Использование компонентов MS Access для создания баз данных систем документооборота (стр. 6 )

Microsoft Access позволяет использовать информацию, подготовленную другими программами (такими как Microsoft Excel, Lotus 1-2-3, dBASE, Microsoft FoxPro, Paradox, Microsoft SQL Server), а также текстовые файлы.

Добавление гиперссылок в базу данных

Одним из последних достижений в процессе компьютеризации является расширение Интернета, или, иначе говоря, Всемирной сети. Интернет представляет собой совокупность взаимосвязанных сетей, которые охватывают весь мир. Многие организации становятся постоянными абонентами Интернета, что позволяет им распространять и получать информацию и взаимодействовать со своими поставщиками и потребителями. Просмотр информации в Интернете осуществляется с помощью специальных программ, называемых обозревателями или броузерами.

Базу данных Microsoft Access очень просто связать с другими источниками информации, включая Интернет, благодаря гиперссылкам, новому типу данных, которые можно хранить в таблице. Гиперссылка является проводником от вашей базы данных до объекта информации, где бы он ни находился: в вашей базе, документе Office или узле Интернет. В этой работе вы узнаете, как создать гиперссылку на другой объект базы данных и на объекты MS Office.

Использование гиперссылок для связывания документов является эффективным способом развития внутренней сети организации. Интранет — это система внутренних связей, которая использует протокол World Wide Web для обмена информацией как между соседними столами, так и со всем миром.

Связывание форм базы данных с таблицами, формами и запросами этой же базы данных с помощью гиперссылки

При просмотре информации в одной форме часто возникает необходимость возможности проверки каких-либо сведений, находящихся в другой форме, таблице или запросе. Можно создать форму, объединяющую эти данные, но такая форма будет слишком сложной. Поэтому для обеспечения быстрого перехода между формой и таблицей, формой и другой формой, формой и запросом можно в форму добавить гиперссылку. Эта работа выполняется в режиме Конструктора.

Для связи формы с таблицей с помощью гиперссылки необходимо выполнить следующее:

-  в окне базы данных откройте форму, в которую необходимо вставить гиперссылку в режиме Конструктора;

-  на панели инструментов щелкните на кнопке Добавление гиперссылки. Появится диалоговое окно Добавление гиперссылки;

-  в этом диалоговом окне в области Связать с выберите опцию с объектом в этой базе данных. Появится диалоговое окно с названием Выберите объект в этой базе данных. В нем нужно выбрать объект, на который будет указывать гиперссылка. Это может быть таблица, форма или запрос;

-  если необходимо создать гиперссылку на какую–либо таблицу, то щелчком мыши на знаке "плюс" откройте список всех таблиц этой базы данных (аналогично можно открыть список всех форм и запросов этой базы данных);

-  в списке таблиц щелкните на имени той таблице, которую вам нужно связать с формой, и затем щелкните на кнопке ОК;

-  в верхней части диалогового окна Добавление гиперссылки в поле Текст появится имя таблицы;

-  щелкните на кнопке ОК. Надпись с именем таблицы будет добавлена в форму. Если надпись слишком мала, измените ее размер с помощью рукояток масштабирования;

-  перетащите надпись под последнее поле формы;

-  чтобы проверить гиперссылку, на панели инструментов щелкните на кнопке Вид и перейдите в Режим формы;

-  щелчком на гиперссылке с именем таблицы откройте соответствующую таблицу (таблица откроется в режиме Таблицы);

-  закройте таблицу;

-  закройте форму;

-  щелкните на кнопке Да, когда появится диалоговое окно, запрашивающее, сохранить ли изменения;

-  аналогично создайте гиперссылку для связи двух форм или формы с запросом.

При создании гиперссылки при необходимости можно добавить текст подсказки, которая будет выводиться на экран при подведении курсора к гиперссылке. Для этого нужно нажать на кнопку Подсказка…, расположенную рядом с полем Текст, после чего на экране появится окно Текст подсказки. В этом окне введите текст, который должен появляться при наведении указателя на гиперссылку. Если оставить поле Текст подсказки пустым, то Microsoft Access в качестве подсказки будет показывать тип и имя объекта.

Создание гиперссылки к документу Office

Иногда необходимо создать гиперссылку для быстрого перехода из формы базы данных к какому-либо документу, например, к документу Microsoft Word, для того чтобы быстро открыть его, просмотреть и внести изменения. Для создания гиперссылки к текстовому документу необходимо выполнить следующее:

-  в окне базы данных откройте форму, в которую необходимо вставить гиперссылку в режиме Конструктора;

-  убедитесь, что кнопка Мастер на Панели элементов не нажата, и затем щелкните на элементе Кнопка;

-  перетащите прямоугольник на форму под текущие поля, чтобы создать командную кнопку. На форме появится новая командная кнопка;

-  если окно свойств еще не открыто, щелкните на кнопке Свойства на панели инструментов;

-  в диалоговом окне Свойства щелкните на вкладке Все и в поле свойства Подпись введите текст Просмотр письма;

-  чтобы установить гиперссылку щелкните на свойстве Адрес гиперссылки;

-  затем щелкните на кнопке Построитель;

-  появится диалоговое окно Добавление гиперссылки, в котором в области Связать с выберите опцию с имеющимся файлом или Web-страницей;

-  в области Найдите щелкните на кнопке Файл. После этого на экране появится диалоговое окно Связать с файлом, в котором нужно выбрать имя того файла, с которым вы хотите связать данную форму;

-  щелкните на кнопке ОК, после чего в диалоговом окне Добавление гиперссылки появится путь к файлу;

-  чтобы вернуться в режим Конструктора, щелкните на кнопке ОК;

-  закройте окно свойств;

-  щелкните на кнопку Вид, чтобы отобразить форму в режиме Формы;

-  на форме щелкните по командной кнопке Просмотр письма. Откроется окно Microsoft Word, содержащее документ, который можно просмотреть и при необходимости отредактировать;

-  закройте Microsoft Word и форму и сохраните изменения.

Порядок выполнения работы

1  Изучить теоретическую часть работы.

2  Создать гиперссылку какой-либо формы, созданной в лабораторной работе 1, на соответствующую таблицу БД.

3  Получить распечатку этой формы с раскрытой по гиперссылке таблицей.

4  Создать документ WORD, отвечающий специфике предметной области БД, и установить гиперссылку одной из форм БД на этот документ. Получите распечатки формы и письма.

5  Оформить отчет. Отчет должен содержать: название и цель лабораторной работы; краткое описание способов применения гиперссылок, использованных в данной лабораторной работе; распечатки, подготовленные в разделах 4,5.

Контрольные вопросы

1  Что такое гиперссылка?

2  Как создать гиперссылку для связи двух форм?

3  Как создать гиперссылку для связи с документом WORD?

Лабораторная работа 5

Средства автоматизации работы конечных пользователей

Цель работы: овладеть приемами автоматизации работы с базами данных с помощью командных кнопок, выключателей, макросов.

Общие сведения

В Microsoft Access многие процедуры выполняются автоматически. Так, например, мастера форм, таблиц или отчетов выполняют последовательность шагов, необходимую для создания объекта. Одним из способов автоматизации заданной последовательности действий является создание макроса. Макрос содержит список команд Microsoft Access, которые выполняются одна за другой. Макросы представляют собой мощное средство повышения эффективности работы с данными.

Другой путь создания автоматизированных процедур состоит в написании программ с помощью Visual Basic for Applications (VBA). VBA является развитым языком программирования, который позволяет расширить возможности баз данных, учесть их особенности и упростить работу с ними.

Порядок выполнения работы

1  Запустите учебную БД «Архив». Инструкцию по запуску учебной БД получите у преподавателя.

2  Проделайте подготовительные упражнения.

Как создать кнопку просмотра

Начав работать с формой Документы, сотрудники архива столкнулись с необходимостью уточнения характера использования отдельных документов в различных отделах. Макрос Использование документов позволяет быстро выполнить эту задачу. Чтобы сотрудники могли просматривать форму ДО, не выходя из формы Документы, добавьте в нее командную кнопку для запуска макроса.

В этом упражнении вы откроете макрос Использование документов и ознакомитесь с ним. Для этого:

-  в окне базы данных щелкните на вкладке Макросы;

-  выделите макрос Использование документов и щелкните на кнопке Конструктор. В окне макроса перечислены входящие в него макрокоманды. В некоторых случаях макросу, перед его выполнением, нужно указать специальные параметры, называемые аргументами. Значения аргументов задаются в нижней части окна макроса. Макрос Использование документов использует команду Открыть Форму, чтобы открыть форму ДО. Эта команда может иметь до шести аргументов. Аргумент Условие отбора используется для отбора записей из базовой таблицы или базового запроса;

-  закройте окно макроса Использование документов.

Добавьте в форму командную кнопку

-  В окне базы данных щелкните на вкладке Формы.

-  Выделите форму Документы и щелкните на кнопке Конструктор. Форма откроется в режиме Конструктора.

-  На панели элементов выделите элемент управления Кнопка и затем щелкните в нижней части формы на свободном месте (кнопка Мастер на панели элементов должна быть нажата). Появится окно мастера Создание кнопок, с помощью которого можно задать ссылку на макрос или построить программу. В данном случае нужно указать макрос.

-  В списке Категории выделите пункт Разное и затем выделите значение Запуск макроса в столбце Действия. Щелкните на кнопке Далее. Мастер Создание кнопки выдаст на экран список всех макросов в базе данных.

-  Выделите макрос Использование документов и затем щелкните на кнопке Далее. Откроется следующее окно мастера, где можно указать текст или рисунок, который появится на командной кнопке.