Инструкция по делопроизводству (стр. 1 )

Российская Федерация

Администрация Агинского Бурятского автономного округа

ОТДЕЛ ПО ДЕЛАМ АРХИВОВ

ДЕПАРТАМЕНТА ОБЕСПЕЧЕНИЯ ИСПОНЕНИЯ ГОСУДАРСТВЕННЫХ ПОЛНОМОЧИЙ

ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ

пос. Агинское

2007 год

УТВЕРЖДЕНО

Решением Совета по архивному делу

при отделе по делам архивов

аппарата администрации Агинского Бурятского автономного округа

от № 2

ИНСТРУКЦИЯ

по делопроизводству в учреждениях,

организациях и предприятиях, действующих на территории

Агинского Бурятского автономного округа
(далее – в учреждениях, организациях и предприятиях округа)

1. Общие положения

Настоящая Инструкция устанавливает единую систему организации делопроизводства в учреждениях, организациях, предприятиях округа, направленную на обеспечение своевременного выполнения законодательных актов РФ, актов Президента РФ и Правительства РФ, постановлений Администрации округа, постановлений, распоряжений Главы администрации округа, приказов и указаний иных органов исполнительной власти, органов местного самоуправления; качественную подготовку и оформление документов, рациональную организацию их учета, хранения и использования, контроля за исполнением документов.

Настоящая Инструкция разработана с учетом требований ГОСТ Р.6 30-2003, Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Министерства культуры № 000 от 01.01.2001, с целью совершенствования на единой основе документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов и технологии работы с ними.

Выполнение настоящей Инструкции обязательно для всех работников учреждений, организаций и предприятий округа, связанных с получением, хранением, обработкой и исполнением организационно-распорядительных и других служебных документов.

Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных настоящей Инструкцией правил и порядка работы с документами, их сохранность несут руководители учреждений, организаций и предприятий, которые обязаны осуществлять проверку ведения делопроизводства, организацию контроля за исполнением документов в подведомственных организациях, принимать оперативные меры к устранению выявленных недостатков.

В учреждениях, организациях и предприятиях, где по штату не предусмотрен специальный работник для ведения делопроизводства, приказом руководителя назначается уполномоченное (ответственное) лицо за эту работу из числа специалистов.

Уполномоченное (ответственное) лицо за ведение делопроизводства обеспечивает учет и прохождение документов в установленные сроки, правильное их оформление, информирует руководство о состоянии их исполнения, осуществляет ознакомление работников с нормативными и методическими документами по делопроизводству.

При увольнении или переводе на другую работу работника, ответственного за ведение делопроизводства организации, составляется и утверждается руководителем акт сдачи и приема, находящихся в текущем делопроизводстве и законченных дел, карточек, журналов регистрации, бланков документов и т. д.

Работники, назначенные по приказу руководителя ответственными за ведение делопроизводства и архива, несут персональную ответственность за выполнение требований настоящей Инструкции, сохранность находящихся у них служебных документов. За утрату документов, нарушение сроков их исполнения, а также направление в дело неисполненных документов виновные привлекаются к ответственности.

Применяемые в делопроизводстве печати и штампы хранятся в сейфах или опечатываемых металлических шкафах у лиц, на которых руководством возложены обязанности заверять документы печатями и штампами.

Образцы служебных бланков разрабатываются в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003 и утверждаются руководством. Служебные бланки должны храниться в запирающихся и опечатываемых шкафах, и расходование их учитывается ответственным лицом за ведение делопроизводства в журнале установленной формы.

2.Документирование и правила оформления документов

2.1.Состав управленческих документов

Состав управленческих документов, издаваемых (используемых) организацией, определяется ее правовым положением, компетенцией и функциями, порядком решения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с органами государственной власти и другими организациями, формой собственности.

В соответствии с действующим законодательством и иными нормативными правовыми актами государства организации издают следующие распорядительные документы: постановления, приказы, распоряжения, положения, уставы, правила, инструкции, решения, регламенты.

В положениях, уставах, регламентах организации устанавливаются основные системно связанные между собой правила деятельности организаций, их структурных подразделений и подведомственной системы.

Постановления, решения принимаются для разрешения принципиальных вопросов деятельности организации или объединения организаций; принимаются преимущественно коллегиально, в составе протоколов, но получают правовую форму как самостоятельные документы.

Приказами и распоряжениями оформляются управленческие решения, как нормативного характера, так и по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам преимущественно внутренней деятельности. Возможно издание распоряжения при организации выполнения сложных приказов и иных поручений.

Правила как документ являются нормативным правовым актом, в котором формулируются основополагающие требования к той или иной деятельности или поведению.

Инструкция - правовой акт, детализирующий и обеспечивающий выполнение нормативных правовых актов, используемых организацией в соответствии с ее компетенцией.

Состав распорядительных документов, издаваемых организацией, устанавливается в уставе (положении) организации в соответствии с действующим законодательством.

Другие документы организации, не носящие нормативный правовой и распорядительный характер: акт, анкета, график, договор, доклад, докладная записка, объяснительная записка, должностная инструкция, заявление, заключение, заказ (на размножение), заявки разного рода, обзор, отзыв, извещение, справка, сводка, список, свидетельство, перечень, протокол, письмо, предложения, штатное расписание, регистрационно-контрольная карточка.

В целях упорядочения документирования в организациях разрабатываются унифицированные формы документов (УФД), представляющие собой совокупность реквизитов и блоков информации, используемых в соответствии с решаемой задачей и расположенных в определенном порядке на носителе. УФД создаются на бумаге стандартного формата и на электронных носителях и используются как бумажный бланк унифицированной формы или как электронный шаблон для подготовки документа.

Унифицированные формы должны обеспечивать юридическую силу документов, способствовать оперативному исполнению и последующему использованию их в справочных и научно-технических целях.

Перечень унифицированных форм документов, разрешенных для применения в организации, включается в Табель унифицированных форм документов, например: Приложение 1.

В Табель унифицированных форм документов включаются формы, утвержденные законодательными актами, постановлениями Правительства Российской Федерации, органами межведомственной и ведомственной координации, надведомственного контроля и надзора, формы документов, не включенные в ОКУД, но прошедшие унификацию и утвержденные распорядительными документами организации.

Разделами Табеля являются структурные подразделения организации и (или) управленческие задачи, решаемые подразделением или организацией в целом. Например, «Отдел кадров», «Договорный отдел», «Отдел инвестиций» и т. п. или «Распорядительная деятельность», «Договорная деятельность», «Управление кадрами организации» и т. п.

В Табеле устанавливаются названия документов, участвующих в решении задачи, процедура их создания, придания юридической силы, порядок прохождения, оформления, исполнения, хранения и утилизации. Установленная процедура прохождения каждого документа представляет собой схему документооборота организации.

Табель УФД разрабатывается службой ДОУ совместно со службой автоматизации ДОУ на основании материалов, подготовленных структурными подразделениями. Табель утверждается руководителем организации и является документом, обязательным для исполнения. Ведение Табеля, т. е. наблюдение за соблюдением и внесение изменений осуществляет служба ДОУ.

2.2. Требования к бланкам управленческих документов

Состав и виды применяемых в организации бланков утверждается руководителем организации по представлению службы документационного обеспечения управления.

Документы организаций оформляются на бланках. Бланки документов изготавливаются на стандартных форматах бумаги А 4 (210х297), А5 (148х210). Отдельные документы, содержащие табличные тексты большого объема могут изготовляться на бумаге формата А3 (297х420).

Бланки документов изготовляются средствами полиграфии (при необходимости большого тиража), на принтерной технике, путем ксерокопирования. Бланки документов рекомендуется нумеровать и учитывать в службе документационного обеспечения.

Каждый лист документа должен иметь поля не менее:

20мм – левое;

10мм – правое;

20мм – верхнее;

20мм – нижнее.

Бланки документов оформляют в соответствии с приложениями 2а и 2б. Ориентировочные границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.

В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков – угловой (приложение № 2а) и продольный (приложение № 2б).

Реквизитили 03) располагают над серединой реквизита 08. Реквизит 03 допускается располагать на уровне реквизита 08.

Реквизиты 08, 09, 10,14, ограничительные отметки для реквизитов 11,12,13 в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:

- центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);

- флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

Для организации, ее структурного подразделения устанавливают следующие виды бланков:

- общий бланк (приложение 3);

- бланк письма (приложение 4 и 5);

- бланк конкретного вида документа (приложение 6).

Организации могут применять бланки должностных лиц (приложение 7).

Бланки структурных подразделений организации применяются только для тех из них, руководители которых имеют право издавать распорядительные документы и осуществлять переписку со сторонними организациями.

Общий бланк организации используют для изготовления любых видов документов, кроме письма. Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизитыили 03), 08,11,14.

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизитыили 03), 04, 05, 06, 08, 09 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11,12,13,14,15,17,18,19,20.

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизитыили 03), 08, 10,14 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11,12,13,18,19.

Документы, издаваемые от имени двух или более организаций, оформляются без бланка.

При подготовке и оформлении документов на компьютерных средствах рекомендуется применять текстовый редактор Word for Windows версии от 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размером № 12 (для оформления табличных материалов), 13, 14, 15, Times DL размером № 12, 13, 14 через 1-2 интервала.

Применение в деятельности организаций электронного (безбумажного) документирования (электронных документов) определяется ее техническими возможностями, требованиями органов государственной власти к формам представления им обязательной документированной информации, наличием в организации средств защиты информации от несанкционированного доступа, условиями использования электронных документов в правоприменительной практике.

2.3.Состав реквизитов документов.

При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты (Приложение 8):

01 – Государственный герб Российской Федерации;

02 – герб субъекта Российской Федерации;

03 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 – код организации;

05 – основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 – идентификационный номер налогоплательщика/ код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 – код формы документа;

08 – наименование организации;

09 – справочные данные об организации;

10 – наименование вида документа;

11 – дата документа;

12 – регистрационный номер документа;

13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 –место составления или издания документа;

15 – адресат;

16 – гриф утверждения документа;

17 – резолюция;

18 – заголовок к тексту;

19 – отметка о контроле;

20 – текст документа;

21 – отметка о наличии приложения;

22 – подпись;

23 – гриф согласования документа;

24 – визы согласования документа;

25 – оттиск печати;

26 – отметка о заверении копии;

27 – отметка об исполнителе;

28 – отметка об исполнении документа и направлении в дело;

29 –отметка о поступлении документа в организацию;

30 – идентификатор электронной копии документа.

2.4.Требования к оформлению реквизитов документов (см. приложения 2а и 2б)

2.4.1. Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом «О государственном гербе Российской Федерации».

2.4.2. Герб Агинского Бурятского автономного округа помещают на бланках документов в соответствии с Законом Агинского Бурятского автономного округа «О Гербе, Флаге, Гимне Агинского Бурятского автономного округа»

2.4.3. Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с Уставом (положением об организации).

2.4.4. Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

2.4.5. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

2.4.6. Идентификационный номер налогоплательщика (код причины постановки на учет ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

2.4.7. Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

2.4.8. Наименование организации

Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.

Над наименованием организации, указывают сокращенное или полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).

Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

2.4.9. Справочные данные об организации.

Справочные данные об организации включают в себя: почтовый адрес и индекс, номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и т. д.)

2.4.10. Название вида документа

Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000).

На каждом документе, кроме письма, должно быть указано название вида документа: приказ, инструкция, указание, протокол, акт, заключение, справка, докладная записка и т. д.

Название вида документа должно соответствовать компетенции организации, содержанию документируемого управленческого действия.

Реквизит «наименование вида документа» располагается как постоянная часть в составе штампа общего бланка документа, кроме бланка для писем.

Может применяться и общий бланк, на котором, ниже наименования учреждения, организации, предприятия печатается реквизит «наименование вида документа». В документах, оформленных не на бланках, реквизит «название вида документа» печатают от нулевого положения табулятора над реквизитом «заголовок к тексту».

2.4.11. Дата документа

Датой документа является дата его подписания, утверждения или события, которая зафиксирована в документе, например: датой приказа и письма является дата их подписания; протокола – дата заседания; акта – дата события; плана, отчета, инструкции и других документов, требующих утверждения - дата их утверждения.

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.

Документы вступают в силу с момента подписания (утверждения), если в самих документах или законодательством не предусмотрен иной срок вступления их в силу.

Документы, изданные двумя и более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

В состав даты входят число, месяц и год. Все даты в документах оформляются цифровым способом: датирование документа, резолюции, графа утверждения, графа согласования и в тексте документа.

Словесно-цифровой способ оформления дат, например: 20 мая 2006 г., можно применять, в основном в документах, содержащих сведения финансового характера.

Даты оформляются арабскими цифрами, разделенными точками, со следующей последовательностью элементов: день месяца, месяц, год (четыре последние цифры - год), например: дату 26 мая 2006 года следует оформить 26.05.2006 (после года точка не ставится). Например, при ссылке в тексте на правовой акт или иной документ, дата оформляется следующим образом: Постановление Правительства РФ № 000 от 01.01.2001

Допускается и оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2006.03.05

Если порядковый номер месяца или день месяца состоят из одной цифры, то перед ними проставляется 0, например: 1 июня 2006 года следует оформить – 01.06.2006

Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, датируются и подписываются.

2.4.12. Регистрационный номер документа

Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

2.4.13. Ссылка на регистрационный номер и дату документа

Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.

2.14.14. Место составления или издания документа

Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.

2.4.15. Адресат

В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные и физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Например (здесь примеры наименования организаций, их справочные данные и др. являются условными):

Министерство юстиции РФ

Департамент информатизации

и научно-технического обеспечения

При адресовании документа должностному лицу наименование организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия в дательном, например:

Министерство транспорта и связи

Российской Федерации

Начальнику Департамента

перевозок

или

Генеральному директору

объединения «Агропром»

Если документ адресован в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:

Главам администрации

муниципальных районов

Читинской области

Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке. Например:

Главному редактору

Издательского дома

«Медиадом»

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большом числе адресатов составляют список рассылки документа.

В состав реквизита «адресат» может входить почтовый адрес. Почтовый адрес корреспондента указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

Минюст России

Планово-экономический отдел

Ильинка ул., Москва, 117393

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя (без наименования должности), затем почтовый адрес, например:

г. Липки, Киреевский район

Тульская обл., 301264

2.14.16. Утверждение

Утверждение документа – особый способ удостоверения документа после его подписания, санкционирующий распространение действия документа на определенный круг организаций, должностных лиц и граждан. Документ, подлежащий утверждению, приобретает юридическую силу с момента его утверждения.

Документы утверждаются руководителем организации или другими должностными лицами, в компетенцию которых входит решение вопросов, изложенных в утверждаемых документах.

Утверждению подлежат инструкции, правила, положения, уставы и другие нормативные документы, акты контрольно-ревизионного характера, акты приема в эксплуатацию законченных строительством зданий и сооружений, акты приема и передачи дел и т. д. (Примерный перечень документов, подлежащих к утверждению, прилагается (приложение 9).

Утверждение документа производится проставлением грифа утверждения или изданием распорядительного документа (постановления, приказа) – в тех случаях, когда требуются дополнительные действия (ввести его в действие с определенной даты, дать предписания и разъяснения).

Гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек и двоеточия), наименования должности лица, утверждающего документ (включая наименование организации, если оно не входит в состав реквизитов бланка), личной подписи, ее расшифровки (инициалы и фамилия) и даты утверждения, например:

УТВЕРЖДАЮ

Начальник Департамента

образования и молодежной политики

___________

дата

Допускается в реквизите «Гриф утверждения документа» центрировать элементы относительно самой длинной строки.

УТВЕРЖДАЮ

Начальник Департамента

образования и молодежной политики

___________

дата

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

При утверждении документа постановлением, приказом, решением, протоколом гриф утверждения состоит из слов УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. Например:

УТВЕРЖДЕНО

Постановлением Главы

муниципального района

«Серпуховский район»

или

УТВЕРЖДЕН

Решением общего собрания

акционеров

Гриф утверждения располагается в правом верхнем углу первой страницы документа.

2.4.17. Резолюция

В резолюциях отражаются результаты рассмотрения документов руководителем. В них содержатся указания по исполнению документов.

В состав резолюции включаются следующие обязательные элементы: фамилия и инициалы исполнителя (исполнителей), которому направляется документ, предписываемое действие (указание о порядке и характере исполнения документа), срок исполнения (в необходимых случаях), личная подпись руководителя, дата подписания резолюции. Формулировки резолюции должны быть конкретными.

Прошу подготовить проект

договора с Рассвет»

к 07.02.2007

личная подпись

дата

На документе, как правило, должно быть не более одной резолюции. Последующие резолюции необходимы, если в них детализируется порядок исполнения документа или уточняется его исполнитель. При наличии двух и более резолюций недопустимы их дублирование и противоречия между ними.

В резолюции, как правило, указывается ограниченное число исполнителей – один, два, реже – три-четыре. В качестве исполнителей в резолюции устанавливаются должностные лица, а не структурные подразделения.

В случаях, когда поручение дано нескольким должностным лицам, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым, если не оговорено иное. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координации их работы.

Срок исполнения документа указывается в резолюции в том случае, если он отличается от типового срока исполнения, установленного законодательством.

Допускается оформление резолюции на отдельном листе с обязательным указанием документа, к которому относится данная резолюция.

2.4.18. Заголовок к тексту документа

Заголовок к тексту документа (краткое изложение содержания) составляется к любому документу, оформляемому на бланке или листе бумаги формата А 4 (210х297мм), независимо от его вида и назначения. Он должен быть максимально коротким, точно передавать смысл текста.

Формируется заголовок, как правило, с помощью отглагольного существительного, отвечая на вопрос «о чем?»: «О выделении …», «Об изменении…», «Об отмене…». Заголовок должен грамматически согласовываться с названием документа. Например: приказ (о чем?) о создании предприятия; карточка (чего?) учета движения основных средств.

Если в документе отражено несколько вопросов, заголовок может формулироваться обобщенно. В документах большого объема или отражающих несколько вопросов наряду с заголовком составляются подзаголовки.

Заголовок не составляется к телеграммам, телефонограммам, извещениям. К тексту документов, оформленных на бланках формата А5 (148х210мм), заголовок допускается не указывать.

В заголовке допускается применять общепринятые сокращения слов и словосочетания, соответствующие требованиям стандартов.

2.14.19. Отметка о контроле

Эта отметка проставляется на документах, исполнение которых контролируется, и состоит из слова «контроль» или обозначают буквой «К», которые пишутся от руки или наносится резиновым штемпелем, штампом или красным карандашом.

2.4.20. Требования к текстам документов

Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации. Текст документа должен содержать достоверную и аргументированную информацию, изложенную ясно, убедительно, кратко. Содержание должно быть увязано с ранее изданными по данному вопросу документами.

Тексты документов рекомендуется разделять на две основные части. В первой части указывают задачи, причины, цели составления документа. Во второй части излагаются выводы, предложения, решения, распоряжения или просьбы. В отдельных случаях текст документа может содержать одну заключительную часть, например, приказы – распорядительную часть без изложения причин издания, письма, заявления – просьбу без пояснений.

Документ составляется, как правило, только по одному вопросу, что ускоряет его рассмотрение и способствует правильному формированию дел. Особенно важно учитывать это требование при подготовке распорядительных документов (приказов, указаний). При необходимости обращения к адресату по двум и более вопросам следует оформлять соответствующее число различных документов.

Текст документов, содержащих информацию по различным вопросам деятельности (доклады, инструкции, отчеты и т. д.), допускается подразделять на разделы, пункты и подпункты. Нумеруют разделы, пункты, подпункты только арабскими цифрами. Порядковые номера частей текста отделяются точками, например, обозначение 2.14.5. соответствует разделу 2, пункту 14, подпункту 5.

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации – автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

Тексты документов составляются с соблюдением следующих принципов: предельная краткость, исключение лишней информации, полнота информации, объективность содержания, точность фактов, четкость словесных формулировок, не допускающих различных толкований.

Тексты документов необходимо писать простым языком, без сложных словосочетаний.

В распорядительных документах необходимо использовать форму изложения текста от первого лица единственного числа (ПОСТАНОВЛЯЮ, ПРИКАЗЫВАЮ – постановлениях, приказах, а в необходимых случаях ПРЕДЛАГАЮ, ПРОШУ и т. д.), что является отражением принципа единоначалия. В постановлениях коллегиальных органов управления используется форма изложения текста от третьего лица единственного числа (ПОСТАНОВЛЯЕТ), что является отражением принципа коллегиальности.

В других видах документов используется форма изложения текста от третьего лица единственного числа, например: «Агинский окружной государственный архив просит …», «Институт не возражает …».

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили» и т. д.)

В таких документах, как докладные записки, объяснительные записки, заявления используется форма изложения от первого лица единственного числа, например:

«Считаю необходимым …», «Прошу направить …».

Тексты документов с однотипным, сходным содержанием рекомендуется унифицировать. Сущность унификации состоит в создании типовых и трафаретных текстов, пригодных для многократного использования при составлении документов.

Типовые тексты – это тексты–образцы, на основе которых исполнитель составляет текст аналогичного содержания с добавлением конкретной информации (цифр, фактических данных, фамилий исполнителей и др.) с сохранением основной конструкции и формулировок типового образца.

Трафаретные тексты – это дословное воспроизведение на бланках документов (типографским или другим способом) постоянной части текста, повторяющейся в каждом однотипном документе, с пропусками для последующего заполнения конкретной информацией, индивидуальной для каждого текста. В организациях должна использоваться унифицированная документация, обеспечивающая возможность применения средств организационной и вычислительной техники.

Тексты документов могут оформляться в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множительного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и т. д.) Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками (Приложение 10). Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

2.14.21. Оформление приложений

Приложения к документу могут быть трех видов:

- утверждаемые или вводимые в действие соответствующими распорядительными документами;

- поясняющие или дополняющие содержание основного документа;

- являющиеся самостоятельными документами, направляемые с сопроводительным письмом.

Указание о наличии приложений может содержаться в тексте основного или сопроводительного документа. Название приложения, число листов в нем и экземпляров помещается между текстом и реквизитом «подпись».

Приложения к распорядительному документу содержат в верхнем правом углу первого листа отметку с указанием названия распорядительного документа, его даты и номера по форме:

Приложение к приказу

директора

от ____________ №_______

При наличии нескольких приложений к распорядительному документу на них проставляется порядковый номер: «Приложение 1», «Приложение 2» и т. д. Приложениям присваиваются порядковые номера в соответствии с очередностью их упоминания в тексте.

Допускается слово «приложение № » печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:

ПРИЛОЖЕНИЕ № 2

к приказу Министерства культуры

Если документ имеет приложения, упоминаемые в тексте, то отметку о наличии приложения оформляют по следующей форме,

например: Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если документ имеет приложения, не названные в тексте, то их наименования необходимо перечислить с указанием количества листов в каждом приложении и числа их экземпляров, например:

Приложение: 1. Штатное расписание агрокооператива «Цокто-Хангил» на 4 л. в 1 экз.

2. Положение об отделе сельского хозяйства на 7 л. в 2 экз.

Если к документу прилагается документ, имеющий приложение, то отметку о наличии приложения оформляют по следующей форме:

Приложение: ________________________________________________

(название документа и наименование организации

или автора, дата и индекс документа)

и приложение к нему, всего на ___________л.

Например:

Приложение: письмо Росархива от 22.01.96 № 4 /3032 и приложение

к нему, всего на 7 л.

Отметка о наличии приложения может содержать дополнительные учетные данные.

Если документ направляется в несколько адресов, а приложение не во все адреса, об этом делается отметка, например:

Приложение на 16 л. в 1 экз. в первый адрес.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.

При большом количестве приложений на них составляется отдельная опись, а в самом документе после текста указывается: «Приложение: согласно описи на 98 л.»