Единая система электронного документооборота для государственных органов Республики Казахстан (стр. 6 )

2.5	Тип обращения	Выбор типа обращения	Существует 5 типов обращения. Выбор одного из них приводит к выбору шаблона регистрационного номера. Также при выборе «Анонимное» скрываются лишние поля, а при выборе «Осужденный» - появляются дополнительные поля для внесения информации об осужденном
2.6	Откуда передано	Выбор из справочника Корреспондентов	При выборе корреспондента появляются дополнительные поля для внесения информации о сопроводительном письме

Кнопки

Состав кнопок панели инструментов зависит от статуса документа:

Таблица 8 Кнопки: Статус «Поступивший»

Изображение	Назначение
	Закрытие документа
	Сохранение документа и закрытие
	Редактировать
	Регистрация документа
Сопров. письмо	Открыть печатную форму сопроводительного письма
Уведомление	Открыть печатную форму уведомления
ЭЦП	Проверка и формирование ЭЦП

Таблица 9 Кнопки: Статусы Зарегистрирован, На резолюции, На исполнении, Для сведения, Исполнен, Выполнен

Изображение	Назначение
	Закрытие документа
	Сохранение документа и закрытие
	Редактировать
	Отправка документа на резолюцию
	Отправка документа на исполнение
	Присвоение документу статуса «Для сведения»
Уведомление	Открыть печатную форму уведомления
Сопров. письмо	Открыть печатную форму «Сопроводительное письмо»
ЭЦП	Проверка и формирование ЭЦП
	Печать бумажной карточки

После заполнения всех необходимых реквизитов РКК документа необходимо нажать кнопку . Документу будет автоматически присвоен регистрационный номер согласно настроенному Администратором системы шаблону регистрационных номеров документов.

К сведению:

Настройку шаблонов регистрационных номеров документов производит Администратор ЕСЭДО.

После регистрации документу присваивается статус «Зарегистрирован» далее Регистратор направляет документ либо «На резолюцию» либо «На исполнение».

К сведению:

Выполнение всех функциональных возможностей программы возможно и при статусе документа «На исполнении», для чего необходимо произвести настройку интерфейса Администратором ЕСЭДО.

6.3.  Регистрация повторных документов, нумерация повторных

Если поступающее обращение гражданина поступает в ГО по одному и тому же вопросу он считается повторным. Для создания повторного документа используется несколько способов:

6.3.1.  Использование кнопкой «Повторный»

- необходимо встать на первичный документ и нажать кнопку ;

- откроется форма с заполненными полями и присвоенным регистрационным номером форматом [исходный номер, порядковый номер повторного] (например, 135,2)

- сохранить документ.

6.3.2.  Использование формы «Ввод первичных данных»

- нажатие кнопки «РКК Обращения граждан» («РКК Входящего», «РКК ДИРОРД»);

- открытие формы «Ввод первичных данных» (Рисунок. 42, 43)

- заполнение полей;

- нажатие кнопки «ОК» приведет к показу документов, имеющих такие же параметры. (Рисунок.44)

Рисунок 44 Выбор первичного документа

- из предложенных документов выбирается тот, к которому поступил повторный документ и нажимается кнопка «ОК»;

- нажатие кнопки «Отмена» приведет к сворачиванию данного окна и отсутствию проверки на наличие в базе данных документов с аналогичными параметрами.

Примечание: число, обозначающее номер повторного документа, может быть настраиваемым. По умолчанию повторный номер начинается с единицы. Например, 123,1, где 123- номер основного документа, 1- номер повторного документа. Однако, при необходимости, возможна настройка повторного номера с другой цифры, принятой в делопроизводстве государственного органа. Номер повторного настраивает Администратор ЕСЭДО

6.4.  Взятие на контроль обращений лиц

Контроль за обращениями лиц осуществляется в соответствии с разделом «Контроль исполнения документов».

Если Администратор ЕСЭДО настраивает возможность создания контрольного документа автоматически после регистрации, то срок исполнения документа будет меняется автоматически и выставляется в соответствии с количеством дней, указанным в БД Справочник для того типа контроля, который присваивается документу.

6.5.  Отправка в другие государственные органы с сопроводительным письмом

Отправка в другие государственные органы письма на исполнение либо отправка ответа гражданину может сопровождаться созданием «Сопроводительного письма», где большинство информации отображается автоматически из основной РКК.

Для создания сопроводительного письма необходимо:

- заполнить поля «Дата сопроводительного письма» и «Текст сопроводительного письма»;

- нажать кнопку на панели действия формы РКК «Сопровод. письмо»

- из предложенного списка выбрать тип сопроводительного письма (Рисунок.45).

Рисунок 45 Меню сопроводительного письма

6.6.  Прием граждан

Для регистрации приема граждан необходимо при заполнении РКК Обращения гражданина выбрать Вид обращения – «Прием лиц».

После этого в РКК появятся новые поля: «У кого был на приеме» (выбор из справочника «Организационная структура», «РВЗ», «Сотрудник».

При необходимости разграничивать нумерацию приема лиц и приема писем, необходимо обратиться к Администратору ЕСЭДО, для настройки регистрационных номеров. По умолчанию нумерация регистрационных номеров сквозная для приема лиц и приема писем.

7.  Работа с проектами документов

7.1.  Создание РК Проекта

Для начала коллективной работы с проектом документа необходимо создать регистрационно-контрольную карточку проекта (РК Проекта). РК Проекта создается автором проекта и доступна ему на изменение до момента регистрации РК Проекта

7.2.  Регистрация РК Проекта

Регистрационную карту проекта можно создать непосредственно в самой БД Проекты, а также из БД Корреспонденция, нажав на панели действия формы кнопку РК Проекта.

Регистрационная карта проекта состоит из 5 закладок: (Рисунок. 46)

Рисунок 46 РКК Проекта документа

Закладка «Информация» предназначена для внесения начальных сведений о проекте документа. Поля «Соавторы» и «Внешние исполнители» предназначены для внесения сведений о сотрудниках либо учреждениях, выбранные в качестве соавторов проекта, и предоставляющих информацию по запросу автора проекта.

Поля «Внутренние согласующие» и «Внешние согласующие» – в них указываются сотрудники либо учреждения, которые участвуют в согласовании проекта.

Закладка «Версия проекта» отображает вложения РК Проекта, а также какие изменения происходили с содержимым и т. д. Данная закладка в РК Проекта не активна и несет демонстрационную нагрузку.

Закладка «Лист изменений» отображает листы изменений проекта.

Закладка «Результаты согласования» отображает результаты всех согласований проекта.

Закладка «Номенклатура» отображает в какое дело подшивается документ.

Для регистрации РК Проекта необходимо заполнить поля на закладке «Информация»: «Наименование» (навзвание документа), «Краткое содержание», «Вид документа» и указать количество листов в документе и приложений к нему. Поле «Язык документа» по умолчанию становиться таким, на каком ведется работа в БД Проекты.

Регистрация производится нажатием кнопки «Регистрировать» на панели действия. Регистрационный номер присваивается согласно шаблону регистрационного номера, выбранного в настройках интерфейса базы данных. При этом статус исполнения РК Проекта изменится на «Зарегистрирован».