Основи створення інформаційних систем (стр. 22 )

2 зона – назва граф і їх нумерація, які виводяться на кожному аркуші (заголовки граф).

3 зона – основна предметна (інформаційна) частина, яка складає тіло вихідного повідомлення. До цієї зони включають рядки трьох видів: детальні, підсумкові чи їх суміш.

Детальні рядки містять дані, які є у записах масивів. Їх розміщують у такому порядку (рис. 8.1): спеціальні, довідкові, групові та довідкові змінні, показники з масивів.

Рис. 8.1. Розміщення атрибутів у вихідному повідомленні

Підсумкові рядки містять кількісні й вартісні підсумки за певними ознаками, результати розрахунків. Вони розміщуються в основному за зростанням групових ознак. Їх розміщення залежить від кількості контрольованих ознак, які передбачені умовами виведення проміжних результатів (наприклад, по кожному аркушу) та інших факторів, що визначаються замовником і користувачем. Кількісно-вартісні атрибути і показники розміщуються в такому порядку: нормативно-розціночні, планові, фактичні й розрахункові. До підсумкових рядків різних ступенів необхідно додатково включати текстові коментарі (наприклад, «усього за табельним номером...», «усього за складом...»).

Попередньо розраховують розміри граф, рядків, окремих рядків і всієї площі форми. Площу форми визначають з урахуванням розмірів окремих елементів формулярів, максимальної значності чисел для кожної графи, а також ширини інтервалів і літер друкуючого пристрою.

Після цього вибирають стандартний формат, додатково коригують окремі розміри, виготовляють зразок, викреслюючи його в натуральну величину.

Далі визначають, для яких випадків призначена форма, як нею користуватися, які документи замінює, порядок зберігання, які посадові особи ОЦ або хто відповідає за правильність складання, і підписують.

4-й етап. Погодження із зацікавленими службами, внесення змін і затвердження у відповідальних осіб.

Зміст і форму кожного вихідного повідомлення визначають, ураховуючи цілі, для яких воно призначене, сферу та особливості його викорис­тання, періодичність отримання і т. ін. При цьому потрібно враховувати особливості технічних засобів, програмного забезпечення, можливість попереднього запису вихідної інформації на магнітні носії, використання діалогового режиму тощо.

8.4. Загальні вимоги до проектування форм
первинних документів

Проектуванню форм вхідної інформації приділяється особлива увага. На цьому етапі можна скоротити обсяги даних, трудові витрати на збирання, реєстрацію, передавання і перенесення на машинні носії, значно підвищити вірогідність як вхідної, так і залежної від неї вихідної інформації.

Вхідна інформація ІС – це інформація, яка надходить до ІС у вигляді документів, даних, сигналів і потрібна для виконання функцій ІС.

Інформацію реєструють на уніфікованих і неуніфікованих, пристосованих і непристосованих документах для автоматизованої обробки. Неуніфіковані документи мають ряд недоліків:

послідовність атрибутів у документі не відповідає макету вхідного документа;

атрибути розкидані по полю документів;

відсутній ряд атрибутів, які необхідні для ефективної обробки інформації на ЕОМ;

різноманітність форм документів ускладнює чи виключає їх уніфіковану обробку.

Як наслідок, підвищується трудомісткість і тривалість обробки документів при перенесенні інформації на машинні носії.

В результаті застосування уніфікованих документів, які не мають цих недоліків, підвищується ефективність обробки інформації і перенесення її на машинні носії. Однак ці документи також мають певні недоліки:

дворазове занесення даних у первинний документ і на машинний носій;

застосування ручної праці на операціях перенесення інформації на машинний носій.

Документи класифікуються за такими ознаками:

1) характером відображення операцій: матеріальні (рух мате-ріальних цінностей); фінансові (касові й банківські операції); розрахункові;

2) місцем складання: внутрішні, зовнішні;

3) способом охоплення господарських операцій: разові, накопи-чувальні, зведені;

4) характером заповнення: одно - й багаторядкові, одно - й багатосторонні;

5) типізацією: типові (затверджені Міністерством статистики), інди­відуальні;

6) цінністю бланків: суворої звітності та ін.;

7) способом виготовлення: друкарський, за допомогою технічних засобів та ін.

Як до первісних інформаційних повідомлень, так і до документів висувають такі вимоги.

1. Форми документів мають відповідати вимогам стандартів УСД чи нормативно-технічних документів замовника.

2. Створення повідомлень потрібно обгрунтувати.

3. Форми повідомлень мають бути зручними для сприймання людиною і максимально пристосованими для автоматизованої обробки інфор­мації, яка в них є, містити інформацію у послідовності, яка полегшує заповнення, читання, обробку. Розміри рядків і граф повинні забезпечувати чіткість і зрозумілість усіх записів.

4. Враховувати принцип одноразового введення інформації.

5. Уніфіковані документи мають відповідати вимогам порів-няль­ності атрибутів і показників за змістом і назвою, їх взаємозв’язку при переході з одного рівня управління на інший, при обміні інформацією між різними інформаційними системами і органами управління.

6. Наявність у первісних інформаційних повідомленнях мінімуму атрибутів, достатнього для повного відображення події і отримання результатної інформації, яка виключає невиправдане дублювання інформації і показників, які можливо отримати розрахунком.

7. Форми документів повинні мати стандартні розміри, які перед-бачені вимогами ГОСТ 9327–60 (формат А3, А4, А5).

8. Атрибути, які переносяться на машинний носій, мають бути виділені потовщеними лініями 0,7 – 1,0 мм, розміщеними в послідовності такій, як і на машинному носієві.

9. Повідомлення мають бути уніфікованими і стандартизованими.

10. При розробці форм документів треба враховувати особливості конкретного друкуючого пристрою.

11. Для кожного розряду атрибута, по можливості, потрібно виділяти спеціальні клітини.

12. Доцільно проектувати документи на різних за кольором бланках.

13. Текстові графи необхідно розміщувати поряд з відповідними їм кодами.

14. Атрибути мають бути розміщені в такій послідовності: групові й довідкові постійні для документа, групові й довідкові змінні для документа, кількісні.

8.5. Форми побудови зон первинних документів

Встановлені атрибути конкретного повідомлення розміщують у зонах, що мають, як правило, логічну послідовність.

Наприклад: у формулярі-зразку (ГОСТ 6.13.2–75 «Система первичной учетной документации») атрибути розміщують у трьох частинах, які містять шість зон (рис. 8.2): титульну частину (зони 1 – 4); змістову частину (зона 5), оформлюючу частину (зона 6).

1	2
	3
4
5
6

Рис. 8.2. Розподіл зон первинного документа

Зона 1 – назва підприємства, структурного підрозділу чи назва організації і її поштова адреса.

Зона 2 – індекс форми документа і гриф його затвердження.

Зона 3 – атрибут – гриф затвердження документа і код за державним класифікатором управлінської документації.

Зона 4 – назва документа і дата його складання. Інші атрибути для зон 1 – 4 визначаються призначенням документа.

Зона 5 – змістова частина документа ( ГОСТ 6.10.1–75 – текстова; ГОСТ 6.38–72 «Унифицированные системы документов»); назви рядків, граф і їх призначення.

Зона 6 – підписи відповідальних осіб; дата підпису документа; печатка.

Зони повідомлень можуть мати такі форми побудови: лінійну, анкетну, табличну.

Лінійна форма передбачає виділення кожному атрибутові двох клітинок: для назви атрибута, яка друкується друкарським способом, для запису його значення.

№ документа	Код складу	Код деталі	Кількість
0520	20	341289	100,00

Анкетна форма передбачає розміщення атрибутів у вертикальній послідовності:

№ документа	0520
Код складу	20
Код деталі	41289
Кількість	100,00

Таблична форма передбачає побудову документа у вигляді таблиці з графами по вертикалі і рядками по горизонталі.

Код деталі	Код замовлення	Розцінка	Кількість
234187 341880 128745	534 436 211	100,00 200,00 400,00	200,00 50,00 20,00

8.6. Сполучення первинних і машинних документів

Існує три види сполучень документів, що зчитуються людиною й машиною:

перфокарти-документи;

гібридні документи, інформація зчитується автоматами;

документи, які заповнюються периферійними засобами. При заповненні документа інформація записується одночасно на документ і на машинний носій. При цьому можуть використовуватися перфожетони, спеціальна клавіатура, електронні ключі. Заповнення на екрані дісплея.

В основному є два способи автоматичного зчитування інформації: оптичний і магнітний. Дані в документ записуються спеціальними шрифтами, машинописними знаками, графічними позначками, штриховими знаками. Документ поділяється на дві частини: 1) інформація, яка не зчитується; 2) інформація, яка зчитується машиною.

8.7. Методика проектування вхідних інформаційних
повідомлень

Методика проектування може мати свої особливості залежно від того, розроблюють уніфіковані типові документи чи оригінальні документи, які будуть використовуватись на одному об’єкті.