Использование компонентов MS Access для создания баз данных систем документооборота (стр. 3 )

b)  В нижней части окна ТаблицаN: таблица открывается окно Свойства поля. В нем могут быть даны указания пользователя относительно некоторых свойств создаваемого поля. Прежде всего, следует выбрать вкладку Общие и свойство Индексированное поле. Определяющим признаком первичного ключа является уникальность (неповторяемость) значений. Поэтому в раскрывающемся списке следует указать значение Да (Совпадения не допускаются), щелкнув по нему мышью.

c)  Выбрать свойство поля Обязательное поле и в раскрывающемся списке указать значение Да. Это означает, что СУБД Access будет автоматически контролировать выполнение правила целостности объекта и в случае, если конечный пользователь оставит незаполненным поле первичного ключа, выдаст об этом предупреждающее сообщение. Если первичный ключ создаваемой таблицы является простым, перейти к пункту е).

d)  В случае, если в создаваемой таблице имеется составной первичный ключ, повторить пункты а) и с) для каждого из полей, входящих в состав ключа. При работе со свойством Индексированное поле следует выбирать значение Да (Допускаются совпадения), т. к. требование уникальности значений распространяется на значения первичного ключа в целом, а не на отдельные поля ключа. После этого выделить курсором названия всех полей ключа и щелкнуть мышью по значку «Ключевое поле». При заполнении таблицы СУБД Access будет автоматически контролировать выполнение правила целостности объекта.

e)  Создать поля внешних ключей. Для этого задать имена полей и типы данных для них, указать значение Да свойства Обязательное поле (т. к. среди значений внешнего ключа не могут быть null-значения) и значение Да (Допускаются совпадения) свойства Индексированное поле.

f)  Создать неключевые поля. Для этого задать имена полей и типы данных для них.

g)  Сохранить созданную таблицу. Для этого на панели инструментов щелкнуть мышью по кнопке Сохранить. В диалоговом окне Сохранение задать имя таблицы в соответствии с результатами проектирования структуры БД. В появившемся сообщении с вопросом о том, хотите ли вы создать ключевое поле, выбрать Нет. В случае ответа Да будет создано ключевое поле с данными типа «Счетчик» и использование буквенных и буквенно-цифровых значений первичного ключа станет невозможным.

h)  Пункты a)-g) повторить для всех таблиц БД, которые следует создать. Результаты выполнения этапа 6 для БД «Архив» можно посмотреть, если открыть эту БД, выбрать объект Таблицы, выбрать мышью любую таблицу и кнопку Конструктор на панели инструментов окна БД.

7. Включить таблицы в окно Схемы данных.

a)  На панели инструментов щелкните на кнопке Схема данных. Откроется окно Схема данных.

b)  На панели инструментов щелкните на кнопке Добавить таблицу. Появится диалоговое окно Добавление таблицы.

c)  На вкладке Таблицы последовательно выделите каждую таблицу и щелкните для нее на кнопке Добавить. В окне Схема данных отобразятся все таблицы со списками полей.

d)  В диалоговом окне Добавление таблицы щелкните на кнопке Закрыть.

8. Создать связи между таблицами.

Выберите пару связанных между собой таблиц. В одной из них должен присутствовать внешний ключ, в другой – первичный ключ, на который он ссылается. Перетащите поле первичного ключа из второй таблицы на поле внешнего ключа первой таблицы. Когда вы отпустите кнопку мыши, появится диалоговое окно Связи. Убедитесь, что связующие поля указаны для обеих таблиц. Если это не так, то щелкните в ячейке под названием таблицы, затем щелкните на стрелке, чтобы выбрать из списка нужное поле.

Обеспечьте возможность автоматического соблюдения правила ссылочной целостности. Для этого пометьте флажком Обеспечение целостности данных и Каскадное обновление связанных записей. Щелкните на кнопке Создать. Тонкая линия соединит связующие поля двух таблиц. Эта связь будет существовать, пока вы ее не удалите.

Описанные действия повторить для всех пар связанных таблиц. После этого закройте окно Схема данных. При закрытии окна появится сообщение с запросом, хотите ли вы сохранить изменения макета Схема данных. Все созданные связи хранятся в БД.

Остановимся более подробно на смысле произведенных действий. Взаимосвязи таблиц базы данных обычно отражают направления и характер деятельности фирмы. Если таблицы связаны, то изменения в одной из них влияют на данные в другой таблице. Это обеспечивается целостностью базы данных, суть которой состоит в том, что если установлено соответствие записей в связанных таблицах, нельзя произвольно менять или удалять связанные данные.

Целостность базы данных достигается при выполнении ряда условий. Во-первых, поля совпадения в главной таблице должны быть ключевыми или входить в составной ключ. Во-вторых, они должны иметь одинаковый тип данных. И, наконец, обе таблицы должны входить в одну базу данных. Целостность данных возможна, только если связанные таблицы имеют формат Microsoft Access. To есть, понятие целостности не распространяется на базы данных, содержащие связанные таблицы в формате Microsoft Excel, Paradox, dBase и другие.

Целостность базы данных накладывает некоторые ограничения на ввод и корректировку информации, которые способствуют правильности ввода данных.

a)  Нельзя ввести значение во внешний ключ связанной таблицы, если не существует совпадающий первичный ключ в главной таблице.

b)  Запрещается удалять записи в главной таблице, если есть соответствующие записи в связанной таблице. Нельзя, например, удалить записи об отделе в таблице О, если в таблице С имеется информация о сотрудниках, работающих в этом отделе.

c)  Изменение значения первичного ключа в главной таблице приведет к изменению значений внешнего ключа в связанной таблице. Например, если в таблице О номер отдела изменится с 1 на 11, то в таблице С изменятся значения внешнего ключа для всех сотрудников, работающих в этом отделе.

9. Создать форму для ввода данных.

Хотя информацию можно непосредственно вносить в таблицу, в большинстве случаев это делается с помощью форм. Спроектированная надлежащим образом форма облегчает ввод данных и обеспечивает их правильность. Если не требуется никакого специального форматирования или контроля данных, можно создать основу формы с помощью функции Автоформа. Для этого:

a)  Выберите объект базы данных Форма.

b)  На панели инструментов выберите Создать.

c)  В открывшемся диалоговом окне Новая форма выберите Автоформа: в столбец. В этом случае на экране будет присутствовать только одна запись таблицы. С другими способами представления данных в формах познакомьтесь самостоятельно.

d)  В нижней части окна Новая форма из раскрывающегося списка выбрать таблицу, для которой нужно создать форму. Щелкнуть по кнопке ОК. Microsoft Access создаст форму.

e)  Щелкните на команде Сохранить в меню Файл.

f)  Убедитесь, что имя таблицы выделено в поле Имя формы диалогового окна Сохранение. Щелкните на кнопке ОК.

g)  Закройте созданную форму.

h)  Повторите пункты a) – g) для всех форм, которые должны быть созданы.

Результаты выполнения этой части работы для БД «Архив» можно просмотреть, открыв объект Форма для этой БД.

10. Создайте поле со списком значений данных. Можно уменьшить количество ошибок при вводе данных, если не печатать их, а выбирать значения из числа возможных. Это особенно важно для задачи обеспечения общих ограничений целостности. СУБД Access будет автоматически проверять соблюдение пользователем общих ограничений целостности. Однако сам пользователь столкнется со сложной проблемой ввода данных в поля внешних ключей: в них, согласно правилу ссылочной целостности, должны содержаться только данные, которые присутствуют среди значений соответствующих первичных ключей. При большом количестве записей в таблицах запомнить все имеющиеся значения первичных ключей становится очень трудно. Существенно облегчить положение может использование комбинированного поля, позволяющего как вводить данные с клавиатуры, так и выбирать их из списка. Чтобы создать комбинированное поле, следует поместить элемент управления поле со списком в форму и через его свойства определить источник, содержащий возможные значения данных. Для этого необходимо выполнить следующую последовательность действий.

a)  Выбрать пару форм, одна из которых содержит поле внешнего ключа, а вторая – поле первичного ключа, на который ссылается внешний. Запомнить имена таблиц, соответствующих этим формам. Для выбора нужных форм можно воспользоваться информацией Схемы данных.

b)  На вкладке Формы выбрать форму, содержащую внешний ключ, и перейти в режим Конструктора, щелкнув на панели инструментов по надписи Конструктор. Если размер окна формы не позволяет видеть все ее элементы управления, увеличьте его, протащив угол окна в нужном направлении.

c)  Освободить место для поля со списком, удалив поле внешнего ключа и его надпись. Для этого выбрать нужное поле, щелкнув по нему мышью, и нажать клавишу Delete. Если панель элементов закрывает обзор формы, щелкните на заголовке панели и перетащите ее в другое место экрана. Можно вообще убрать панель с поверхности формы, если дважды щелкнуть на ее заголовке.

d)  Если значения, которые вводятся в поле со списком, должны быть занесены в таблицу, необходимо связать это поле с соответствующим полем таблицы или запроса, чтобы Microsoft Access внес данные в базу данных. Такой элемент управления называется присоединенным. Дальнейшие действия выполняются с помощью Мастера создания полей со списком.

e)  Убедитесь, что на экран выведена панель элементов. В противном случае щелкните на кнопке Панель элементов на панели инструментов Конструктор форм. Убедитесь, что кнопка Мастера нажата на панели элементов.