Руководство пользователя по работе в модуле «Автоверсант» (стр. 1 )

Руководство пользователя по работе в модуле «Автоверсант» Версия 1.0

1        Этапы внедрения программы:        4

2        Смена интерфейса        5

3        Заявки по перевозкам        6

3.1        Заявки по перевозкам, выполненные собственным транспортом (СТ)        6

3.1.1        Создание заявки        6

3.1.2        Переходящая заявка        12

3.1.3        Получение ТТН от водителя по заявке        13

3.1.4        Выставление счетов покупателям по заявкам, выполненным собственным транспортом        14

3.1.5        Отправление пакета документов контрагенту        21

3.1.6        Подтверждение получение оплаты от контрагента        24

3.2        Заявки по перевозкам, выполненные привлеченным транспортом (ПТ)        28

3.2.1        Создание заявки        28

3.2.2        Получение ТТН и счёта от перевозчика по заявке, выполненной привлечённым транспортом        36

3.2.3        Подтверждение оплаты перевозчику        38

3.2.4        Выставление счетов покупателям по заявкам, выполненным привлеченным транспортом        39

3.2.5        Отправление пакета документов контрагенту        44

3.2.6        Подтверждение получение оплаты от контрагента        46

3.3        Шаблоны для содержания услуг        51

3.4        Отчёты        55

3.4.1        Отчёт «Взаиморасчёты с контрагентами по заявкам»        56

3.4.2        Отчёт «Ставки перевозок»        56

3.4.3        Отчёт «Движение ТС»        56

3.4.4        Отчёт «График движения транспортных средств»        56

3.4.5        Отчёт «Предоставленные и выставленные услуги»        57

3.4.6        Отчёт «Ведомость по взаиморасчетам»        58

4        Заказ-наряд        60

5        Выдача расходных материалов        61

6        Шины и агрегаты        64

6.1        Создание шин (агрегатов).        64

6.2        Снятие/установка шин и агрегатов        68

7        Заполнение справочника «Транспортные средства»        71

8        Физические лица        75

9        Сведения о ТС        76

10        Сцепки        78

11        Менеджеры ТС        79

12        Оформление путевых листов        81

12.1        Необходимые предварительные настройки ТС        81

12.1.1        Настройка транспортного средства        81

12.1.2        Показание одометра при выезде        82

12.1.3        Остаток топлива на дату выезда        82

12.1.4        Водитель транспортного средства на дату выезда        83

12.1.5        Наличие прицепа транспортного средства на дату выезда        83

12.1.6        Установка норм расхода ГСМ        84

12.2        Подготовка путевого листа перед выпуском ТС в рейс        85

12.3        Закрытие путевого листа        86

13        Установка полуприцепов и закрепление водителей за тягачами        88

13.1        Установка полуприцепа на тягач        88

13.2        Закрепление водителя за тягачом        90

14        Ввод заправок ТС        92

14.1        Назначение пластиковых карт транспортным средствам        92

14.2        Загрузка заправок ТС из файла        93

14.3        Ввод заправок транспортного средства в путевом листе вручную        95

15        Ручная загрузка пробегов ТС        97

16        Затраты на ТС        99

17        Настройка списков        100

17.1        Отбор        101

17.2        Сортировка        102

17.3        Группировка        103

17.4        Условное оформление        103

17.5        Режим просмотра        104

17.6        Сохранение настроек        106

17.7        Применение сохраненных настроек        107

18        Настройка форм        108

Этапы внедрения программы: Заполнение Параметров учёта по транспорту (Транспорт => Параметры учёта по транспорту). Значения параметров по умолчанию представлены на рисунке:

Заполнение справочников: Транспортные средства Физические лица

Примечание: подразумевается, что модуль «Автоверсант» объединяется с конфигурацией Бухгалтерия предприятия ред. 3.0 с уже заполненными справочниками и информацией, то в данном руководстве пользователя не рассматривается заполнение других стандартных справочников (Организация, Контрагенты, Номенклатура и др.).

Заполнение регистров: Сведения о ТС Сцепки Менеджеры ТС Владельцы пластиковых карт (карты по заправкам прикреплены к ТС) Нормы расхода ГСМ Ведение документов: Заявка по перевозкам Путевой лист Заказ-наряд Поступление агрегатов Снятие/установка составляющих ТС Заправка транспортных средств
Смена интерфейса

Для того, чтобы сменить интерфейс программы, необходимо выполнить следующие действия:

Нажать «Администрирование» =>» Интерфейс»:

Выбрать желаемый вид:

Заявки по перевозкам

Заявки по перевозкам делятся на 2 вида:

Заявки, выполненные собственным транспортом; Заявки, выполненные привлеченным транспортом.
Заявки по перевозкам, выполненные собственным транспортом (СТ) Создание заявки

Заявки по перевозкам, выполненные собственным транспортом, находятся в разделе «Транспорт» => «Заявки по перевозкам».

Для того, чтобы создать новую заявку по перевозкам, которая будет осуществляться собственным транспортом, необходимо выполнить следующие действия:

Открыть заявки по перевозкам в разделе «Транспорт» => «Заявки по перевозкам». В открывшемся окне нажать кнопку «Создать»:

Заполнить верхнюю часть документа «Заявка по перевозкам» («шапочку» документа), а именно следующие поля:

Организация – название компании Вид оплаты. Оплата может быть: наличная, безналичная и по заявке. Вид перевозки Контрагент – заказчик, для которого будет осуществлена перевозка. Договор – договор с данным контрагентом, в соответствии с которым будет осуществляться перевозка. Номер заявки заказчика – номер документа на заказ перевозки, который был получен от контрагента (заказчика). Вид срока оплаты. Может быть в банковских или календарных днях. Срок оплаты – срок оплаты данной заявки на перевозку, указывается количество дней. Перейти к заполнению информации о перевозимом грузе. Щёлкнуть на вкладку «Груз» и нажать кнопку «Добавить»:

Заполнить следующие поля по грузу: Номенклатура – указывается название груза из заявки заказчика. В справочнике «Номенклатура» необходимо создать папку с названием «Груз» и номенклатуры по грузу создавать только в этой папке и выбирать в заявку оттуда, чтобы не путать их с остальными номенклатурами, которые не относятся к грузу. Марка груза Единица измерения Коэффициент Количество Комментарий Стоимость Вес брутто (кг) Объем, м3 Количество мест Вес нетто (кг)

Обязательными для заполнения являются поля «Номенклатура» и «Количество», все остальные поля заполняются по внутренним требованиям компании.

Перейти на вкладку «Услуги», нажать кнопку «Добавить»

Заполнить следующую информацию об услуге перевозки: Номенклатура – для перевозок, выполняемых собственным транспортом, выбирается номенклатура «Транспортные услуги». Количество Цена Сумма – заполнится автоматически после заполнения цены и количества. Ставка НДС – выбирается из списка. Может быть «без НДС», 0%, 10%, 18%. Сумма НДС – пересчитается автоматически в зависимости от выбранной ставки НДС. Всего – рассчитывается автоматически. Перейти на вкладку «Маршрут».