Бухгалтерский учет (стр. 7 )

За каждым мемориальным ордером закрепляют постоянный номер. Это дает возможность составлять на каждую группу однородных операций (кассовых, по заработной плате, расчетным счетам и т. д.) лишь один ордер в месяц. По операциям, не поддающимся систематизации, и по сторнировочным операциям составляются мемориальные ордера, которые нумеруются за каждый месяц в отдельности.

Мемориальные ордера подписываются главным бухгалтером (его заместителем), а также исполнителем. Ордера регистрируются в регистрационном журнале, являющемся хронологическим регистром синтетического учета.

Регистрационный журнал предназначен для порядковой нумерации мемориальных ордеров и контроля их сохранности вместе с подшитыми к ним документами, а также для последующей проверки полноты охвата хозяйственных операций системным регистром синтетического учета. При этом проверка осуществляется сличением в конце месяца итогов регистрационного журнала (по кредиту) с итогами оборотов отдельно по дебету и по кредиту всех синтетических счетов, выводимых в оборотной ведомости по синтетическим счетам.

После регистрации мемориальные ордера используются для записи операций в главной книге.

Главная книга - основа для составления оборотной ведомости по счетам синтетического учета. Ее структура облегчает составление шахматной оборотной ведомости, последняя непосредственно заполняется итогами каждого счета.

Главная книга, или контрольная ведомость, строится с разбивкой каждого счета на колонки, отводимые для записи оборотов по каждому корреспондирующему счету в отдельности, т. е. по шахматному принципу. В ней регистрируются только текущие обороты, сальдо по счетам в ней не выводится.

Записи в регистры аналитического учета ведутся непосредственно с документов, подшитых к мемориальным ордерам. Проверка правильности аналитического и синтетического учета производится путем составления оборотной ведомости по счетам аналитического учета и сверки их итогов с соответствующими суммами оборотной ведомости по синтетическим счетам.

Достоинствами мемориально-ордерной формы учета являются:

- строгая последовательность учетного процесса;

- широкое использование стандартных форм аналитических регистров;

- простота и доступность учетной техники;

- возможность разделения учетной работы между квалифицированными и менее квалифицированными работниками.

Кроме вышеуказанных достоинств мемориально-ордерная форма имеет и ряд существенных недостатков:

- трудоемкость учета (приходится многократно дублировать одни и те же записи);

- отставание аналитического учета от синтетического;

- формы аналитических регистров не содержат информацию, необходимую для контроля, анализа и непосредственного составления отчетности по данным регистров аналитического учета.

Упрощенная форма бухгалтерского учета рекомендована малым предприятиям с простым технологическим процессом производства продукции, выполнения работ, оказания услуг, имеющим незначительное количество хозяйственных операций (как правило, не более ста в месяц). Применение упрощенной формы бухгалтерского учета предусмотрено Типовыми рекомендациями по организации бухгалтерского учета для субъектов малого предпринимательства, утвержденными Приказом Минфина России от 01.01.2001 N 64н "О Типовых рекомендациях по организации бухгалтерского учета для субъектов малого предпринимательства".

Упрощенный учет малым предприятием может вестись:

- в простой форме (без использования регистров бухгалтерского учета имущества малого предприятия);

- с использованием регистров бухгалтерского учета имущества малого предприятия.

Простая форма учета применяется на предприятиях, где совершается незначительное количество хозяйственных операций (как правило, не более тридцати в месяц) и не осуществляется производство продукции и работ, связанное с большими затратами материальных ресурсов. Данная форма предполагает ведение учета всех операций путем их регистрации только в книге учета фактов хозяйственной деятельности по форме N К-1, утвержденной Приказом Минфина России N 64н. Следует отметить, что помимо этой книги малое предприятие должно вести ведомость учета заработной платы (в ней учитываются расчеты по оплате труда с работниками, по налогу на доходы физических лиц с бюджетом).

Книга содержит все счета из рабочего плана счетов, утвержденного малым предприятием, и позволяет вести учет хозяйственных операций на каждом из них.

Вести книгу можно в виде ведомости, открывая ее на месяц (при необходимости используя вкладные листы для учета операций по счетам). Если книга открывается для учета операций в течение всего года, она должна быть прошнурована и пронумерована. На последней странице следует записать количество содержащихся в ней страниц, заверить запись подписями руководителя малого предприятия и лица, ответственного за ведение бухгалтерского учета, а также оттиском печати малого предприятия.

Форма с использованием регистров бухгалтерского учета имущества малого предприятия может применяться предприятиями, осуществляющими производство продукции (работ, услуг), для учета финансово-хозяйственных операций.

При этом используются следующие регистры бухгалтерского учета, формы которых утверждены Приказом N 64н:

- ведомость учета основных средств, начисленных амортизационных отчислений (форма N В-1);

- ведомость учета производственных запасов и товаров, а также НДС, уплаченного по ценностям (форма N В-2);

- ведомость учета затрат на производство (форма N В-3);

- ведомость учета денежных средств и фондов (форма N В-4);

- ведомость учета расчетов и прочих операций (форма N В-5);

- ведомость учета реализации (форма N В-6 (оплата));

- ведомость учета расчетов и прочих операций (форма N В-6 (отгрузка));

- ведомость учета расчетов с поставщиками (форма N В-7);

- ведомость учета оплаты труда (форма N В-8);

- ведомость (шахматная) (форма N В-9).

Во всех применяемых ведомостях указывается месяц, когда они заполняются, а в необходимых случаях - наименование синтетических счетов.

В конце месяца после подсчета итога оборотов ведомости подписываются лицами, производившими записи.

6. ДОКУМЕНТООБОРОТ В БУХГАЛТЕРИИ

В процессе работы у организации появляется большое количество документов различного характера. Чтобы не запутаться в них, организация должна выстроить соответствующую схему движения документов, начиная от момента их выписки или получения до завершения их исполнения и передачи в архив. Такое движение документации получило название "документооборот".

Согласно ст. 6 Закона N 402-ФЗ все организации, находящиеся на территории Российской Федерации, обязаны вести бухгалтерский учет, ответственность за организацию которого возложена на их руководителей. Исключение касается лишь индивидуальных предпринимателей, лиц, занимающихся частной практикой и находящихся на территории Российской Федерации филиалов, представительств или иных структурных подразделений организации, созданных в соответствии с законодательством иностранного государства, которые могут не вести бухгалтерский учет.

Ведение бухгалтерского учета в организации невозможно без такого инструмента, как учетная политика, где отражается применяемая организацией совокупность способов ведения бухгалтерского учета, одним из которых выступает организация документооборота.

Формированием учетной политики на основе структурных, отраслевых и иных особенностей деятельности организации занимается главный бухгалтер, после чего она утверждается руководителем. Вместе с учетной политикой утверждаются правила документооборота и технология обработки учетной информации. Эта норма закреплена в ПБУ 1/2008 "Учетная политика организации", утвержденном Приказом Минфина России от 01.01.2001 N 106н. Требование об организации документооборота вытекает непосредственно из норм бухгалтерского законодательства, поэтому его необходимо выполнить.

Первым этапом при разработке правил документооборота организации является определение видов первичной учетной документации, которая будет использоваться ею для документального подтверждения фактов хозяйственной деятельности. Это могут быть не только унифицированные, но и самостоятельно разработанные формы. Однако второй случай возможен, только если нет утвержденной унифицированной формы документа. В противном случае организация не вправе использовать самостоятельно разработанную форму, даже если она и отвечает всем требованиям бухгалтерского законодательства. Такие действия могут рассматриваться как отсутствие первичного учетного документа и, соответственно, вызывать споры о правомерности отражения операций в учете. Так, в Письме Минфина России от 01.01.2001 N 03-03-04/1/75 чиновники отметили: унифицированная форма путевого листа утверждена Постановлением Госкомстата России от 01.01.2001 N 78. Следовательно, организация не вправе самостоятельно разработать и утвердить его форму. Правда, есть и противоположные письма Минфина и налоговиков, а также судебные решения. Например, в Письме УФНС России по г. Москве от 01.01.2001 N 16-15/107268 разъясняется: путевой лист, содержащий обязательные реквизиты, поименованные в Приказе Минтранса России от 01.01.2001 N 152 "Об утверждении обязательных реквизитов и Порядка заполнения путевых листов", является одним из документов, подтверждающих расходы на приобретение горюче-смазочных материалов. Аналогичные выводы содержатся и в Письме Минфина России от 01.01.2001 N 03-03-04/1/327, а также Постановлениях ФАС Московского округа от 01.01.2001 N КА-А40/12213-09 по делу N А40-33061/09-141-127, Северо-Западного округа от 01.01.2001 по делу N А56-20450/2008 (Определением ВАС РФ от 01.01.2001 N ВАС-13691/09 отказано в передаче данного дела в Президиум ВАС РФ).

На сегодняшний день утверждены и подлежат применению формы унифицированной первичной документации по большинству операций, совершаемых организациями.

Если организация использует только унифицированные формы первичной документации, это положение просто закрепляется в учетной политике. Если же она применяет самостоятельно разработанные формы первичных учетных документов, их использование следует закрепить в учетной политике отдельно, а конкретные формы документов оформить отдельным приложением к учетной политике.