Инструкция по делопроизводству (стр. 9 )

наименование должности

руководителя учреждения

______________Ф. И.О. руководителя

______________

дата

ПОЛОЖЕНИЕ ОБ АРХИВЕ ОРГАНИЗАЦИЙ, УЧРЕЖДЕНИЙ, ПРЕДПРИЯТИЯ

________________________________________________________________________________

(наименование учреждения, организации, предприятия)

1. Общие положения

1.1.Для организации хранения, учета, практического и научного использования законченных делопроизводством документов в учреждении действует архив.

1.2.В своей работе архив руководствуется приказами и указаниями вышестоящего ведомства и своего учреждения, правилами и инструкциями Федерального архивного агентства, основными правилами работы архивов учреждений и настоящим положением.

1.3.Заведующий архивом или ответственное лицо за архив назначается руководителем учреждения.

1.4. Архив работает в соответствии с планом, утвержденным руководством учреждения и отчитывается перед ним по своей работе

1.5. Круг обязанностей работника архива определяется должностными инструкциями, утвержденными руководителем учреждения.

2.Состав документов архива.

2.1.В состав документов архива входят:

2.1.1.законченные делопроизводством документы, образовавшиеся в результате деятельности учреждения

2.1.2.документы ликвидированных учреждений, организации и предприятий, входивших в систему данного учреждения, а также их предшественников

2.1.3.кинофотодокументы, относящиеся к деятельности учреждения

2.1.4.личные фонды деятелей науки, техники, литературы, искусства и наиболее выдающихся новаторов производства, заслуженных людей, работающих в данном учреждении или подчиненных ему организациях и предприятиях.

2.2.В состав архива входит также научно-справочный аппарат, раскрывающий состав и содержание документов архива (описи, исторические справки, каталоги и т. д.)

3.Функции архива

3.1.Архив осуществляет следующие функции:

3.1.1.принимает, учитывает и хранит законченные делопроизводством документы, обработанные в соответствии с Основными правилами ведомственных архивов и Основными положениями ЕГСД

3.1.2.совместно с Экспертной комиссией учреждения и ответственным лицом за ведение делопроизводства контролирует сохранность и правильность оформления дел в структурных подразделениях учреждения, принимает участие в составлении номенклатуры дел и проверяет правильность формирования дел в соответствии с утвержденной номенклатурой

3.1.3.участвует в проверке состояния архивов и делопроизводства в подведомственных учреждениях, организациях и предприятиях

3.1.4.организует экспертизу научной и практической ценности документов, хранящихся в архиве

3.1.5.осуществляет учет документов, хранящихся в подведомственных учреждениях

3.1.6.организует использование документов и выдает в установленном порядке справки, копии, выписки по документам, как заинтересованным учреждениям, так и отдельным лицам

3.2. Архив ведет следующую методическую работу:

3.2.1.изучает и обобщает опыт работы архивов учреждений, организаций, предприятии системы

3.2.2.консультирует работников подведомственных учреждений по вопросам постановки документальной части делопроизводства и архивного дела

3.2.3.принимает участие в разработке и составлении инструкции и памяток по делопроизводству, номенклатуры дел, перечней документов с указанием сроков хранения и т. д. для учреждений системы.

3.2.4.участвует в проведении мероприятий по повышению деловой квалификации секретарей-делопроизводителей, а также работников подведомственных учреждений

3.3.Архив ежегодно высылает в архивные учреждения округа паспорт своего архива согласно установленной форме

4.Передача дел в архив учреждения

4.1.В архив учреждения передаются дела постоянного и временного сроков хранения (свыше 10 лет), в том числе по личному составу, через год после завершения их в делопроизводстве структурных подразделении. .Дела временного хранения(до 10 лет включительно) передаются в архив по усмотрению руководства учреждения.

4.2. Сдача дел в архив учреждения осуществляется по графику, утвержденному руководством учреждения. Архив принимает дела по описям и номенклатурам дел. Если отдельные дела необходимо оставить в делопроизводстве для текущей работы, архив учреждения оформляет выдачу этих дел во временное пользование. Заведующий архивом или лицо, ответственное за архив учреждения расписывается в приеме дел в годовом разделе описи, указывая дату приема и количество принятых дел.

4.3. До передачи в государственные архивы документы, подлежащие государственному хранению, хранятся в архивах учреждении в течение следующих сроков:

-в архивах учреждения документы постоянного срока хранения хранятся в течение 5 лет

-документы по личному составу (книги приказов по личному составу, лицевые счета, личные дела) хранятся в архивах учреждении 75 лет

По истечении указанных сроков документы, подлежащие государственному хранению, передаются из архивов учреждении в государственные архивы.

5.Права архива.

5.1.Для выполнения указанных выше функции архиву предоставляется право:

5.1.1.требовать от руководителей структурных подразделений своего учреждения и подведомственных организации и предприятии соблюдения установленных правил постановки делопроизводства и работы архивов

5.1.2.докладывать руководству учреждения о состоянии постановки делопроизводства и хранения документов в самом учреждений и в подведомственных ему организациях и учреждениях

5.1.3.участвовать в работе экспертной комиссии учреждения и привлекать в необходимых случаях в качестве экспертов и консультантов специалистов, работающих в данном учреждении.

Приложение 35

Наименование организации

АКТ

УТВЕРЖДАЮ

________________ № ________________ Наименование должности

__________________________________ руководителя организации

(место составления)

проверки наличия и состояния дел Подпись Расшифровка

__________________________________ подписи

(постоянного, временного хранения, по личному составу) Дата

Фонд № __________________________

(название фонда)

Основание ______________________________________________________________________

(плановая, перемещение документов, стихийное бедствие и т. д.)

Составлен комиссией:

Председатель комиссии ___________________________________________________________

(наименование должности, фамилия, инициалы)

Члены комиссии: ________________________________________________________________

(наименование должностей, фамилия, инициалы)

________________________________________________________________________________

Проверка проводилась с ____________________ по _____________________

Проверкой установлено:

1. Всего числится по номенклатурам дел (описям): ________________________________ дел,

(цифрами и прописью)

в том числе, согласованным с ЭПК архивного учреждения __________________________ дел

(цифрами и прописью)

2. Всего не оказалось в наличии ________________________________________________ дел,

(цифрами и прописью)

в том числе по номенклатурам дел (описям), согласованным с ЭПК архивного учреждения _____________________________________________________________________________ дел

(цифрами и прописью)

3. Имеют литерные номера:

3.1. не учтенные в итоговых записях описей_________________________________ дел

((цифрами и прописью)

3.2. не перечисленные, но учтенные в итоговых записях ______________________ дел

(цифрами и прописью)

4. Пропущено номеров:

4.1. не учтенных в итоговых записях _______________________________________ дел

(цифрами и прописью)

4.2. не перечисленных, но учтенных в итоговых записях ______________________ дел

(цифрами и прописью)

Продолжение приложения 35

5. Неправильно положенных дел, относящихся к другим фондам

_____________________________________________________________________________ дел

(цифрами и прописью)

6. Оказалось в наличии по данному фонду (включенных в номенклатуры дел, описи)

_____________________________________________________________________________ дел

(цифрами и прописью)

7. Имеется не включенных в номенклатуры дел, описи

_____________________________________________________________________________ дел

(цифрами и прописью)

8. Всего по данному фонду (включенных и не включенных в номенклатуры дел, описи) имеется в наличии ________________________________________________________________________ дел

(цифрами и прописью)

из них:

8.1. требующих дезинфекции _____________________________________________ дел

(цифрами и прописью)

8.2. требующих дезинсекции ______________________________________________ дел

(цифрами и прописью)

8.3. требующих реставрации _____________________________________________ дел

(цифрами и прописью)

8.4. требующих переплета и подшивки _____________________________________ дел

(цифрами и прописью)

8.5. требующих восстановления затухающих текстов__________________________ дел

(цифрами и прописью)

8.6. неисправимо поврежденных __________________________________________ дел

(цифрами и прописью)

8.7. требующих обработки _______________________________________________ дел

(цифрами и прописью)

8.8. выдано во временное пользование _____________________________________ дел

(цифрами и прописью)

9. Общая характеристика состояния и условий хранения документов. Основные отрицательные явления в состоянии и условиях их хранения.

Приложение: лист(ы) проверки наличия и состояния дел (№...)

Проверку проводили:

Наименование должностей Подписи Расшифровка

подписей

Дата

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК организации

от ________________ № __________

Формат А4 (210Х297 мм)

Форма акта проверки наличия и состояния дел фонда

Приложение 36

_____________________________________________________________________________

(наименование организации)

_____________________________________________________________________________

(название архива организации)

КНИГА

учета поступления и выбытия

документов

Том № __________________

Начат ___________________

Окончен _________________

Формат А4 (210х297 мм)

Форма титульного листа книги учета поступления и выбытия документов

Продолжение приложения 36

№ п/п	Дата поступления или выбытия документов	Наименование организации (структурного подразделения, лица, архива), от которой поступили (или выбыли) документы	Название, номер и дата документа, по которому поступили или выбыли документы	Название и номер фонда, описи поступивших или выбывших документов, включенных в опись	Крайние даты поступивших или выбывших документов, включенных в опись	Поступление описанных документов	Выбытие описанных документов	Неописанных дел, документов, листов	Примечание
Количество дел	Количество дел
Постоянного хранения	Временного (свыше 10 лет)	По личному составу	Постоянного хранения	Временного (свыше 10 лет)	По личному составу	Поступило	Выбыло
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14	15

Итого в ________ году поступило ________________________________________ ед. хр. (для аудиовидеодокументов – +ед. уч.), в том числе:

(цифрами, прописью)

Показываются раздельно итоговые данные по графам 10, 11, 12, 14

Наименование должности лица,

составившего итоговую годовую запись Подпись Расшифровка подписи

Заведующий архивом Подпись Расшифровка подписи

Дата

Формат А3 (297х420мм)

Приложение 37

 

Кому представляется____________________ Приложение к Инструкции по проведению

_______________________________________ инвентаризации и учета состояния

аудиовизуальной документации

Кем представляется______________________

_______________________________________
Форма собственности____________________

ПАСПОРТ

ведомственного архива, хранящего управленческую, аудиовизуальную документацию

1.ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ

Код строки	Кол - во фондов	Площадь архивохранилища в кв. метрах	Загруженность архивохранилища в процентах
А	1	2	3
101

2.СВЕДЕНИЯ О ДОКУМЕНТАХ

Показатели	Код строки	Количество единиц хранения
Всего	Крайние даты	Из них внесено в описи, утвержденные (согл.) ЭПК архивного учреждения	Хранится сверх установленного срока	Образуется в год дел
начальная	конечная	Всего	Крайние даты
начальная	конечная
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10
постоянного хранения	201
по личному составу	202
фотодокументы	203
фонодокументы	204
видеодокументы	205
кинодокументы	206

3. КАДРЫ