Использование компонентов MS Access для создания баз данных систем документооборота (стр. 11 )

Если в отчете появляется слишком много пустых мест, можно уменьшить пустые места одним из следующих способов.

-  изменить значение ширины отчета;

-  сдвинуть разделы ближе друг к другу;

-  уменьшить размер элемента управления по размерам его содержимого.

Если в отчете выводится приглашение ввести непонятные параметры, необходимо проверить, правильно ли указаны имена полей в следующих элементах макета отчета и соответствуют ли эти имена именам полей базовой таблицы или запроса:

-  свойство Данные присоединенного элемента управления;

-  столбец Поле/выражение в окне Сортировка и группировка;

-  выражения в элементах управления или в окне Сортировка и группировка.

Необходимо проверить также, что в статистических функциях ссылки делаются на имена полей базовой таблицы или запроса, а не на имена элементов управления.

Порядок выполнения работы

1.  Изучить теоретическую часть.

2.  Запустить программу Microsoft Access. Открыть учебную БД «Архив».

3.  Создать Автоотчет: ленточный, используя в качестве источника данных таблицу Документы.

4.  Перейти в режим Конструктора и проделать подготовительные упражнения.

Доработайте отчет

Создание данного отчета потребовало незначительных усилий и минимума времени. Он содержит нужную информацию, оформленную надлежащим образом, но его можно несколько изменить. В режиме конструктора, в числе прочего, можно сделать следующее:

-  изменить текст надписи Д, чтобы сделать его более содержательным, и переместить поле даты в Заголовок отчета;

-  добавить итоговое значение в примечание отчета.

Измените надпись в заголовке страницы

-  В разделе Заголовок отчета выделить надпись Д.

-  Поместить указатель мыши справа от слова Д, так чтобы указатель принял форму вертикальной черты (курсора ввода), и щелкнуть в этой позиции.

-  Ввести вместо Д название СПИСОК и затем нажать клавишу Enter.

Переместите Надпись

-  В Нижнем колонтитуле выделить поле =Now() и перетащить его в Заголовок отчета под название СПИСОК.

-  Щелкнуть на стрелке кнопки Вид и выделить пункт Образец.

Режим Образец позволяет увидеть, как будет выглядеть первая страница отчета.

Дата печати отчета появится в разделе Заголовок отчета на его первой странице.

Добавьте текст в Нижний колонтитул

Чтобы сделать более понятным назначение отчета, внести соответствующий текст в нижний колонтитул отчета. Для этого выполнить следующие действия:

-  щелкнуть на кнопке Вид и выбрать режим Конструктор;

-  на панели элементов щелкнуть на элементе Надпись;

-  щелкнуть у левого края Нижнего колонтитула;

-  в появившемся в нижнем колонтитуле элементе управления Надпись ввести Документы, поступившие в архив и затем нажать клавишу Enter.

-  Поместить указатель мыши на левый край нового элемента управления Надпись. Когда указатель примет форму ладони, перетащить элемент в середину нижнего колонтитула, так чтобы его левый край находился на отметке 7 см по горизонтальной линейке.

Отформатируйте текст

Привести вид нового текста в нижнем колонтитуле в соответствие с остальными его элементами. Для этого скопировать формат, воспользовавшись кнопкой Формат по образцу.

-  Выделить расположенную у правого края нижнего колонтитула надпись, содержащую номер страницы. Щелкнуть на кнопке Формат по образцу и затем щелкнуть на новой Надписи.

-  Выделить новую Надпись. На панели инструментов Форматирование щелкнуть на кнопке По левому краю, чтобы задать выравнивание текста в Надписи.

Добавьте общий итог в примечание отчета

Добавить общую сумму количества листов в примечание отчета, которое появится на последней странице:

-  На панели элементов щелкнуть на элементе Поле и затем щелкнуть в разделе Примечание на уровне поля Коллист в области данных.

В разделе Примечание появится новое поле с надписью, а также сетка, которая позволяет позиционировать новое поле.

-  Выделить текст, заданный по умолчанию в надписи нового поля. Ввести Всего: и нажать клавишу Enter .

-  Щелкнуть дважды на новом поле, чтобы открыть окно свойств.

-  Щелкнуть на вкладке Данные. Щелкнуть в поле Данные и ввести =sum([Коллист]).

-  Щелкнуть на вкладке Макет и затем щелкнуть в поле свойства Формат. Щелкнуть на стрелке, выделить Основной и нажать клавишу Enter.

-  Закрыть окно свойств.

-  Убедиться, что новое поле выделено, и щелкнуть на кнопке Полужирный на панели инструментов Форматирование. Общий итог будет выводиться в полужирном формате шрифта.

-  На панели инструментов Конструктор отчетов щелкнуть на кнопке Предварительный просмотр, чтобы просмотреть отчет. Воспользуйтесь кнопками перехода для перемещения по страницам.

Внизу каждой страницы появился колонтитул, а в примечании отчета на последней странице - общий итог.

Объедините данные в группы

Отчет Документы содержит полезную информацию, но его внешний вид оставляет желать лучшего. Так, например, название заголовка дела повторяется в последовательных строках. Очевидно, что достаточно печатать его только в первой из них. Тогда каждому заголовку будет соответствовать группа записей. В отчетах эта проблема решается путем группировки данных. Для этого необходимо выполнить следующие действия:

-  щелкнуть на кнопке Вид и выбрать режим Конструктор;

-  на панели инструментов выбрать щелкнуть по кнопке Сортировка и группировка;

-  в диалоговом окне Сортировка и группировка, щелкнув в столбце Поле\выражение, выбрать поле Заголовок;

-  в появившихся Свойствах группы указать для Заголовка группы значение Да, а для Группировки свойство По полному значению;

-  перейти в режим Предварительного просмотра и посмотреть результат группировки.

Существует другой способ избавиться от повторения значений, который можно использовать в данном случае.

Чтобы убрать повторяющиеся значения, измените значение свойства Не выводить повторы для поля Заголовок.

Уберите повторяющиеся значения

-  Щелкнуть на кнопке Вид и выбрать режим Конструктор.

-  В Области данных щелкнуть дважды на поле Заголовок. Откроется окно свойств этого поля.

-  На вкладке Макет щелкнуть на свойстве Не выводить повторы, щелкнуть на стрелке и выделить значение Да. Закрыть окно свойств.

-  На панели инструментов Конструктор отчетов щелкнуть на кнопке Предварительный просмотр, чтобы просмотреть отчет. Теперь каждый заголовок дела появляется в отчете только один раз.

-  Сохранить и закрыть отчет.

Измените стиль Автоотчета

-  Открыть Автоотчет Список сотрудников.

-  На панели инструментов Конструктора отчетов щелкнуть на кнопке Автоформат. Откроется диалоговое окно Автоформат.

-  В списке Стили объекта ‘отчет-автоформат’ щелкнуть на пункте Строгий и затем щелкнуть на кнопке ОК. Отчет будет отформатирован в стиле Строгий.

-  Переключится в режим Предварительный просмотр. Отчет отобразится в выбранном вами стиле. Впредь все отчеты созданные с помощью функции Автоотчет будут иметь стиль Строгий, пока вы не зададите другой стиль в окне Автоформат.

-  Сохранить и закрыть отчет.

5.  Создать в своей БД отчет для печати внутренней докладной записки – документа, адресованного руководителю данной организации, содержащего обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. Обязательными реквизитами докладной записки являются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата и номер, заголовок к тексту, подпись. Текст докладной записки состоит из двух или трех смысловых частей. В первой части излагаются факты и события, причины, послужившие поводом для ее написания. Во второй части – анализ сложившейся ситуации, в третьей части – выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять руководителю в связи с изложенными фактами. Вторая, аналитическая часть, может отсутствовать. В этом случае, текст докладной записки состоит только из вводной и заключительной частей. Внутренняя докладная записка подписывается составителем, если она представляется руководителю подразделения, и руководителем подразделения, если она представляется руководителю организации. Датой докладной записки является дата ее составления и подписания. Реквизиты и текст докладной записки должны использовать данные разработанной в ходе лабораторных работ базы данных. Текст докладной записки может затрагивать любой аспект деятельности организации, в которой предполагается использование этой БД.

6.  Составить отчет в виде списка – документа, содержащего перечисление лиц, предметов, объектов в определенном порядке. Список составить в целях регистрации или информирования с использованием данных из БД. Текст списка изложить в табличной форме и подписать его должностным лицом, составившим его, или – руководителем организации.

7.  Создать автоотчет на базе таблицы или запроса.

8.  Получить распечатки созданных отчетов.

9.  Оформить отчет. Отчет должен содержать название и цель лабораторной работы; список инструментов СУБД Access, использованных для создания конкретных элементов отчета; распечатки, подготовленные в разделах 5, 6, 7.

Контрольные вопросы

1.  Какими способами можно создать отчет?