9.4. Экспертные комиссии:
принимают участие в проведении экспертизы ценности документов;
организуют ежегодный отбор документов для дальнейшего хранения или уничтожения;
осуществляют методическое руководство разработкой номенклатур дел и рассматривают проекты номенклатур дел, дают им экспертную оценку;
рассматривают годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу;
рассматривают акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения;
участвуют в подготовке и рассмотрении проектов перечней документов, типовых и примерных номенклатур дел и других нормативно-методических документов по делопроизводству;
рассматривают акты об утрате или неисправимом повреждении документов;
участвуют в проведении мероприятий по повышению деловой квалификации работников.
9.5. По окончании года на дела и производства, подлежащие сдаче на хранение в архив учреждения, составляются описи в двух экземплярах (приложение N 20). При составлении описи дел по номенклатуре используется систематизация дел в самой номенклатуре.
При составлении описей дел постоянного хранения уточняются заголовки дел или томов. Заголовки должны быть конкретными и полностью раскрывать содержание документов дела, то есть должны быть указаны виды документов, названия организаций, темы или основные вопросы документов и т. п.
9.6. Сводные или отдельные описи материалов постоянного хранения (приложение N 21), составленные в архиве для передачи в государственный архив, подлежат направлению на утверждение ЭПК архивного учреждения не позднее чем через два года после завершения дел.
Описям дел или производств постоянного хранения представляемым на рассмотрение архивных учреждений, номера присваиваются этими архивными учреждениями.
9.7. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению (приложение N 22) производятся после утверждения составленных в соответствии с установленными правилами описей дел постоянного хранения за этот же период. После этого отобранные к уничтожению и включенные в акты документы подлежат уничтожению.
Акт о выделении документов к уничтожению печатается на общем бланке учреждения.
10. ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ ДОКУМЕНТОВ, УЧЕТ, ХРАНЕНИЕ И ИСПОЛЬЗОВАНИЕ БЛАНКОВ, ПЕЧАТЕЙ И ШТАМПОВ
10.1. Работники учреждения и делопроизводитель несут ответственность за сохранность находящихся непосредственно у них служебных документов, иных материалов, аудио - фото и видеоматериалов, печатей, штампов, бланков и учетно-регистрационных форм.
В случаях утечки конфиденциальной информации, утраты документов, дел, бланков, печатей, штампов и т. д. проводится служебная проверка, по результатам которой к работникам, допустившим нарушения, принимаются меры дисциплинарного или иного характера.
10.2. Бланки фирменных документов, изготовляемых типографским способом, подлежат обязательному учету. Контроль изготовления, использования, хранения и выдачи фирменных бланков возлагается на делопроизводителя.
10.3. Учет поступления и выдачи бланков ведется в книге учета.
10.4. Для удостоверения подлинности документов ГБУК ТОКГ или соответствия копий документов подлинникам используются печати с изображением Дворца, для кредитных и банковских документов – печати с изображением герба г. Твери, для заверения учетных и финансовых документов – печать «Для финансовых документов». Для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении и исполнении документов, других отметок справочного характера применяются соответствующие штампы.
Оттиск печати проставляется на документах таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ.
10.5. Все печати и штампы, факсимиле изготавливаются по требованиям, подписанным директором учреждения.
10.6. Ответственность и контроль соблюдения порядка использования и хранения печатей и штампов в ГБУК ТОКГ возлагается на делопроизводителя и руководителей структурных подразделений, хранящих и использующих данный вид печати или штампа. Передача печатей на хранение другим лицам запрещается. Работники, получившие печати и штампы, несут персональную ответственность за их сохранность и использование.
10.6. В ГБУК ТОКГ печати с изображением Дворца и Герба г. Твери постоянно хранятся у директора, в случае его отсутствия – у заместителя директора по общим вопросам, печать с надписью «Для финансовых документов» - у главного бухгалтера.
Главный бухгалтер ГБУК ТОКГ
Приложение
(к пункту 1.3.)
Перечень основных видов
организационно-распорядительных, информационно-справочных и других документов
1. АКТ - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий
установленные факты и события;
2. ДОГОВОР - документ, фиксирующий соглашение сторон об установлении
каких - либо отношений и регулирующий эти отношения;
3. ГОСУДАРСТВЕННЫЙ - гражданско-правовой договор, заключенный на основании заказа
КОНТРАКТ бюджетным учреждением на поставку товаров, выполнение
работ, оказания услуг от имени РФ, на срок до 3-х лет (или более,
если технологический цикл изготовления заказа превышает 3 года)
в целях обеспечения государственных или муниципальных нужд.
4. ПИСЬМО - деловой документ, адресованный одному или нескольким
юридическим или физическим лицам и пересылаемый по почте с
изложением определенной информации для достижения
конкретной цели (финансовое письмо, информативное письмо,
письмо - поздравление, письмо-реклама, письмо–претензия,
письмо-извинение, письмо-извещение и т. д.);
5. ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ - документ, поясняющий содержание отдельных положений
ЗАПИСКА основного документа (плана, анализа, отчета), действия того или
иного должностного лица;
6. ОТЧЕТ - документ, содержащий сведения о проделанной работе,
выполнении приказов, других актов, представленный в
установленный срок исполнителем должностному лицу;
7. ПЕРЕЧЕНЬ - систематизированное перечисление документов или иных
предметов, объектов, работ, составленное в целях
распространения на них определенных норм или правил;
8. План - документ, устанавливающий перечень мероприятий, сроки
исполнения и исполнителей;
9. ПОЛОЖЕНИЕ, - правовой акт, определяющий задачи, структуру, функции,
ИНСТРУКЦИЯ обязанности, права, ответственность, организацию работы
учреждения, его структурных подразделений, должностных лиц;
10. СПРАВКА - документ, содержащий сведения по тем или иным действиям,
событиям, фактам, выводам;
11. ЗАЯВЛЕНИЕ, ЗАЯВКА - документ, адресованный должностному лицу и содержащий
просьбу работника (заявление о приеме на работу, переводе,
увольнении, получение материальных ценностей или
финансовых средств и т. д.);
12. ПРИКАЗ, - правовой акт, издаваемый руководителем учреждения в
РАСПОРЯЖЕНИЕ пределах своих полномочий и подлежащий обязательному исполнению;
13. РЕШЕНИЕ - правовой акт, издаваемый коллегиальным органом управления
по основным направлениям деятельности;
14. ТЕЛЕГРАММА, - обобщенное название различных по содержанию документов
ТЕЛЕФОНОГРАММА, оперативного характера, отличающихся способом передачи
ФАКСОГРАММА текста.
ЭЛЕКТРОННОЕ ПИСЬМО
Приложение
(к пункту 2.1.2)
Перечень документов, не подлежащих регистрации
Печатные издания (книги, журналы, газеты, пособия, инструкции, календари и др.). Рекламные извещения, плакаты, программы совещаний, учебные программы, приглашения. Справочники, общие методические и нормативные издания. Поздравительные письма, телеграммы, открытки. Приглашения (письма, открытки, билеты). Графики, заявки, разнарядки.Приложение
(к пункту 2.1.2)
СТРУКТУРА
уникального номера корреспонденции в ГБУК Тверская областная картинная галерея
[индекс структурного подразделения] – [индекс корреспондента или группы корреспондентов] / порядковый номер в книге регистрации корреспонденции]
Индексы структурных подразделений ГБУК ТОКГ
01 - директор и секретариат, т. е. корреспонденция от имени учреждения в целом без привязки к конкретному исполнителю или структурному подразделению без назначения ответственного исполнителя;
02 – заместитель директора по общим вопросам, т. е. переписка по вопросам, входящим в компетенцию заместителя директора и его служб (эксплуатация здания, материально-техническое снабжение, хозяйственные вопросы, транспорт) с назначением ответственного исполнителя из отделов и служб, курируемых заместителем директора по общим вопросам;
03 – бухгалтерия, т. е. переписка по вопросам финансирования, планирования, учета, денежных расчетов, отчетности и анализа с назначением ответственного исполнителя из службы главного бухгалтера;
04 – отдел кадров, т. е. переписка по движению кадров, вопросам учета, отчетности, анализа труда, премирования, внутреннего трудового распорядка с назначением ответственного исполнителя начальника отдела кадров;
05 – заместитель директора по учету, хранению, реставрации и безопасности музейных предметов, т. е. переписка по выставочной и реставрационной деятельности картинной галереи с назначением ответственного исполнителя отделов и служб главного хранителя и регистрационного центра государственного электронного каталога;
06 – заместитель директора по просветительской работе, т. е. переписка по музейно-просветительской, музейно-педагогической деятельности, организации мероприятий и приема посетителей, работы виртуального отдела с назначением ответственного лица из отделов и служб заместителя директора по просветительской работе;
07 – служба ученого секретаря, т. е. переписка документальному сопровождению основной деятельности, включая научную библиотеку с назначением ответственного лица из службы ученого секретаря;
08 – научно-экспозиционный отдел, т. е. переписка по музейным проектам, научно-методической и исследовательской работе, организации выставок и экспозиций, проведению экспертизы с назначением ответственного лица из научно-экспозиционного отдела;
09 – выставочный отдел, т. е. переписка по рекламе выставочных проектов, подготовке выставок и выставочной деятельности вне картинной галереи с назначением ответственного лица из выставочного отдела;
10 – филиал картинной галереи – музей в Домотканово, т. е. переписка заведующего филиалом по всем вопросам его деятельности;
11 - филиал картинной галереи – музей в Эммаусе, т. е. переписка заведующего филиалом по всем вопросам его деятельности;
12 - филиал картинной галереи – музей – дача «Чайка», т. е. переписка заведующего филиалом по всем вопросам его деятельности;
Индексы корреспондентов или групп корреспондентов
01 - Федеральные органы исполнительной и законодательной власти;
02 – Региональные (областные) органы исполнительной и законодательной власти;
03 – Городские и районные администрации;
04 - Комитет по делам культуры Тверской области;
05 – Учреждения культура и искусства (музеи, театры, цирки, галереи и т. п.);
06 – Библиотечные фонды, библиотеки;
07 – Департамент финансов Тверской области;
08 - Казначейство, банки;
09 – Реставрационные службы и мастерские;
10 – Службы экспертизы и оценки;
11 - Росимущество и его территориальные подразделения;
12 – Регистрационные гос. учреждения (БТИ, территориальные учреждения гос. регистрации прав и т. п.);
13 - Учебные заведения, научно-исследовательские, опытно-конструкторские учреждения;
14 - Суды и арбитраж, службы судебных приставов;
15 - Прокуратура, службы исполнения наказаний;
16 - МВД и его подразделения;
17 - Профсоюзные организации, общественные организации, органы труда и занятости;
18 - Органы государственной статистики;
19 - Налоговые организации;
20 - Фонд социального страхования и его подразделения, медицинский фонд и подразделения, лечебные, санаторно-курортные и т. п. учреждения;
21 - Пенсионный фонд и его подразделения, органы социального обеспечения;
22 - Экологические и природоохранные учреждения и организации;
23 - Строительные организации;
24 - Коммунальные службы и организации (вода, газ, электроэнергия, тепло, обслуживание);
25 - Связь и коммуникации (почта, телефон, мобильная связь, интернет);
26 - Автотранспортные, авторемонтные, автозаправочные организации (ГСМ, стоянки, ремонт, обслуживание);
27 - Ведомственная и вневедомственная охрана;
28 - Медиа организации (радио, телевидение, печатные издания);
29 - Полиграфия, книжные издательства;
30 - Экскурсионно-туристические организации;
31 - Гостиницы, отели, мотели и т. п.;
32 - Коммерческие организации – складская и розничная торговля (магазины, склады, общепит);
33 - Некоммерческие организации и благотворительные фонды;
34 - Физические лица
Примеры:
Исходящая корреспонденция:
1. Письмо службы ученого секретаря в Комитет по делам культуры Тверской области:
07-04 / 680 (где 07 – переписка службы ученого секретаря, 04 - Комитет по делам культуры, 680 – порядковый номер в книге регистрации у делопроизводителя). Первые две цифры 04 – 07 проставляются в службе ученого секретаря.
2. Письмо отдела материально-технического снабжения (служба заместителя директора по общим вопросам) в строительную организацию: 02–23 / 681.
3. Письмо бухгалтерии в Пенсионный фонд: 03 – 21 / 682 и т. д.
Входящая корреспонденция:
1. Письмо - заказ из турфирмы на экскурсию: 06 – 30 / 350 (письмо регистрируется у делопроизводителя после нанесения визы директора с фамилией или отделом ответственного исполнителя).
2. Письмо в учреждение из налоговой инспекции: 03 -19 / 351 и т. д.
Внутренняя корреспонденция:
1. Письмо - служебная записка на поощрительные выплаты из филиала в Домотканово в картинную галерею: 1/ 25
2. Письмо от директора галереи – филиалу музей-дача «Чайка»: 01 – 12 / 26 и т. д.
Приложение .
(к пункту 2.1.2)
Разграничение обязанностей и прав подписи документов в ГБУК ТОКГ между директором и заместителем директора по общим вопросам
1. Директор ГБУК ТОКГ представляет интересы учреждения, совершает сделки и действует от его имени без доверенности на основании устава, издает приказы по трудовой деятельности учреждения, применяет меры поощрения и налагает дисциплинарные взыскания, - это лицо, которое отвечает за текущую деятельность учреждения, следит за соответствием его деятельности требованиям закона. Директор выдает доверенности другим лицам, представляющим учреждение и подписывающим документы от имени учреждения.
2. Распределение управленческих функций должностных лиц определено в их должностных инструкциях и контрактах.
3. Для освобождения от выполнения рутинной работы, связанной с осуществлением хозяйственной деятельности и для освобождения времени для решения творческих и управленческих вопросов, связанных с основной деятельностью учреждения, директор делегирует часть своих полномочий заместителю по общим вопросам по следующим направлениям:
- вопросы, связанные с текущим обслуживанием и содержанием земли, зданий и помещений картинной галереи (ремонт, охрана, коммунальные услуги и электроэнергия и т. д.);
- вопросы, связанные с материально-техническим обеспечением учреждения (основные средства, материальные запасы, бумага и расходные материалы, питьевая вода и т. д.);
- вопросы, связанные с обеспечением безопасности деятельности учреждения (пожарной, электрической, охране труда, сохранности имущества посетителей галереи и т. д.);
- вопросы, связанные с работой транспорта учреждения, организацией перевозок работников учреждения, фондов и грузов;
- вопросы организации и контроля, связанные с перечисленной выше хозяйственной деятельностью филиалов учреждения.
4. Для выполнения своих полномочий заместитель директора по общим вопросам имеет право подписи следующих документов учреждения:
- договора учреждения с организациями, оказывающими услуги или выполняющими работы, связанные с перечисленными полномочиями заместителя директора по общим вопросам за исключением договоров по охране объектов культурного наследия, находящихся в оперативном управлении картинной галереи;
- первичные документы, фиксирующие факты хозяйственной деятельности галереи в рамках полномочий заместителя директора картинной галереи (акты оказания услуг, выполнения работ, приемные акты, акты инвентаризации, приема-передачи товарно-материальных ценностей, накладные, товарно-транспортные накладные, задания, разнарядки, заявки на материалы, акты списания, авансовые отчеты по приобретенным товарно-материальным запасам, счета, счета-фактуры и т. д.);
- аналитические, сводные и отчетные документы и таблицы, письма и другую переписку по хозяйственной деятельности в рамках делегированных полномочий.
5. Кроме перечисленных документов, заместитель директора по общим вопросам имеет право подписи финансовых, банковских и кредитных документов учреждения, в соответствии с карточкой образцов подписей в Департаменте финансов Тверской области и УФК ЦБ России по Тверской области.
6. При использовании делегирования от директора заместителю необходимо соблюдать следующие правила:
- полная информированность, корректность, искренность и безусловная лояльность во взаимоотношениях;
- поддержка директором заместителя, оказание всяческого содействия и отстаивание его интересов; со стороны заместителя - обязательство не проводить собственной политики и тактики.
7. Заместитель директора по общим вопросам учреждения несет персональную ответственность за выполняемую в рамках наделенных полномочий работу; однако, за его действия от имени учреждения в целом, ответственность директора, как руководителя учреждения, не делегируется.
8. Делегирование полномочий от директора ГБУК ТОКГ заместителю директора по общим вопросам осуществляется на основании настоящей инструкции, утвержденной приказом от октября 2011 года и отдельно выписываемые доверенности на передаваемые полномочия сроком до 3 лет.
Приложение
(к пункту 2.1.5)
АКТ
г. Тверь «____»_________________ 201__ г.
Мы, нижеподписавшиеся, заместитель директора по общим вопросам ________________________ и делопроизводитель ________________________ составили акт в том, что при открытии ___________________________________ (целого, вскрытого, поврежденного) почтового отправления (от кого, кому): __________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________
в нем оказались: ________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ (указанные в описи, приложении не оформленные должным образом, недостающие или поврежденные документы)
Подписи:
----
Приложение
(к пункту 2.3.1.)
Книга учета и контроля входящей корреспонденции
Регистра-ционный номер | Дата | Краткое содержание документа / ответ на исходящий номер | Кому направлен | Срок и отметка исполнения |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
Приложение
(к пункту 2.3.1.)
Книга учета и контроля внутренних документов
Регистра-ционный номер | Дата | Краткое содержание документа | Кому направлен | Срок и отметка исполнения |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
Приложение
(к пункту 2.3.1.)
Книга учета и контроля исходящей корреспонденции
Регистра-ционный номер | Дата | Наименование адресата, адрес | Краткое содержание/ ответ на входящий номер | Способ отправки |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
Приложение
(к пункту 2.3.6.)
Книга регистрации приказов, распоряжений, инициативных документов
Регистра-ционный номер | Дата | Краткое содержание документа | Ответственный исполнитель (подразделение) | Срок и отметка исполнения |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
Приложение
(к пункту 2.5.7.)
КНИГА
учета документов, отправленных с нарочным
№№ п/п | Номер документа | Кому направлено (полное наименование адресата) | Дата отправления | Дата и расписка В получении документов |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
Приложение
(к пункту 2.5.7.)
Список (реестр) отправлений
Государственное бюджетное учреждение культуры Тверская областная картинная галерея
|
Приложение
|
Из за большого объема этот материал размещен на нескольких страницах:
1 2 3 |
