Использование компонентов MS Access для создания баз данных систем документооборота (стр. 12 )

2.  Какова структура отчета в режиме Конструктора?

3.  Как изменить масштаб отображения отчета?

4.  Как отформатировать текст отчета?

5.  Как добавить общий итог в примечание отчета?

6.  Как объединить в отчете данные в группы?

7.  Как удалить повторяющиеся значения в отчете?

8.  Как изменить стиль Автоотчета?

9.  Как напечатать отчет?

Лабораторная работа № 8

Работа с главной кнопочной формой

Цель работы: приобрести навыки в создании главных кнопочных и подчиненных форм.

Общие сведения

Обычно при запуске приложения, вместо стандартного окна СУБД Access появляется специальная форма с кнопками – Главная кнопочная форма. Эта форма выполняет функцию главной панели управления, представляя набор кнопок или других элементов, активизирующих настройку команд или форм вывода данных для просмотра, редактирования, а также создания запросов. В то же время стандартные панели инструментов и меню, обычно доступные в Access, заменяются используемыми в приложении. Они даже могут появляться и исчезать автоматически при переключении между формами. Это сделано с целью предотвращения несанкционированного нежелательного вмешательства пользователя.

При разработке главной кнопочной формы используют диспетчер кнопочных форм, который создает функционирующую кнопочную форму и позволяет редактировать существующие формы. Диспетчер кнопочных форм предоставляет возможность создавать внешне привлекательные и полезные формы, которые не существенно отличаются от тех, которые создает мастер баз данных.

Для создания кнопочной формы необходимо выполнить следующее:

1.  Открыть учебную БД «Архив».

2.  В меню Сервис выбрать команду Служебные программы, а затем Диспетчер кнопочных форм.

3.  Если выводится запрос «Не удается найти кнопочную форму в этой базе данных. Создать кнопочную форму?», нажать кнопку Да.

4.  В диалоговом окне Диспетчер кнопочных форм нажать кнопку Создать.

5.  В диалоговом окне Создание ввести имя новой кнопочной формы – Отчеты. Нажать кнопку OK.

Имя новой кнопочной формы добавляется в поле Страницы кнопочной формы (п.4, 5 повторять столько раз, сколько страниц кнопочных форм будет содержать Главная кнопочная форма).

Главная кнопочная форма учебной БД «Архив» должна содержать три кнопочных формы – Отчеты, Формы, Выход.

6.  Создать страницы Формы и Выход самостоятельно.

7.  Выделить имя кнопочной формы – Главная кнопочная форма и задайте значение По умолчанию (нажать кнопку По умолчанию). Далее нажать кнопку Изменить.

8.  В диалоговом окне Изменение страницы кнопочной формы нажать кнопку Создать.

9.  В диалоговом окне Изменение элемента кнопочной формы в поле Текст ввести текст для первой кнопочной формы – Отчеты, а затем выбрать для нее в поле Команда команду Перейти к кнопочной форме и в поле Кнопочная форма указать – Отчеты.

10.  п.8, 9 аналогично выполнить для кнопочных форм Формы и Выход. В п.9 для кнопочной формы Выход в поле Команда выбрать команду Выйти из приложения.

11.  Нажать кнопку Закрыть для перехода в диалоговое окно Диспетчер кнопочных форм.

12.  В диалоговом окне Страницы кнопочной формы выделить Отчеты и нажать кнопку Изменить.

13.  В диалоговом окне Изменение страницы кнопочной формы нажать кнопку Создать.

14.  В диалоговом окне Изменение элемента кнопочной формы выбрать в поле Команда команду Открыть отчет, в поле Отчет выбрать любой отчет (например, Документы в отделах), в поле Текст ввести текст– Документы в отделах. Нажать кнопку ОК.

Аналогичные действия выполнить и для других отчетов.

15.  Нажать кнопку Закрыть.

16.  п. 12-15 аналогично выполнить и для кнопочной формы – Формы, только в поле Команда выбрать команду Открыть форму для изменения.

Примечание. Чтобы изменить или удалить какую-либо из созданных кнопок, выберите ее имя в списке Элементы данной кнопочной формы и нажмите кнопку Изменить или Удалить. Если требуется изменить порядок элементов кнопочной формы, выберите элемент в списке и воспользуйтесь кнопками Вверх или Вниз.

Примечания:

·  Чтобы кнопочная форма открывалась при открытии базы данных, необходимо выбрать имя кнопочной формы в диалоговом окне Диспетчер кнопочных форм и нажать кнопку По умолчанию.

·  При создании кнопочной формы с помощью диспетчера кнопочных форм создается таблица «Switchboard Items», которая описывает текст и действия кнопок формы. Если позднее внести изменения в кнопочную форму в режиме конструктора формы, приложение может перестать работать.

Для изменения кнопочной формы необходимо выполнить следующее:

1.  Открыть базу данных.

2.  В меню Сервис выбрать команду Служебные программы, а затем Диспетчер кнопочных форм.

3.  В диалоговом окне Диспетчер кнопочных форм выбрать кнопочную форму, которую надо изменить, и нажать кнопку Изменить.

4.  Выбрать элемент кнопочной формы, который нужно изменить, и выполните одно из следующих действий:

-  Чтобы изменить текст подписи кнопки, команду, выполняемую при нажатии кнопки, или объект, который открывается или запускается при нажатии кнопки, нажать кнопку Изменить.

-  Чтобы добавить кнопку, нажать кнопку Создать, ввести текст подписи кнопки и выбрать команду в поле со списком Команда. В зависимости от выбранной команды Microsoft Access может вывести еще одно поле со списком под полем Команда. При необходимости, выбрать элемент в этом поле. Например, если в поле Команда была выбрана одна из команд для работы с формой, выбрать в нижнем поле имя формы, которую нужно открыть.

-  Для удаления кнопки нажать кнопку Удалить.

-  Чтобы изменить порядок кнопок, пользоваться кнопками Вверх и Вниз.

5.  Нажать кнопку Закрыть.

Для удаления кнопочной формы необходимо выполнить следующие действия:

1.  Открыть базу данных.

2.  В меню Сервис выбрать команду Служебные программы, а затем Диспетчер кнопочных форм.

3.  В диалоговом окне Диспетчер кнопочных форм выбрать кнопочную форму, которую надо удалить, и нажать кнопку Удалить.

4.  Нажать кнопку Закрыть.

Создание подчиненных форм

Подчиненной формой называется форма, которая встраивается в другую форму. При этом форма, которая включает подчиненную форму, называется главной формой. Обычно такие формы применяются для отображения данных из связанных таблиц. Однако это бывает не всегда. Иногда главная форма содержит свободные элементы управления и различные кнопки, которые влияют на представление данных в подчиненной форме. Типичным примером такой формы является форма для отбора записей в таблице, когда главная форма содержит поля, в которых задаются критерии отбора и кнопки Фильтр или Поиск и Отмена фильтра или Показать все записи.

Применение подчиненных форм обеспечивает более компактное представление на экране данных из нескольких таблиц, чем использование разных форм для каждой таблицы.

Создание главной и подчиненной форм с помощью
Мастера автоформ

Мастер автоформ позволяет построить самые простые формы для связанных таблиц. Он сразу найдет все таблицы, которые связаны с главной отношением «один-ко-многим», и создаст для каждой такой таблицы подчиненную форму. Для этого необходимо выполнить следующие действия:

1.  Открыть окно Схема данных и найти таблицы, связанные отношением «один-ко-многим». Для того, чтобы полнее познакомиться с возможностями Мастера, рекомендуется отыскать цепочку таблиц, в которой первой является таблица стороны «один», второй – таблица стороны «многие» (она же должна играть роль стороны «один» во втором отношении «один-ко-многим»), третьей – таблица стороны «многие» третьего отношения.

2.  Закрыть окно Схема данных.

3.  Открыть страницу Таблицы окна базы данных и выделить первую таблицу цепочки.

4.  Нажать стрелку вниз на кнопке Новый объект панели инструментов. Из открывшегося списка выбрать объект Автоформа.

Когда Мастер закончит свою работу, на экране перед Вами появится главная и первая подчиненная форма. Чтобы открыть вторую подчиненную форму, просто щелкнуть мышью по квадратику с крестом с левой стороны подчиненной формы. Обратить внимание, что в подчиненной форме представляются только те записи, которые связаны с выбранной записью главной формы.

Таким образом, Microsoft Access обеспечивает вложенность подчиненных форм, причем количество уровней вложенности велико – до 10. С другой стороны, если таблица связана отношением «один-ко-многим» с несколькими таблицами, то в одну главную форму можно встроить несколько подчиненных форм, насколько это позволит размер экрана.

Использование Мастера форм для создания
главной и подчиненной форм

Сложную форму с подчиненными формами можно создать также с помощью Мастера форм. Это несколько сложнее, чем использование Мастера автоформ, но зато дает возможность выбрать в формы не все поля, а только те, что требуются. Для создания главной и подчиненной форм следует выбрать связанные отношением «многие-к-одному» в Схеме данных таблицы и выполнить следующие действия.

1.  Нажать кнопку Новый объект на панели инструментов и выбрать команду Форма или нажать кнопку Создать на странице Формы окна База данных.

2.  В диалоговом окне Новая форма запустить Мастер форм, выбрать в поле со списком таблицу для главной формы и нажать ОК.