Использование компонентов MS Access для создания баз данных систем документооборота (стр. 9 )

Следующая строка бланка запроса Имя таблицы предназначена для задания имени таблицы – источника данных. В каждом столбце бланка запроса в этой строке распологается поле со списком, в котором указываются имен таблиц, включенных в запрос. Из списка для каждого поля запроса можно выбрать таблицу – источник данных. Для вычисляемых полей указывать базовую таблицу не обязательно.

В строке Сортировка можно указать порядок сортировки в данном поле. Выбрать порядок сортировки можно с помощью поля со списком, в котором содержатся следующие значения: по возрастанию, по убыванию и (отсутствует). По умолчанию во всех полях запроса установливается значение (отсутствует). При указании порядка сортировки в нескольких полях в первую очередь сортируются записи в первую очередь по крайнему левому столбцу, а затем по каждому следующему слева направо.

В следующей строке Вывод на экран бланка запроса отображается флажок, который указывает на то, будет ли выводиться соответствующее поле запроса на экран при просмотре запроса в режиме таблицы или при построении на основе запроса формы или отчета. Флажок вывода на экран удобно использовать при необходимости включения в запрос полей, по которым производится отбор записей или вычисления, но данные, которые в итоговом запросе не нужны. В этом случае достаточно снять флажок в столбце соответствующего поля.

В строке Условия отбора и в строке или указываются условия отбора записей. Такими условиями могут быть логические выражения. Например, (>30), (=’Иванов’), (=10) и т. п. При необходимости указания нескольких условий отбора, следующее условие указывается в строке или.

После формирования бланка запроса его можно сохранить, нажав на кнопку Сохранить на панели инструментов, а затем введя имя нового запроса и нажав кнопку ОК. Запрос можно сохранить и закрыв его.

Результаты выполнения запроса можно увидеть, переключившись в Режим таблицы с помощью кнопки Вид на панели инструментов или нажав кнопку Запуск на панели инструментов.

В режиме Конструктора можно переключаться в режим Окно SQL, позволяющее создавать SQL запросы.

Печать результатов запроса

Это можно сделать несколькими способами:

1.  Открыть запрос в режиме таблицы и нажать кнопку Печать на панели инструментов. При этом таблица выводится на принтер, установленный по умолчанию, и используются параметры печати, заданные по умолчанию.

2.  Открыть запрос в режиме таблицы и выполнить команду Файл, Печать. В этом случае параметры печати, заданные по умолчанию, могут быть изменены. Например, можно выделить в результирующей таблице только некоторые записи, а затем в диалоговом окне Печать установить переключатель Выделенные записи. Тогда будут напечатаны только выделенные записи.

Использование выражений в запросах

Каждое выражение может содержать один или несколько операторов и одну или несколько констант, идентификаторов или функций. Выражение может быть сколь угодно сложным.

Константы – характеризуют неизменные значения. Их часто используют для создания значений по умолчанию и для сравнения значений в полях таблиц. Значения констант определяются пользователем при вводе выражения. Например, 10, ‘Иванов’.

Идентификаторы – это имена объектов (например, полей таблиц или запросов), которые при вычислении выражений заменяются их текущими значениями. Любой объект Access имеет имя, по которому его можно однозначно определить в некоторой системе объектов. Кроме обозначения коротким именем объекта (например, поле STATUS таблицы S при открытой форме S), идентификатор можно обозначить квалифицированным (или полным) именем. Полное имя является составным. Оно состоит из двух коротких имен, разделяемых восклицательным знаком или точкой, и используется, например, для организации вычислений. Поэтому в выражении идентификатор упомянутого поля может выглядеть следующим образом: FORMS![S]![STATUS].

Функции – возвращают в выражение значение вместо имени функции. В отличие от идентификаторов, большинство функций требуют заключать в скобки свои аргументы – идентификаторы или значение подвыражения. Пример функции (с пустым списком аргументов): DateDiff() – функция вычисляет промежуток между двумя датами. Более подробные сведения о функциях Access и их назначении можно получить из справки Access.

Операторы – знаки арифметических операций (+, -, *, /) и другие символы и аббревиатуры. Большинство из них эквивалентны операторам традиционных языков программирования.

Запросы с параметрами

Запрос в Access является объектом, который сохраняется в файле базы данных и может многократно повторяться. Все ранее созданные запросы содержали в Условиях отбора конкретные значения дат, названий, имен и т. д. Если требуется повторить такой запрос с другими значениями в условиях отбора, его нужно открыть в режиме Конструктора, изменить условие и выполнить. Чтобы этого не делать, можно создать запрос с параметрами. При выполнении такого запроса выдается диалоговое окно Введите значение параметра, в котором пользователь может ввести конкретное значение и затем получить нужный результат. Чтобы преобразовать обычный запрос в запрос с параметрами, следует выполнить следующие действия.

1.  Откройте это запрос в режиме Конструктора.

2.  Для определения параметра запроса введите в строку Условие отбора вместо конкретного значения слово или фразу и заключите их в квадратные скобки, например, [Укажите интересующий Вас год]. Эта фраза будет выдаваться в виде приглашения в диалоговом окне при выполнении запроса.

3.  Если Вы хотите, чтобы Access проверял данные, вводимые в качестве параметра запроса, нужно указать тип данных этого параметра. Для этого щелкните правой кнопкой мыши на свободном поле в верхней панели запроса и выберите из контекстного меню команду Параметры или выполните команду меню Запрос, Параметры. Появляется диалоговое окно Параметры запроса.

4.  В столбец Параметр нужно ввести значение параметра точно так, как он определен в бланке запроса, только можно не вводить квадратные скобки. Для приведенного выше примера следует задать: Укажите интересующий Вас год. В столбце Тип данных выберите из раскрывающегося списка нужный тип данных. Нажмите ОК.

5.  Нажмите кнопку Запуск на панели инструментов, чтобы выполнить запрос.

В запросе можно ввести несколько параметров. При выполнении такого запроса для каждого из параметров будут поочередно выводиться диалоговые окна Введите значение параметра в том порядке, в котором они перечислены в бланке запроса.

Создание вычисляемого поля в запросе

Можно создать поле, в котором будут отображаться результаты вычислений, определенных в выражении, или которое будет управлять значениями поля. Для этого необходимо выполнить следующие действия.

1.  Откройте запрос в режиме Конструктора.

2.  Введите выражение в пустую ячейку в строке Поле. Если выражение содержит имя поля, то это имя необходимо заключить в квадратные скобки. После нажатия клавиши Enter или перехода в другую ячейку Microsoft Access задаст имя поля по умолчанию в формате «ВыражениеN», где N представляет собой целое число, увеличивающееся для каждого нового поля в запросе, содержащего выражение. Имя находится перед выражением; после имени добавляется двоеточие. В режиме таблицы это имя служит заголовком столбца. Подстроку «ВыражениеN» можно выделить и ввести вместо нее более содержательное имя, например, «НоваяЦена».

3.  При необходимости введите условие отбора.

Реализация основных операций реляционной алгебры
с помощью запросов

Некоторые документы, которые могут понадобиться конечному пользователю в ходе работы, не могут быть сформированы непосредственно с помощью разработанных на данный момент форм. Включение же всех необходимых данных в единое базовое отношение может во многих случаях привести к избыточности данных и возникновению многочисленных аномалий обновления. Выходом из создавшегося положения может стать создание разнообразных запросов, на основе которых в дальнейшем будут разработаны требуемые формы. Данные, заносимые в такие формы, будут автоматически отражаться не только в запросе, но и в соответствующих базовых отношениях. Ниже перечислены основные операции реляционной алгебры, на базе которых строятся запросы, а также программные средства для их реализации в СУБД Access. Предполагается, что предварительно открыта вкладка Запрос и выбрана кнопка Создать.

1.  Естественное соединение – выбрать Простой запрос с указанием необходимых в запросе таблиц и запросов и требуемых в запросе полей. Условием выполнения операции естественного соединения служит наличие хотя бы одного одинакового поля соединяемых таблиц. В данной лабораторной работе естественное соединение производить по первичному и внешнему ключам;

2.  Выборка – в режиме Конструктора указываются Условия отбора явно или в режиме параметрического запроса (в последнем случае для нужного поля в Условии отбора в квадратных скобках вводится сообщение для пользователя, в соответствии с которым он должен задать параметр для отбора). Для создания условия отбора могут быть использованы разнообразные встроенные функции;

3.  Пересечение – таблицы, совпадающие по составу полей и типам данных для них, в режиме Конструктора запросов объединяют при помощи одинаковых полей этих таблиц, после чего выбирают поля, которые нужно отобразить в запросе. В данной лабораторной работе для реализации операции пересечения следует использовать неключевые поля не связанных между собой отношений;

4.  Вычитание – выбираются таблицы, совпадающие по составу полей и типам данных для них, и в режиме Конструктора указывают способ Записи без подчиненных;