Единая система электронного документооборота для государственных органов Республики Казахстан (стр. 10 )

Рисунок 83 Образ документа

12.  Формирование напоминаний по исполнению контрольных документов и аналитических справок

Формирование напоминаний и аналитических справок производится в БД «Отчеты»

Модуль «Отчеты» - это отдельная база данных, помещаемая на сервер ведомства и настраиваемая с другими базами. Она имеет 2 представления: Отчеты – По группам (полный список шаблонов отчетов с указанием даты создания и описания (названия) отчета) и Для Администратора где прописаны все документы базы в иерархическом и плоском виде (Рисунок.84).

Рисунок 84 «Представления БД «Отчеты»

Шаблоны отчетов создаются Администратором ЕСЭДО по заявкам пользователей.

Для получения напоминания либо отчета необходимо установить курсор на название шаблона. Нажать кнопку «Выполнить» и заполнить необходимые поля в появившемся окне. (Рисунок. 85). После нажатия кнопки «ОК» система покажет формулу, которая получилась в результате использования запроса и фильтров. После нажатия кнопки «ОК» начнется формирвание отчета.

Рисунок 85 Предварительное окно для создания отчета

Сформированный отчет содержит в себе информацию о дате, времени и авторе формирования отчета (Рисунок. 86)

Рисунок 86 Результат формирования отчетов

Для просмотра отчета необходимо выделить результат формирования и нажать “Enter”. Появиться окно «Результат отчета». (Рисунок.87) Выделить вложенный файл и нажать “Enter”. Выйдет диалоговое окно с предложенными операциями. «Просмотр» - возможность просмотра файла, «Открыть» - просмотр, печать, «Редактировать» - просмотр, редактирование, сохранение исправлений, печать.

Рисунок 87 Файл-содержимое отчета

Результаты отчетов сохраняются. При желании их можно удалить. Операцию удаления производит пользователь, которому дан доступ на базу «Delete».

13.  Работа с базой данных «Справка»

База данных «Справка» предназначена для получение информации о работе баз данных системы ЕСЭДО в процессе создания документов.

Для работы с БД «Справка» ПО ЕСЭДО существует несколько способов:

Работа непосредственно с БД «Справка». Необходимо открыть БД «Справка» и работает с ней с помощью поиска для нахождения необходимой информации.

Обращение к БД «Справка» из БД «Корреспонденция». Если при работе с БД «Корреспонденцией» возникает какая либо проблема, связанная с незнанием функционала программного обеспечения, или непонятно назначение тех или иных полей и кнопок, то можно обратиться к БД «Справка» через использование клавиши F1.

В этом случае текст справки можно вызвать в двух случаях: если пользователь находится в каком либо представлении, тогда выйдет информации о данном представлении, либо если пользователь находится в какой-либо форме, тогда выйдет информация о данной форме. При закрытой базе данных информация по клавише F1 получена не будет.

При работе со статьями БД «Справка» используются множественные ссылки на другие статьи, дополняющие ту или иную тему.

Для удобства пользователя в БД «Справка» созданы индексированные разделы, где помещены статьи, имеющие отношение к одной теме.

Если при описании работы с системой ЕСЭДО пользователь встретится с незнакомым термином, то можно воспользоваться статьей «Тезаурус», в которой описаны все термины, встречающиеся в Единой системе электронного документооборота.

Составил

Наименование организации	Должность исполнителя	Ф. И.О.	Подпись	Дата
АО «Национальные информационные технологии»	Главный аналитик

Согласовали

Наименование организации	Должность	Ф. И.О.	Подпись	Дата
Агентство Республики Казахстан по информатизации и связи
АО «Национальные информационные технологии»	Заместитель Председателя Правления
Исполнительный директор НСЭД
Заместитель исполнительного директора НСЭД

ЛИСТ ЗАМЕЧАНИЙ

Замечание	Дата	Автор

ЛИСТ РЕГИСТРАЦИИ ИЗМЕНЕНИЙ

Номера листов (страниц)	Всего листов(страниц) в документе	№ документа	Входящий № сопроводительного документа и дата	Подпись	Дата
Изм.	Измененных	Замененных	Новых	Анулированных
1	Переизданных	85