Использование компонентов MS Access для создания баз данных систем документооборота (стр. 5 )

-в окне базы данных щелкните на вкладке Таблицы и затем дважды щелкните на таблице Д;

-перейдите в режим Конструктор;

-в поле Вид в типе данных выберите тип Мастер подстановок;

-открывается диалоговое окно Создание подстановки. Так как вам нужен фиксированный столбец значений, выберите второй вариант;

-щелкните на кнопке Далее. Мастер запрашивает, сколько столбцов должно быть в поле подстановки. Оставьте значение, принятое по умолчанию;

-щелкните на ячейке под заголовком Столбец 1 и введите опись № 1. Нажмите клавишу Tab. Курсор переместится в новую пустую ячейку;

-добавьте значения опись № 2, опись № 3, фотокопии и картотека и щелкните на кнопке Далее. Мастер запрашивает заголовок для столбца подстановок;

-введите Вид и щелкните на кнопке Готово;

-перейдите в режим Таблица;

-щелкните на стрелке в поле Вид. На экране в поле Вид включен столбец подстановок. Теперь, чтобы ввести значение, достаточно щелкнуть на стрелке вниз и выбрать значение из списка. Более того, в любой форме, созданной на базе этой таблицы, для поля Вид автоматически будет создано поле со списком;

-выберите любые значения для всех записей из поля подстановок;

-закройте таблицу Документы и щелкните на кнопке Да, чтобы сохранить изменения.

4  Для созданной БД обеспечить выполнение частных ограничений целостности. Задать условие проверки данных при вводе для всех таблиц, созданных в лабораторной работе 1. Создать поля подстановок для тех таблиц, где это необходимо. Получить электронные копии результатов работы и диалоговых окон Конструктора форм, показывающих параметры Свойств выделенных объектов;

5  Оформить отчет. Отчет должен содержать: название и цель лабораторной работы; краткое описание основных параметров, определяющих частные ограничения целостности данных; результаты работы, подготовленные разделе 4.

Контрольные вопросы

1  Что такое частные ограничения целостности?

2  Как задать условие проверки данных при вводе?

3  Для чего задаются условия проверки данных при вводе?

4  Для чего задаются поля подстановок?

5  Как создаются поля подстановок?

Лабораторная работа 3

Надежность программ обработки данных

Цель работы: овладеть приемами создания программ обработки данных, дружественных по отношению к конечному пользователю.

Общие сведения

Интерфейсом пользователя называется комплекс программных средств, обеспечивающих взаимодействие пользователя с системой, например, с базой данных. Обеспечение достоверности информации является одной из важнейших задач, стоящих перед разработчиками и администраторами баз данных. Деятельность широкого круга людей - от простых граждан до государственных деятелей – зависит от надежности получаемой информации. В одних случаях ошибка в данных может стать причиной небольшого недоразумения, в других – повлечь за собой тяжелые последствия. Поэтому основными требованиями к программному интерфейсу пользователя являются:

1.  Простота и прозрачность для понимания пользователя, не являющегося специалистом в области информационных технологий.

2.  Приемлемое для данной группы пользователей быстродействие.

3.  Способность программного обеспечения сохранять работоспособность при решении всех задач, оговоренных требованиями технического задания.

4.  Безопасность данных, т. е. санкционированный допуск определенных категорий пользователей к конкретным наборам данных.

5.  Возможность восстановления данных при сбоях компьютера.

6.  Обеспечение общих и частных ограничений целостности.

7.  Надежность программного обеспечения, т. е. способность системы сохранять работоспособность в любой момент времени.

Неправильная реакция пользователя может вызывать самые тяжелые последствия для целостности данных. Для повышения надежности взаимодействия пользователя и системы при разработке БД рекомендуется придерживаться следующих принципов:

-  все меню программ и указания пользователю должны быть четкими и ясными по существу и должны демонстрироваться на заметном месте экрана, т. е. восприниматься им быстро и без напряжения;

-  для того чтобы пользователь не забыл, какую цель действий он уже совершил к данному моменту и не “заблудился” в системе, желательно сохранить на экране предыдущие меню/окна или их следы или вообще программировать интерфейс, “управляемый событиями” (интерфейс в стиле WINDOWS);

-  при необходимости нужно создавать специальные программные справочные экраны о разрешенном поведении пользователя в данном месте системы;

-  обеспечивать отказ пользователя от продолжения исполняемых действий в любой момент и т. д.

Порядок выполнения работы

1  Запустить учебную БД «Архив». Инструкцию по запуску учебной БД получить у преподавателя.

2  Проделать подготовительные упражнения.

Как изменить последовательность перехода

Внешний вид формы и порядок ее заполнения существенно влияют на точность и скорость ввода данных. Поля данных должны быть упорядочены на экране в соответствии с их логической последовательностью, как это обычно делается на бумажных бланках.

Под последователъностъю перехода понимается порядок перемещения курсора по элементам управления при нажатии клавиши Tab в Режиме формы.

Измените последовательность перехода

Откройте форму С в режиме формы, поле Табн является первым выделенным полем, куда можно вводить данные. Отредактируйте порядок перехода, чтобы поле со списком Нотд оказалось не последним, а первым. Для этого необходимо сделать следующее:

-  щелкните на панели инструментов на стрелке кнопки Вид и затем щелкните на режиме Конструктор;

-  щелкните в меню Вид на команде Последовательность перехода. Появится диалоговое окно Последовательность перехода;

-  поместите указатель мыши в столбец слева от имени элемента управления Нотд. Когда указатель примет форму направленной вправо стрелки, щелкните, чтобы выделить поле;

-  щелкните и, не отпуская кнопку мыши, перетащите элемент Нотд в начало списка;

-  щелкните на кнопке ОК;

-  переключитесь в Режим формы и проверьте, как работает последовательность перехода. Поле Нотд будет выделено;

-  сохраните форму С.

Как присвоить управляющему элементу значение по умолчанию

Еще одним способом повышения точности ввода данных является присвоение им начальных значений. Если поле почти всегда имеет одинаковое значение, можно установить его заранее при определении свойств элемента управления. Тогда нет необходимости вводить его каждый раз, так как оно будет присваиваться автоматически, исключая тем самым возможность ошибок. Начальное значение задается с помощью свойства Значение по умолчанию либо в виде выражения, либо как числовая или текстовая константа.

Чтобы установить значение по умолчанию, надо задать выражение в окне свойств. Откройте форму С и выполните следующее:

-  щелкните на стрелке кнопки Вид и затем щелкните на пункте Конструктор;

-  щелкните в поле Долж, чтобы выделить его. Если окно свойств отсутствует на экране, на панели инструментов щелкните на кнопке Свойства;

-  на вкладке Данные для свойства Значение по умолчанию задайте выражение: = 'инспектор'[1]

-  закройте окно свойств;

-  переключитесь в Режим формы. Поскольку Microsoft Access задает начальное значение только для новых записей, для проверки свойства вам понадобится новая запись;

-  щелкните на кнопке перехода Новая запись внизу формы, чтобы перейти к новой пустой записи;

-  появится новая запись. В поле Долж задано "инспектор";

-  закройте форму. В ответ на запрос, хотите ли вы сохранить изменения, щелкните на кнопке Да.

Как вывести на экран подсказку для пользователя при работе с полем формы

-  откройте форму С;

-  перейдите в режим Конструктора;

-  выделите поле Табн левой клавишей мыши (ЛКМ);

-  щелкните правой клавишей мыши (ПКМ) и в появившемся контекстном меню выберите Свойства;

-  в появившемся диалоговом окне Поле выбрать вкладку Другие и в строке Всплывающая подсказка ввести текст подсказки: Табельный номер сотрудника;

-  закройте диалоговое окно Поле;

-  перейти в Режим формы и подведите курсор мыши к полю Табн, для которого задана подсказка.

3  Изменить последовательность перехода в формах, созданных в лабораторной работе № 1, где это необходимо. Получить электронные копии диалоговых окон для этих форм.

Присвоить управляющим элементам форм значения по умолчанию. Получить электронные копии диалоговых окон Свойства для этих форм.

4  Вывести подсказку пользователю для всех полей форм, при заполнении которых может возникнуть ошибка. Получить электронные копии окон форм с подсказками.

5  Оформить отчет. Отчет должен содержать: название и цель лабораторной работы; краткое описание основных параметров, определяющих надежность разработанных программ; результаты работы, подготовленные в разделах 3, 4, 5.

Контрольные вопросы

1  Какие параметры характеризуют надежность программ пользователя?

2  Как изменить последовательность перехода в формах? Какие возможности открывает такая мера в отношении надежности?

3  Для чего присваивается значение по умолчанию управляющим элементам форм?

4  Как создать подсказку для пользователя?

Лабораторная работа № 4

Работа с данными из внешних источников

Цель работы: овладеть приемами использования гиперссылок для связи документов.

Общие сведения

В идеале база данных должна разрабатываться на основе одного или нескольких взаимосвязанных средств, например, из числа предлагаемых Microsoft Office. Однако реальные информационные системы в большинстве своем создаются постепенно с использованием различных программ и включают данные разных форматов. Наиболее типично такое состояние дел для организаций, которые применяют вычислительную технику в течение длительного периода.