Список условных обозначений
Нотд# - номер отдела;
Назв – название отдела;
Руков – руководитель отдела;
Табн# - табельный номер сотрудника;
Фио – фамилия и инициалы сотрудника;
Долж – должность сотрудника;
Годрож – год рождения сотрудника;
Рег – регистрационный номер документа;
Вид – вид документа;
Заголовок – заголовок документа;
Коллист – количество листов в документе;
Дата – дата принятия документа в отдел;
Рисунок 1 – Диаграмма «ОБЪЕКТ-ОТНОШЕНИЕ» БД «Архив»
Если существование некоторого объекта зависит от существования другого объекта, то такой объект называется слабым.
Затем для каждого объекта указывается в виде эллипса ключевое свойство, которое в дальнейшем будет использоваться в качестве первичного ключа таблицы (см. определение выше), и помечается специальным отличительным знаком, например, «#». Для объекта «Отдел» в качестве ключевого будем рассматривать свойство «Нотд#» (номер отдела), для «Сотрудник» - «Табн#» (табельный номер), для «Документы» - «Рег#» (регистрационный номер документа).
Объекты вступают между собой в некоторые смысловые взаимоотношения, отображаемые на диаграмме «объект/отношение» в виде ромбов. Ромбы соединяются отрезками прямых с прямоугольниками, которые соответствуют объектам, участвующим в отношении. Существуют несколько типов смысловых отношений.
Если одному экземпляру первого объекта соответствует один и только один экземпляр второго объекта, а одному экземпляру второго объекта – один и только один экземпляр первого объекта, то говорят об отношении типа один-к-одному (1-1) между двумя объектами.
Если одному экземпляру первого объекта могут соответствовать несколько экземпляров второго объекта, а одному экземпляру второго объекта – один и только один экземпляр первого объекта, то речь идет об отношении типа один-ко-многим (1-М). Например, для рассматриваемой в примере БД архива один сотрудник может работать только в одном отделе (в случае, если в организации не разрешено совместительство), но в одном отделе работают несколько сотрудников. Поэтому между объектами «Сотрудник» и «Отдел» указано отношение типа М-1 (Рис. 1).
Если одному экземпляру первого объекта могут соответствовать несколько экземпляров второго объекта, а одному экземпляру второго объекта – несколько экземпляров первого объекта, то говорят об отношении типа многие-ко-многим (М-М). В рассматриваемом примере один документ, хранящийся в архиве, может использоваться для работы в разных отделах, а в одном отделе могут обрабатываться сведения из разных документов. Поэтому между объектами «Отдел» и «Документы» существует смысловое отношение типа М-М (Рис. 1).
После того, как на диаграмме «Объект/отношение» определены объекты данных, их ключевые свойства, смысловые отношения между объектами и их типы, для каждого смыслового отношения указываются внешние ключи для связи с соответствующими объектами. Затем для всех объектов и отношений задаются неключевые свойства (Рис. 1).
На основании построенной диаграммы «Объект/отношение» выполняется проектирование структуры БД. Для этого может быть рекомендовано использование простейшего алгоритма, состоящего из пяти этапов:
1. Выделяются правильные объекты. Им ставятся в соответствие базовые отношения, для каждого из которых определяется первичный ключ. Базовое отношение – это именованная таблица, создаваемая пользователем, причем данные в этой таблице не являются результатом обработки данных из других таблиц. Для БД архива объекту «Отдел» поставим в соответствие таблицу О с первичным ключом Нотд, «Сотрудник» - таблицу С с первичным ключом Табн, «Документ» - Д(Рег).
2. Выделяются отношения многие-ко-многим. Им ставятся в соответствие базовые отношения, для каждого из которых определяются внешние ключи. После этого формируется первичный ключ отношения; как правило, он является комбинацией внешних ключей, если не возражают конечные пользователи, которые будут работать с БД. В противном случае в базовое отношение вводится дополнительный атрибут, который и будет играть роль первичного ключа. Для БД архива отношению ДО поставим в соответствие таблицу ДО с внешними ключами Нотд (для связи с таблицей О) и Рег (для связи с таблицей Д); первичным ключом таблицы будет являться комбинация внешних ключей (Нотд, Рег).
3. Выделяются отношения многие-к-одному, в которых участвуют только правильные объекты. Для них новые базовые отношения не создаются. Но в базовое отношение, соответствующее стороне «многие», добавляется внешний ключ к базовому отношению, соответствующему стороне «один». В качестве внешнего ключа используется первичный ключ базового отношения стороны «один». В БД архива для отношения ОС новой таблицы создавать не будем. Но в таблицу С (сторона «многие») добавляется внешний ключ Нотд для связи с таблицей О.
4. Выделяются отношения многие-к-одному, в которых участвуют слабые объекты. Для каждого слабого объекта создается базовое отношение и определяется первичный ключ. Для отношений многие-к-одному новые базовые отношения не создаются, но ставится внешний ключ со стороны «многие» к стороне «один». На диаграмме «Объект/отношение» для БД архива слабых объектов нет.
5. Каждому неключевому свойству объектов и отношений во всех созданных базовых отношениях ставится в соответствие неключевой атрибут. В БД архива добавляются неключевые атрибуты в каждую созданную таблицу.
На основании всех выше приведенных рассуждений получаем следующую структуру фрагмента БД архива:
О (Нотд, Назв, Руков), первичный ключ – Нотд;
С (Табн, Нотд, Фио, Годрож, Долж), первичный ключ – Табн, внешний ключ – Нотд для связи с таблицей О;
Д (Рег, Назв, Заголовок, Вид, Коллист), первичный ключ – Рег;
ДО (Рег, Нотд, Дата), первичный ключ – (Рег, Нотд), внешний ключ – Нотд для связи с таблицей О, Рег – для связи с таблицей Д, где:
Нотд - номер отдела;
Назв – название отдела;
Руков – руководитель отдела;
Табн - табельный номер сотрудника;
Фио – фамилия и инициалы сотрудника;
Долж – должность сотрудника;
Годрож – год рождения сотрудника;
Рег – регистрационный номер документа;
Вид – вид документа;
Заголовок – заголовок документа;
Коллист – количество листов в документе;
Дата – дата принятия документа в отдел.
Взаимосвязь данных
Microsoft Access работает с реляционными базами данных, которые получили широкое распространение благодаря способности объединять информацию из разных таблиц. Создав таблицы и определив ключи для каждой из них, можно задать взаимосвязи, которые позволяют извлекать данные из нескольких таблиц и помещать их в одну форму, отчет или запрос.
В Microsoft Access есть два типа взаимосвязей: отношение «один-к-одному» и отношение «один-ко-многим», которое является более распространенным. В последнем случае одной записи таблицы соответствует несколько записей в другой таблице. Например, в одном отделе могут использоваться много документов. Значит, одна запись в таблице, называемой главной таблицей, будет связана с множеством записей в таблице, которая называется связанной.
Наименования полей, через которые устанавливается связь таблиц, могут быть различны, но тип содержащихся в них данных должен совпадать, а числовые поля должны иметь одинаковый размер.
Если задано отношение «один-к-одному», то одной записи в главной таблице соответствует одна запись в связанной таблице. Такой тип связи используется реже.
Примечание – Существуют исключения из правила об обязательном совпадении типа данных для связующих полей. Например, поле типа Счетчик можно связать с числовым полем, имеющим в свойстве Размер значение Длинное целое.
Порядок выполнения работы
1. Выбрать для каждой бригады в соответствии с ее номером предметную область из приведенного ниже списка:
- отдел сбыта хлебозавода;
- кафедра;
- экзамены;
- продовольственный магазин;
- зоопарк;
- библиотека;
- архив;
- отдел кадров производственной фирмы;
- отдел маркетинга коммерческого предприятия.
2. Для заданной предметной области построить диаграмму «Объект/отношение», содержащую 3 правильные объекта, одно смысловое отношение типа М-1, одно смысловое отношение типа М-М. Разработать структуру базы данных, включающей 4 таблицы.
3. Запустить программу MS Access 2000.
4. Выбрать из меню в правой части рабочего окна пункт Создание/Новая база данных или из основного меню Access в верхней части окна пункт Файл/Создать.
5. В открывшемся окне Файл новой базы данных (БД) выбрать по указанию преподавателя папку, в которой будет размещена новая БД, и задать имя файла БД. Щелкнуть по кнопке Создать. При успешном выполнении этой части работы на экране появится диалоговое окно <Имя файла>: база данных (формат Access 2000).
6. Создать все таблицы БД. Для этого в открывшемся окне <Имя файла>: база данных (формат Access 2000) из всех перечисленных слева Объектов БД выбрать объект Таблицы. Среди возможных способов создания таблиц, перечисленных в рабочем поле окна, выбрать курсором и щелкнуть по надписи Создание таблицы в режиме конструктора. Для каждой из таблиц, которые должны быть созданы, в диалоговом окне ТаблицаN: таблица (здесь N – номер таблицы, определяемый компьютером без участия пользователя) проделать следующую последовательность действий.
a) В поле Имя поля задать имя первичного ключа. Например, в БД «Архив» для таблицы О будет задано имя Нотд. В поле Тип данных выбрать из раскрывающегося списка (для этого щелкнуть по значку треугольника в правой части поля) тип данных, которые в дальнейшем будут внесены в это поле.
|
Из за большого объема этот материал размещен на нескольких страницах:
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 |
