Руководство пользователя по работе в модуле «Автоверсант» (стр. 7 )

Или (более быстрый способ):

Удалить из таблицы агрегаты, установленные ранее, которые не подлежат замене. Скопировать строки с агрегатами, которые подлежат снятию Во вновь созданных строках поменять агрегаты на новые, выбрав их из справочника. Для агрегатов, которые подлежат снятию установить статус «Снято». Нажать кнопку «Провести и закрыть».

Посмотреть все составляющие ТС (агрегаты), установленные на ТС на определённую дату, можно в отчёте «Составляющие ТС»:

Заполнение справочника «Транспортные средства»

Чтобы открыть данный справочник, необходимо нажать «Транспорт» и в разделе «Справочники» выбрать – «Транспортные средства»:

При первом открытии справочник необходимо создать две папки для работы: «Тягачи» и «Полуприцепы». Если возникнет необходимость, можно создать дополнительные папки.

Для создания конкретного ТС необходимо выполнить следующие действия:

Открыть папку типом ТС, который будет создан. Например, «Тягачи». Нажать кнопку «Создать»:

В открывшемся окне в «шапке» документа заполнить следующие поля:

«Наименование» – обычно указывается государственный номер ТС. Здесь можно указать сначала цифры из номера, затем буквы и код региона. Например, 567 НРУ 116RUS. В этом случае сортировка ТС в справочнике будет произведена по числам. По желанию можно записать государственный номер без изменений. Например, Н 567 РУ 116RUS. Тогда сортировка будет осуществляться по буквам. Номер телефона– указывается в случае, когда в данном ТС (тягаче) всегда находится мобильный телефон. Топливо. Выбирается из справочника «Номенклатура». Если необходимое топливо отсутствует, то нужно создать новую номенклатуру. Например, дизельное топливо будет выглядеть так:

Серийный номер навигатора – можно узнать в программе «Автограф». Расход топлива по счётчику моточасов Вид ТС. Для тягача выбрать «Автотранспорт», для полуприцепа – «Прицеп», а для оборудования – «Оборудование». Тип ТС Модель ТС – указывается папка, в которой создается данное ТС. Для тягача – «Тягачи», для полуприцепов – «Прицепы». Нач. пробег – начальный пробег ТС.
На вкладке «Места установки, размещение» указать все места установки составляющих ТС: места установки шин, аккумулятора, запасного колеса, водительское место. Проставить галочки:

«Обязательно» «Имеет пробег» – для тех составляющих ТС, у которых будет учитываться пробег.

Места установки необходимы для создания документа «Снятие/установка составляющих ТС».

На вкладке «Виды топлива» снова необходимо выбрать то топливо, которое было указано в поле «Топливо» в «шапке» документа.

На вкладке «Статьи затрат» указываются статьи затрат, по которым будут распределяться все затраты на ТС.

На вкладке «Идентификация» заполнить следующие поля:

Государственный номер – в том виде, как он зарегистрирован. Например, Н 567 РУ 116RUS. VIN – идентификационный номер ТС, в соответствии с ПТС. Гаражный номер – заполняется, если имеется. Собственник Год выпуска – в соответствии с ПТС Масса без нагрузки, кг. Цвет кузова. – в соответствии с ПТС Коники – ставится «галочка», если на ТС (полуприцепе) установлены приспособления, используемые для размещения и фиксации длинных цилиндрических объектов в кузове грузового ТС при перевозке их без упаковки. К ним относятся трубы, бревна, балки и т. п. Дата окончания дезинфекции Номер двигателя – в соответствии с ПТС Номер шасси – в соответствии с ПТС Номер кузова – в соответствии с ПТС Серия ПТС Номер ПТС Серия свидетельства регистрации Номер свидетельства регистрации Кем выдано свидетельство регистрации – орган, выдавший свидетельство о регистрации Владелец ТС – на кого зарегистрировано данное ТС Модель – в соответствии с ПТС Объем бака (в л.) Карточка МАП – карточка допуска к международным перевозкам Дата выбытия Дата ввода в эксплуатацию Первоначальная стоимость На вкладке «Виды ТО» указываются … На вкладке «Документы» указываются все документы по данному ТС. Например, полисы КАСКО и ОСАГО. После заполнения всей информации о ТС нажать «Записать и закрыть».
Физические лица

У водителей в справочнике «Физические лица» на вкладке «Дополнительные данные» необходимо заполнить поля:

Организация Уволен (проставляется, если водитель больше не работает) Дата приёма на работу Дата увольнения (заполняется, если водитель больше не работает) Колонна
Сведения о ТС

Поскольку в одной базе можно вести учёт нескольких разных организаций, то каждое транспортное средство необходимо закрепить за соответствующей организацией и колонной. Для этого нужно заполнить документ «Сведения о транспортном средстве»

Сведения о ТС расположены в «Транспорт» – «Сведения о транспортном средстве»:

Чтобы создать новый документ «Сведения о транспортном средстве», необходимо выполнить следующие действия:

Нажать кнопку «Создать» В открывшемся окне заполнить поля: Период ТС – выбрать из справочника «Транспортные средства» тягач или полуприцеп Организация – выбрать из справочника организацию, которой принадлежит транспортное средство Колонна – выбрать из справочника колонну, к которой прикреплено данное транспортное средство Контрагент Арендатор

Нажать «Записать и закрыть»
Сцепки

Расчёты в программе «Автоверсант» ведутся по сцепкам. Сцепка – это пара, состоящая из тягача и прицепа. Для информации в сцепку можно добавить водителя, который закреплён за данной сцепкой. Сцепки задаются в «Транспорт» – «Сцепки».

Чтобы добавить новую сцепку, необходимо выполнить следующие действия:

Нажать «Создать», В открывшемся окне заполнить следующие поля:

Период Тягач – выбрать из папки «Тягачи» в справочнике «Транспортные средства» Прицеп – выбрать из папки «Прицепы» в справочнике «Транспортные средства» Водитель – выбрать из справочника «Физические лица». Заполнять необязательно. Нажать «Записать и закрыть»
Менеджеры ТС

Каждому логисту в регистре «Менеджеры ТС» необходимо назначить все ТС, с которыми он работает. Менеджеры ТС назначаются в «Транспорт» – «Менеджеры транспортных средств».

Чтобы назначить менеджеру ТС, необходимо выполнить следующие действия:

Нажать «Создать», В открывшемся окне заполнить следующие поля:

Период ТС – выбрать из папки «Тягачи» в справочнике «Транспортные средства» Менеджер – выбрать из справочника «Пользователи» Нажать «Записать и закрыть»

Оформление путевых листов

Документ «Путевой лист» предназначен для регистрации и расчета отклонений (экономии/пережоги) по расходу топлива транспортного средства (в. т. ч. прицепа) за период движения, для установки текущих показаний одометра и остатка топлива в баке. «Путевой лист» дает наглядное представление о полном маршруте следования транспортного средства с учетом перевезенного тоннажа за указанный в документе период.

Путевые листы находятся в разделе «Транспорт» => «Путевые листы»:

Необходимые предварительные настройки ТС

Перед тем, как начать оформлять путевой лист для транспортного средства, необходимо ввести предварительные данные по этому ТС.

Настройка транспортного средства

В справочнике «Транспортные средства» раздела «Транспорт» необходимо указать:

Основное топливо, Серийный номер навигатора. Если транспортное средство «тягач», то вид ТС – «Автотранспорт», модель «Тягачи». Если транспортное средство «прицеп», то вид ТС – «Прицеп», модель «Прицепы». Если прицеп с рефрижератором, то в поле «Тип ТС» необходимо указать «Рефрижератор». На вкладке «Виды топлива» добавить строку с основным видом топлива.

Более подробно о заполнении информации в карточке ТС написано в разделе 7 настоящей инструкции.

Показание одометра при выезде

Для ввода начальных данных одометра транспортного средства используется документ «Начальные показатели транспортных средств», находящийся разделе «Транспорт»:

На дату начала работы в программе по всем ТС необходимо заполнить значение одометра в колонке «Показатель»:

При дальнейшей работе в программе значение одометра ТС при выезде заполнится последним значением этого показателя транспортного средства на дату выезда по текущему путевому листу.