Инструкция по делопроизводству (стр. 3 )

Контроль исполнения документов – совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.

Организация контроля исполнения документов включает в себя:

- определение сроков исполнения;

- постановку документа на контроль с отметкой о контроле (буквой «К», словом или штампом «Контроль»[1] и т. д.);

- предварительную проверку и регулирование хода исполнения документа;

- снятие исполненного документа с контроля;

- учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов;

- информирование руководителя организации и заинтересованных должностных лиц о состоянии исполнительской дисциплины в организации и мерах по обеспечению своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.

Контроль исполнения документов организации обеспечивается по поручению руководителя организации специальной службой контроля, или в ее отсутствие службой ДОУ, которая осуществляет учет, ход исполнения и состояние исполнения контролируемых документов.

Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения.

5.2.2.1.Постановку документов на контроль осуществляет руководитель организации и (или) по его поручению служба ДОУ или специально назначенное должностное лицо.

Для контроля исполнения документов используются регистрационно-контрольные формы (РКФ), заводимые при регистрации документов, куда вносятся содержание поручения, исполнители, срок исполнения, сведения о ходе и результатах исполнения документов, даты промежуточного контроля (приложение 20)

РКФ помещаются в контрольные картотеки и систематизируются в них по:

-срокам исполнения документов;

-исполнителям,

-группам (видам) документов (приказы и решения федеральных органов исполнительной власти, касающиеся деятельности организации, приказы и распоряжения организации, протоколы, договоры и т. д.)

5.2.2.2.Предварительная проверка и регулирование хода исполнения документов осуществляется централизованно - службой ДОУ организации или децентрализованно – в структурных подразделениях организации уполномоченными должностными лицами путем заполнения в РКФ контрольных реквизитов о ходе и результатах исполнения.

Проверка хода исполнения осуществляется на всех этапах прохождения документа до истечения срока исполнения документов (предварительный контроль с помощью напоминаний) в следующем порядке:

заданий последующих лет - не реже одного раза в год;

заданий последующих месяцев текущего года - не реже одного раза в месяц;

заданий текущего месяца - каждые десять дней и за пять дней до истечения срока.

Все напоминания исполнителям и информация о них фиксируются в РКФ.

5.2.2.3.Снятие исполненного документа с контроля осуществляет руководитель организации или служба ДОУ.

Документ считается исполненным и снимается с контроля руководителем службы ДОУ после фактического исполнения заданий, поручений, запросов и/или документированного подтверждения их исполнения по существу и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам.

Снятие документа с контроля оформляется специально назначенным лицом отметкой в документе и в РКФ об исполнении документа и направлении его в дело.

5.2.2.4.Учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов осуществляется службой ДОУ путем формирования оперативных и аналитических отчетов в сроки, установленные руководителем организации, или по запросам.

Информирование руководителя организации и заинтересованных должностных лиц о состоянии исполнительской дисциплины в организации в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах, осуществляется службой ДОУ или уполномоченным на то должностным лицом.

Служба ДОУ или уполномоченное на то должностное лицо не реже одного раза в месяц готовит сводные данные о состоянии исполнительской дисциплины в организации и подведомственной сети, на основании которых формируются оперативные и сводные аналитические отчеты для информирования руководства о состоянии исполнительской дисциплины в организации (форма справки о состоянии исполнения документов прилагается, приложение 21)

Контроль за исполнением документов и поручений может осуществляться указанным выше способом или при помощи автоматизированной системы контроля исполнения документов (АСКИД), с применением средств вычислительной техники.

5.2.3.Сроки исполнения документов

Сроки исполнения документов определяются руководителем службы документационного обеспечения управления (делопроизводства) организации на основании сроков, установленных:

- законодательством;

- организацией, направившей документ;

- распорядительным документом руководителя организации

- в резолюции руководителя организации или иным уполномоченным должностным лицом.

Сроки исполнения документов могут быть типовыми и индивидуальными.

Типовые сроки исполнения устанавливаются актами Правительства, федеральных органов власти Российской Федерации и органов власти субъектов Российской Федерации.

Типовые сроки исполнения документов устанавливаются для организаций независимо от их организационно-правового положения и подчинения, формы собственности и направления деятельности.

Индивидуальные сроки устанавливаются руководителем организации в резолюции.

В резолюции указание об исполнении документа дается, как правило, одному должностному лицу или организации. В резолюции указываются фамилия и инициалы исполнителя, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дата.

При наличии нескольких исполнителей (или структурных подразделений), основным считается исполнитель, названный первым в резолюции. В этом случае подлинник документа направляется основному исполнителю (структурному подразделению), а остальные исполнители (структурные подразделения) получают копийные экземпляры документа.

Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях и обозначаются конечной датой:

Документы подлежат исполнению в следующие сроки:

с конкретной датой исполнения— в указанный срок;

без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку “срочно” — исполняются в 3-дневный срок; имеющие пометку “оперативно” — в 10-дневный срок, остальные — в срок не более месяца;

по обращениям граждан, поступившим в организацию и требующим дополнительного изучения и проверки — до одного месяца со дня их регистрации, по остальным обращениям — не более 15 дней.

Изменение срока исполнения производится в следующем порядке:

типовые сроки - принятием нового правового акта;

индивидуальные - руководителями, которые их установили.

При необходимости изменения индивидуального срока исполнения документа основной исполнитель представляет на имя руководителя организации мотивированную просьбу (предложение) о его продлении не позднее 3-х дней до истечения этого срока.

Обо всех случаях изменения срока исполнения документов ответственный исполнитель своевременно информирует службу ДОУ для внесения изменений в РКФ - Регистрационно - контрольную форму (новый срок, дата изменения, подпись).

При уходе в отпуск, выбытии в командировку, в случае болезни, увольнении или перемещении, исполнитель обязан передать другому работнику по согласованию с непосредственным руководителем и службой, обеспечивающей контроль исполнения, все контролируемые документы, который обязан принять эти документы для последующего контроля за ходом их исполнения.

При пересылке документа на исполнение в подведомственную организацию с последующим информированием о ходе и результатах исполнения, вместе с документом пересылаются два экземпляра регистрационно-контрольной формы. После исполнения один экземпляр карточки возвращается с указанием даты и содержания исполнения.

5.3. Составление номенклатуры дел и порядок формирования дел

5.3.1.Составление номенклатуры дел

Документы после их исполнения группируются в дела. Дело – совокупность документов, относящихся к определенному вопросу или участку деятельности организации, помещенных в отдельную обложку.

В целях обеспечения единого подхода к учету, систематизации, описанию дел, быстрого поиска документов, а также определения сроков их хранения, в каждой организации ежегодно должна составляться конкретная номенклатура дел.

Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в делопроизводстве, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел учреждения разрабатывается ответственным за эту работу лицом с участием членов экспертной комиссии и квалифицированных специалистов, хорошо знающих состав документов.

Схема номенклатуры дел организации должна соответствовать утвержденной структуре организации.

При составлении номенклатуры дел используются: положения об организации и ее структурных подразделениях, планы и отчеты о работе, штатные расписания, действующие перечни документов со сроками их хранения, номенклатуры дел за прошлые годы, описи дел постоянного и долговременного хранения, справочные картотеки.

Номенклатура дел организации оформляется по установленной форме (приложение 22).

В первой графе проставляются индексы дел. Каждое дело должно иметь определенный индекс. Индекс дела состоит из установленного в организации буквенного или цифрового обозначения структурного подразделения (направления деятельности) и порядкового номера дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения.

Во вторую графу номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей). Содержание документов в деле должно строго соответствовать наименованию дела в номенклатуре.

В третьей графе проставляются количество дел (томов, частей). Эта графа заполняется по окончании календарного года.

В четвертой графе проставляются сроки хранения дел. Сроки хранения электронных документов и баз данных соответствуют сроку хранения аналогичных видов документов на традиционных носителях, и определяются по типовому перечню. Отметка ЭПК или ЭК в отдельных статьях перечней документов означает, что среди таких документов могут быть документы, имеющие научное, социально-культурное, историческое ит. д. значение.

В пятой графе «Примечание» в течение срока действия номенклатуры своевременно проставляются отметки о заведении дел, о передаче их в архив организации, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о передаче дел в другое подразделение.

Номенклатура дел состоит из разделов. Разделами номенклатуры являются названия структурных подразделений и располагаются они в соответствии с утвержденной структурой организации.

В пределах каждого раздела номенклатуры дела располагаются по степени их важности – приказы, указания, протоколы, планы, отчеты, переписка и т. д.

Заголовок дела состоит из названия вида дела (переписка, документы к совещаниям у руководителя организации и т. д.) или вида документов (приказы, протоколы, акты и др.), их содержания, а также других данных, уточняющих содержание дела (авторах документов, корреспондентах, датах событий, подлинности или копийности документов и т. п.).

В заголовках дел с перепиской указывается, с кем и по каким вопросам ведется переписка. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок, таких, как «Общая переписка», «Справочные материалы», «Дело для документов служебного пользования», «Снабжение», «Исходящие документы», «Входящие документы» и т. п., а также вводных слов и сложных оборотов.

Заголовок дела должен четко, в обобщающей форме отражать основное содержание и состав документов, быть кратким и конкретным.

В заголовках дел, содержащих плановую и отчетную документацию, указывается период, на (за) который составлены планы (отчеты).

В номенклатуру дел должна быть включена вся документация, создаваемая или получаемая организацией за год, не законченные делопроизводством дела, поступившие из другой организации для их продолжения, а также все картотеки. Электронные документы и базы данных включаются также в номенклатуру дел организации. Дела, образованные в течение календарного года и не вошедшие в номенклатуру дел, вносятся дополнительно в соответствующий ее раздел. Не включаются в номенклатуру дел печатные издания, брошюры, справочники и т. д.

В течение года в утвержденную номенклатуру дел вносятся изменения и уточнения: сведения о заведении дел, о включении новых дел, сведения об изменении сроков хранения и т. д. По окончании года вносятся итоговые сведения о количестве заведенных дел (томов) постоянного, долговременного и временного хранения, а также переходящих на следующий год и с отметкой «ЭПК»

Составленная номенклатура дел визируется начальниками структурных подразделений, утверждается руководителем организации, а затем согласовывается с соответствующим государственным или муниципальным архивным учреждением.

Номенклатура дел подлежит пересоставлению, утверждению руководством и новому согласованию с архивным учреждением (независимо от срока ее согласования) в случаях изменения функций и структуры организации, а также при заведении большого количества дополнительных дел.

Если таких изменений не произошло, номенклатура дел в конце года уточняется, перепечатывается, подписывается и утверждается в установленном порядке и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

Номенклатура дел пересогласовывается с архивным учреждением не реже чем раз в 5 лет. Утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного хранения.

В организациях, не передающих документы на государственное хранение, первый экземпляр номенклатуры дел на каждый год хранится не менее 10 лет.

5.3.2.Формирование дел

Формирование дел – это группировка исполненных документов в дела.

При формировании дел необходимо строго соблюдать следующие правила:

- помещать в дело только исполненные документы;

- помещать в дело документы, которые по своему содержанию и наименованию соответствуют наименованию дела по номенклатуре;

- документы постоянного и временного хранения группируются в отдельные дела;

- каждый документ, помещаемый в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных стандартов и настоящей Инструкции, т. е. должен содержать подпись, дату, номер, отметку об исполнителе, отметку «В дело…» и т. п.; неисполненные, недооформленные и неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям на доработку;

- включать в дело по одному экземпляру каждого документа, а для копии заводят другое дело;

- в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, незаверенные копии, дублетные экземпляры, черновики;

- в дело группируются документы одного календарного года, исключение составляют переходящие дела; личные дела; документы учебных заведений; истории болезней.

- Каждое дело должно содержать не более 250 листов (30-40- мм толщины).

Приложения, независимо от даты их составления, формируются вместе с документом, к которому они относятся.

Документы внутри дел располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании. Наиболее ранние документы располагаются в начале дела. Документ-ответ располагается после документа-запроса. Запрос и ответ должны группироваться в одно дело независимо от того, кто его готовил и отправлял.

Распорядительные документы, протоколы, положения и т. п. группируются в дела

по видам, внутри дел – по хронологии и по номерам, с относящимися к ним приложениями.

Приказы по личному составу, о награждении и поощрении группируются отдельно от приказов по основной деятельности.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам.

Утвержденные планы и отчеты, сметы, лимиты, титульные списки должны храниться в делах того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени составления и даты поступления. Например: отчеты за 2003 г., составленные в 2004 г., необходимо поместить в дела за 2003 г.; план на 2006 г., составленный в 2005 г., помещается в дело за 2006 г.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются в дела отдельно от проектов.

В дело с перепиской помещаются все документы, возникшие в ходе решения вопроса, в хронологическом порядке. Сначала подшивается инициативный документ, а затем другие документы, относящиеся к данному вопросу. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дел за предыдущий год.

5.4. Экспертиза научной и практической ценности документов

Экспертиза ценности документов - это определение их политического, народнохозяйственного, социально - культурного и иного значения в целях установления сроков хранения документов и отбора их на государственное хранение и к уничтожению.

В соответствии с Положением об Архивном фонде Российской Федерации научно-методическое руководство экспертизой ценности документов и организацию ее проведения должна осуществлять созданная в каждой организации постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК). В крупных организациях ЭК создаются и в структурных подразделениях.

В своей работе экспертные комиссии руководствуются «Положением об Архивном фонде Российской Федерации»; нормативно-методическими документами, утвержденными Государственной архивной службой России, типовыми и отраслевыми перечнями документов со сроками хранения, а также инструкциями по делопроизводству и положением об ЭК организации (Примерное положение об ЭК прилагается, приложение 23).

Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется в делопроизводстве организации ежегодно работниками делопроизводственных служб совместно с ЭК организации.

При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив организации, выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки, хранения которых истекли.

Дела с отметкой «ЭПК» или «ЭК» подвергаются полистному просмотру с целью определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению.

Не допускается отбор дел на хранение и уничтожение только на основании заголовков на обложках дел без проверки имеющихся в них документов.

На постоянное хранение в первую очередь отбираются подлинники документов. В случае отсутствия подлинников документов на хранение должны отбираться их заверенные копии, при этом должны быть приняты все меры к розыску подлинных документов.

Члены ЭК с участием специалистов организации проверяют правильность проведенного отбора документов на хранение и уничтожение путем просмотра описей, актов и документов.

По результатам экспертизы ценности документов составляются: описи документов постоянного (приложение 24а и 24 б), временного (свыше 10 лет) хранения (приложение 25) и по личному составу с титульными листами (приложение 26а и 26б), а также акты о выделении дел к уничтожению (приложение 27). Если в учреждении имеются электронные документы постоянного хранения, то на них составляются отдельные описи (Форма описи электронных документов постоянного хранения и ее титульного листа прилагается, приложения 28 и 29 )

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения по согласованию с архивом организации передаются в ведомственный архив организации по номенклатуре дел. В номенклатуру дел вносятся необходимые отметки, и составляется итоговая запись о количестве дел, передаваемых архив.

Отбор документов и дел на уничтожение и составление на них акта производится только после составления описей на дела постоянного хранения и по личному составу за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседаниях ЭК организации одновременно. Согласованные (одобренные) ЭК организации акты утверждаются руководителем организации только после утверждения экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) государственного архива описей дел постоянного хранения. После этого организация имеет право уничтожить дела с истекшими сроками хранения, включенные в данные акты. Запрещается уничтожение документов с истекшими сроками хранения до утверждения описей на документы постоянного срока хранения и по личному составу.

В организациях, не сдающих документы на государственное хранение, уничтожение документов с истекшими сроками хранения производится после утверждения ЭК вышестоящей организации описей дел по личному составу и рассмотрения акта о выделении документов и дел к уничтожению за тот же период в установленном порядке.

Документы и дела включаются в акт о выделении их к уничтожению, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января текущего года. Например, дела с трехлетним сроком хранения, законченные делопроизводством в 2005 году, могут быть уничтожены с 1 января 2009 г, с пятилетним сроком хранения – с 1 января 2011 г.

Акт о выделении документов к уничтожению составляется, как правило, на дела всей организации.

Уничтожение любых служебных документов сотрудниками организаций, а также сжигание документов, категорически запрещается.

Лица, виновные в хищении, порче или незаконном уничтожении документов постоянного хранения и по личному составу, привлекаются к ответственности в установленном порядке.

5.5. Обеспечение сохранности документов и подготовка их к сдаче в архив

5.5.1. Оформление дел

Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, подшивке или переплету дела, нумерации листов и составлению заверительной надписи, а в необходимых случаях – внутренней описи документов дела.

Сотрудник, ответственный за формирование дел в текущем делопроизводстве, обязан подшить все исполненные документы в соответствующие дела по номенклатуре.

Документы постоянного и долговременного сроков хранения (свыше 10 лет) должны быть подобраны в хронологическом порядке (более ранние документы располагаются в начале дела, а более поздние – в конце дела) и подшиты в четыре прокола в твердую обложку или переплеты. Металлические скрепки, скобы из дел удаляются. Листы в деле, кроме листов с заверительными надписями и чистых, должны быть пронумерованы черным графитным карандашом или нумератором в правом верхнем углу. Листы дела, разделенного на тома, нумеруются по каждому тому отдельно. В конце дела, на отдельном листе, делается заверительная надпись, в которой указывается количество содержащихся в деле листов, дата и подпись лица, нумеровавшего листы (приложение 30).

Дела временного хранения (до 10 лет включительно) оформляются упрощенно: могут храниться в скоросшивателях, листы в них не нумеруются, уточнение обозначений на обложках не производится, описи на дела не составляются, учет ведется по номенклатуре дел.

В процессе группировки документов в дела постоянного хранения рекомендуется составлять внутреннюю опись документов, находящихся в деле (приложение 31). Внутренняя опись помещается в начале дела и включает указание индексов документов, краткого содержания, дат и номеров листов в деле. Листы внутренней описи нумеруются отдельно, их количество в заверительной надписи обозначается после общего количества листов дела через знак + (плюс).

Обложка при заведении дел оформляется в соответствии с ГОСТ (приложение 32).

На обложках дел постоянного и временного сроков хранения указываются:

- полное наименование организации;

- наименование структурного подразделения;

- индекс дела по номенклатуре дел;

- заголовок дела по номенклатуре дел;

- номер тома (если дело состоит из нескольких томов);

- дата начала и окончания дела (датой начала дела считается дата самого раннего документа, а датой окончания – дата самого позднего документа);

- количество листов в деле, согласно заверительной надписи (указывается после окончания дела), кроме дел временного хранения, документы в которых не нумеруются.

По окончании календарного года в оформление обложек дел постоянного и долговременного хранения (свыше 10 лет), заведенных по номенклатуре дел, вносятся необходимые уточнения:

- при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов, в заголовок дела вносятся изменения и дополнения;

- если название структурного подразделения изменилось или дело передано для окончания в другое подразделение, на обложке вписывается новое название этого структурного подразделения;

- в заголовках дел, содержащих распорядительные документы (постановления, распоряжения, приказы, протоколы) указываются их номера и крайние даты, копийность документов;

- если в деле имеются документы – приложения за более ранние годы, чем год образования дела, на его обложке под датой делается оговорка: «имеются документы за … годы»;

- из заверительной надписи на обложку дела выносится количество листов в деле;

- при внесении дел в опись на обложке дела проставляется номер дела по описи.

Надписи на обложках дел следует производить четко, светостойкими чернилами или тушью. Архивные шифры, состоящие из номеров фондов, описи, дел проставляются в государственных и муниципальных архивных учреждениях.

По вопросам, связанным с подготовкой дел, подлежащих передаче на государственное хранение, необходимо консультироваться с архивными учреждениями округа.

5.5.2. Составление описей дел постоянного и долговременного хранения

После проведения экспертизы ценности и оформления документов на документы постоянного и долговременного срока хранения, в том числе по личному составу, составляются описи. Опись состоит из годовых разделов и представляет собой систематизированный перечень заголовков и других необходимых сведений о составе и содержании дел.

Описи составляются раздельно на дела постоянного (приложение 24), долговременного (свыше 10 лет) хранения (приложение 25) и по личному составу (приложение 26)

Заголовки дел в описях систематизируются в соответствии с номенклатурой, то есть, дела структурных подразделений вносятся в опись согласно существующей структуре, внутри структурного подразделения дела систематизируются по степени важности (Примерный перечень систематизации дел в описи прилагается, приложение 33)

Заголовки дел в опись вносятся полностью без сокращений и изменений в соответствии с наименованием на обложке дела. При внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «То же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью)

Каждое дело (том) имеет по описи самостоятельный порядковый номер. Порядок нумерации дел в описи – валовый.

В конце описи вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, первый и последний номера дел по описи дел, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (наличие литерных и пропущенных номеров). По требованию архивных учреждений могут составляться список сокращений, оглавление, указатели, которые составляют справочный аппарат годового раздела описи. Обязательным элементом оформления законченной описи является титульный лист (приложение 24а, 26а). Законченная опись вместе с титульным листом и справочным аппаратом к ней заключаются в твердую обложку и переплетаются.

Годовой раздел описи на дела постоянного хранения составляется в четырех экземплярах, заверяется лицом, ответственным за делопроизводство, подписывается председателем ЭК, утверждается руководителем организации и представляется на утверждение ЭПК архивного учреждения. К первому годовому разделу сводной описи дел постоянного хранения составляется предисловие.

В предисловие включаются история фондообразователя со ссылками на правовые акты о создании, реорганизации, ликвидации; сведения об основных направлениях деятельности и структуре организации за период, который охватывают дела описи; дается краткая характеристика содержания и полноты документов фонда, включенных в раздел; указывается наличие дел, выходящих за хронологические границы фонда, отмечаются наиболее типичные группы дел как по разновидностям документов, так и по содержанию, дается краткая характеристика содержащейся в описи информации о подведомственных или вышестоящих организациях; освещаются особенности формирования, описания и систематизации заголовков дел, наличие справочного аппарата к разделу, основные принципы его составления и порядок пользования им. Предисловие подписывается составителем с указанием должности и даты составления предисловия и заведующим архивом организации (лицом, ответственным за архив)

Историческая справка к фонду состоит из истории фондообразователя и истории фонда.

История фондообразователя включает характеристику исторических условий возникновения организаций, название организации – предшественника, в хронологической последовательности всех реорганизаций, следующие сведения:

-даты создания, преобразования и ликвидации организации со ссылкой на законодательные акты или распорядительные документы; название организации-преемника;

-масштаб деятельности организации, состав системы подведомственных организаций;

-место организации в системе государственного аппарата, экономической, общественно-политической, культурной и другой жизни;

-структура организации и ее изменения.

Историческая справка дополняется в случае реорганизации, изменения структуры, функции фондообразователя и т. д.

Годовой раздел сводной описи по личному составу систематизируются по номинальному признаку с учетом следующей последовательности:

приказы (распоряжения) по личному составу;

списки личного состава;

карточки по учету личного состава (при отсутствии отдельной описи личных дел);

личные дела (при отсутствии отдельной описи личных дел);

лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате (расчетные ведомости по зарплате);

невостребованные трудовые книжки (при отсутствии отдельной описи);

акты о несчастных случаях.

Указанные виды документов, образующиеся в организации в больших объемах, могут выделяться в самостоятельные годовые разделы описи (личные дела, трудовые книжки и т. п.) При необходимости к годовому разделу описи составляется справочный аппарат: оглавление, указатели, список сокращенных слов.

Годовой раздел описи на дела по личному составу организации, передающей документы на государственное хранение, печатается в трех экземплярах, подписывается составителем и представляется на рассмотрение ЭК организации. После одобрения экспертной комиссией, опись утверждается руководителем организации и представляется на согласование ЭПК соответствующего архивного учреждения.

Годовые разделы описей на дела долговременного хранения, а также описей на дела по личному составу организаций, не передающих документы на государственное хранение, печатаются в двух экземплярах, подписываются составителями, визируются руководителями соответствующих структурных подразделений и представляются на рассмотрение ЭК организации. После согласования описей экспертной комиссией они утверждаются руководителем организации и представляются на утверждение ЭК вышестоящей организации в том случае, если эти документы подлежат передаче на хранение в архив вышестоящей организации.

Дела временного хранения учитываются и хранятся в структурных подразделениях согласно номенклатуре дел.

Описи дел структурных подразделений составляются сотрудником подразделений, ответственным за делопроизводство.

5.6. Организация работы архива и использование документов

Работа архива организуется в соответствии с Положением об архиве организации.

(Типовое положение об архиве организации прилагается, приложение 34).

5.6.1. Требования к помещениям ведомственных архивов.

Дела с момента заведения их до сдачи в государственный архив хранятся в специально отведенных закрывающихся помещениях ведомственного архива или закрывающихся шкафах, предохраняющих документы от пыли, воздействия солнечного света и обеспечивающих их сохранность.

Помещения архива должны быть безопасными в пожарном отношении, гарантированы от затопления, иметь запасной выход. В помещениях не должно быть газовых и водонесущих магистральных трубопроводов. Хранение в помещениях без окон допускается при наличии в хранилище естественной или искусственной вентиляции, обеспечивающей 2-3 кратный воздухообмен в час.

Электропроводка в хранилищах должна быть скрытой, штепсельные розетки – герметичными, переносная электроаппаратура должна иметь резиновую изоляцию шнуров. Рубильник располагают вне помещений хранилищ.

5.6.2. Режимы хранения документов

Документы должны храниться в условиях, обеспечивающих их защиту от повреждений, вредных воздействий окружающей среды и исключающих утрату документов.

Постоянное хранение документов должно осуществляться в темноте.

Естественное освещение в хранилищах допускается рассеянным светом, при условии применения на окнах светорассеивателей, регуляторов светового потока, защитных фильтров, штор, жалюзи, окраски стекол. Для защиты документов применяют хранение в переплетах, папках, коробках и. т.п.

Для искусственного освещения применяют лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой поверхностью.

В помещениях архива, оборудованных системами кондиционирования воздуха, должен поддерживаться оптимальный температурно-влажностный режим, учитывающий специфику видов документов: для бумажных документов – температура 17-19° С, относительная влажность воздуха –50-55 %, для пленочных материалов: черно-белых (15° С и 40-55%), цветных (2-5° С и 40-55%), для документов на магнитных лентах и дисковых носителях - 15-20° С и 50-65%).

Резкие колебания температуры и влажности в хранилищах не допускаются. В помещениях с нерегулируемым климатом должны осуществляться мероприятия по оптимизации климатических условий на основе рационального отопления и проветривания помещений, использования средств осушения или увлажнения воздуха. Температурно-влажностный режим в хранилищах контролируются путем регулярного измерения параметров воздуха контрольно-измерительными приборами (термометрами, психрометрами, гигрометрами): в кондиционирующих помещениях – один раз в неделю, в помещениях с нерегулируемым климатом – два раза в неделю, при нарушении режима хранения – ежедневно.

Помещения ведомственного архива должны содержаться в чистоте, в условиях, исключающих возможность появления плесени, насекомых, грызунов, пыли. В помещениях хранилищ должна быть обеспечена свободная циркуляция воздуха, исключающая образование непроветриваемых зон. Открывающиеся в теплое время года окна, а также вентиляционные отверстия в стенах, потолках, полах хранилищ и наружные отверстия вентиляционных систем следуют защищать сетками с диаметром ячеек не более 0,5 мм.

В помещениях хранилищ необходимо проводить систематическую влажную уборку. Не реже одного раза в год проводится обеспыливание стеллажей, шкафов, средств хранения. Полы, плинтуса, подоконники, цокольные части стеллажей обрабатываются водными растворами антисептиков (2%-ный формалин, 55-ный катамин АБ и т. п.) При обнаружении биологических вредителей принимаются срочные меры по дезинфекции и дезинсекции помещений с привлечением работников санэпидстанции.

Охранный режим обеспечивается выбором места размещения архива в здании, техническими средствами защиты, организацией системы охраны, сигнализации, соблюдением мер пропускного режима, порядка доступа в хранилище, опечатыванием помещений архива.