Руководство пользователя по работе в модуле «Автоверсант» (стр. 3 )

Список всех счетов покупателям находится в разделе «Экспедиция» - «Счета покупателям».

Список всех реализаций находится в разделе «Экспедиция» - «Реализация (акты, накладные)».

Так же есть возможность выставить счет на основании нескольких заявок. Для этого после 4-го шага раздела 3.1.4 настоящей инструкции в открытом документе «Реестр транспортных услуг» нажмите кнопку «Заполнить услуги».

В открывшемся окне:

выберите недостающую заявку и щелкните по ней два раза; удостоверьтесь, что заявка попала в нижнюю часть окна в «Подобранные заявки»; нажмите кнопку «Перенести в документ».

Реестр будет выглядеть следующим образом:

Нажмите «Провести».

На основании реестра создайте счёт покупателю: нажмите «Создать на основании» – выберите «Счёт покупателю» (дата как в предыдущем документе):

Нажмите «Провести».

Далее продолжите действия с 8-го шага раздела 3.1.4 настоящей инструкции.

Отправление пакета документов контрагенту

После того, как пакет документов по заявке сформирован, его необходимо отправить контрагенту и создать документ «Подтверждение получения документов».

! Без создания документа «Подтверждение получения документов» невозможно подтвердить получение оплаты от контрагента.

Чтобы его создать, необходимо найти счёт по данной заявке, нажать «Создать на основании», выбрать «Подтверждение получения документов»

В открывшемся документе заполнить поля:

Дата отправления – дата фактического отправления пакета документов контрагенту Номер накладной – трек-номер накладной, полученной от службы доставки Служба доставки – служба, которой были отправлены документы Состояние почты –

После заполнения необходимых полей провести и закрыть документ.

После получения информации о фактической доставке документов контрагенту, необходимо в документе «Подтверждение получения документов» заполнить поле «Дата доставки». После этого заявка в списке заявок будет окрашена в бирюзовый цвет:

По заявке должен быть только один документ «Подтверждение получения документов».

Список всех документов «Подтверждение получения документов» находится в разделе «Экспедиция» - «Подтверждение получения документов».

Подтверждение получение оплаты от контрагента

Перед подтверждением получения оплаты от контрагента необходимо убедиться, что по текущей заявке создан документ «Подтверждение получения документов», в нём проставлена дата доставки и этот документ проведен (подробнее описано в предыдущем разделе).

Оплата может быть получена как наличными, так и безналичным способом.

Подтвердить оплату можно на основании следующий документов:

банковской выписки (если оплата была безналичным способом), приходного кассового ордера (если оплата была наличными денежными средствами), счёта (без приходных документов).

Для подтверждения безналичной оплаты необходимо, чтобы были загружены соответствующие банковские выписки из клиент-банка.

Для того, чтобы подтвердить безналичную оплату по заявке от контрагента, необходимо:

Открыть банковские выписки («Банк и касса» - «Банковские выписки»):

Найти необходимую банковскую выписку с поступлением денежных средств, выделить ее и нажать «Создать на основании» - «Подтверждение оплаты»:

Если по данной банковской выписке были оплачены несколько заявок (перевозок), то добавить в табличной части счета по остальным заявкам: нажать на кнопку «Добавить» и выбрать соответствующий счёт. Нажать «Провести и закрыть».

Для того, чтобы подтвердить оплату наличными по заявке от контрагента, необходимо:

Открыть кассовые документы («Банк и касса» - «Кассовые документы»):

Найти необходимый приходный кассовый ордер, выделить его и нажать «Создать на основании» - «Подтверждение оплаты»:

Если по данному приходному кассовому ордеру были оплачены несколько заявок (перевозок), то добавить в табличной части счета по остальным заявкам: нажать на кнопку «Добавить» и выбрать соответствующий счёт. Нажать «Провести и закрыть».

Для того, чтобы подтвердить оплату без документов поступления денежных средств, необходимо:

Открыть список счетов покупателям («Экспедиция» - «Счета покупателям»). Найти необходимый счёт, выделить его и нажать «Создать на основании» - «Подтверждение оплаты»:

Нажать «Провести и закрыть».

После проведения документа «Подтверждение оплаты» статус оплаты в заявке изменится на «Оплачен», а шрифт заявки в списке заявок окрасится в зелёный:

Список всех документов «Подтверждение оплаты» находится в разделе «Экспедиция» - «Подтверждения оплаты».

Заявки по перевозкам, выполненные привлеченным транспортом (ПТ)

Эти заявки по перевозкам находятся в разделе «Экспедиция» => «Заявки по перевозкам».

Создание заявки

Для того, чтобы создать новую заявку по перевозкам, которая будет осуществляться привлеченным транспортом, необходимо выполнить следующие действия:

Открыть заявки по перевозкам в разделе «Экспедиция» => «Заявки по перевозкам». В открывшемся окне нажать кнопку «Создать»:

Заполнить верхнюю часть документа «Заявка по перевозкам» («шапочку» документа), а именно следующие поля:

Установить галочку «Привлеченный транспорт», если галочка не поставилась автоматически. Организация – название компании Вид оплаты. Оплата может быть: наличная, безналичная и по заявке. Вид перевозки Контрагент – заказчик, для которого будет осуществлена перевозка. Договор – договор с данным контрагентом, в соответствии с которым будет осуществляться перевозка. Номер заявки заказчика – номер документа на заказ перевозки, который был получен от контрагента (заказчика). Вид срока оплаты. Может быть в банковских или календарных днях. Срок оплаты – срок оплаты данной заявки на перевозку, указывается количество дней. Перейти к заполнению информации о перевозимом грузе. Щёлкнуть на вкладку «Груз» и нажать кнопку «Добавить»:

Заполнить следующие поля по грузу: Номенклатура – указывается название груза из заявки заказчика. В справочнике «Номенклатура» необходимо создать папку с названием «Груз» и номенклатуры по грузу создавать только в этой папке и выбирать в заявку оттуда, чтобы не путать их с остальными номенклатурами, которые не относятся к грузу. Марка груза Единица измерения Коэффициент Количество Комментарий Стоимость Вес брутто (кг) Объем, м3 Количество мест Вес нетто (кг)

Обязательными для заполнения являются поля «Номенклатура» и «Количество», все остальные поля заполняются по внутренним требованиям компании.

Перейти на вкладку «Услуги», нажать кнопку «Добавить»

Заполнить следующую информацию об услуге перевозки: Номенклатура – для перевозок, выполняемых собственным транспортом, выбирается номенклатура «Транспортные услуги» или «Транспортно-экспедиционные услуги» Содержание услуги Количество Цена Сумма – заполнится автоматически после заполнения цены и количества. Ставка НДС – выбирается из списка. Может быть «без НДС», 0%, 10%, 18%. Сумма НДС – пересчитается автоматически в зависимости от выбранной ставки НДС. Всего – рассчитывается автоматически. Перейти на вкладку «Маршрут».

Заполнить информацию о маршруте:

Город отправления – выбирается город или населённый пункт из справочника «Пункты назначения». Все пункты в этом справочнике рекомендуется распределять по папкам с названиями регионов: областей, республик, краев и т. п. Адрес отправления – в первой строке указывается только адрес (без указания индекса и города (населённого пункта). Если требуется указать контактное лицо, то необходимо нажать клавишу «Enter» для перевода курсора на вторую строку и уже там написать контактное лицо и, например, телефон для связи с ним. Если в 1С установлен КЛАДР (Классификатор адресов России), то для заполнения города и адреса отправления можно воспользоваться кнопкой «А». Нажав на нее, выйдет окно, где можно выбрать из списка населенный пункт и указать улицу, которая реально существует в этом населённом пункте.