобів виведення та відображення інформації у системах обробки даних і ІС є важливим питанням при створенні систем.

Вихідна інформація ІС – це інформація, яка видається на об’єкт управління, персоналу чи в інші системи управління, у вигляді документів, відображень, даних і сигналів і отримується в результаті виконання функцій інформаційної системи.

Вихідну економічну інформацію необхідно згрупувати в необхідних напрямках за певними ознаками і після попередньої обробки звести до певних форм чи графіків.

Форми носіїв вихідної інформації, оброблюваної за допомогою обчислювальної техніки, залежать від експлуатаційних можливостей техніч­них засобів, які застосовуються, варіанта і повноти обробки цієї інформації, її призначення і методів використання.

Класифікація форм носіїв вихідної інформації за:

1) характером – функціональні чи відображення окремих операцій;

2) формою подання інформації – цифрова, алфавітно-цифрова, графічна;

3) призначенням – основні, допоміжні;

4) місцем використання – внутрішні, зовнішні;

5) офіційністю – затверджені, незатверджені;

6) періодичністю – поточні, квартальні, річні;

7) термінами – оперативні, звичайні, нетермінові;

8) характером змісту – змісту повідомлень, підсумкові;

9) характером друку – широкий, вузький;

10) кількістю примірників – один, два і т. д.

До проектування форм вихідної інформації висувають такі вимоги:

1) наявність усіх необхідних показників, які встановлені відповідно до цільових функцій управління;

2) максимальна закінченість, виключення будь-якого додаткового опрацювання вручну;

3) точність підрахунків і зрозумілість друку;

4) зручність і доступність використання широким колом осіб, які не ознайомлені з обчислювальною технікою;

5) текстова розшифровка деяких якісних атрибутів;

6) форма вихідного повідомлення і його зміст не повинні ускладнювати технологію його складання;

7) форми документів і відеокадрів, які вводяться, виводяться чи коригуються через термінали ІС, мають бути погоджені з відповідними технічними характеристиками терміналів;

8) форми подання вихідної інформації ІС мають бути погоджені із замовником (користувачем) системи;

9) терміни і скорочення, які вживаються у вихідних повідомленнях ІС, мають бути загальноприйнятими в даній проблемній сфери й погоджені із замовником системи;

10) об’єднання двох чи більше простих форм (з однаковою періодичністю складання) в одну форму з урахуванням можливостей ЕОТ;

11) чітка назва вихідного повідомлення.

У процесі проектування вихідних повідомлень необхідно враховувати:

цілі, для яких вони використовуються;

сфери і особливості їх використання;

періодичність отримання;

можливості засобів виведення інформації;

характер проблемної сфери;

умови роботи з повідомленнями;

контроль вірогідності складання;

порядок оформлення і передавання користувачеві.

8.3. Методика проектування форм вихідної інформації

Методика створення форм вихідної інформації складається з 4 етапів.

1-й етап. Визначення загального складу зведених показників, які виводяться за допомогою обчислювальної техніки.

На цьому етапі у результаті аналізу встановлюється вся сукупність вихідних показників, їх важливі характеристики і вимоги користувача.

За цими матеріалами визначаються необхідні для об’єкта зведені показники і їх характеристики, а також можливість отримання їх за допомогою ЕОМ. Встановлення складу зведених показників дуже важливе у визначенні масивів бази даних. Тому одним із суттєвих принципів створення ІС є первісність вихідного повідомлення.

Складність робіт на цьому етапі полягає в необхідності врахування як вимог усіх рівнів управління у взаємозв’язку, так і для об’єкта в цілому.

2-й етап. Встановлення змісту інформації, яка входить до окремих вихідних повідомлень.

1. Встановлення однорідних показників, які потрібно отримати в однакові терміни використання і в одному підрозділі.

2. Якщо вони застосовуються в кількох підрозділах, то визначається кількість примірників.

3. Об’єднання кількох простих в один з використанням можли-востей обчислювальної техніки.

4. Визначення атрибутів кожного вихідного повідомлення.

Розробка розділу 2 документа «Опис постановки задачі».

5. Необхідно передбачити найзручніший спосіб контролю за пра-вильним їх складанням: спосіб балансування окремих граф, виведення додаткових контрольних підсумків, інструкції з контролю.

3-й етап. Розробка ескізу форми кожного вихідного повідомлення.

Може розроблятися така таблиця, де визначаються підпоряд-кованість ознак і кількість отриманих підсумків.

Для кожної форми виведення інформації визначається зміст трьох зон (ГОСТ 6.10.4–84 «Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемых средствами вычислительной техники». ГОСТ 2.004–79 «Правила выполнения конструкторских документов на печатающих и графических устройствах ЭВМ»).

1 зона – заголовок чи титульний аркуш вихідного повідомлення, який виводиться одноразово чи частково повторюється на кожному аркуші (назва вихідного повідомлення, структурного підрозділу, період (дата), за який створюється даний документ, дата створення, місце підпису відповідальної за випуск документа особи).