Использование компонентов MS Access для создания баз данных систем документооборота (стр. 4 )

f)  Щелкните по кнопке Поле со списком на панели элементов, перетащите значок поля со списком на свободное место формы и снова щелкните мышью. После этого откроется первый диалог Мастера.

g)  В первом диалоговом окне мастера Создание полей со списком убедитесь, что выбран вариант Поле со списком использует значения из таблицы или запроса. Затем щелкните на кнопке Далее.

h)  В области Показать щелкните на варианте Таблицы и выделите в появившемся списке таблицу, содержащую первичный ключ, на который ссылается интересующий Вас внешний ключ. Щелкните на кнопке Далее.

i)  В списке Доступные поля поочередно дважды щелкните на имени поля первичного ключа. Так как в качестве первичного ключа часто используются буквенные и цифровые коды, то целесообразно показывать пользователю не только значение самого первичного ключа, но и данные, расшифровывающие это значение. Например, в БД «Архив» при создании поля со списком для внешнего ключа Нотд в таблице С имеет смысл показывать пользователю как кодовые обозначения номеров отделов из таблицы О, так и значения из поля Назв, определяющие полное название отдела архива. Поэтому, после того, как в списке Доступных полей выбран первичный ключ, желательно еще выбрать и одно или несколько полей, расшифровывающих значение первичного ключа. Это можно сделать, дважды щелкнув мышью по нужному полю, или после выбора поля щелкнуть по стрелке вправо. Эти поля будут столбцами списка. Щелкните на кнопке Далее.

j)  Щелкните по флажку Скрыть ключевой столбец, т. к. данные во внешний ключ должны выбираться из значений первичного ключа. Щелкните дважды на правых границах заголовка каждого столбца, чтобы подогнать ширину колонок под размер данных. Щелкните на кнопке Далее.

k)  Выберите имя первичного ключа. Щелкните на кнопке Далее.

l)  Убедитесь, что активизирован вариант Сохранить в поле. Из раскрывающегося списка выберите имя внешнего ключа. Щелкните на кнопке Далее.

m)  Имя внешнего ключа предлагается по умолчанию в качестве надписи поля со списком. Если эта надпись вас устраивает, щелкните на кнопке Готово. Теперь форма содержит поле со списком, присоединенное к полю внешнего ключа.

n)  При необходимости измените размеры поля со списком и надписи, потянув за угол нужные поля.

o)  Сохраните созданную форму.

p) Пункты а) – о) повторите для всех форм, содержащих внешние ключи.

11. Ввести в каждую таблицу с помощью форм 8-12 записей.

12. Создать простой запрос для разработанной БД. Связав таблицы БД, можно посмотреть, как работают установленные отношения, когда нужно получить данные из нескольких таблиц. Информацию из таблиц можно извлекать с помощью фильтра или запроса. При работе с фильтрами задается критерий выбора данных из одной таблицы и отсутствует возможность сохранения полученных данных. Запрос дает возможность использовать связи между таблицами для получения и сохранения информации из двух и более таблиц.

a)  В окне базы данных щелкните на вкладке Запросы, чтобы вывести список запросов, и затем щелкните на кнопке Создать. Появится диалоговое окно Новый запрос.

b)  В диалоговом окне Новый запрос щелкните дважды на пункте Простой запрос. Откроется диалоговое окно Создание простых запросов. По Схеме данных выберите пару связанных таблиц.

c)  В списке Таблицы и запросы выберите таблицу, содержащую внешний ключ. Затем в списке Доступные поля щелкните дважды на всех полях, которые считаете нужным включить в запрос.

d)  В списке Таблицы и запросы выберите вторую таблицу. Затем в списке Доступные поля щелкните дважды на всех нужных полях, кроме поля первичного ключа, т. к. данные из этого поля уже содержатся во внешнем ключе, вошедшем в запрос. При необходимости можно задать условие отбора записей, если в бланке запроса щелкнуть в строке Условие отбора. Щелкните на кнопке Далее.

e)  Убедитесь, что выбран вариант Подробный (вывод каждого поля каждой записи) и щелкните на кнопке Далее.

f)  Введите имя запроса в качестве заголовка. Убедитесь, что выбран вариант Открытие результатов выполнения запроса и щелкните на кнопке Готово. В окне запроса появятся связанные данные из обеих таблиц.

g)  Закройте окно запроса. Microsoft Access автоматически сохраняет запрос, и его наименование (заголовок) появится в списке запросов в окне базы данных.

h)  Разработать еще два запроса для своей БД.

13. Продемонстрировать разработанную БД преподавателю.

14.Оформить отчет. Отчет должен содержать: название, цель работы, диаграмму «Объект/отношение», описание структуры БД, таблицы БД, окна форм и запросов БД, окно схемы данных с указанием ключей, выводы.

Контрольные вопросы

1  Дайте определение объекта, таблицы, запроса, формы, макроса и модуля.

2  Перечислите этапы проектирования структуры БД.

3  Что такое целостность БД?

4  Перечислите общие ограничения целостности БД.

5  Как создать структуру таблицы?

6  Как обеспечить выполнение правила целостности объекта средствами СУБД Access?

7  Как обеспечить выполнение правила ссылочной целостности средствами СУБД Access?

8  Какие два типа взаимосвязей таблиц есть в MS Access?

9  Как создать поле со списком с помощью Мастера?

10  Как используется поле со списком для обеспечения общих ограничений целостности?

11  Как создать простой запрос?

Лабораторная работа 2

Частные ограничения целостности данных БД

Цель работы: овладеть приемами обеспечения частных ограничений целостности данных при проектировании БД и при ее использовании.

Общие сведения

Частные ограничения целостности распространяются только на некоторые таблицы созданной базы данных и отражают специфику ее предметной области.

Порядок выполнения работы

1  Изучить теоретическую часть работы.

2  Запустить учебную БД «Архив». Инструкцию по запуску учебной БД получить у преподавателя.

3  Проделать подготовительные упражнения.

Контроль данных через элементы управления форм

Каждое поле формы, предназначенное для ввода и отображения данных, в сущности, представляет собой элемент управления. Элементами управления называются графические объекты, в которых осуществляется ввод, вывод и поиск информации. Все компоненты Microsoft Access, включая таблицы, формы, запросы и отчеты, содержат те или иные элементы управления, такие как надписи, списки, переключатели, кнопки, текстовые поля. При построении формы с помощью мастера элементы управления создаются автоматически. Можно добавить новые элементы управления или изменить свойства, существующих в режиме Конструктора.

Как задать условие проверки данных при вводе

Часто требуется, чтобы значения данных находились в допустимых пределах. С помощью свойств элемента управления для любого поля можно задать условия, которым должны отвечать вводимые в него значения. Если заданное условие нарушается, ввод блокируется и на экран выдается сообщение об ошибке. Откройте форму ОД, чтобы ввести ограничение на значение в поле Дата. Очевидно, что дата принятия документа в отдел должна быть больше или равна текущей дате:

-  в окне базы данных щелкните на вкладке Формы. Вкладка переместится на первый план;

-  выделите форму ОД и щелкните на кнопке Конструктор;

-  форма ОД откроется в режиме Конструктор;

-  если на экране нет окна свойств, выберите в меню Вид/Свойства или на панели инструментов щелкните на кнопке Свойства, чтобы его открыть. Открывается окно, где указаны свойства выделенных объектов. Если выделена форма, то на ней представлены свойства, определяющие поведение формы в целом. Когда выделен раздел или элемент управления формы, то отображаются его свойства;

-  в разделе Область данных выделите поле Дата, щелкнув на нем, и затем щелкните на вкладке Данные в окне свойств;

-  щелкните в поле свойства Условие на значение, введите =Date() и нажмите клавишу ОК. Это правило контроля означает, что дата принятия документа в отдел должна быть равна текущей дате. Функция Date() возвращает текущую дату;

-  щелкните в поле свойства Сообщение об ошибке, чтобы поместить в него курсор и введите:

Недопустимое значение даты! Дата принятия документа в отдел должна быть равна текущей дате!

-  нажмите клавишу Enter;

-  закройте окно свойств.

Проверьте действие нового условия

Рекомендуется всегда проверять, добились ли вы желаемого эффекта, изменив свойства объекта. В следующем упражнении введите неправильные данные и посмотрите, как работает новое правило контроля:

-  щелкните на стрелке кнопки Вид и выберите Режим формы;

-  щелкните в поле Дата, чтобы поместить в него курсор, введите любую дату, отличную от текущей, и затем нажмите клавишу Enter. Появится сообщение об ошибке с заданным вам текстом;

-  щелкните на кнопке ОК, измените дату на текущую и нажмите клавишу Tab. Теперь дата соответствует заданному условию и будет введена в поле;

-  закройте форму.

Создание поля со списком значений данных

Можно уменьшить количество ошибок при вводе данных, если не печатать их, а выбирать значения из числа возможных. Для этих целей больше всего подходят поля со списком значений данных, создание которых рассматривалось в лабораторной работе № 1.

Использование полей подстановок для точного ввода данных

Ввод данных в такое поле сводится к выбору нужного значения из ограниченного списка, что позволяет ускорить ввод и исключить возможность ошибок.

Создайте поле подстановки

В таблице Д создайте поле подстановок для видов документов с помощью Мастера подстановок, который создаст поле со списком, содержащим допустимые значения. При создании поля подстановок нужно ввести список допустимых значений. Для этого выполните следующее: