Инструкция по делопроизводству (стр. 2 )

2.4.22. Подписание

Подпись – обязательный реквизит документа. Документы подписываются руководителями организации, учреждений и предприятий в соответствии с их компетенцией, установленной действующими правовыми актами.

Служебные документы подписываются:

- все распорядительные документы организации и документы, направляемые в вышестоящие органы, - руководителем организации, а в его отсутствие (отпуск, длительная командировка, болезнь) – заместителем, исполняющим его обязанности;

- документы, направляемые от имени служб и отделов (в соответствии с положениями о них) – начальниками (в их отсутствие – заместителями начальников) служб, отделов.

- внутренние (не выходящие за пределы организации) документы (доклады, докладные записки, справки и другие документы информационного, справочного или аналитического характера) могут подписываться исполнителем, если разрешаемые вопросы не выходят за пределы его прав и компетенции.

Подписание руководителями служб и отделов нормативных актов не допускается.

Документы коллегиальных органов (постановления, решения, протоколы и др.) подписывают два лица – председательствующий и секретарь коллегиального органа.

Подписывается, как правило, два первых экземпляра документа. При направлении документа в несколько организации, печатается соответствующее количество экземпляров документов, и все отправляемые экземпляры подписываются руководством.

Документы, подготовленные совместно с другими ведомствами и организациями, оформляются не на бланках, а на стандартном листе бумаги и подписываются в таком количестве экземпляров, чтобы каждое ведомство, организация, имело по подлиннику.

Реквизит «Подпись» состоит из наименования должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное – на документе, оформленном на бланке), его личной подписи и ее расшифровки. Например:

Президент Фонда поддержки

малого предпринимательства

Агинского Бурятского

автономного округа

а, если на бланке, то:

Президент

Если документ печатается на бланке руководителя организации, перед подписью наименование должности не ставится.

Допускается в реквизите «подпись» центрировать наименование должности лица, подписывающего документ, относительно самой длинной строки. Например:

Исполнительный директор

При подписании документов членами комиссий указываются не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в комиссии, например:

Председатель комиссии подпись

Члены комиссии подпись

подпись

При подписании документов несколькими должностными лицами, их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Начальник управления подпись

Главный бухгалтер подпись

Когда документ подписывается несколькими руководителями равнозначной должности, их подписи располагаются на одном уровне, например:

Начальник департамента Начальник департамента

физической культуры и спорта культуры

подпись подпись

При подписании документа, составленного несколькими организациями, в том числе органами государственного управления и общественными организациями, подписи располагают на одном уровне. В наименование должности лиц включают полное наименование организаций – авторов документа.

Все экземпляры этих документов (остающиеся в делах организаций), включая приложения, должны содержать подлинные подписи должностных лиц.

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, его инициалы и фамилия (исправления необходимо внести машинописным способом). Не допускается подписывать документ с предлогом «за», подписью от руки «зам.» или проставлением косой черты перед наименованием должности.

Расшифровка подписи в реквизитах «подпись», «гриф утверждения», «гриф согласования» состоит из инициалов и фамилии лица, подписавшего документ. Расшифровка подписи в скобки не заключается.

В подписанные (утвержденные) документы вносить какие-либо исправления и дополнения без разрешения лица, подписавшего документ, не допускается.

2.4.23. Согласование документа

Согласование является способом предварительного рассмотрения и оценки проекта документа с целью обеспечения правильного и всестороннего решения поставленных в нем вопросов, соответствия действующему законодательству. Согласование может проводиться как внутри организации ( с различными подразделениями и должностными лицами), так и вне ее ( с подчиненными и сторонними организациями).

Согласование документа с организациями и должностными лицами вне данной организации, оформляется одним из следующих способов: грифом согласования, письмом согласования, протоколом согласования или обсуждения проекта документа, который может утверждаться руководством организации или решением коллегиального органа.

Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации) личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:

СОГЛАСОВАНО

Глава муниципального

района «Агинский район»

_________

Дата

Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют следующим образом:

СОГЛАСОВАНО

Письмо Российской академии

медицинских наук

/128

или

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания правления

агрокооператива «Судунтуй»

Грифы согласования располагаются ниже подписи или на отдельном листе согласования (при необходимости согласования документа с несколькими организациями), о чем делается отметка, располагаемая на месте, предусмотренном для размещения грифа согласования.

При двух грифах согласования они располагаются на одном уровне, при трех и более – составляется лист согласования.

2.4.24. Виза согласования документа

Внутреннее согласование оформляется путем визирования проекта документа должностным лицом. Визирование производится перед представлением документа на подпись (утверждение).

Виза включает в себя личную подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы и фамилию) и дату подписания. Например:

Начальник правового управления

подпись

10.

Наименование структурного подразделения при визировании можно указывать сокращенно.

При разногласиях по подготовленному проекту документа или по его отдельным пунктам визирующий обязан написать мотивированное замечание. Отказ от визирования документа не допускается.

Замечания или предложения по проекту документа излагаются на отдельном листе, о чем при визировании ставится отметка: «замечания прилагаются». Текст документа не исправляется.

Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

Возможно оформление виз на отдельном листе согласования.

Допускается по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.

Визирование документов, как правило, производится в следующей последовательности:

- исполнитель документа;

- руководитель подразделения, в котором работает исполнитель;

- финансовые и экономические подразделения;

- общественные организации (если это предусмотрено соответствующим законодательством);

- юридическая служба;

Проекты постановлений, приказов, указаний и других нормативных документов подлежат обязательному согласованию и визированию в юридической службе.

2.4.25. Проставление печати

Печать ставится на документах, требующих особого удостоверения их подлинности (юридической силы). Применяются печати гербовые и простые.

Гербовая печать ставится на документах: удостоверяющих права лиц; устанавливающих факты, связанные с расходованием денежных средств и материальных ценностей; на уставах, положениях, доверенностях, договорах и других документах, наличие оттиска печати на которых предусмотрено действующим законодательством

Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных специальными нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение. Документы заверяют печатью организации.

Гербовые печати хранятся в сейфах или опечатываемых металлических шкафах.

Простой печатью, воспроизводящей наименование организации, удостоверяются копии документов, направляемых в сторонние организации; размноженные экземпляры распорядительных документов (при их рассылке) за подписью руководителей организации, на справках о месте работы, листках нетрудоспособности и т. п.

При заверении документа или его копии печать следует проставлять таким образом, чтобы она охватывала наименование должности лица, подписавшего документ, например:

Директор завода личная подпись

Каждая организация на основе действующего законодательства и нормативных актов, а, также руководствуясь примерным перечнем документов (приложение 11), должна разработать перечень документов, на которые ставится печать.

2.4.26. Оформление копии, выписок

Отметка о заверении копии:

Копия документа – полное воспроизведение всех реквизитов подлинного документа.

Соответствующие должностные лица могут заверять копии только тех документов, которые создаются в самой организации. При разрешении дел, касающихся приема граждан на работу, учебу, удовлетворения их трудовых, жилищных и других прав, при формировании личных дел допускается изготавливать копии документов, выданных другими организациями и необходимых для решения соответствующих вопросов (копии дипломов, свидетельств о полученном образовании и т. п.), в соответствии с действующим законодательством.

Копия документа воспроизводится на бланке организации машинописным способом или с помощью средств оперативного размножения. Если копия изготавливается не на бланке, при ее снятии полностью воспроизводится текст бланка подлинника.

Отметка «Копия» размещается в правом верхнем углу первого листа документа над реквизитами: «адресат», «гриф утверждения».

Соответствие копии документа подлиннику заверяется проставлением ниже реквизита «подпись» заверительной надписи «Верно», наименование должности сотрудника,

заверившего копию, его личной подписи, ее расшифровки (инициалы и фамилия) и даты заверения, например:

Верно

Инспектор отдела кадров личная подпись

15.05.2006

Если копии пересылаются в другие организации или выдаются на руки частным лицам, то на них проставляется печать.

При оформлении копий документов, касающихся прав и законных интересов граждан, на документе, с которого снята копия, делается отметка, кому и когда она выдана, а на самой копии – отметка, что подлинник хранится в данной организации.

Оформление выписок:

Выписка из документа – это копия какой-либо части подлинного документа.

При изготовлении выписок из документов на первом листе в правом верхнем углу над реквизитами «адресат», «гриф утверждения» делается отметка «Выписка».

Выписка должна оформляться на бланке организации с полным воспроизведением всех реквизитов. Заверяется выписка так же, как копия.

2.4.27. Отметка об исполнителе

Каждый документ должен содержать отметку о непосредственном исполнителе (составителе) документа.

Отметка об исполнителе должна состоять из инициалов, фамилии исполнителя; номера служебного телефона исполнителя. Отметку располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

В. А Жуков

3-42-54

2.4.28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело

Эта отметка содержит следующие данные:

- краткие сведения об исполнении документа (если документ исполнен ответным документом, дается ссылка на него; если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении, дается краткое сведение об исполнении);

- слова «В дело» и номер дела, в которое должен быть подшит документ;

- дату направления документа в дело, подпись и расшифровка подписи лица, производящего отметку.

Отметку об исполнении документа и направлении его в дело производят на документах, поступивших на имя руководителя организации – руководитель организации; на имя заместителя – заместитель руководителя; на документах, поступивших в структурные подразделения – их начальники.

Номер дела в реквизите «отметка об исполнении документа и направлении его в дело» на документах, проставляет делопроизводитель.

Отметка «В дело» свидетельствует о том, что работа над документом завершена. Например: Образец отметки об исполнении документа и направлении его в дело при исполнении его ответным документом:

Дан ответ (исполнено) 26.01.2006 № 12/03

В дело № 02-04 подпись

27.01.2006

Образец отметки об исполнении документа и направлении его в дело при отсутствии документа об его исполнении:

Вопрос решен на совместном совещании с участием представителей Администрации муниципальных районов 19.05.2005 (краткие сведения об исполнении вопроса)

В дело № 05-06 личная подпись

21.05.2005

Реквизит «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело» размещается на первом листе документа в левой части нижнего поля.

2.4.29. Отметка о поступлении документа в организацию.

В отметке указывается сокращенное наименование организации, получившей документ, дата поступления, часы и минуты (для телеграмм), порядковый номер входящего документа, количество листов основного документа и приложений.

Отметка о поступлении располагается справа в нижнем поле первого листа документа от руки или в виде штампа (приложение 12)

2.4.30. Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтикул), проставленная в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

2.4.31. Нумерация листов (страниц)

В документах, оформляемых на двух и более страницах, вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы.

Номера страниц должны проставляться посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова страница (стр.) и знаков препинания в интервалемм от верхнего края листа.

3. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов

3.1. Постановления, распоряжения, приказы и указания по основной деятельности

Постановления, распоряжения, приказы и указания издаются во исполнение распорядительных документов вышестоящих органов и по инициативе руководства организации.

Право издания правовых и распорядительных документов предоставляется только руководителям организации.

Все распорядительные документы обязательно должны иметь заголовок к тексту (краткое содержание), который формируется отглагольным существительным в предложном падеже и отвечает на вопрос «О чем?».

Текст распорядительных документов состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

Констатирующая часть приказа должна быть предельно краткой.

Распорядительная часть содержит предписываемые действия, фамилии должностных лиц, ответственных за их выполнение и сроки исполнения. Распорядительная часть отделяется от констатирующей, словом «ПРИКАЗЫВАЮ», который печатается прописными буквами на отдельной строке от нулевого положения табулятора. После слова «ПРИКАЗЫВАЮ» ставится двоеточие. Распорядительная часть текста приказа, как правило, делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами с точками. Каждый пункт распорядительной части начинается с указания конкретного действия, выраженного глаголом в неопределенной форме, далее в пункте указываются исполнители / структурное подразделение, должностное лицо / и срок исполнения. Последний пункт приказа содержит указание о должностном лице, ответственном за исполнение приказа в целом.

Страницы приказа и приложений нумеруются как единый документ. Образец оформления приказа по основной деятельности прилагается (приложение 13)

По текущим оперативным вопросам повседневной производственно - хозяйственной и административной деятельности руководители предприятия (директор, его заместители) могут издавать распоряжения и указания. Эти разновидности распорядительных документов составляются аналогично приказам. Констатирующая часть текста в распоряжениях и указаниях отделяется от распорядительной словами: «ПРЕДЛАГАЮ», «ОБЯЗЫВАЮ», «РЕКОМЕНДУЮ».

3.2. Протоколы

Процессы принятия управленческих решений и сами решения документируются с помощью протоколов производственных совещаний у руководства. Документирование хода производственных совещаний и оформление протокола возлагается на сотрудника, ответственного за ведение работы с документами.

Протоколы оформляются на бланках организации и содержит следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дата заседания, индекс, место заседания, гриф утверждения /если протокол подлежит утверждению/, заголовок к тексту, текст, подписи. Дата протокола – это дата проведения совещания. Заголовок – это название протоколируемого мероприятия (совещание, заседание, собрание) и наименование коллегиального органа.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Вводная часть содержит постоянную информацию /слова: «ПРЕДСЕДАТЕЛЬ», «СЕКРЕТАРЬ», «ПРИСУТСТВОВАЛИ» /и переменную/ инициалы и фамилии председателя, секретаря и присутствующих/. При необходимости указываются должности присутствующих, а также инициалы, фамилии и должности лиц, приглашенных на совещание. При большом количестве участников совещания составляется список присутствующих, который прилагается к протоколу.

Слова: «ПРЕДСЕДАТЕЛЬ», «СЕКРЕТАРЬ», «ПРИСУТСТВОВАЛИ» печатаются от нулевого положения табулятора, от 2-го положения табулятора (см. раздел 4.1.) ставят тире, инициалы и фамилии пишут в именительном падеже. Фамилии присутствующих и приглашенных располагаются в алфавитном порядке и печатаются через 1 межстрочный интервал. Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня. Слова «ПОВЕСТКА ДНЯ» печатают от нулевого положения табулятора, после них ставится двоеточие. Вопросы повестки дня нумеруются. Каждый новый вопрос печатают от 1-го положения табулятора. Последовательность расположения вопросов определяется степенью их важности. Вопросы перечисляют в именительном падеже, наименование должности и фамилию докладчика - в родительном падеже.

Основная часть текста строится в соответствии с вопросами повестки дня. Построение записи обсуждения каждого вопроса повестки дня осуществляется по схеме «СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – ПОСТАНОВИЛИ /РЕШИЛИ/». Эти слова печатают прописными буквами. Перед словом «СЛУШАЛИ» ставят номер вопроса повестки дня, после – двоеточие. Инициалы, фамилию докладчика /наименование должности указывается в повестке дня/ печатают в именительном падеже от 1-го положения табулятора; после фамилии ставят тире и с прописной буквы пишут содержание доклада в форме прямой речи. Если текст доклада /выступления/ застенографирован или представлен докладчиком, то после тире также с прописной буквы пишут – «Доклад прилагается».

Слово «ВЫСТУПИЛИ» печатают прописными буквами, после чего ставят двоеточие. Инициалы и фамилию выступающего пишут в именительном падеже, от 1-го положения табулятора; после чего ставят тире и с прописной буквы печатают содержание выступления в форме косвенной речи. В случае необходимости после фамилии выступающего указывается наименование должности. Образец оформления протокола прилагается (приложение 14).

В практике применяется краткая и сокращенная формы протоколов, когда не требуется подробная запись хода обсуждения вопросов. В протоколе краткой формы указываются только список присутствующих, рассматриваемые вопросы и принятые решения.

В сокращенных протоколах после списка присутствующих или приглашенных указывается порядковый номер вопроса по повестке дня и печатается заголовок к докладу. Последняя строка заголовка доклада / пункт повестки дня/ подчеркивается, и под чертой печатают фамилии докладчиков и выступающих в порядке их выступления. Название каждого доклада заканчивается протокольным решением или постановлением. Форма сокращенного протокола приведена в приложении 15.

Выписка из протокола содержит следующие реквизиты: наименование предприятия, название вида документа /выписка из протокола/, дату /дата заседания/, индекс, место составления, заголовок к тексту, текст /повестка дня, слушали, постановили/, подписи (без личных подписей, только слова «ПРЕДСЕДАТЕЛЬ». «СЕКРЕТАРЬ» и расшифровку фамилии с инициалами), отметку о заверении копии, отметку об исполнении. Из содержательной части берутся те элементы, которые необходимо довести до сведения заинтересованных должностных лиц.

3.3. Информационно-справочные документы

К информационно-справочным документам относятся письма и их разновидности, связанные со способом передачи информации по каналам связи (телефаксы, телеграммы, телефонограммы), акты, справки, докладные и объяснительные записки, заявления и др.

Письма оформляются на бланках для писем, и содержат следующие реквизиты: адресат, резолюцию, отметку о контроле, заголовок к тексту, текст, отметку о наличии приложения, подпись, отметку об исполнителе, отметку об исполнении, отметку о переносе данных на машинный носитель, отметку о поступлении.

Письма могут быть посвящены одному или нескольким вопросам, т. е. быть простыми или сложными. Рекомендуется составлять простые письма, которые более удобны для последующей обработки, исполнения, хранения и использования в справочных целях.

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. Сначала указываются причины, послужившие основанием для составления письма (факты, события, ссылки на другие документы), а затем излагаются выводы, предложения, просьбы. В переписке используются следующие формы изложения текста:

от первого лица единственного числа

(ПРОШУ);

от первого лица множественного числа

(ПРОСИМ);

от третьего лица единственного числа

(ПРЕДПРИЯТИЕ ПРОСИТ);

от третьего лица множественного числа

(РУКОВОДСТВО ПРЕДПРИЯТИЯ И ТРУДОВОЙ КОЛЛЕКТИВ ПРОСЯТ)

4.Печатание и размножение документов

4.1. Печатание документов

Служебные документы организации печатаются секретарями-машинистками или же специалистами организации на пишущей машинке или же при помощи вычислительной техники.

Служебные документы печатаются с соблюдением стандартных требований к машинописному оформлению документов, грамотно, аккуратно, без помарок.

При печатании документов применяется бумага формата А 4 (210х297мм), если текст документа содержит свыше 7 строк, и А 5 (148х210мм), если текст документа содержит не более 7 строк.

Документы печатаются на одной стороне листа. Документы со сроком хранения до 3-х лет допускается печатать на двух сторонах листа.

Лист документа должен иметь следующие поля, в мм: левое – 20, правое – 10, верхнее – 20, нижнее – 20.

При печатании документа на оборотной стороне листа размер левого поля должен быть не менее 10мм, правого – не менее 20 мм.

Текст документов должен печататься через полтора межстрочных интервала. Допускается печатание через один межстрочный интервал текстов документов.

Первая строка каждого абзаца текста печатается, отступив, пять знаков от границы левого поля.

Прописными буквами печатают: название вида документа (ПРИКАЗ, УКАЗАНИЕ, ПРОТОКОЛ, АКТ, ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА, СПРАВКА, и т. д.);

-слова СОГЛАСОВАНО, УТВЕРЖДАЮ, ПРИКАЗЫВАЮ, ПРЕДЛАГАЮ, СЛУШАЛИ, РЕШИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ (в распорядительных документах и при согласовании, утверждении документов); КОПИЯ, ВЫПИСКА;

- сокращенные наименования учреждений, организаций и предприятий, состоящие из начальных букв слов, входящих в названия (ЗАО, т. д.).

При печатании документов на пишущей машинке используют 8 стандартных положений табулятора:

0 – граница левого поля;

1 – после 5 печатных знаков от границы левого поля;

2 – после 16 печатных знаков от границы левого поля;

3 – после 24 печатных знаков от границы левого поля;

4 – после 32 печатных знаков от границы левого поля;

5 – после 40 печатных знаков от границы левого поля;

6 – после 48 печатных знаков от границы левого поля;

7 – после 56 печатных знаков от границы левого поля;

От нулевого положения табулятора печатают следующие реквизиты: «наименование организации», «справочные данные об организации», «наименование вида документа», «дата», «ссылка на регистрационный номер и дату документа», «заголовок к тексту», «текст» ( кроме абзацев), «отметка о наличии приложения», наименование должности в реквизите «подпись», «гриф согласования», заверительная надпись «Верно», дату при заверении копии, фамилию исполнителя и номер его телефона.

От 1-го положения табулятора печатают: начало абзацев (в том числе нумерованных);

От 2-го положения табулятора печатают:

регистрационный номер документа;

дату в реквизите «ссылка на регистрационный номер и дату документа»;

переменную информацию в вводной части протоколов и актов;

расшифровку подписи в первом грифе согласования.

От 3-го положения табулятора печатают реквизит –

название вида документа ( в продольном штампе).

От 4-го положения табулятора печатают реквизит «адресат».

От 5-го положения табулятора печатают реквизиты «гриф утверждения» и «гриф ограничения доступа к документу».

От 6-го положения табулятора печатают расшифровку подписи в реквизите «подпись», расшифровка подписи в грифе утверждения, расшифровка подписи во втором грифе согласования.

От 7-го положения табулятора печатают код учреждения, код документа, таблицу и копию.

Если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию, то слова «примечание» и «основание» печатают от 0-го положения табулятора, а относящийся к ним текст – через один межстрочный интервал.

4.2. Размножение документов

Размножению подлежат документы, подготовленные самой организацией.

При необходимости доведения приказов, решений Коллегии, указаний и других нормативных документов вышестоящих органов до подведомственных подразделений руководитель объявляет их полностью или частично соответствующим приказом, указанием или информационным письмом.

Тираж размножаемых документов должен строго соответствовать действительной потребности.

5. Организация документооборота.

5.1. Прием, учет и обработка входящей и исходящей корреспонденции

Вся поступающая корреспонденция принимается и регистрируется ответственным лицом за ведение делопроизводства в день поступления в журнале регистрации входящих документов (приложение 16), в журнале регистрации предложений, заявлений, жалоб граждан (приложение 17).

Телеграммы, телефонограммы и другие документы, требующие срочного исполнения, немедленно регистрируются и передаются руководителю.

Электронные документы (ЭД), отправленные по телекоммуникационным каналам, поступают на единый электронный адрес организации; не рекомендуется прием электронных документов на электронные адреса работников организации.

Первичная обработка поступивших ЭД аналогична с обработкой бумажных документов. Электронные документы распечатываются на бумагу с проставлением заверительной надписи: «Документ получен в электронном виде. ЭЦП (электронную цифровую подпись) подтверждаю». Должность, подпись, дата, регистрационный штамп.

Электронная версия документа после проведения названных операций может быть уничтожена. Поступающие электронные документы на материальном носителе должны иметь сопроводительное письмо.

Поступившие факсограммы проходят первичную обработку на общих основаниях в службе ДОУ или в местах, установленных инструкцией по ДОУ. Факсограммы учитываются в журнале установленной формы без проставления регистрационного штампа, передаются адресатам под расписку в день их приема, срочные – немедленно.

При отправке отправителю необходимо поставить отметку на документе «Соответствует оригиналу» и регистрируется.

При передаче и приеме текстов служебных документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:

-ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего подразделения;

-запрещается передавать текст документов с пометкой «Для служебного пользования»;

-подлежащий передаче документ должен учитываться в журнале установленной формы. Подлинники после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки.

При вскрытии поступивших конвертов с корреспонденцией проверяются правильность доставки, целостность конвертов и наличие вложенных в них документов. Конверты с надписью «Лично» не вскрываются, а передаются по назначению.

Конверты от поступившей корреспонденции сохраняются и прилагаются к документам в том случае, когда только по ним можно установить адрес отправителя или когда дата почтового штемпеля на конверте служит доказательством времени отправки и получения документа.

О недостаче или повреждении документа или приложения к нему сообщается отправителю.

Документы, поступившие не по адресу, пересылаются по принадлежности.

Документы, которые вследствие неправильного оформления не могут быть использованы, возвращаются отправителю с указанием причин, почему документ не был принят к исполнению.

Документы, поступившие из вышестоящих организации регистрируются все без исключения. Регистрации подлежат все документы, которые по своему характеру требуют решения или ответа.

Каждая организация должна иметь перечень документов, не подлежащих регистрации. Перечень утверждается руководителем организации.

На документах, не подлежащих регистрации, указывается дата поступления и номер дела по номенклатуре, а порядковый номер не проставляется.

Примерный перечень документов, не подлежащих регистрации в журнале входящей корреспонденции (приложение 18).

Зарегистрированные документы передаются руководителю учреждения для принятия необходимых мер по их исполнению.

Все поступившие документы, как правило, должны рассматриваться в день получения.

При передаче документа лицу, ответственному за их исполнение, в соответствующей графе журнала регистрации входящих документов, журнала регистрации предложений, заявлений, жалоб граждан делается отметка с указанием, кому и когда этот документ передан для исполнения.

Перед регистрацией и отправкой исходящих документов проверяется правильность их оформления.

Затем документам присваиваются исходящие номера, которые регистрируются в журнале установленной формы (Приложение 19).

Первые экземпляры исходящих документов за подписью руководителя или его заместителей оставляются в делах самой организации, а последующие экземпляры направляются по адресатам.

Лицо, ответственное за ведение делопроизводства, за регистрацию документов осуществляет сводный учет объема документооборота организации.

Под объемом документооборота понимается количество документов, полученных и созданных организацией за соответствующий отрезок времени (год, квартал, месяц).

Показатели объема документооборота используются для определения технологической оснащенности процессов работы с документами, а также анализа различных аспектов управленческой деятельности.

Входящие и исходящие документы подсчитываются отдельно.

5.2.Исполнение документов, организация контроля за исполнением документов

5.2.1. Исполнение документов

Результаты рассмотрения входящих документов руководством отражаются в резолюциях. В них содержатся указания по исполнению документов.

Лицо, указанное в резолюции первым, является ответственным за организацию исполнения, и оно должно в кратчайший срок поставить в известность об этом поручении остальных должностных лиц, перечисленных в резолюции, и определить меру их участия в исполнении поручения. Соисполнители документа должны по требованию ответственного исполнителя представить все необходимые материалы.

Ответственность за своевременное и качественное исполнение поручения несут все перечисленные в резолюции должностные лица.

Руководители организаций и их структурных подразделений обязаны:

- рассматривать все поступившие документы и доводить их до непосредственных исполнителей в день их поступления;

- документы, содержащие срочные поручения, рассматривать немедленно и сразу же направлять непосредственному исполнителю;

- документы, присланные для согласования, рассматривать в первую очередь;

Поручения по входящим документам должны исполняться в установленный срок.

В течение установленного срока исполнения вопрос, поставленный в документе, должен быть решен и оформлен документально.

Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подпись (утверждение) руководству организации или руководителям структурных подразделений, подготовку к пересылке адресату.

Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа, передает документ на тиражирование. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит список на рассылку, а после размножения – разметку по адресам.

Сроки исполнения документов определяются руководителем, исходя из срока, установленного организацией, направившей документ.

Дата исполнения указывается в тексте документа или в резолюции руководителя.

Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях от даты подписания (утверждения) документа, а поступивших из других организаций – от даты подписания поручения руководством организации.

Документы с материалами к ним в период исполнения находятся у исполнителя в папке «На исполнении».

Исполнитель несет ответственность за соблюдение требований исполнительской дисциплины, за не использование действующих нормативных актов по подготовке, оформлению, представлению и срокам исполнения документов, за направление в дело неисполненных документов, за утрату документа.

Документ считается исполненным, если фактически проведены предусмотренные в нем мероприятия или рассмотрены по существу поставленные в нем вопросы и даны соответствующие письменные или устные указания, а ответ (когда требуется по содержанию документа) сообщен автору документа.

При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе о дате поступления, о дате и результатах окончательного исполнения.

При завершении работы по исполнению входящего документа на нем и в журнале регистрации входящей корреспонденции делаются отметки об исполнении и направлении его в дело.

5.2.2. Организация контроля за исполнением документов